Faktury od kontrahenta z zawieszoną działalnością – skutki dla firmy

Czy trzeba sprawdzać status kontrahenta w CEIDG przed każdą fakturą?

Nie ma przepisu, który nakazywałby przedsiębiorcy sprawdzać wpis kontrahenta w CEIDG przed każdą wypłatą wynagrodzenia. Ani ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, ani ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy nie wprowadzają takiego cyklicznego obowiązku po stronie nabywcy usługi.

Nie oznacza to jednak, że status kontrahenta jest bez znaczenia. Zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt 4 ustawy o CEIDG i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy do CEIDG wpisuje się datę zawieszenia i wznowienia wykonywania działalności gospodarczej. Natomiast art. 16 ust. 1 tej ustawy wprowadza domniemanie, że dane wpisane do CEIDG są prawdziwe. Jeżeli więc w dniu sprawdzenia kontrahent figuruje jako aktywny, nabywca może powoływać się na informację z rejestru.

W praktyce warto zapisać lub wydrukować potwierdzenie sprawdzenia CEIDG przy rozpoczęciu współpracy oraz ponawiać weryfikację okresowo, zwłaszcza przy stałych umowach B2B. Nie musi to oznaczać kontroli przy każdej fakturze, ale pomaga wykazać należytą staranność, gdyby później urząd skarbowy albo ZUS pytał o okoliczności współpracy.

Co wolno przedsiębiorcy w okresie zawieszenia działalności?

Zasadą jest zakaz bieżącego prowadzenia firmy. Art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców stanowi, że w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Jednocześnie art. 25 ust. 2 ustawy – Prawo przedsiębiorców przewiduje czynności dopuszczalne w okresie zawieszenia. Przedsiębiorca może między innymi wykonywać czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przyjmować należności powstałe przed zawieszeniem, regulować zobowiązania powstałe przed zawieszeniem, zbywać własne środki trwałe i wyposażenie, uczestniczyć w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością wykonywaną przed zawieszeniem, wykonywać obowiązki nakazane przepisami prawa oraz osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem.

To rozróżnienie jest kluczowe. Faktura wystawiona w okresie zawieszenia nie zawsze oznacza naruszenie prawa. Może dokumentować usługę wykonaną przed zawieszeniem albo należność powstałą wcześniej. Problem pojawia się wtedy, gdy kontrahent w czasie zawieszenia faktycznie dalej świadczy bieżące usługi i uzyskuje z tego nowe przychody.

Faktura od zawieszonego kontrahenta a koszt podatkowy

Dla nabywcy najważniejsze są trzy pytania: czy usługa została rzeczywiście wykonana, czy wydatek ma związek z jego działalnością oraz czy dokumentacja jest rzetelna. Jeżeli nabywcą jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, podstawą rozliczenia kosztu jest art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten pozwala zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Jeżeli nabywcą jest spółka będąca podatnikiem CIT, odpowiednikiem jest art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. Również tutaj decyduje związek wydatku z przychodem albo źródłem przychodów oraz brak wyłączenia z kosztów.

Sam fakt, że wystawca faktury miał zawieszoną działalność, nie przekreśla automatycznie prawa do kosztu po stronie nabywcy. Urząd może jednak badać, czy faktura dokumentuje realną usługę. Jeżeli usługi nie było, dokument jest pusty albo nierzetelny i nie powinien być podstawą rozliczenia kosztów. Jeżeli usługa była rzeczywista, warto posiadać dowody: umowę, zamówienie, raport prac, protokół odbioru, korespondencję, potwierdzenie przelewu i ewentualny zrzut statusu kontrahenta z CEIDG z daty rozpoczęcia współpracy.

A co z VAT, gdy nabywca nie jest czynnym podatnikiem VAT?

Jeżeli nabywca nie jest czynnym podatnikiem VAT i nie odlicza podatku naliczonego, odpada typowe ryzyko zakwestionowania odliczenia VAT. U czynnych podatników VAT znaczenie ma między innymi art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zgodnie z którym faktury stwierdzające czynności, które nie zostały dokonane, nie dają prawa do odliczenia podatku. Przy braku odliczenia VAT spór koncentruje się zwykle na kosztach podatkowych oraz rzeczywistym charakterze współpracy.

Jeżeli kontrahent wystawia fakturę bez VAT, nadal trzeba ocenić, czy dokument potwierdza rzeczywistą transakcję. Faktura nie leczy naruszenia polegającego na prowadzeniu działalności w czasie zawieszenia, ale odpowiedzialność za samo naruszenie zasad zawieszenia zasadniczo obciąża przedsiębiorcę, który działalność zawiesił i mimo to ją wykonuje.

Czy nabywca może odpowiadać za składki ZUS kontrahenta?

Co do zasady nabywca usługi nie płaci składek ZUS za przedsiębiorcę, z którym współpracuje w modelu B2B. Osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą podlega ubezpieczeniom społecznym na zasadach z art. 6 ust. 1 pkt 5 oraz art. 13 pkt 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. W okresie prawidłowego zawieszenia działalności przedsiębiorca nie opłaca składek z działalności, ale jeżeli faktycznie prowadzi firmę mimo zawieszenia, ZUS może kwestionować zawieszenie przede wszystkim wobec tej osoby.

Ryzyko po stronie nabywcy może jednak powstać w innym scenariuszu. Jeżeli w rzeczywistości nie była to współpraca dwóch przedsiębiorców, lecz umowa-zlecenie albo umowa o świadczenie usług wykonywana przez osobę fizyczną poza działalnością gospodarczą, wtedy mogą pojawić się obowiązki płatnika. Art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych obejmuje zleceniobiorców obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi, a art. 46 ust. 1 tej ustawy nakłada na płatnika składek obowiązek obliczania, rozliczania i opłacania składek. W podatku dochodowym art. 13 pkt 8 oraz art. 41 ust. 1 ustawy o PIT mogą powodować obowiązki płatnika zaliczek przy umowach cywilnoprawnych wykonywanych osobiście.

Dlatego jeśli dowiesz się, że kontrahent zawiesił działalność, nie warto ignorować tej informacji. Najbezpieczniej wstrzymać nowe zlecenia, poprosić o wyjaśnienie, ustalić, czy faktura dotyczy usługi wykonanej przed zawieszeniem, a w razie kontynuacji współpracy zażądać wznowienia działalności albo zawrzeć właściwą umowę cywilnoprawną i rozliczać ją zgodnie z przepisami o PIT i ZUS.

Kiedy faktura od kontrahenta z zawieszoną działalnością jest szczególnie ryzykowna?

Największe ryzyko występuje, gdy nabywca wie, że działalność kontrahenta jest zawieszona, a mimo to nadal zleca mu bieżące usługi i przyjmuje faktury tak, jakby nic się nie zmieniło. Wtedy trudniej powoływać się na dobrą wiarę. Znaczenie ma także skala współpracy, powtarzalność świadczeń, brak dowodów wykonania usługi oraz to, czy umowa faktycznie przypomina zatrudnienie.

Art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy definiuje stosunek pracy jako wykonywanie pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, za wynagrodzeniem. Art. 22 § 1¹ Kodeksu pracy stanowi, że zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę umowy. Art. 22 § 1² Kodeksu pracy zakazuje zastępowania umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy właściwych dla stosunku pracy.

Jeżeli więc B2B jest tylko nazwą, a kontrahent wykonuje pracę jak pracownik, problem zawieszenia działalności może być dodatkowym argumentem dla ZUS lub Państwowej Inspekcji Pracy przy ocenie rzeczywistego charakteru relacji.

Odpowiedzialność kontrahenta, który działa mimo zawieszenia

Jeżeli przedsiębiorca świadczy bieżące usługi w okresie zawieszenia, narusza art. 25 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców. Może to mieć dla niego skutki podatkowe, ubezpieczeniowe i ewidencyjne. ZUS może badać, czy faktycznie doszło do prowadzenia działalności w okresie, za który przedsiębiorca nie opłacał składek. Podstawą oceny obowiązku ubezpieczeniowego są art. 6 ust. 1 pkt 5 i art. 13 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

W zależności od okoliczności mogą wchodzić w grę także przepisy sankcyjne. Art. 60¹ § 1 ustawy z dnia 20 maja 1971 r. – Kodeks wykroczeń przewiduje odpowiedzialność za wykonywanie działalności gospodarczej bez wymaganego zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wpisu do rejestru działalności regulowanej, koncesji albo zezwolenia. Natomiast art. 60¹ § 2 Kodeksu wykroczeń dotyczy niedopełnienia obowiązku zgłaszania do ewidencji działalności gospodarczej zmian danych objętych wpisem.

Jeżeli faktura jest nierzetelna, znaczenie może mieć art. 62 § 2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy, który penalizuje wystawienie faktury w sposób nierzetelny albo posługiwanie się takim dokumentem. W poważniejszych przypadkach, gdy faktura poświadcza nieprawdę co do okoliczności mogących mieć znaczenie dla należności publicznoprawnych, może znaleźć zastosowanie art. 271a § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny.

Nie należy jednak automatycznie zakładać, że każda faktura wystawiona w czasie zawieszenia jest przestępstwem albo wykroczeniem. Decyduje rzeczywisty przebieg zdarzeń: kiedy wykonano usługę, czego dotyczy faktura, czy była podstawa do jej wystawienia i czy strony znały status działalności.

Jak zabezpieczyć się przy stałej współpracy B2B?

Najlepszym rozwiązaniem jest połączenie rozsądnej weryfikacji z dobrą dokumentacją. Przy stałej współpracy warto wprowadzić do umowy obowiązek niezwłocznego informowania o zawieszeniu, wznowieniu lub zakończeniu działalności gospodarczej. Można też zastrzec, że kontrahent składa oświadczenie, iż wykonuje usługi jako przedsiębiorca, posiada aktywny wpis w CEIDG i samodzielnie rozlicza podatki oraz składki.

Praktycznie warto stosować następujące zasady:

• sprawdzić CEIDG przy rozpoczęciu współpracy i zachować potwierdzenie,
• ponawiać weryfikację okresowo, np. raz na kilka miesięcy albo przy większych płatnościach,
• wymagać raportów, protokołów odbioru lub innych dowodów wykonania usług,
• płacić przelewem na rachunek wskazany przez kontrahenta,
• po uzyskaniu informacji o zawieszeniu wyjaśnić, czy faktura dotyczy usługi wykonanej przed zawieszeniem,
• nie zlecać nowych prac w modelu B2B, dopóki kontrahent nie wznowi działalności.

Jeżeli współpraca dotyczy wielu wykonawców i stałych miesięcznych rozliczeń, warto stworzyć prostą procedurę weryfikacji. Nie musi być nadmiernie rozbudowana, ale powinna pokazywać, że firma nie ignoruje oczywistych ryzyk.

FAQ

Czy muszę sprawdzać CEIDG przed zapłatą każdej faktury?

Nie ma ogólnego przepisu nakazującego sprawdzanie CEIDG przed każdą płatnością. Warto jednak sprawdzić kontrahenta przy rozpoczęciu współpracy i okresowo przy stałych rozliczeniach, ponieważ art. 16 ust. 1 ustawy o CEIDG i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy wiąże z wpisem domniemanie prawdziwości danych.

Czy faktura wystawiona w okresie zawieszenia zawsze jest nieważna?

Nie. Faktura może dotyczyć usługi wykonanej przed zawieszeniem albo należności powstałej przed zawieszeniem, a art. 25 ust. 2 ustawy – Prawo przedsiębiorców pozwala przyjmować należności powstałe przed zawieszeniem. Trzeba ustalić, kiedy faktycznie wykonano usługę.

Czy mogę wrzucić w koszty fakturę od zawieszonego kontrahenta?

Możesz, jeżeli wydatek spełnia warunki z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT albo art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, czyli jest związany z przychodem albo zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów, a usługa była rzeczywiście wykonana. Kluczowa jest dokumentacja.

Czy ZUS może naliczyć mi składki za kontrahenta B2B?

Nie automatycznie. Składki z działalności gospodarczej obciążają przedsiębiorcę. Ryzyko dla nabywcy powstaje wtedy, gdy relacja faktycznie nie była B2B, lecz umową-zleceniem albo stosunkiem pracy. Wtedy znaczenie mają art. 6 ust. 1 pkt 4, art. 46 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz art. 22 Kodeksu pracy.

Co zrobić, gdy dowiem się, że kontrahent zawiesił działalność?

Poproś o wyjaśnienie, od kiedy działalność jest zawieszona i czy faktura dotyczy usługi wykonanej przed zawieszeniem. Do czasu wyjaśnienia nie zlecaj nowych prac w modelu B2B. Jeżeli współpraca ma być kontynuowana, kontrahent powinien wznowić działalność albo strony powinny prawidłowo uregulować relację poza B2B.

Podsumowanie

Opłacenie faktury od kontrahenta, który zawiesił działalność i nie poinformował o tym nabywcy, nie powoduje samo przez się odpowiedzialności nabywcy za jego ZUS ani automatycznej utraty kosztu podatkowego. Warunkiem bezpieczeństwa jest realne wykonanie usługi, związek wydatku z działalnością nabywcy oraz zachowanie dokumentów potwierdzających przebieg współpracy.

Największe ryzyko pojawia się po uzyskaniu wiedzy o zawieszeniu. Od tego momentu dalsze zlecanie bieżących usług i przyjmowanie faktur bez wyjaśnień może być trudne do obrony. W takiej sytuacji warto przeanalizować umowę, dokumenty i faktyczny sposób współpracy, zanim zostaną wykonane kolejne płatności.

Źródła

• Art. 5 ust. 2 pkt 4, art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy.
• Art. 25 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców.
• Art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.
• Art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
• Art. 6 ust. 1 pkt 4 i pkt 5, art. 13 pkt 4, art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
• Art. 13 pkt 8 i art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Art. 22 § 1, § 1¹ i § 1² ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
• Art. 60¹ § 1 i § 2 ustawy z dnia 20 maja 1971 r. – Kodeks wykroczeń.
• Art. 62 § 2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy.
• Art. 271a § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny.