Gutschrift od kontrahenta z Niemiec – jak rozliczyć VAT i CIT?

Co właściwie oznacza Gutschrift?

W obrocie z niemieckimi kontrahentami słowo Gutschrift bywa używane w kilku znaczeniach. Może oznaczać notę uznaniową, fakturę korygującą, dokument rabatowy albo dokument wystawiany w modelu samofakturowania. Dla polskiego rozliczenia VAT i CIT decydujące nie jest samo tłumaczenie dokumentu, lecz jego ekonomiczna treść.

W pierwszej kolejności należy ustalić, czy niemiecki dostawca obniżył cenę wcześniej sprzedanych towarów, czy też zapłacił Państwu za odrębną czynność, np. reklamę, ekspozycję towarów, udział w kosztach katalogu albo usługę promocyjną. W praktyce rozstrzygają o tym: treść umowy, korespondencja z kontrahentem, opis na dokumencie, powiązanie kwoty z konkretnymi fakturami zakupowymi oraz sposób zaksięgowania po stronie kontrahenta.

Gutschrift jako rabat do towarów nabytych z Niemiec

Jeżeli dokument odnosi się do konkretnych wcześniejszych dostaw towarów i w istocie zmniejsza cenę zakupionych towarów, należy traktować go jako korektę wartości WNT. W takim wariancie polska spółka nie dokonuje sprzedaży krajowej i nie powinna wykazywać tej kwoty jako krajowej sprzedaży opodatkowanej VAT. Nie wystawia się też polskiej faktury z VAT tylko dlatego, że kontrahent przesłał dokument uznaniowy.

Przy WNT podatnikiem rozliczającym VAT w Polsce jest nabywca. Korekta zmniejszająca cenę wpływa więc na podstawę opodatkowania WNT, podatek należny oraz zwykle na podatek naliczony od tego samego nabycia. W efekcie korekta powinna być neutralna ekonomicznie, o ile spółka miała pełne prawo do odliczenia VAT, ale musi zostać prawidłowo wykazana w ewidencji JPK_V7.

Jeżeli temat dotyczy szerszego rozliczania dostaw i nabyć unijnych, pomocne może być omówienie zasad dokumentowania transakcji jako WNT z UE.

Kiedy ująć korektę WNT w VAT?

Obecnie nie należy opierać się na dawnych zasadach dotyczących faktur wewnętrznych. W przypadku WNT podstawę opodatkowania ustala się z odpowiednim zastosowaniem wybranych przepisów art. 29a ustawy o VAT, a przy obniżeniu podstawy opodatkowania WNT szczególne znaczenie ma art. 30a ust. 1a ustawy o VAT. Zgodnie z tą zasadą korekty podstawy opodatkowania dokonuje się w rozliczeniu za okres, w którym zaistniała przyczyna obniżenia podstawy.

W praktyce trzeba więc odróżnić dwie sytuacje. Jeżeli pierwotna faktura była błędna już w momencie wystawienia, korekta co do zasady powinna wracać do okresu pierwotnego rozliczenia. Jeżeli natomiast rabat, bonus albo zwrot części ceny został uzgodniony później i wynika ze zdarzenia następczego, korektę ujmuje się w okresie, w którym powstała przyczyna obniżenia ceny, np. w miesiącu przyznania rabatu lub spełnienia warunków do jego otrzymania.

Otrzymanie dokumentu Gutschrift jest bardzo ważnym dowodem, ale nie zawsze jest samodzielnym momentem podatkowym. Jeżeli dokument jedynie potwierdza rabat uzgodniony wcześniej, momentem korekty może być data spełnienia warunków rabatu. Jeżeli z dokumentu wynika dopiero przyznanie rabatu i wcześniej spółka nie miała roszczenia o obniżkę, zasadniczo właściwy będzie okres wystawienia lub otrzymania dokumentu, zależnie od okoliczności sprawy.

Przy korektach unijnych warto zachować spójność między dokumentem od dostawcy, zapisami księgowymi, ewidencją VAT i ewentualną informacją VAT-UE. Podobne problemy może rodzić korekta WDT/WNT, zwłaszcza gdy dokument korygujący przychodzi z opóźnieniem albo dotyczy kilku okresów rozliczeniowych.

Czy trzeba wystawić fakturę VAT do otrzymanego Gutschrift?

Jeżeli Gutschrift jest wyłącznie korektą ceny towarów nabytych od niemieckiego dostawcy, polska spółka nie wystawia faktury sprzedażowej do kontrahenta i nie nalicza polskiego VAT. Nie jest to bowiem sprzedaż krajowa dokonana przez polską spółkę, lecz zmniejszenie wartości wcześniejszego nabycia wewnątrzwspólnotowego.

Inaczej będzie wtedy, gdy dokument w rzeczywistości rozlicza usługę wykonaną przez polską spółkę na rzecz niemieckiego kontrahenta. Jeżeli katalog reklamował towary dostawcy, a dostawca zwraca 50% kosztów w zamian za promocję jego produktów, organ podatkowy może uznać, że doszło do świadczenia usługi marketingowej albo reklamowej. Dla usługi świadczonej na rzecz podatnika z Niemiec miejscem opodatkowania będzie co do zasady państwo usługobiorcy, zgodnie z art. 28b ustawy o VAT. W takim wariancie polska faktura zwykle nie zawiera polskiego VAT i wskazuje, że podatek rozlicza nabywca usługi.

Jeżeli strony stosują samofakturowanie, czyli dokument wystawia nabywca usługi w imieniu sprzedawcy, potrzebne są odpowiednie ustalenia między stronami oraz procedura akceptacji dokumentu. Sam fakt, że kontrahent nazwał dokument Gutschrift, nie zwalnia polskiej spółki z obowiązku sprawdzenia, czy dokument spełnia funkcję faktury i czy odzwierciedla rzeczywisty charakter transakcji.

Gutschrift jako zwrot części kosztów katalogów reklamowych

Zwrot 50% kosztów wydruku katalogów wymaga szczególnej ostrożności. Jeżeli katalogi były Państwa własnym materiałem sprzedażowym, a niemiecki dostawca jedynie partycypuje w kosztach z przyczyn handlowych, można rozważać rozliczenie jako rabat lub zwrot kosztu. Jeżeli jednak katalog promuje konkretnie towary dostawcy, jego markę lub asortyment, a płatność jest należna za tę promocję, rozliczenie może przybrać postać usługi reklamowej.

Dla VAT różnica jest zasadnicza. Rabat do towarów obniża WNT. Usługa reklamowa świadczona dla niemieckiego podatnika jest odrębną czynnością, która co do zasady nie podlega opodatkowaniu polskim VAT ze względu na miejsce świadczenia poza Polską. W takim przypadku należy też rozważyć wykazanie usługi w informacji VAT-UE, jeżeli spełnione są warunki z art. 100 ustawy o VAT.

Dla bezpieczeństwa dokument powinien wskazywać, czego dotyczy płatność: korekty ceny konkretnych faktur, rabatu posprzedażowego, udziału w kosztach katalogu czy wynagrodzenia za promocję. Nieprecyzyjne opisy w rodzaju marketing support albo credit note mogą być niewystarczające, jeżeli kwota jest istotna albo transakcja powtarza się cyklicznie.

Korekta deklaracji VAT-7 czy ujęcie w JPK_V7?

Historyczne odwołania do deklaracji VAT-7 trzeba odczytywać z uwzględnieniem obecnego modelu raportowania. Dla czynnych podatników VAT zasadnicze rozliczenie następuje obecnie przez JPK_V7M albo JPK_V7K, który łączy część ewidencyjną i deklaracyjną. Nie oznacza to jednak, że każda późniejsza Gutschrift automatycznie wymaga korekty starego okresu.

Jeżeli przyczyna korekty istniała już w okresie pierwotnego WNT, trzeba rozważyć korektę wcześniejszego JPK_V7. Jeżeli przyczyna powstała później, np. kontrahent przyznał rabat dopiero po zakończeniu akcji promocyjnej, rozliczenie powinno nastąpić na bieżąco. W praktyce należy więc ustalić datę powstania przyczyny korekty, a nie tylko datę wpływu pieniędzy na rachunek bankowy.

Przy transakcjach unijnych trzeba także pamiętać o spójności z informacją podsumowującą, jeżeli dana transakcja jest w niej wykazywana. Szerzej o tym, jak dokumentować i raportować obrót z UE, piszemy w odrębnym materiale.

Jak rozliczyć otrzymaną kwotę w CIT?

W podatku dochodowym od osób prawnych trzeba oddzielić korektę kosztu od przychodu z odrębnej usługi. Jeżeli dokument od kontrahenta jest rabatem lub korektą ceny zakupionych towarów, wpływa na wartość kosztów podatkowych związanych z tymi towarami. Jeżeli towary zostały już sprzedane i koszt został rozpoznany, korekta kosztu, która nie wynika z błędu rachunkowego ani oczywistej omyłki, jest zasadniczo ujmowana na bieżąco na podstawie art. 15 ust. 4i ustawy o CIT.

Jeżeli w danym okresie podatnik nie ma kosztów albo są one niższe niż kwota zmniejszenia, zastosowanie może mieć art. 15 ust. 4j ustawy o CIT, czyli obowiązek zwiększenia przychodów o brakującą część. Jeżeli natomiast korekta wynika z pierwotnego błędu, np. już pierwotna faktura zawierała zawyżoną cenę, należy rozważyć korektę wsteczną.

Jeżeli Gutschrift dokumentuje zapłatę za usługę reklamową lub marketingową, kwota nie jest prostym zmniejszeniem kosztu druku katalogów. W takim przypadku po stronie polskiej spółki powstaje przychód z wykonanej usługi, a koszty druku katalogów należy oceniać według ogólnych zasad kosztów uzyskania przychodów. Właściwe ujęcie zależy od tego, czy katalog był narzędziem sprzedaży własnej spółki, czy elementem świadczenia na rzecz niemieckiego kontrahenta.

Jakie dokumenty warto zachować?

Dla prawidłowego rozliczenia kluczowe jest udokumentowanie przyczyny otrzymanej kwoty. W aktach sprawy warto zachować niemiecki dokument Gutschrift, pierwotne faktury za towary z UE, fakturę drukarni, korespondencję z kontrahentem, umowę albo ustalenia dotyczące partycypacji w kosztach, dowód zapłaty oraz wewnętrzną notatkę księgową wyjaśniającą kwalifikację podatkową.

Jeżeli dokument jest wystawiony w walucie obcej, trzeba zastosować właściwy kurs przeliczeniowy zgodnie z zasadami dla danego rodzaju rozliczenia. Inny moment może być właściwy dla korekty WNT, inny dla przychodu z usługi, a jeszcze inny dla księgowego rozliczenia różnic kursowych. Dlatego opis dokumentu powinien być na tyle precyzyjny, aby księgowość mogła ustalić zarówno podstawę opodatkowania, jak i okres rozliczeniowy.

FAQ

Czy od niemieckiego Gutschrift trzeba naliczyć polski VAT?

Nie zawsze. Jeżeli Gutschrift jest rabatem do wcześniejszego WNT, nie jest to polska sprzedaż i nie nalicza się krajowego VAT. Jeżeli jednak dokument rozlicza usługę wykonaną dla niemieckiego kontrahenta, trzeba ustalić miejsce świadczenia tej usługi. Przy typowej usłudze B2B dla podatnika z Niemiec miejscem opodatkowania są Niemcy.

Czy nadal trzeba wystawiać fakturę wewnętrzną do WNT?

Nie. Dawne regulacje o fakturach wewnętrznych nie są już właściwą podstawą rozliczenia. Obecnie podatnik dokumentuje i ujmuje WNT oraz jego korekty w ewidencji VAT i JPK_V7 na podstawie faktury, dokumentu korygującego, dokumentu wewnętrznego księgowego i innych dowodów potwierdzających transakcję.

Czy Gutschrift ujmuje się w miesiącu otrzymania pieniędzy?

Nie należy automatycznie przyjmować daty wpływu środków. Dla VAT ważny jest charakter dokumentu i moment powstania przyczyny korekty. Dla CIT, gdy korekta kosztu nie wynika z błędu ani oczywistej omyłki, istotny jest co do zasady okres otrzymania faktury korygującej albo innego dokumentu potwierdzającego przyczyny korekty.

Czy trzeba korygować poprzedni rok podatkowy?

Tylko wtedy, gdy korekta wynika z błędu rachunkowego, oczywistej omyłki albo z okoliczności istniejących już w pierwotnym okresie. Jeżeli rabat albo zwrot kosztów został przyznany później jako nowe zdarzenie gospodarcze, korekta kosztów w CIT jest zasadniczo bieżąca.

Czy zwrot kosztów druku katalogu jest rabatem?

Może być, ale nie musi. Jeżeli zwrot jest powiązany z wcześniejszym zakupem towarów i obniża ich cenę, można mówić o rabacie. Jeżeli natomiast katalog promuje dostawcę albo jego towary, a płatność jest wynagrodzeniem za promocję, rozliczenie może dotyczyć usługi reklamowej.

Czy przy takim rozliczeniu trzeba złożyć VAT-UE?

Przy samym rabacie do WNT trzeba sprawdzić wpływ korekty na wcześniejsze rozliczenia i informacje podsumowujące. Jeżeli natomiast polska spółka świadczy usługę dla niemieckiego podatnika, usługa z miejscem opodatkowania w Niemczech może podlegać wykazaniu w VAT-UE, o ile spełnia warunki z art. 100 ustawy o VAT.

Podsumowanie

W opisanej sytuacji nie wystarczy odpowiedzieć, czy do Gutschrift należy wystawić fakturę. Najpierw trzeba ustalić, czy niemiecki dokument zmniejsza cenę wcześniejszych dostaw towarów, czy rozlicza usługę promocyjną wykonaną przez polską spółkę. W pierwszym wariancie zasadniczo koryguje się WNT. W drugim może powstać obowiązek wystawienia faktury za usługę dla kontrahenta z Niemiec, najczęściej bez polskiego VAT.

W CIT późniejsze rabaty i korekty, które nie wynikają z błędu, są obecnie co do zasady rozliczane na bieżąco. Warto jednak zadbać o jasne dokumenty i opis przyczyny korekty, ponieważ to one przesądzają o okresie rozliczenia oraz o tym, czy korygować koszty, czy rozpoznać przychód z usługi.

Źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 20 ust. 5, art. 28b, art. 29a, art. 30a ust. 1 i 1a, art. 86, art. 100, art. 106d i art. 106j.
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, w szczególności art. 12 oraz art. 15 ust. 4i–4j.
• Ministerstwo Finansów: informacje o WNT.
• Ministerstwo Finansów: Krajowy System e-Faktur.