Zgodnie z art. 14 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. Nr 133, poz. 884) umowa o świadczenie usług turystycznych polegających na organizowaniu imprez turystycznych wymaga formy pisemnej.
„Umowa powinna określać:
1) organizatora turystyki i numer jego koncesji oraz imię i nazwisko osoby, która w jego imieniu umowę podpisała,
2) miejsce pobytu lub trasę wycieczki,
3) czas trwania imprezy turystycznej,
4) program imprezy turystycznej obejmujący rodzaj, jakość i terminy oferowanych usług, w tym:
a) rodzaj, charakter i kategorię środka transportu oraz datę, godzinę, miejsce wyjazdu i planowanego powrotu,
b) położenie, rodzaj i kategorię obiektu hotelarskiego zgodnie z przepisami kraju pobytu lub opis wyposażenia obiektów nie zaliczanych do rodzajów i kategorii,
c) ilość i rodzaj posiłków,
d) program zwiedzania i inne usługi wliczone w cenę imprezy turystycznej,
5) cenę imprezy turystycznej, wraz z wyszczególnieniem wszelkich koniecznych należności, podatków i opłat, jeżeli nie są one zawarte w cenie, oraz wyraźne sformułowanie okoliczności, które mogą spowodować podwyższenie ceny zgodnie z art. 17,
6) sposób zapłaty,
7) rodzaj i zakres ubezpieczenia turystów,
8) sposób zgłaszania reklamacji związanych z wykonywaniem usług przez organizatora turystyki lub osobę z nim współpracującą wraz z podaniem terminu zgłaszania takich reklamacji,
9) wymagania specjalne, o których klient powiadomił organizatora turystyki lub pośrednika turystycznego i na które strony umowy wyraziły zgodę,
10) podstawy prawne umowy i konsekwencje prawne wynikające z umowy”.
Organizatorzy turystyki, organizujący imprezy turystyczne za granicą, mają obowiązek zawarcia na rzecz osób uczestniczących w tych imprezach umów ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia.
W przypadku organizowania wycieczek turystycznych niezwiązanych z wypoczynkiem dzieci o młodzieży szkolnej organizator turystyki nie jest związany przepisami dotyczącymi organizowania wycieczek dla szkół. Jedynym aktem obowiązującym takiego organizatora jest umowa między nim a klientem, określająca ich wzajemne zobowiązania.
Pamiętać jednak należy, że osoby poniżej lat 18 – a więc niepełnoletnie – nie mogą samodzielnie takiej umowy zawierać. Dlatego do udziału dziecka w takiej wycieczce potrzebna jest zgoda jego rodzica lub opiekuna. Taką zgodę najlepiej – dla celów dowodowych – uzyskać na piśmie. Jednocześnie z umowy zawartej z rodzicem wynikać powinno, kto przejmuje odpowiedzialność za nieletniego w czasie trwania wycieczki.
Jeśli chodzi o pozostawienie uczestnika wycieczki w szpitalu, powinno to być uregulowane w umowie z ubezpieczycielem, a także w umowie z klientem (czyli rodzicem). Każdorazowo należny także powiadomić o fakcie hospitalizacji opiekuna prawnego dziecka.