Umowa komisu czy agencyjna – co wybrać przy sprzedaży towaru

Na czym polega różnica między komisem a agencją?

Umowa komisu została uregulowana w art. 765 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Zgodnie z tym przepisem przez umowę komisu przyjmujący zlecenie, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, zobowiązuje się za wynagrodzeniem do kupna lub sprzedaży rzeczy ruchomych na rachunek dającego zlecenie, lecz w imieniu własnym. Zbliżonym zagadnieniem jest rezygnacja ajenta z umowy.

To oznacza, że wobec klienta końcowego sprzedawcą jest komisant. Działa on wprawdzie na Pana rachunek, ale umowę sprzedaży zawiera we własnym imieniu.

Umowa agencyjna jest opisana w art. 758 § 1 Kodeksu cywilnego. Agent zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, do stałego pośredniczenia, za wynagrodzeniem, przy zawieraniu z klientami umów na rzecz dającego zlecenie przedsiębiorcy albo do zawierania ich w jego imieniu.

W praktyce oznacza to, że agent może tylko kojarzyć klientów i pośredniczyć przy sprzedaży albo – jeżeli ma umocowanie – zawierać umowy bezpośrednio w imieniu przedsiębiorcy. W tym modelu klient kupuje towar od Pana, a nie od agenta.

Która umowa jest korzystniejsza?

Nie ma jednej odpowiedzi dobrej dla każdego. To zależy przede wszystkim od tego, jak faktycznie ma wyglądać współpraca:

• czy kontrahent ma tylko wystawiać i promować towar,
• czy ma zawierać umowy z klientami,
• czy ma pobierać zapłatę,
• czy towar ma fizycznie pozostawać w jego sklepie,
• czy chce Pan zachować pełną kontrolę nad ceną, reklamacjami i dokumentowaniem sprzedaży.

Jeżeli kontrahent ma po prostu pośredniczyć w sprzedaży Pana towarów, a Pan chce zachować model, w którym klient kupuje bezpośrednio od Pana, zwykle bardziej naturalna będzie umowa agencyjna albo szerzej: umowa o pośrednictwo handlowe z elementami agencji. Jeżeli natomiast ma on sprzedawać towar klientowi we własnym imieniu, typową konstrukcją jest komis.

W Pana stanie faktycznym ważny jest także aspekt podatkowy i organizacyjny. Sam fakt, że druga strona korzysta ze zwolnienia z VAT albo nie jest czynnym podatnikiem VAT, nie przesądza jeszcze automatycznie o wyborze agencji, ale wpływa na sposób rozliczenia prowizji i dokumentów.

Zobacz również:

wypowiedzenie umowy o współpracy

Komis a VAT – najważniejsze skutki

W podatku od towarów i usług komis ma własne szczególne uregulowanie. Zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług przez dostawę towarów rozumie się także wydanie towarów na podstawie umowy komisu:

• między komitentem a komisantem,
• oraz wydanie towarów przez komisanta osobie trzeciej.

To ważna różnica względem agencji. W komisie ustawa o VAT traktuje operację jako odrębnie uregulowany model dostawy. W praktyce wymaga to poprawnego ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego, podstawy opodatkowania i dokumentacji.

Obecnie zasady momentu powstania obowiązku podatkowego wynikają przede wszystkim z art. 19a ustawy o VAT. W obrocie komisowym mogą mieć znaczenie także przepisy szczególne oraz sposób faktycznych rozliczeń między stronami. Dlatego nie warto opierać się na dawnych regułach funkcjonujących przed gruntowną zmianą ustawy o VAT w 2014 r. Jeżeli model sprzedaży ma być stały i obejmować większą skalę obrotu, bezpiecznie jest potwierdzić sposób rozliczeń także księgowo.

Jeżeli zaś współpraca ma charakter agencyjny, najczęściej dochodzi do jednej dostawy towaru od Pana do klienta, a agent świadczy na Pana rzecz usługę pośrednictwa lub sprzedaży za prowizją. Wtedy odrębnie rozlicza się sprzedaż towaru i odrębnie usługę agenta.

Własność towaru i ryzyko utraty

W praktyce przedsiębiorcy często utożsamiają przekazanie towaru do sklepu z przeniesieniem własności. To błąd. Samo przekazanie towaru do ekspozycji albo sprzedaży nie musi oznaczać przejścia własności na kontrahenta.

Przy komisie komisant sprzedaje rzecz we własnym imieniu, ale na Pana rachunek. Przy agencji towar nadal jest sprzedawany jako Pana towar. W obu modelach trzeba jednak bardzo precyzyjnie opisać:

• czy kontrahent przejmuje odpowiedzialność za utratę, zniszczenie albo kradzież towaru,
• czy odpowiada za niedobory inwentaryzacyjne,
• czy może oddać towar dalej,
• jak ma wyglądać zwrot niesprzedanych rzeczy,
• jak dokumentowane są przyjęcia i zwroty.

Najprościej robić to przez dokumenty wydania i zwrotu, np. WZ, protokół przekazania lub zestawienie magazynowe podpisane przez obie strony. Sama praktyka ustna jest za słaba, gdy później pojawia się spór o ilość albo stan towaru.

Zobacz również:

reklamacja usługi wykonanej niezgodnie z umową

Pełnomocnictwo przy umowie agencyjnej

Jeżeli agent ma zawierać umowy w Pana imieniu, musi mieć umocowanie. Wynika to wprost z art. 758 § 1 Kodeksu cywilnego. Samo zawarcie umowy agencyjnej nie zawsze oznacza jeszcze pełnomocnictwo o dowolnej treści.

Zakres pełnomocnictwa warto ustalić osobno i na piśmie. Trzeba określić przynajmniej:

• czy agent może zawierać umowy sprzedaży,
• czy może przyjmować zapłatę,
• czy może uznawać reklamacje albo przyjmować zwroty,
• czy może udzielać rabatów,
• czy może podpisywać dokumenty wydania towaru.

Jeżeli agent przekroczy zakres umocowania, ocena skutków zależy od konkretnego stanu faktycznego i przepisów o pełnomocnictwie z art. 95–109 Kodeksu cywilnego. Nie warto zostawiać tego domysłom, bo później może powstać spór, czy klient skutecznie zawarł umowę oraz kto odpowiada za obniżenie ceny albo błędne ustalenia handlowe.

Jak rozliczać prowizję?

W obu modelach wynagrodzeniem kontrahenta jest zwykle prowizja, ale mechanizm jest inny.

W komisie prowizja komisanta wynika z art. 772 Kodeksu cywilnego, jeżeli strony nie uregulują tego inaczej. W agencji prowizja jest podstawowym wynagrodzeniem agenta i kwestie jej nabycia oraz utraty regulują m.in. art. 761–761(5) Kodeksu cywilnego.

W umowie warto opisać:

• od jakiej kwoty liczona jest prowizja – netto czy brutto,
• kiedy powstaje prawo do prowizji,
• czy prowizja należy się także przy zaliczce,
• co w przypadku zwrotu towaru albo reklamacji,
• w jakim terminie następuje rozliczenie,
• na podstawie jakiego dokumentu kontrahent wystawia fakturę lub rachunek.

Jeżeli druga strona korzysta ze zwolnienia z VAT, nie naliczy podatku VAT od własnej usługi prowizyjnej, ale nadal trzeba prawidłowo udokumentować rozliczenie zgodnie z zasadami podatkowymi właściwymi dla jej statusu. W praktyce szczegóły zależą od tego, czy jest to przedsiębiorca zwolniony podmiotowo, wykonujący czynności zwolnione, czy korzystający z innej formy opodatkowania działalności.

Kiedy umowa agencyjna bywa praktycznie lepsza?

Agencyjny model współpracy bywa korzystniejszy wtedy, gdy chce Pan zachować kontrolę nad sprzedażą i jednocześnie wykorzystać cudzy sklep jako kanał dystrybucji. Wtedy łatwiej rozdzielić:

• sprzedaż Pana towaru klientowi,
• usługę pośrednictwa lub sprzedaży świadczoną przez agenta,
• odpowiedzialność za cenę, rabaty i warunki handlowe.

To rozwiązanie jest szczególnie praktyczne, gdy kontrahent ma głównie eksponować towar i pomagać w doprowadzeniu do sprzedaży, a nie występować wobec klienta jako samodzielny sprzedawca we własnym imieniu.

Nie oznacza to jednak, że agencja zawsze będzie lepsza od komisu. Komis może być wygodniejszy, gdy model biznesowy zakłada, że klient kupuje towar bezpośrednio w sklepie komisanta, a to on prowadzi całość obsługi sprzedażowej.

Jakie zapisy powinny znaleźć się w umowie?

Niezależnie od wybranego modelu proszę dopilnować, aby umowa obejmowała co najmniej:

• dokładne oznaczenie stron i statusu przedsiębiorcy,
• opis towarów objętych współpracą,
• zasady przekazywania towaru i jego ewidencjonowania,
• ceny minimalne albo zasady ustalania ceny,
• wysokość i termin rozliczenia prowizji,
• termin przekazania pieniędzy ze sprzedaży,
• odpowiedzialność za utratę, uszkodzenie i braki,
• zakaz dalszego powierzania towaru bez zgody,
• prawo kontroli stanów magazynowych i dokumentów,
• zasady zwrotu niesprzedanego towaru,
• czas trwania umowy i zasady wypowiedzenia,
• postanowienia o karach umownych albo innych zabezpieczeniach.

Jeżeli współpraca ma dotyczyć większej wartości towaru, warto przewidzieć też uznanie długu po rozliczeniu okresowym, notarialne poddanie się egzekucji albo inne zabezpieczenie adekwatne do relacji stron. Weksel in blanco nadal bywa stosowany, ale wymaga ostrożności, dobrze przygotowanej deklaracji wekslowej i oceny ryzyka w konkretnej sprawie.

Jak zabezpieczyć się przed brakiem rozliczenia?

Najczęstszy problem nie dotyczy samej nazwy umowy, ale tego, że kontrahent:

• nie oddaje pieniędzy w terminie,
• nie zwraca niesprzedanego towaru,
• nie potrafi wykazać, co faktycznie sprzedał,
• twierdzi, że część towaru zaginęła albo została uszkodzona.

Dlatego praktycznie najważniejsze są nie tylko przepisy Kodeksu cywilnego, ale też dobre zabezpieczenia umowne. Można rozważyć:

• krótkie okresy rozliczeniowe, np. tygodniowe lub dwutygodniowe,
• obowiązek przesyłania raportów sprzedaży,
• prawo niezapowiedzianej kontroli stanów magazynowych,
• kaucję, gwarancję bankową albo ubezpieczenie,
• kary umowne za brak zwrotu towaru lub brak raportu,
• zastrzeżenie odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, jeżeli obie strony są przedsiębiorcami i spełnione są warunki z ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

Warto przy tym pamiętać, że kary umowne na gruncie art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego można zastrzegać co do zasady za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania niepieniężnego. Za opóźnienie w samej zapłacie podstawowym instrumentem są więc odsetki, a nie kara umowna za samo niewpłacenie pieniędzy.

Co wybrać w opisanej sytuacji?

Jeżeli celem współpracy ma być ekspozycja i sprzedaż Pana towarów w sklepie innej firmy, a zależy Panu na tym, by towar pozostał pod Pana kontrolą i by kontrahent działał raczej jako pośrednik niż samodzielny sprzedawca, w praktyce często lepszym rozwiązaniem będzie umowa agencyjna lub umowa o pośrednictwo z elementami agencji.

Jeżeli jednak druga strona ma sprzedawać towar klientom we własnym imieniu, prowadzić całość procesu sprzedaży i pobierać zapłatę jako sprzedawca, bardziej odpowiada temu umowa komisu.

Ostateczna ocena zależy jednak od dokładnego modelu sprzedaży, obiegu dokumentów, sposobu rozliczeń i odpowiedzialności za reklamacje. W sprawach handlowych to właśnie szczegóły zapisów umownych decydują o tym, czy współpraca jest bezpieczna.

FAQ

Czy umowa komisu dotyczy tylko rzeczy ruchomych?

Tak. Z art. 765 Kodeksu cywilnego wynika, że komis dotyczy kupna lub sprzedaży rzeczy ruchomych. Do nieruchomości ta konstrukcja nie jest właściwa.

Czy agent może podpisywać umowy w imieniu przedsiębiorcy?

Tak, ale tylko wtedy, gdy ma do tego umocowanie. Wynika to z art. 758 § 1 Kodeksu cywilnego. Zakres pełnomocnictwa powinien być jasno określony.

Czy przekazanie towaru do sklepu zawsze oznacza sprzedaż tego towaru sklepowi?

Nie. Samo wydanie towaru do ekspozycji lub dalszej sprzedaży nie musi oznaczać przeniesienia własności na kontrahenta. O tym decyduje treść umowy i model współpracy.

Czy kontrahent zwolniony z VAT może być agentem albo komisantem?

Tak. Status w VAT nie wyklucza ani komisu, ani agencji, ale wpływa na sposób dokumentowania i rozliczania prowizji. Warto to ustalić także z księgowością przed wdrożeniem modelu współpracy.

Jak najlepiej udokumentować przekazanie towaru?

Najpraktyczniejsze są dokumenty WZ, protokoły przekazania i okresowe zestawienia stanów towaru podpisywane przez obie strony. Im większa wartość towaru, tym bardziej szczegółowa powinna być ewidencja.

Źródła

• art. 765–773 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
• art. 758–764(9) ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
• art. 95–109 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
• art. 483 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
• art. 7 ust. 1 pkt 3 oraz art. 19a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
• ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych