Usługi programistyczne dla klienta z USA a VAT i PIT

Czy trzeba rozszerzać działalność gospodarczą przed współpracą z klientem z USA?

Samo pozyskanie kontrahenta z USA nie powoduje obowiązku rozszerzenia działalności gospodarczej. Znaczenie ma nie kraj nabywcy, lecz faktyczny rodzaj wykonywanych usług. Jeżeli nadal świadczy Pan usługi programistyczne lub informatyczne objęte dotychczasowym wpisem, zmiana w CEIDG nie jest potrzebna.

Przedmiot wykonywanej działalności gospodarczej według kodów PKD jest elementem wpisu do CEIDG na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy. Jeżeli zakres usług realnie się zmieni i obecne PKD nie obejmuje nowych czynności, należy złożyć wniosek o zmianę wpisu w CEIDG na zasadach określonych w art. 15 ust. 1 tej ustawy.

W praktyce przy usługach programistycznych najczęściej stosowane są kody z działu 62 PKD, np. działalność związana z oprogramowaniem. Warto sprawdzić, czy wpis obejmuje rzeczywiście wykonywane czynności, zwłaszcza gdy oprócz programowania pojawią się np. doradztwo IT, administracja systemami, hosting albo sprzedaż licencji.

VAT przy usługach programistycznych dla firmy z USA

Jeżeli nabywcą usługi jest podatnik, czyli podmiot prowadzący działalność gospodarczą, miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym usługobiorca posiada siedzibę działalności gospodarczej. Wynika to z art. 28b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Przy kliencie biznesowym z USA oznacza to, że miejscem opodatkowania jest USA, a usługa nie podlega opodatkowaniu polskim VAT.

Jeżeli usługa jest świadczona dla stałego miejsca prowadzenia działalności nabywcy innego niż jego siedziba, zastosowanie może mieć art. 28b ust. 2 ustawy o VAT. Dlatego w umowie i dokumentach warto ustalić, czy kontrahent działa przez siedzibę w USA, czy np. przez oddział lub stałe miejsce prowadzenia działalności w innym państwie.

Na fakturze nie wykazuje się polskiej stawki VAT 23% ani stawki 0%. Najczęściej stosuje się oznaczenie „NP” albo opis „usługa nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce”. Jeżeli nabywca jest zobowiązany do rozliczenia podatku w swoim kraju, można dodać adnotację „reverse charge”, zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT, który przewiduje oznaczenie „odwrotne obciążenie” przy fakturach, w których obowiązek rozliczenia podatku spoczywa na nabywcy.

Inaczej może być, jeżeli klient z USA jest osobą prywatną, a nie przedsiębiorcą. Wtedy nie stosuje się automatycznie art. 28b ust. 1 ustawy o VAT. Trzeba ustalić, czy zastosowanie ma zasada ogólna z art. 28c ust. 1 ustawy o VAT, czy szczególne zasady dotyczące usług niematerialnych lub elektronicznych, w tym art. 28k albo art. 28l ustawy o VAT. Przy usługach dla konsumenta kwalifikacja zależy od konkretnego modelu świadczenia, stopnia automatyzacji usługi i charakteru umowy.

Faktura dla kontrahenta z USA

Obowiązek wystawienia faktury dla sprzedaży na rzecz innego podatnika wynika z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Przepisy o fakturowaniu stosuje się również do określonych czynności, których miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego, jeżeli fakturę wystawia podatnik mający siedzibę w Polsce. Podstawą jest art. 106a pkt 2 lit. a ustawy o VAT.

Faktura może być wystawiona w walucie obcej, np. w USD. Ustawa o VAT nie nakazuje, aby faktura dla zagranicznego kontrahenta była sporządzona wyłącznie po polsku. W praktyce bezpieczne jest wystawienie faktury dwujęzycznej: po polsku i po angielsku. W razie kontroli organ podatkowy może żądać przedstawienia tłumaczenia dokumentów sporządzonych w języku obcym, co wynika z obowiązków kontrolowanego określonych w art. 287 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.

Elementy faktury określa art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Przy usługach dla firmy z USA na fakturze warto ująć co najmniej: datę wystawienia, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, nazwę usługi, datę wykonania usługi lub okres rozliczeniowy, kwotę netto w walucie, informację o braku polskiego VAT oraz podstawę prawną, np. „art. 28b ust. 1 ustawy o VAT”.

Jeżeli przedsiębiorca jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, należy uwzględnić art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT oraz wyłączenia przewidziane w art. 106ga ust. 2 tej ustawy. Przy kliencie zagranicznym trzeba dodatkowo przekazać mu fakturę w uzgodnionej formie, ponieważ kontrahent z USA zwykle nie korzysta bezpośrednio z polskiego KSeF.

Jeżeli chcesz porównać zasady dokumentowania sprzedaży zagranicznej, zobacz także omówienie zagadnienia: faktura na rzecz klienta spoza UE.

Jak ująć przychód w KPiR i PIT?

Przychód z działalności gospodarczej powstaje zasadniczo w dniu wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego albo wykonania usługi, nie później niż w dniu wystawienia faktury albo uregulowania należności. Tak wynika z art. 14 ust. 1c ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przy usługach rozliczanych okresowo należy dodatkowo sprawdzić art. 14 ust. 1e ustawy o PIT.

Jeżeli faktura jest wystawiona w USD, przychód do celów PIT przelicza się na złote według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. Podstawą jest art. 11a ust. 1 ustawy o PIT. Tak ustaloną wartość ujmuje się w KPiR jako przychód ze sprzedaży, co do zasady w kolumnie 7.

Podstawą zapisu w KPiR jest dowód księgowy spełniający wymogi rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z § 11 ust. 3 tego rozporządzenia dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim, a jego treść musi być pełna i zrozumiała; jeżeli dokument jest w walucie obcej, podatnik powinien posiadać przeliczenie na złote. Wymóg dotyczący dokumentacji księgowej nie oznacza jednak automatycznie, że każda umowa z zagranicznym kontrahentem musi być po polsku; zobacz ważność umowy w języku obcym.

Różnice kursowe przy płatności przelewem lub przez PayPal

Jeżeli między dniem uzyskania przychodu a dniem zapłaty zmieni się kurs waluty, powstaną podatkowe różnice kursowe. Zasady ich ustalania określa art. 24c ustawy o PIT. Dodatnie różnice kursowe zwiększają przychody podatkowe na podstawie art. 24c ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT, a ujemne różnice kursowe zwiększają koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 24c ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT.

Jeżeli bank albo PayPal od razu przewalutuje USD na PLN, do ustalenia różnicy kursowej bierze się kurs faktycznie zastosowany. Jeżeli środki pozostaną w USD na rachunku walutowym lub saldzie PayPal i nie ma kursu faktycznie zastosowanego, stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wpływu. Wynika to z art. 24c ust. 4 ustawy o PIT.

W KPiR dodatnie różnice kursowe ujmuje się zwykle w kolumnie 8 jako pozostałe przychody, a ujemne w kolumnie 13 jako pozostałe wydatki. Dokumentem pomocniczym może być wyciąg bankowy, potwierdzenie transakcji z PayPal, zestawienie wpływów oraz własny dowód księgowy pokazujący sposób obliczenia różnicy kursowej.

Trzeba też odróżnić różnice kursowe od należności od różnic kursowych od własnych środków pieniężnych. Jeżeli przedsiębiorca przechowuje USD na rachunku lub w portfelu elektronicznym, a potem wymienia walutę, płaci nią zobowiązanie albo przenosi środki między rachunkami, mogą powstać dodatkowe różnice kursowe na podstawie art. 24c ust. 2 pkt 3 oraz art. 24c ust. 3 pkt 3 ustawy o PIT.

Przy rozliczeniach przez platformy płatnicze pomocne może być szersze omówienie tematu: portfele elektroniczne - PayPal.

Jak wykazać usługę w JPK_V7 i czy składa się VAT-UE?

Usługę programistyczną dla firmy z USA, której miejscem świadczenia jest terytorium USA na podstawie art. 28b ust. 1 ustawy o VAT, wykazuje się w JPK_V7 jako świadczenie usług poza terytorium kraju. W części deklaracyjnej JPK_V7 odpowiada temu pole dotyczące dostawy towarów oraz świadczenia usług poza terytorium kraju, czyli P_11.

Nie wykazuje się takiej sprzedaży w informacji VAT-UE. Obowiązek składania informacji podsumowujących wynika z art. 100 ust. 1 ustawy o VAT i obejmuje m.in. określone usługi świadczone na rzecz podatników podatku od wartości dodanej z innych państw członkowskich UE. Kontrahent z USA nie jest podatnikiem VAT UE w rozumieniu tego przepisu.

Jeżeli przedsiębiorca porównuje sprzedaż do USA ze sprzedażą do klientów unijnych, powinien pamiętać, że transakcje unijne mogą wymagać dodatkowych oznaczeń i raportowania. Zobacz także: sprzedaż eBay do UE.

Prawo do odliczenia VAT od zakupów związanych z usługami dla USA

Brak polskiego VAT na fakturze sprzedaży nie oznacza automatycznie utraty prawa do odliczenia VAT od zakupów związanych z tą działalnością. Zgodnie z art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT podatnik może odliczyć VAT naliczony od zakupów dotyczących czynności wykonywanych poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności były wykonywane w Polsce, oraz podatnik posiada dokumenty potwierdzające związek zakupów z tymi czynnościami.

W praktyce dotyczy to np. zakupu sprzętu komputerowego, oprogramowania, hostingu, usług księgowych czy narzędzi developerskich, o ile mają związek z opodatkowaną działalnością gospodarczą i nie zachodzą ograniczenia z art. 88 ustawy o VAT.

FAQ

Źródła

• art. 28b ust. 1 i 2, art. 28c ust. 1, art. 28k, art. 28l, art. 31a ust. 1, art. 86 ust. 8 pkt 1, art. 88, art. 100 ust. 1, art. 106a pkt 2 lit. a, art. 106b ust. 1 pkt 1, art. 106e ust. 1, art. 106e ust. 1 pkt 18, art. 106ga ust. 1 i 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
• art. 11a ust. 1, art. 14 ust. 1c i 1e, art. 24c ust. 2 pkt 1 i 3, art. 24c ust. 3 pkt 1 i 3, art. 24c ust. 4 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• § 11 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
• art. 5 ust. 1 pkt 8 i art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy,
• art. 287 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.