Odwołanie członka rady nadzorczej spółki z o.o.

Rada nadzorcza w spółce z o.o. - kiedy jest obowiązkowa?

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością rada nadzorcza nie zawsze jest organem obowiązkowym. Umowa spółki może ustanowić radę nadzorczą albo komisję rewizyjną, albo oba te organy. Obowiązek ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej powstaje natomiast w spółkach, w których kapitał zakładowy przewyższa 500 000 zł, a wspólników jest więcej niż 25.

Jeżeli więc spółka ma dwóch wspólników po 50% udziałów i kapitał zakładowy poniżej tego progu, rada nadzorcza co do zasady ma charakter fakultatywny. Jeżeli jednak została przewidziana w umowie spółki albo skutecznie powołana, należy stosować przepisy Kodeksu spółek handlowych oraz postanowienia umowy spółki dotyczące składu, kadencji, powołania i odwołania członków rady.

Trzeba też rozróżnić dwie sytuacje: odwołanie danej osoby z funkcji członka rady nadzorczej oraz samo odwołanie jej z funkcji przewodniczącego rady. Jeżeli uchwała ma zakończyć członkostwo w radzie, powinna jasno wskazywać, że dana osoba zostaje odwołana ze składu rady nadzorczej. Jeżeli chodzi jedynie o funkcję przewodniczącego, trzeba sprawdzić, kto zgodnie z umową spółki, regulaminem rady lub uchwałą powołującą wybrał przewodniczącego i kto może go z tej funkcji odwołać.

Kto może odwołać członka rady nadzorczej spółki z o.o.?

Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych rada nadzorcza w spółce z o.o. składa się co najmniej z trzech członków, którzy są powoływani i odwoływani uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki przewiduje inny sposób powoływania lub odwoływania członków rady. Art. 216 § 2 K.s.h. stanowi, że uchwałą wspólników członkowie rady nadzorczej mogą być odwołani w każdym czasie.

Przed podjęciem uchwały należy sprawdzić przede wszystkim umowę spółki. Może ona wskazywać szczególny tryb odwołania, dodatkowe wymogi większościowe, zasady kadencji albo organ lub osobę uprawnioną do powołania i odwołania członka rady. Jeżeli umowa spółki przewiduje kompetencję zgromadzenia wspólników, uchwała tego zgromadzenia będzie właściwym sposobem odwołania.

W przypadku dwóch wspólników mających po 50% udziałów jednomyślne głosowanie za odwołaniem usuwa typowy problem braku większości. Nadal jednak trzeba zachować wymogi formalne dotyczące zgromadzenia wspólników, porządku obrad, protokołowania i właściwego trybu głosowania.

Jak prawidłowo podjąć uchwałę o odwołaniu?

Uchwała powinna być podjęta na zgromadzeniu wspólników zwołanym zgodnie z K.s.h. i umową spółki. Jeżeli obecni są wspólnicy reprezentujący cały kapitał zakładowy i nikt nie zgłasza sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia ani wprowadzenia sprawy odwołania do porządku obrad, uchwałę można podjąć także mimo braku formalnego zwołania zgromadzenia. Taki tryb wymaga starannego udokumentowania w protokole.

Co do zasady uchwały wspólników zapadają bezwzględną większością głosów, chyba że K.s.h. albo umowa spółki stanowią inaczej. Ponieważ odwołanie członka rady nadzorczej jest sprawą osobową i dotyczy odwołania członka organu spółki, na zgromadzeniu należy zarządzić tajne głosowanie zgodnie z art. 247 § 2 K.s.h. Naruszenie tego wymogu może zwiększać ryzyko kwestionowania uchwały.

Inaczej wygląda szczególny tryb uchwał podejmowanych przy wykorzystaniu wzorca uchwały w systemie teleinformatycznym przez spółkę spełniającą warunki art. 240¹ K.s.h. Zgodnie z art. 240¹ § 3 K.s.h. do takich uchwał nie stosuje się art. 247 § 2 K.s.h. Jeżeli spółka korzysta z S24, trzeba więc ustalić, czy dana czynność może być przeprowadzona w tym trybie i czy spółka nadal spełnia warunki korzystania z systemu.

W treści uchwały warto wskazać:

• datę i miejsce podjęcia uchwały,
• oznaczenie spółki,
• imię i nazwisko odwoływanego członka rady nadzorczej,
• czy odwołanie dotyczy członkostwa w radzie, czy wyłącznie funkcji przewodniczącego,
• podstawę prawną, w szczególności art. 215 i art. 216 § 2 K.s.h. oraz właściwe postanowienia umowy spółki,
• dzień, od którego odwołanie jest skuteczne, jeżeli ma być inny niż dzień podjęcia uchwały,
• wynik głosowania oraz informację o jego trybie.

Samo powołanie się na art. 216 § 2 K.s.h. zwykle wystarcza jako ustawowa podstawa odwołania, ale dla bezpieczeństwa warto dodać również odpowiednie postanowienie umowy spółki, zwłaszcza jeżeli umowa opisuje kompetencje zgromadzenia wspólników albo sposób odwoływania rady nadzorczej. Praktyczne znaczenie ma nie tylko sama treść uchwały, lecz także sposób jej udokumentowania. Podobne zasady formalne omawia materiał: odwołanie organu spółki.

Czy trzeba podawać przyczynę odwołania?

Odwołanie członka rady nadzorczej na podstawie art. 216 § 2 K.s.h. nie wymaga wskazywania przyczyny, chyba że umowa spółki wprowadza w tym zakresie szczególne rozwiązania. W wielu sytuacjach lepiej nie wpisywać do uchwały rozbudowanego uzasadnienia, jeżeli nie jest ono konieczne. Zbyt emocjonalne albo nieprecyzyjne uzasadnienie może stać się dodatkowym punktem sporu.

Jeżeli wspólnicy chcą wskazać przyczynę, powinna ona być konkretna, rzeczowa i możliwa do wykazania dokumentami. Przykładem może być utrata zaufania, brak aktywnego udziału w pracach rady, konflikt interesów albo potrzeba zmiany organizacji nadzoru w spółce. W sprawach spornych warto wcześniej przygotować dokumentację, ponieważ późniejsze zaskarżenie uchwały wspólników może koncentrować się na naruszeniu procedury, umowy spółki albo ustawy.

Jak poinformować odwołanego członka rady nadzorczej?

Kodeks spółek handlowych nie przewiduje szczególnej formy zawiadomienia członka rady nadzorczej o jego odwołaniu. Z punktu widzenia bezpieczeństwa spółki nie warto jednak poprzestawać na informacji telefonicznej albo nieformalnej rozmowie. Odwołanej osobie warto przekazać pisemne zawiadomienie oraz odpis albo kopię uchwały.

Przy ocenie doręczenia pomocnicze znaczenie ma art. 61 Kodeksu cywilnego. Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone wtedy, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. W praktyce istotny jest więc dowód stworzenia realnej możliwości zapoznania się z uchwałą.

Najbezpieczniejsze rozwiązania to:

• osobiste wręczenie odpisu uchwały za pisemnym potwierdzeniem odbioru,
• wysłanie pisma listem poleconym za potwierdzeniem nadania, a w sprawach spornych również za potwierdzeniem odbioru,
• doręczenie przez kuriera z potwierdzeniem,
• wysłanie wiadomości e-mail z kopią uchwały, jeżeli dana osoba używała tego adresu do kontaktu ze spółką albo zaakceptowała taką formę komunikacji.

Jeżeli odwołany członek rady odmawia przyjęcia pisma, warto sporządzić krótką notatkę służbową z datą, miejscem, opisem sytuacji i podpisem osoby wręczającej oraz świadka. Odmowa odbioru nie musi oznaczać, że zawiadomienie jest bezskuteczne, jeżeli osoba miała realną możliwość zapoznania się z treścią uchwały.

Zgłoszenie zmiany w KRS

Zmiana składu rady nadzorczej spółki z o.o. powinna zostać zgłoszona do Krajowego Rejestru Sądowego. Zgodnie z art. 22 ustawy o KRS wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

Obowiązek zgłoszenia zmiany do KRS obciąża spółkę działającą przez zarząd. W praktyce wniosek składa się elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych albo w systemie S24, jeżeli spółka może korzystać z tego systemu i dana zmiana jest w nim obsługiwana. Do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające zmianę, przede wszystkim uchwałę o odwołaniu oraz ewentualnie dokumenty dotyczące powołania nowej osoby, jeżeli jednocześnie uzupełniono skład rady.

Wpis zmiany składu organu nadzoru w KRS ma charakter ujawniający. Jeżeli uchwała została prawidłowo podjęta i nie zastrzeżono późniejszej daty skuteczności, odwołanie następuje zgodnie z treścią uchwały, a nie dopiero z chwilą wpisu do KRS. Nie należy jednak zwlekać ze zgłoszeniem, ponieważ nieaktualne dane w rejestrze mogą powodować praktyczne problemy w obrocie.

Co z funkcją przewodniczącego rady?

W wielu spółkach przewodniczącego rady nadzorczej wybiera sama rada nadzorcza spośród swoich członków. W innych spółkach sposób wyboru może wynikać z umowy spółki, regulaminu rady albo uchwały wspólników. Dlatego przed przygotowaniem uchwały trzeba ustalić, czy wspólnicy chcą odwołać daną osobę wyłącznie z funkcji przewodniczącego, czy także ze składu rady nadzorczej.

Jeżeli dana osoba zostaje odwołana jako członek rady nadzorczej, traci również możliwość pełnienia funkcji przewodniczącego. Jeżeli natomiast ma przestać być tylko przewodniczącym, ale nadal ma pozostać w radzie, treść uchwały powinna być odpowiednio węższa. Nieprecyzyjne sformułowanie może prowadzić do sporu o to, czy mandat w radzie nadal trwa.

Czy odwołany członek rady może zaskarżyć uchwałę?

Samo to, że dana osoba była członkiem rady nadzorczej i została skutecznie odwołana, nie daje jej legitymacji do zaskarżenia uchwały o swoim odwołaniu na podstawie art. 250 pkt 1 K.s.h. Przepis ten przyznaje uprawnienie organom spółki oraz poszczególnym członkom tych organów, ale po skutecznym odwołaniu dana osoba nie może opierać legitymacji wyłącznie na dawnej funkcji.

Potwierdza to uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 1 marca 2007 r., III CZP 94/06, której nadano moc zasady prawnej. Sąd Najwyższy przyjął, że osobie odwołanej ze składu organu spółki z o.o. nie przysługuje z samego tego statusu legitymacja do wytoczenia powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały wspólników na podstawie art. 252 § 1 w związku z art. 250 pkt 1 K.s.h. Pogląd ten został następnie zastosowany m.in. w wyroku Sądu Najwyższego z 25 kwietnia 2007 r., IV CSK 50/07.

Inaczej należy ocenić sytuację, gdy odwołana osoba jest jednocześnie wspólnikiem. Wtedy może działać nie jako były członek rady, lecz jako wspólnik, jeżeli spełnia jedną z przesłanek art. 250 pkt 2–5 K.s.h. Może to dotyczyć między innymi wspólnika, który głosował przeciwko uchwale i po jej powzięciu zażądał zaprotokołowania sprzeciwu, wspólnika bezzasadnie niedopuszczonego do udziału w zgromadzeniu albo nieobecnego wspólnika w razie wadliwego zwołania zgromadzenia lub podjęcia uchwały w sprawie nieobjętej porządkiem obrad.

Rodzaj powództwa zależy od zarzutów wobec uchwały. Art. 249 K.s.h. przewiduje powództwo o uchylenie uchwały sprzecznej z umową spółki bądź dobrymi obyczajami i jednocześnie godzącej w interesy spółki lub mającej na celu pokrzywdzenie wspólnika. Art. 252 K.s.h. dotyczy powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały sprzecznej z ustawą.

Powództwo o uchylenie uchwały należy wnieść w terminie miesiąca od dnia otrzymania wiadomości o uchwale, nie później jednak niż w terminie sześciu miesięcy od dnia jej powzięcia. Powództwo o stwierdzenie nieważności uchwały należy wnieść w terminie sześciu miesięcy od dnia otrzymania wiadomości o uchwale, nie później jednak niż w terminie trzech lat od dnia jej powzięcia. Pozew wytacza się przeciwko spółce; rzeczowo właściwy jest sąd okręgowy, a co do zasady miejscowo sąd właściwy według siedziby spółki.

Samo zaskarżenie uchwały nie wstrzymuje postępowania rejestrowego, choć sąd rejestrowy może je zawiesić po przeprowadzeniu posiedzenia jawnego. Dlatego przy sporze o odwołanie trzeba oddzielnie ocenić legitymację do wniesienia pozwu, podstawę zaskarżenia, terminy oraz wpływ sprawy na wpis w KRS.

Jeżeli członek organu sam chce zakończyć pełnienie funkcji, właściwa będzie rezygnacja z funkcji, a nie uchwała o odwołaniu. W obu przypadkach spółka powinna zadbać o prawidłowe dokumenty i aktualny wpis w KRS.

FAQ

Czy członka rady nadzorczej spółki z o.o. można odwołać bez podania przyczyny?

Tak, co do zasady art. 216 § 2 K.s.h. pozwala odwołać członka rady nadzorczej uchwałą wspólników w każdym czasie. Przyczyny nie trzeba wpisywać do uchwały, chyba że szczególne wymogi wynikają z umowy spółki lub konkretnego stanu faktycznego. Jeżeli odwoływany członek rady nadzorczej jest jednocześnie pracownikiem wybranym przez załogę, odrębnie trzeba ocenić jego ochronę pracowniczą jako członka rady nadzorczej.

Czy uchwała o odwołaniu członka rady nadzorczej musi być tajna?

Przy uchwale podejmowanej na zgromadzeniu wspólników tak. Art. 247 § 2 K.s.h. nakazuje tajne głosowanie nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki oraz w sprawach osobowych. Wyjątek dotyczy szczególnego trybu uchwał podejmowanych w systemie teleinformatycznym na podstawie art. 240¹ K.s.h., do których art. 247 § 2 nie ma zastosowania.

Czy odwołanemu członkowi rady trzeba wysłać kopię uchwały?

Przepisy nie narzucają jednej szczególnej formy zawiadomienia, ale dla celów dowodowych warto przekazać odwołanej osobie odpis albo kopię uchwały. Najbezpieczniejsze jest doręczenie w sposób pozwalający wykazać, że adresat miał realną możliwość zapoznania się z dokumentem.

Kiedy zgłosić zmianę rady nadzorczej do KRS?

Wniosek do KRS należy złożyć nie później niż w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis, czyli najczęściej od dnia, w którym odwołanie stało się skuteczne.

Czy wpis w KRS decyduje o skuteczności odwołania?

Co do zasady nie. Odwołanie wynika z prawidłowo podjętej uchwały i wskazanej w niej daty skuteczności, a wpis w KRS ujawnia zmianę w rejestrze. Zgłoszenia nie należy jednak odkładać, ponieważ obowiązuje siedmiodniowy termin.

Czy odwołany członek rady może zaskarżyć uchwałę o swoim odwołaniu?

Nie z samego faktu wcześniejszego członkostwa w radzie. Po skutecznym odwołaniu były członek organu nie ma legitymacji z art. 250 pkt 1 K.s.h. Jeżeli jednak jest jednocześnie wspólnikiem, może mieć legitymację jako wspólnik po spełnieniu jednej z przesłanek art. 250 pkt 2–5 K.s.h.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 213, 215, 216, 240¹, 245, 247 oraz 249–253 - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037 z późn. zm.

2. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, w szczególności art. 22 - Dz.U. 1997 nr 121 poz. 769 z późn. zm.

3. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, w szczególności art. 61 - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 z późn. zm.

4. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 17 pkt 4² i art. 30.

5. Uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 1 marca 2007 r., III CZP 94/06, mająca moc zasady prawnej.

6. Wyrok Sądu Najwyższego z 25 kwietnia 2007 r., IV CSK 50/07.