Wynajem pracowników z branży budowlanej a VAT

Stan prawny aktualny na dzień 12 czerwca 2026 r. Poniższa analiza dotyczy przede wszystkim sytuacji, w której firma z branży budowlanej lub montażowej chce korzystać z pracowników innego podmiotu albo kupić usługę montażową wykonywaną przez pracowników kontrahenta. W praktyce są to podobne organizacyjnie modele, ale prawnie i podatkowo mogą być oceniane zupełnie inaczej.

Czy można wynająć pracowników bez agencji pracy tymczasowej?

Jeżeli pod pojęciem „wynajmu pracowników” rozumiemy klasyczne kierowanie ludzi do pracy u innego przedsiębiorcy, pod jego bieżącym nadzorem, według jego poleceń i na jego rzecz, trzeba zachować dużą ostrożność. Taki model może zostać uznany za pracę tymczasową, a ta jest regulowana ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych i co do zasady wymaga udziału agencji pracy tymczasowej.

Agencja pracy tymczasowej zatrudnia albo kieruje osobę do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy użytkownika. Pracodawca użytkownik organizuje pracę i korzysta z jej efektów, ale wiele obowiązków formalnych pozostaje po stronie agencji. Ustawa przewiduje także limity: zasadniczo ten sam pracownik może wykonywać pracę tymczasową na rzecz jednego pracodawcy użytkownika maksymalnie przez 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy. Wyjątek dotyczy między innymi zastępstwa nieobecnego pracownika, gdzie limit może wynosić 36 miesięcy.

Jeżeli kontrahent nie jest agencją pracy tymczasowej, nie powinien przedstawiać usługi jako pracy tymczasowej ani faktycznie prowadzić takiego modelu tylko pod inną nazwą. Sama nazwa umowy, na przykład „umowa o współpracy”, „wynajem pracowników” albo „usługa montażowa”, nie przesądza o bezpieczeństwie. Liczy się to, kto wydaje polecenia, kto organizuje stanowisko pracy, kto ponosi ryzyko wykonania prac i kto odpowiada za rezultat.

Leasing pracowniczy na podstawie art. 174¹ Kodeksu pracy

Odrębną i legalną konstrukcją jest tak zwany leasing pracowniczy oparty na art. 174¹ Kodeksu pracy. Polega on na tym, że dotychczasowy pracodawca, za zgodą pracownika wyrażoną obecnie w postaci papierowej lub elektronicznej, udziela mu urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy. Okres i zasady takiego rozwiązania muszą wynikać z porozumienia między pracodawcami.

W tej konstrukcji stosunek pracy u dotychczasowego pracodawcy nie ustaje, ale zostaje czasowo zawieszony z powodu urlopu bezpłatnego. Okres tego urlopu wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy. Jednocześnie praca u drugiego podmiotu powinna mieć własną podstawę prawną, najczęściej umowę o pracę albo inną dopuszczalną umowę, dobraną do rzeczywistego sposobu wykonywania pracy.

W praktyce trzeba przygotować co najmniej:

• zgodę pracownika na urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy, w postaci papierowej lub elektronicznej,
• porozumienie między pracodawcami określające okres, zasady współpracy, odpowiedzialność, rozliczenia i sposób powrotu pracownika,
• umowę albo inny dokument określający warunki pracy u podmiotu, na rzecz którego pracownik będzie faktycznie wykonywał pracę,
• ustalenia dotyczące badań lekarskich, szkoleń BHP, uprawnień, odpowiedzialności za sprzęt i organizacji pracy.

Przy działalności takiej jak DG budowlana szczególne znaczenie ma dokumentowanie, czy chodzi o rzeczywiste udostępnienie personelu, czy o wykonanie określonego zakresu prac. Błędna kwalifikacja może mieć konsekwencje zarówno w prawie pracy, jak i w VAT.

Outsourcing usług montażowych a udostępnienie personelu

Jeżeli kontrahent nie „wypożycza” pracowników, lecz przyjmuje do wykonania konkretną usługę montażową, sytuacja jest inna. W takim modelu wykonawca powinien samodzielnie organizować pracę swoich pracowników, zapewniać nadzór, odpowiadać za rezultat i ponosić ryzyko wykonania usługi. Państwa firma może określić oczekiwany efekt, harmonogram, standard techniczny lub wymagania odbiorowe, ale bieżące kierowanie pracownikami kontrahenta powinno pozostać po stronie ich pracodawcy.

Jeżeli w umowie wpisano „usługa montażowa”, ale w praktyce pracownicy wykonawcy pracują jak członkowie Państwa brygady, pod codziennymi poleceniami Państwa kierownika i bez samodzielnego nadzoru wykonawcy, organ kontrolny może badać, czy nie doszło do obejścia przepisów o pracy tymczasowej albo do pozornego outsourcingu. W branży budowlanej i montażowej takie ryzyko jest realne, bo granica między koordynacją na budowie a faktycznym kierownictwem nad pracownikiem bywa cienka.

VAT przy udostępnianiu personelu budowlanego

Usługa udostępnienia personelu nie jest tym samym co wykonanie robót budowlanych. Jeżeli rzeczywistym przedmiotem świadczenia jest zapewnienie osób do pracy pod kierownictwem zleceniodawcy, a nie wykonanie określonego rezultatu budowlanego lub montażowego przez kontrahenta, zasadniczo mamy do czynienia z usługą udostępniania personelu. Taka usługa co do zasady podlega opodatkowaniu podstawową stawką VAT 23%.

Dla takich usług nie stosuje się obecnie dawnego mechanizmu odwrotnego obciążenia z załącznika nr 14 do ustawy o VAT. Załącznik nr 14 został uchylony, a dawne przepisy dotyczące odwrotnego obciążenia dla usług budowlanych świadczonych przez podwykonawców nie mają już zastosowania w typowej krajowej transakcji między polskimi podatnikami VAT.

W konsekwencji, jeżeli firma świadczy usługę udostępnienia personelu, powinna zasadniczo wystawić fakturę z wykazaną stawką VAT 23%. Nabywca, jeśli wykorzystuje usługę do czynności opodatkowanych i spełnia ogólne warunki odliczenia, może rozliczyć VAT naliczony na zasadach ogólnych.

VAT przy usługach montażowych i budowlanych po zmianach

Jeżeli przedmiotem umowy nie jest personel, lecz wykonanie prac montażowych albo budowlanych, trzeba ocenić rzeczywistą usługę. W krajowej transakcji B2B usługodawca zasadniczo wystawia fakturę z VAT według właściwej stawki. W wielu przypadkach usług budowlanych będzie to 23%, ale niektóre świadczenia dotyczące budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym mogą korzystać z obniżonej stawki 8%, jeżeli spełnione są ustawowe warunki.

O stawce nie przesądza samo PKD ani ogólna nazwa „montaż”. Znaczenie mają przede wszystkim rzeczywisty zakres świadczenia, klasyfikacja usługi, rodzaj obiektu oraz to, czy mamy do czynienia z usługą kompleksową. W razie istotnych wątpliwości praktycznym rozwiązaniem może być wystąpienie o wiążącą informację stawkową, czyli WIS.

Mechanizm podzielonej płatności zamiast dawnego odwrotnego obciążenia

Po likwidacji odwrotnego obciążenia w krajowych usługach budowlanych kluczowe znaczenie ma mechanizm podzielonej płatności. Obowiązkowy MPP stosuje się wtedy, gdy łącznie:

• transakcja jest udokumentowana fakturą, której należność ogółem przekracza 15 000 zł brutto albo równowartość tej kwoty,
• faktura obejmuje towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT,
• sprzedawca i nabywca są podatnikami VAT,
• płatność jest dokonywana w złotych polskich przelewem przy użyciu komunikatu MPP.

Załącznik nr 15 obejmuje między innymi wiele usług budowlanych. Jeżeli więc kontrahent wykonuje rzeczywiste roboty budowlane lub montażowe objęte załącznikiem nr 15, a wartość faktury przekracza 15 000 zł brutto, faktura powinna zawierać oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności”, a nabywca powinien zapłacić w MPP. Jeżeli faktura dotyczy wyłącznie udostępnienia personelu, trzeba odrębnie sprawdzić klasyfikację usługi; samo udostępnienie ludzi nie jest automatycznie usługą budowlaną z załącznika nr 15.

Co powinno znaleźć się w umowie?

Umowa powinna być dopasowana do rzeczywistego modelu współpracy. Jeżeli chodzi o usługę montażową, należy opisać zakres prac, odpowiedzialność wykonawcy, nadzór po stronie wykonawcy, zasady odbioru, wynagrodzenie, odpowiedzialność za wady, BHP, uprawnienia pracowników i dokumentację powykonawczą. Jeżeli chodzi o leasing pracowniczy z art. 174¹ Kodeksu pracy, dokumentacja musi obejmować zgodę pracownika, porozumienie pracodawców i podstawę wykonywania pracy u drugiego pracodawcy.

Warto unikać umowy, która nazywa się usługą montażową, ale zawiera wyłącznie stawkę godzinową za pracowników, brak odpowiedzialności wykonawcy za rezultat i pełne podporządkowanie ludzi kierownikom zleceniodawcy. Taka konstrukcja zwiększa ryzyko zakwestionowania modelu współpracy.

PKD i formalna działalność kontrahenta

PKD powinno odzwierciedlać faktycznie wykonywaną działalność, ale samo posiadanie określonego kodu PKD nie przesądza o legalności modelu i nie rozstrzyga stawki VAT. Dla agencji pracy tymczasowej właściwy jest kod związany z działalnością agencji pracy tymczasowej. W PKD 2025 działalność agencji pracy tymczasowej i pozostała działalność związana z udostępnianiem pracowników mieści się w podklasie 78.20.Z. Trzeba jednak pamiętać, że działalność agencji zatrudnienia wymaga spełnienia odrębnych wymogów rejestrowych i organizacyjnych.

Jeżeli kontrahent jest zwykłą firmą montażową albo budowlaną, sam kod PKD z działu budowlanego nie daje mu prawa do prowadzenia pracy tymczasowej. Może natomiast wykonywać własne usługi budowlane lub montażowe własnym personelem, pod własnym nadzorem i na własną odpowiedzialność.

Konsekwencje błędnej kwalifikacji

Błędne zakwalifikowanie współpracy może prowadzić do kilku rodzajów ryzyk. Po stronie prawa pracy może pojawić się zarzut obejścia przepisów o pracy tymczasowej, nieprawidłowego powierzenia pracy, naruszenia przepisów BHP albo nieprawidłowego ukształtowania podporządkowania pracowniczego. Po stronie podatkowej ryzykiem jest zastosowanie niewłaściwej stawki VAT, błędne oznaczenie faktury, brak obowiązkowego MPP albo nieprawidłowe odliczenie podatku.

Jeżeli faktura powinna być objęta obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności, brak oznaczenia „mechanizm podzielonej płatności” albo zapłata poza MPP może wiązać się z sankcjami podatkowymi i konsekwencjami w kosztach podatkowych. Dlatego w umowach budowlanych warto już na etapie zawarcia umowy ustalić, czy dana usługa znajduje się w załączniku nr 15 i jak będzie fakturowana.

FAQ

Podsumowanie

W opisanej sytuacji najbezpieczniej zacząć od rozstrzygnięcia, co rzeczywiście ma być przedmiotem umowy. Jeżeli chodzi o samo udostępnienie ludzi pod Państwa nadzór, należy sprawdzić przepisy o pracy tymczasowej albo zastosowanie art. 174¹ Kodeksu pracy. Jeżeli kontrahent ma wykonać samodzielną usługę montażową, umowa powinna opisywać rezultat, odpowiedzialność wykonawcy i jego nadzór nad pracownikami.

Podatkowo nie należy już opierać się na dawnych zasadach odwrotnego obciążenia dla podwykonawców budowlanych. Obecnie podstawowym punktem odniesienia jest faktura z właściwą stawką VAT oraz weryfikacja, czy trzeba zastosować obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności.

Źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług — w szczególności art. 106e ust. 1 pkt 18a, art. 108a, art. 146ef oraz załącznik nr 15.
• Ministerstwo Finansów — mechanizm podzielonej płatności.
• Kodeks pracy — art. 174 i art. 174¹.
• Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. zmieniająca Kodeks pracy — zmiana postaci zgody i wniosków na papierową lub elektroniczną.
• Ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych — w szczególności art. 9, art. 14 i art. 20.