Odwołanie członka rady nadzorczej spółki z o.o.

Rada nadzorcza w spółce z o.o. - kiedy jest obowiązkowa?

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością rada nadzorcza nie zawsze jest organem obowiązkowym. Umowa spółki może ustanowić radę nadzorczą albo komisję rewizyjną, albo oba te organy. Obowiązek ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej powstaje natomiast w spółkach, w których kapitał zakładowy przewyższa 500 000 zł, a wspólników jest więcej niż 25.

Jeżeli więc spółka ma dwóch wspólników po 50% udziałów i kapitał zakładowy poniżej tego progu, rada nadzorcza co do zasady ma charakter fakultatywny. Jeżeli jednak została przewidziana w umowie spółki albo skutecznie powołana, należy stosować przepisy Kodeksu spółek handlowych oraz postanowienia umowy spółki dotyczące składu, kadencji, powołania i odwołania członków rady.

Trzeba też rozróżnić dwie sytuacje: odwołanie danej osoby z funkcji członka rady nadzorczej oraz samo odwołanie jej z funkcji przewodniczącego rady. Jeżeli uchwała ma zakończyć członkostwo w radzie, powinna jasno wskazywać, że dana osoba zostaje odwołana ze składu rady nadzorczej. Jeżeli chodzi jedynie o funkcję przewodniczącego, trzeba sprawdzić, kto zgodnie z umową spółki, regulaminem rady lub uchwałą powołującą wybrał przewodniczącego i kto może go z tej funkcji odwołać.

Kto może odwołać członka rady nadzorczej spółki z o.o.?

Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych rada nadzorcza w spółce z o.o. składa się co najmniej z trzech członków, którzy są powoływani i odwoływani uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki przewiduje inny sposób powoływania lub odwoływania członków rady. Dodatkowo art. 216 § 2 K.s.h. stanowi: „Uchwałą wspólników członkowie rady nadzorczej mogą być odwołani w każdym czasie”.

W praktyce przed podjęciem uchwały należy sprawdzić przede wszystkim umowę spółki. Może ona wskazywać szczególny tryb odwołania, dodatkowe wymogi większościowe, zasady kadencji albo organ lub osobę uprawnioną do powołania i odwołania członka rady. Jeżeli umowa spółki jedynie powtarza art. 216 § 2 K.s.h. i kompetencję zgromadzenia wspólników, uchwała zgromadzenia wspólników będzie właściwym sposobem odwołania.

W przypadku dwóch wspólników mających po 50% udziałów jednomyślne głosowanie za odwołaniem usuwa typowy problem braku większości. Nadal jednak trzeba zachować wymogi formalne dotyczące zgromadzenia wspólników, protokołowania, tajnego głosowania oraz porządku obrad.

Jak prawidłowo podjąć uchwałę o odwołaniu?

Uchwała powinna być podjęta na zgromadzeniu wspólników zwołanym zgodnie z K.s.h. i umową spółki. Jeżeli obecni są wspólnicy reprezentujący cały kapitał zakładowy i nikt nie zgłasza sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia ani wprowadzenia sprawy odwołania do porządku obrad, uchwałę można podjąć także mimo braku formalnego zwołania zgromadzenia. Taki tryb wymaga jednak starannego opisania w protokole.

Co do zasady uchwały wspólników zapadają bezwzględną większością głosów, chyba że K.s.h. albo umowa spółki stanowią inaczej. Ponieważ odwołanie członka rady nadzorczej jest sprawą osobową i dotyczy odwołania członka organu spółki, głosowanie powinno być tajne. Naruszenie wymogu tajności może zwiększać ryzyko kwestionowania uchwały.

W treści uchwały warto wskazać:

• datę i miejsce podjęcia uchwały,
• oznaczenie spółki,
• imię i nazwisko odwoływanego członka rady nadzorczej,
• czy odwołanie dotyczy członkostwa w radzie, czy wyłącznie funkcji przewodniczącego,
• podstawę prawną, w szczególności art. 215 i art. 216 § 2 K.s.h. oraz właściwe postanowienia umowy spółki,
• dzień, od którego odwołanie jest skuteczne, jeżeli ma być inny niż dzień podjęcia uchwały,
• wynik tajnego głosowania.

Samo powołanie się na art. 216 § 2 K.s.h. zwykle wystarcza jako ustawowa podstawa odwołania, ale dla bezpieczeństwa warto dodać również odpowiednie postanowienie umowy spółki, zwłaszcza jeżeli umowa opisuje kompetencje zgromadzenia wspólników albo sposób odwoływania rady nadzorczej. Praktyczne znaczenie ma nie tylko sama treść uchwały, lecz także sposób jej udokumentowania. Podobne zasady formalne omawia materiał: odwołanie organu spółki.

Czy trzeba podawać przyczynę odwołania?

Odwołanie członka rady nadzorczej na podstawie art. 216 § 2 K.s.h. nie wymaga wskazywania przyczyny, chyba że umowa spółki wprowadza w tym zakresie szczególne rozwiązania. W wielu sytuacjach lepiej nie wpisywać do uchwały rozbudowanego uzasadnienia, jeżeli nie jest ono konieczne. Zbyt emocjonalne albo nieprecyzyjne uzasadnienie może stać się dodatkowym punktem zaczepienia w sporze.

Jeżeli wspólnicy chcą wskazać przyczynę, powinna ona być konkretna, rzeczowa i możliwa do wykazania dokumentami. Przykładem może być utrata zaufania, brak aktywnego udziału w pracach rady, konflikt interesów albo potrzeba zmiany organizacji nadzoru w spółce. W sprawach spornych warto wcześniej przygotować dokumentację, ponieważ późniejsze odwołanie uchwały albo jej zaskarżenie może koncentrować się właśnie na naruszeniu procedury lub interesu spółki.

Jak poinformować odwołanego członka rady nadzorczej?

Kodeks spółek handlowych nie przewiduje szczególnej formy zawiadomienia członka rady nadzorczej o jego odwołaniu. Z punktu widzenia bezpieczeństwa spółki nie warto jednak poprzestawać na informacji telefonicznej albo nieformalnej rozmowie. Odwołana osoba powinna otrzymać co najmniej pisemne zawiadomienie oraz odpis albo kopię uchwały.

Przy ocenie skuteczności doręczenia pomocnicze znaczenie ma art. 61 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone wtedy, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. W praktyce oznacza to, że ważny jest dowód stworzenia realnej możliwości zapoznania się z uchwałą.

Najbezpieczniejsze rozwiązania to:

• osobiste wręczenie odpisu uchwały za pisemnym potwierdzeniem odbioru,
• wysłanie pisma listem poleconym za potwierdzeniem nadania, a w sprawach spornych również za potwierdzeniem odbioru,
• doręczenie przez kuriera z potwierdzeniem,
• wysłanie wiadomości e-mail z kopią uchwały, jeżeli dana osoba używała tego adresu do kontaktu ze spółką albo zaakceptowała taką formę komunikacji.

Jeżeli odwołany członek rady odmawia przyjęcia pisma, warto sporządzić krótką notatkę służbową z datą, miejscem, opisem sytuacji i podpisem osoby wręczającej oraz świadka. Odmowa odbioru nie musi oznaczać, że zawiadomienie jest bezskuteczne, jeżeli osoba miała realną możliwość zapoznania się z treścią uchwały.

Zgłoszenie zmiany w KRS

Zmiana składu rady nadzorczej spółki z o.o. powinna zostać zgłoszona do Krajowego Rejestru Sądowego. Zgodnie z ustawą o KRS wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

Obowiązek zgłoszenia zmiany do KRS obciąża spółkę działającą przez zarząd. W praktyce wniosek składa się elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych albo w systemie S24, jeżeli spółka działa w tym trybie i dana czynność jest w nim obsługiwana. Do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające zmianę, przede wszystkim uchwałę o odwołaniu oraz ewentualnie dokumenty dotyczące powołania nowej osoby, jeżeli jednocześnie uzupełniono skład rady.

Wpis zmiany składu organu nadzoru w KRS ma duże znaczenie praktyczne, ale nie należy utożsamiać go z samym podjęciem uchwały. Jeżeli uchwała została prawidłowo podjęta i nie zastrzeżono późniejszej daty skuteczności, odwołanie następuje z dniem wynikającym z uchwały. Wpis w KRS porządkuje stan ujawniony wobec osób trzecich i ogranicza ryzyko dalszego działania osoby, która nie powinna już występować jako członek rady.

Co z funkcją przewodniczącego rady?

W wielu spółkach przewodniczącego rady nadzorczej wybiera sama rada nadzorcza spośród swoich członków. W innych spółkach sposób wyboru może wynikać z umowy spółki, regulaminu rady albo uchwały wspólników. Dlatego przed przygotowaniem uchwały trzeba ustalić, czy wspólnicy chcą odwołać daną osobę wyłącznie z funkcji przewodniczącego, czy także ze składu rady nadzorczej.

Jeżeli dana osoba zostaje odwołana jako członek rady nadzorczej, traci również możliwość pełnienia funkcji przewodniczącego. Jeżeli natomiast ma przestać być tylko przewodniczącym, ale nadal ma pozostać w radzie, treść uchwały powinna być odpowiednio węższa. Nieprecyzyjne sformułowanie może prowadzić do sporu o to, czy mandat w radzie nadal trwa.

Czy odwołany członek rady może zaskarżyć uchwałę?

Uchwały zgromadzenia wspólników mogą być kwestionowane na zasadach przewidzianych w Kodeksie spółek handlowych, w szczególności przez powództwo o uchylenie uchwały albo o stwierdzenie jej nieważności. W praktyce w sprawach dotyczących odwołania członka rady nadzorczej zarzuty mogą dotyczyć wadliwego zwołania zgromadzenia, naruszenia umowy spółki, braku wymaganej większości, pominięcia tajnego głosowania albo nieprawidłowego protokołu.

Nie oznacza to jednak, że sama możliwość zaskarżenia blokuje skuteczność uchwały. Ryzyko sporu ogranicza przede wszystkim dokładne sprawdzenie umowy spółki, zachowanie trybu zgromadzenia, tajne głosowanie, jasna treść uchwały oraz szybkie zgłoszenie zmiany do KRS.

Warto też odróżnić odwołanie od dobrowolnego ustąpienia z funkcji. Jeżeli członek organu sam chce zakończyć pełnienie funkcji, właściwa będzie rezygnacja z funkcji, a nie uchwała o odwołaniu, choć w obu przypadkach spółka powinna zadbać o prawidłowe dokumenty i wpis w KRS.

FAQ

Czy członka rady nadzorczej spółki z o.o. można odwołać bez podania przyczyny?

Tak, co do zasady art. 216 § 2 K.s.h. pozwala odwołać członka rady nadzorczej uchwałą wspólników w każdym czasie. Przyczyny nie trzeba wpisywać do uchwały, chyba że szczególne wymogi wynikają z umowy spółki lub konkretnego stanu faktycznego.

Czy uchwała o odwołaniu członka rady nadzorczej musi być tajna?

Tak, odwołanie członka organu spółki jest sprawą, w której zgodnie z art. 247 § 2 K.s.h. zarządza się tajne głosowanie. Warto dopilnować, aby protokół wyraźnie wskazywał, że głosowanie było tajne.

Czy wystarczy powołać się w uchwale na art. 216 § 2 K.s.h.?

Art. 216 § 2 K.s.h. jest podstawową podstawą prawną odwołania, ale w uchwale warto wskazać także właściwy zapis umowy spółki, zwłaszcza jeśli umowa określa kompetencje zgromadzenia wspólników albo tryb odwoływania rady nadzorczej.

Czy odwołanemu członkowi rady trzeba wysłać kopię uchwały?

Przepisy nie narzucają jednej szczególnej formy zawiadomienia, ale dla celów dowodowych należy przekazać odwołanej osobie odpis albo kopię uchwały. Najbezpieczniejsze jest doręczenie pisemne lub e-mail z dokumentem, jeżeli taki sposób komunikacji był akceptowany.

Kiedy zgłosić zmianę rady nadzorczej do KRS?

Wniosek do KRS należy złożyć nie później niż w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis, czyli najczęściej od dnia podjęcia uchwały o odwołaniu albo od innej daty skuteczności wskazanej w uchwale.

Czy wpis w KRS decyduje o skuteczności odwołania?

Co do zasady odwołanie wynika z prawidłowo podjętej uchwały, a wpis w KRS ujawnia zmianę w rejestrze. Nie należy jednak zwlekać ze zgłoszeniem, ponieważ nieaktualne dane w KRS mogą powodować praktyczne problemy dla spółki i osób trzecich.

Podsumowanie

Odwołanie członka rady nadzorczej spółki z o.o. wymaga przede wszystkim prawidłowej uchwały wspólników oraz sprawdzenia umowy spółki. W małej spółce z dwoma wspólnikami jednomyślność zwykle rozwiązuje problem większości, ale nie zwalnia z zachowania formalności: właściwego trybu zgromadzenia, tajnego głosowania, jasnej treści uchwały i prawidłowego protokołu.

Odwołaną osobę warto niezwłocznie poinformować i przekazać jej odpis uchwały, choć przepisy nie wymagają szczególnej formy takiego zawiadomienia. Następnie zarząd powinien zgłosić zmianę składu rady nadzorczej do KRS w terminie 7 dni. Im większy konflikt w spółce, tym większe znaczenie ma precyzyjne przygotowanie dokumentów.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 213, art. 215, art. 216, art. 240, art. 245 i art. 247 - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037 z późn. zm.

2. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, w szczególności art. 22 i art. 38 - Dz.U. 1997 nr 121 poz. 769 z późn. zm.

3. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, w szczególności art. 61 - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 z późn. zm.