Usługi marketingowe dla kontrahenta z UE a faktura VAT

Usługi marketingowe dla firmy z UE — od czego zacząć?

Przy świadczeniu usług marketingowych dla kontrahenta z Unii Europejskiej najważniejsze jest ustalenie, czy nabywca działa jako podatnik VAT, oraz gdzie znajduje się miejsce świadczenia usługi. Od tego zależy, czy polski usługodawca nalicza polski VAT, czy wystawia fakturę bez VAT z mechanizmem reverse charge.

Definicję podatnika na potrzeby ustalania miejsca świadczenia usług zawiera art. 28a pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Za podatnika uważa się m.in. podmiot wykonujący samodzielnie działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 2 tej ustawy albo działalność odpowiadającą tej działalności, bez względu na cel lub rezultat. Za podatnika na potrzeby rozdziału o miejscu świadczenia usług uważa się także, na podstawie art. 28a pkt 2 ustawy o VAT, osobę prawną niebędącą podatnikiem w tym rozumieniu, jeżeli jest zidentyfikowana do celów VAT lub podatku od wartości dodanej.

Jeżeli więc świadczy Pani usługi marketingowe dla firmy zarejestrowanej w innym państwie UE i firma ta podaje ważny numer VAT UE, w praktyce najczęściej będzie to transakcja B2B rozliczana według art. 28b ustawy o VAT. Warto jednak każdorazowo sprawdzić numer kontrahenta w systemie VIES oraz zachować potwierdzenie w dokumentacji.

Miejsce świadczenia usług marketingowych B2B

Zgodnie z art. 28b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług miejscem świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej. Oznacza to, że przy typowych usługach marketingowych świadczonych na rzecz firmy z innego kraju UE miejscem opodatkowania jest państwo usługobiorcy, a nie Polska.

Jeżeli jednak usługa jest świadczona dla stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej usługobiorcy, które znajduje się w innym miejscu niż jego siedziba, zastosowanie ma art. 28b ust. 2 ustawy o VAT. Wtedy miejscem świadczenia jest to stałe miejsce prowadzenia działalności. Przykładowo, jeżeli spółka z Niemiec zamawia usługę dla swojego stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, wynik rozliczenia może być inny niż przy usłudze wykonywanej dla niemieckiej siedziby.

Jeżeli usługobiorca nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, zastosowanie mogą mieć art. 28b ust. 3 i 4 ustawy o VAT, które odwołują się odpowiednio do stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu usługobiorcy. W praktyce przy usługach dla przedsiębiorców z UE najczęściej wystarczy ustalić siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności, ale przy nietypowych modelach działalności trzeba zbadać dokumenty kontrahenta.

Podobne zasady pojawiają się przy innych usługach niematerialnych świadczonych za granicę. Zobacz również omówienie, jak ustalać faktura B2B zagranica, gdy kluczowe znaczenie ma miejsce świadczenia.

Kiedy usługa marketingowa nie jest opodatkowana w Polsce?

Jeżeli spełnione są warunki z art. 28b ust. 1 ustawy o VAT, usługa marketingowa świadczona dla podatnika z innego państwa UE nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce. Nie oznacza to zwolnienia z VAT, lecz przeniesienie miejsca opodatkowania do państwa nabywcy. W takim przypadku podatek od wartości dodanej rozlicza zwykle usługobiorca w swoim kraju jako import usług albo według odpowiedniego mechanizmu krajowego.

W polskich dokumentach i ewidencjach taka sprzedaż jest ujmowana jako świadczenie usług poza terytorium kraju. Jeżeli transakcja spełnia warunki z art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, wykazuje się ją również w informacji podsumowującej VAT-UE.

Jak wystawić fakturę za usługi marketingowe dla kontrahenta z UE?

Obowiązek wystawienia faktury wynika z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, jeżeli podatnik dokonuje sprzedaży albo świadczenia usług na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze. Przepisy o fakturowaniu stosuje się także do usług, których miejscem świadczenia jest inne państwo członkowskie UE, jeżeli spełnione są warunki z art. 106a pkt 2 lit. a ustawy o VAT.

Faktura za usługę marketingową dla podatnika z UE rozliczaną według art. 28b ustawy o VAT powinna zawierać standardowe elementy faktury określone w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, z uwzględnieniem specyfiki transakcji zagranicznej. W szczególności należy wskazać:

• datę wystawienia i kolejny numer faktury — art. 106e ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o VAT,
• imiona i nazwiska albo nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy — art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT,
• numery identyfikacyjne podatnika i nabywcy, w praktyce NIP UE sprzedawcy i numer VAT UE nabywcy — art. 106e ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy o VAT,
• datę wykonania usługi, jeżeli jest określona i różni się od daty wystawienia faktury — art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT,
• nazwę usługi, np. „usługi marketingowe”, „obsługa kampanii reklamowej”, „strategia marketingowa” — art. 106e ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT,
• wartość usługi bez polskiego VAT,
• adnotację „odwrotne obciążenie” — art. 106e ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT, jeżeli podatek rozlicza nabywca.

Na fakturze nie wykazuje się polskiej stawki VAT ani kwoty polskiego podatku, ponieważ usługa nie jest opodatkowana w Polsce. W praktyce stosuje się oznaczenia opisowe takie jak „NP” albo „nie podlega opodatkowaniu w Polsce”, ale kluczowe jest prawidłowe wskazanie mechanizmu rozliczenia i brak naliczenia polskiego VAT.

Czy trzeba wpisać „podatek VAT rozlicza nabywca”?

Tak, można użyć takiej adnotacji, ale obecnie najbardziej typowym i zgodnym z art. 106e ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT oznaczeniem jest „odwrotne obciążenie”. Dopuszczalne jest także dodanie objaśnienia, np. „reverse charge — VAT rozlicza nabywca”. W relacjach z kontrahentami z UE warto stosować sformułowania zrozumiałe dla odbiorcy, ale polska faktura powinna spełniać wymagania ustawy o VAT.

Można również wskazać podstawę prawną, np. „art. 28b ustawy o VAT” albo „reverse charge”. Samo podanie podstawy prawnej nie zastępuje jednak wymaganego oznaczenia, jeżeli w danej transakcji nabywca jest zobowiązany do rozliczenia podatku.

Rejestracja VAT-UE i informacja podsumowująca

Jeżeli polski podatnik świadczy usługi, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, na rzecz podatników podatku od wartości dodanej z innych państw UE, powinien być zarejestrowany jako podatnik VAT UE. Obowiązek rejestracji przed wykonaniem takich usług wynika z art. 97 ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT.

Informację podsumowującą VAT-UE składa się, zgodnie z art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, w przypadku świadczenia usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT, na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych do celów VAT UE, jeżeli:

• miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż Polska,
• usługi nie są zwolnione od podatku od wartości dodanej ani opodatkowane stawką 0% w państwie nabywcy,
• osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca.

Zgodnie z art. 100 ust. 3 ustawy o VAT informację podsumowującą składa się za okresy miesięczne, elektronicznie, do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek jej złożenia.

Jak ująć usługę w JPK_V7?

Usługę, której miejscem świadczenia jest inne państwo UE i która nie podlega opodatkowaniu w Polsce, ujmuje się w ewidencji VAT jako świadczenie usług poza terytorium kraju. Szczegółowy zakres danych wykazywanych w ewidencji i deklaracji VAT wynika z rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.

W praktyce przy usługach objętych art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT trzeba zadbać o zgodność danych na fakturze, w JPK_V7 oraz w informacji podsumowującej VAT-UE. Różnice w numerze VAT UE, dacie wykonania usługi albo wartości transakcji mogą spowodować pytania ze strony urzędu skarbowego.

Termin wystawienia faktury

Podstawowy termin wystawienia faktury określa art. 106i ust. 1 ustawy o VAT. Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę. Jeżeli przed wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, trzeba dodatkowo przeanalizować art. 106i ust. 2 ustawy o VAT oraz przepisy dotyczące obowiązku podatkowego i faktur zaliczkowych.

Przy usługach ciągłych, abonamentowych lub rozliczanych okresowo szczególne znaczenie ma prawidłowe określenie momentu wykonania usługi i okresu rozliczeniowego. Jeżeli umowa przewiduje miesięczne raportowanie kampanii marketingowych, faktura powinna odpowiadać faktycznemu modelowi rozliczeń.

Kiedy zasady mogą być inne?

Nie każda usługa marketingowa dla zagranicznego podmiotu automatycznie jest rozliczana według art. 28b ustawy o VAT. Odmienne zasady mogą dotyczyć w szczególności:

• usług świadczonych na rzecz konsumentów — wtedy przy usługach na rzecz podmiotów niebędących podatnikami punktem wyjścia jest art. 28c ust. 1 ustawy o VAT,
• usług związanych z nieruchomościami — miejscem świadczenia może być położenie nieruchomości zgodnie z art. 28e ustawy o VAT,
• usług wstępu na imprezy, targi, konferencje lub wydarzenia — zastosowanie mogą mieć art. 28g ustawy o VAT,
• usług świadczonych dla stałego miejsca prowadzenia działalności usługobiorcy w innym kraju niż jego siedziba — art. 28b ust. 2 ustawy o VAT,
• sytuacji, w których prawo państwa nabywcy wymaga szczególnych rozliczeń albo rejestracji lokalnej.

Faktura w KSeF przy usługach dla kontrahenta z UE

Od 2026 r. przepisy o Krajowym Systemie e-Faktur mają coraz większe znaczenie dla polskich podatników. Zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT podatnicy objęci obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych wystawiają faktury przy użyciu KSeF, z uwzględnieniem wyjątków i przepisów przejściowych. Przy kontrahencie zagranicznym trzeba dodatkowo zadbać o doręczenie faktury w sposób umożliwiający jej odbiór przez nabywcę, ponieważ sam kontrahent z UE co do zasady nie musi mieć dostępu do polskiego KSeF.

W praktyce oznacza to, że polski podatnik powinien sprawdzić, czy w dacie wystawiania faktury jest już objęty obowiązkiem KSeF, czy korzysta z okresu przejściowego oraz jak technicznie przekazuje fakturę kontrahentowi zagranicznemu. Nie zmienia to jednak zasad ustalania miejsca świadczenia z art. 28b ustawy o VAT.

Podsumowanie w tabeli

FAQ

Czy na fakturze dla kontrahenta z UE wpisuję stawkę „0%”?

Nie. Przy usłudze, której miejsce świadczenia znajduje się poza Polską na podstawie art. 28b ust. 1 ustawy o VAT, nie stosuje się polskiej stawki 0%. To nie jest sprzedaż opodatkowana stawką 0%, lecz usługa niepodlegająca opodatkowaniu w Polsce. W praktyce faktura jest bez polskiej stawki i kwoty VAT, z adnotacją „odwrotne obciążenie”.

Czy muszę mieć numer VAT UE?

Tak, jeżeli świadczy Pani usługi objęte art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT na rzecz podatników z innych państw UE. Obowiązek rejestracji jako podatnik VAT UE przed wykonaniem takich usług wynika z art. 97 ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT.

Czy usługi marketingowe dla firmy z UE wykazuje się w VAT-UE?

Tak, jeżeli są to usługi, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT, świadczone dla podatnika zidentyfikowanego do VAT UE, a podatek rozlicza usługobiorca. Wynika to z art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Informację składa się elektronicznie za okresy miesięczne do 25. dnia następnego miesiąca zgodnie z art. 100 ust. 3 ustawy o VAT.

Co zrobić, jeżeli kontrahent z UE nie ma aktywnego numeru VAT UE?

Trzeba ustalić, czy kontrahent mimo braku aktywnego numeru działa jako podatnik i czy rzeczywiście może być traktowany jako nabywca B2B. Brak aktywnego numeru VAT UE zwiększa ryzyko podatkowe i może wpływać na obowiązki dokumentacyjne oraz VAT-UE. W takiej sytuacji warto uzyskać dodatkowe dokumenty potwierdzające status kontrahenta albo przeanalizować transakcję indywidualnie.

Czy faktura musi być wystawiona w języku polskim?

Ustawa o VAT nie zakazuje wystawiania faktury dwujęzycznej. W praktyce przy kontrahentach zagranicznych często stosuje się faktury polsko-angielskie, np. z adnotacją „odwrotne obciążenie / reverse charge”. Ważne jest, aby faktura zawierała dane wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy o VAT.

Podsumowanie

Przy typowych usługach marketingowych świadczonych dla firmy z innego państwa UE miejscem opodatkowania jest kraj usługobiorcy na podstawie art. 28b ust. 1 ustawy o VAT. Polski usługodawca wystawia fakturę bez polskiego VAT, z numerami VAT UE stron oraz adnotacją „odwrotne obciążenie”. Dodatkowo musi pamiętać o rejestracji VAT UE, informacji podsumowującej VAT-UE i prawidłowym ujęciu transakcji w JPK_V7.

Nie należy jednak automatycznie stosować tych zasad do każdej usługi zagranicznej. Status nabywcy, miejsce stałego prowadzenia działalności, związek usługi z nieruchomością lub wydarzeniem oraz przepisy państwa nabywcy mogą zmienić sposób rozliczenia.

Źródła

• Art. 15 ust. 2, art. 28a, art. 28b, art. 28c, art. 28e, art. 28g, art. 97 ust. 3 pkt 2, art. 100 ust. 1 pkt 4, art. 100 ust. 3, art. 106a pkt 2 lit. a, art. 106b ust. 1 pkt 1, art. 106e ust. 1, art. 106e ust. 1 pkt 18, art. 106i ust. 1 oraz art. 106ga ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
• Rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.
• System VIES Komisji Europejskiej — weryfikacja numerów VAT UE kontrahentów.