Zawieszenie działalności i praca za granicą

Czy można po latach poprawić adres w CEIDG?

Tak. Jeżeli po wyjeździe za granicę nie zaktualizowano danych działalności gospodarczej, wpis w CEIDG należy uporządkować jak najszybciej. W praktyce przedsiębiorca składa wniosek o zmianę wpisu w CEIDG i podaje aktualne dane, w tym adres do doręczeń oraz inne dane wymagane dla wpisu. Jeżeli zmiana nastąpiła wcześniej, należy wskazać prawidłową datę zmiany, zgodną ze stanem faktycznym.

Obowiązek aktualizacji danych podatnika wynika z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Przepis ten zobowiązuje podatników do aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym, co do zasady w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. W przypadku osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą formularzem właściwym do takiej aktualizacji jest wniosek CEIDG, ponieważ art. 5 ust. 5a tej samej ustawy odsyła w tym zakresie do wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Dodatkowo art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy przewiduje obowiązek złożenia wniosku o zmianę wpisu w CEIDG w terminie 7 dni od dnia zmiany danych objętych wpisem. Jeżeli więc przedsiębiorca zmienił miejsce zamieszkania lub adres do doręczeń i nie zgłosił tego w terminie, powinien złożyć aktualizację niezwłocznie.

Zawieszona działalność nadal istnieje

Zawieszenie działalności gospodarczej nie jest tym samym co jej likwidacja. Przedsiębiorca pozostaje wpisany do CEIDG, a zawieszenie oznacza jedynie czasowe wstrzymanie wykonywania działalności gospodarczej. Zasady zawieszenia wynikają z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców. Zgodnie z tym przepisem przedsiębiorca niezatrudniający pracowników może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na zasadach określonych w ustawie.

W okresie zawieszenia obowiązuje istotne ograniczenie: zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Ten sam art. 25 ust. 2 dopuszcza jednak określone czynności, m.in. czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przyjmowanie należności powstałych przed zawieszeniem, regulowanie zobowiązań powstałych przed zawieszeniem, zbywanie własnych środków trwałych i wyposażenia, udział w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością oraz wykonywanie obowiązków nakazanych przepisami prawa.

Dlatego samo rozliczanie kosztów leasingu po zawieszeniu działalności nie musi automatycznie oznaczać nielegalnego prowadzenia firmy. Każdorazowo trzeba jednak sprawdzić, czy koszty dotyczyły zobowiązań powstałych przed zawieszeniem i czy nie towarzyszyło im faktyczne wykonywanie nowych usług lub sprzedaży. Dla podatku dochodowego znaczenie ma art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkami wskazanymi w art. 23 tej ustawy.

Spóźniona aktualizacja danych a odpowiedzialność karnoskarbowa

Jeżeli przedsiębiorca nie dokonał w terminie zgłoszenia aktualizacyjnego albo podał dane niezgodne ze stanem rzeczywistym, może powstać ryzyko odpowiedzialności na podstawie art. 81 § 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy. Przepis ten przewiduje karę grzywny za wykroczenie skarbowe za niedokonanie w terminie zgłoszenia identyfikacyjnego albo aktualizacji danych objętych tym zgłoszeniem, a także za podanie danych niezgodnych ze stanem rzeczywistym lub niepełnych.

W takiej sytuacji warto rozważyć złożenie czynnego żalu. Podstawę prawną stanowi art. 16 § 1 Kodeksu karnego skarbowego. Zgodnie z tym przepisem sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania i ujawnił istotne okoliczności czynu, nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, jeżeli spełnione są warunki z art. 16 Kodeksu karnego skarbowego. Czynny żal nie będzie skuteczny w szczególności wtedy, gdy organ miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu czynu albo rozpoczął czynności służbowe zmierzające do jego ujawnienia, co wynika z art. 16 § 5 Kodeksu karnego skarbowego.

Praktycznie najlepiej złożyć aktualizację CEIDG oraz osobne pismo do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W piśmie należy krótko opisać, kiedy nastąpiła zmiana adresu, dlaczego nie została zgłoszona w terminie oraz wskazać, że dane zostały już zaktualizowane w CEIDG albo że aktualizacja została złożona równocześnie.

Wyjazd za granicę a zgłoszenie pobytu poza Polską

Jeżeli osoba wyjechała z Polski na stałe albo na dłużej niż 6 miesięcy, trzeba odróżnić aktualizację danych przedsiębiorcy od obowiązków meldunkowych. Art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności przewiduje obowiązek zgłoszenia wyjazdu z kraju z zamiarem stałego pobytu poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Zgłoszenie takiego wyjazdu skutkuje wymeldowaniem z miejsca pobytu stałego i czasowego.

Jeżeli wyjazd nastąpił bez zamiaru stałego pobytu, ale na okres dłuższy niż 6 miesięcy, art. 36 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności nakłada obowiązek zgłoszenia wyjazdu oraz późniejszego powrotu. Takiego zgłoszenia dokonuje się w organie gminy, a w wielu przypadkach można to zrobić elektronicznie przez usługi administracji publicznej. Nie zastępuje to jednak aktualizacji CEIDG ani zgłoszeń podatkowych.

Rezydencja podatkowa po wyjeździe do Islandii

To, czy po wyjeździe do Islandii dana osoba pozostaje polskim rezydentem podatkowym, zależy od konkretnego stanu faktycznego. Nie decyduje o tym samo zameldowanie ani sam wpis w CEIDG. Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osoby mające miejsce zamieszkania na terytorium Polski podlegają w Polsce obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów. Art. 3 ust. 1a tej ustawy wskazuje, że za osobę mającą miejsce zamieszkania w Polsce uważa się osobę, która posiada w Polsce ośrodek interesów osobistych lub gospodarczych, czyli centrum interesów życiowych, albo przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Jeżeli natomiast osoba nie ma miejsca zamieszkania w Polsce w rozumieniu art. 3 ust. 1a ustawy o PIT, podlega w Polsce jedynie ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Wynika to z art. 3 ust. 2a ustawy o PIT. Oznacza to obowiązek rozliczenia w Polsce tylko dochodów osiąganych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Przykładowe kategorie takich dochodów wymienia art. 3 ust. 2b ustawy o PIT, w tym dochody z działalności gospodarczej prowadzonej na terytorium Polski, dochody z pracy wykonywanej w Polsce, dochody z nieruchomości położonych w Polsce oraz należności wypłacane przez polskie podmioty w przypadkach wskazanych w tym przepisie.

W relacji z Islandią trzeba dodatkowo stosować art. 4a ustawy o PIT, zgodnie z którym przepisy art. 3 ust. 1, 1a, 2a i 2b stosuje się z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Właściwa jest Konwencja między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Islandii w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku, sporządzona w Reykjaviku dnia 19 czerwca 1998 r. Jej art. 4 reguluje pojęcie osoby mającej miejsce zamieszkania lub siedzibę w umawiającym się państwie, a w razie konfliktu rezydencji wskazuje reguły rozstrzygające.

Dla osoby pracującej w Islandii istotny może być także art. 15 tej Konwencji, dotyczący pracy najemnej. Jeżeli natomiast w Polsce nadal funkcjonuje działalność gospodarcza lub wolny zawód, znaczenie mogą mieć art. 7 Konwencji, dotyczący zysków przedsiębiorstw, oraz art. 14 Konwencji, dotyczący wolnych zawodów i innej działalności o samodzielnym charakterze. Ocena zależy od tego, czy w Polsce istnieje zakład, stała placówka albo faktycznie wykonywane są czynności gospodarcze.

Ubezpieczenia społeczne i praca za granicą

Islandia należy do Europejskiego Obszaru Gospodarczego, dlatego przy ustalaniu ustawodawstwa właściwego w zakresie ubezpieczeń społecznych stosuje się mechanizmy koordynacji zabezpieczenia społecznego. Zgodnie z art. 11 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 osoby, do których stosuje się to rozporządzenie, podlegają ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego. Jeżeli praca jest wykonywana w jednym państwie, co do zasady właściwe jest ustawodawstwo państwa wykonywania pracy, co wynika z art. 11 ust. 3 lit. a tego rozporządzenia.

Jeżeli jednak osoba równolegle wykonuje pracę lub działalność w więcej niż jednym państwie, znaczenie ma art. 13 rozporządzenia nr 883/2004. W takich sytuacjach konieczne może być uzyskanie zaświadczenia A1 potwierdzającego właściwe ustawodawstwo. Podstawę wydania takiego dokumentu przewiduje art. 19 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009. Jeżeli polska działalność jest tylko zawieszona i w Polsce nie są wykonywane czynności gospodarcze, sytuacja zwykle wygląda inaczej niż przy aktywnej działalności prowadzonej równolegle z pracą za granicą.

Jak praktycznie wyprostować sytuację?

Najbezpieczniej działać w kilku krokach. Po pierwsze, należy zalogować się do CEIDG i złożyć wniosek o zmianę wpisu, podając aktualne dane oraz właściwą datę zmiany. Po drugie, warto sprawdzić, czy urząd skarbowy ma prawidłowy adres do doręczeń i czy nie kierował korespondencji na stary adres. Po trzecie, jeżeli zmiana była spóźniona, należy rozważyć czynny żal do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Po czwarte, trzeba ocenić rezydencję podatkową za poszczególne lata, a nie tylko za rok bieżący.

Jeżeli w okresie zawieszenia rozliczano koszty leasingu, warto zachować umowę leasingu, harmonogram rat, dowody zapłaty i dokumenty księgowe. Trzeba też ustalić, czy w tym czasie wystawiano faktury, wykonywano usługi, zawierano nowe umowy albo uzyskiwano bieżące przychody z działalności. Od tych okoliczności zależy ocena podatkowa oraz ewentualne ryzyko naruszenia art. 25 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców.

FAQ

Czy po wyjeździe za granicę muszę zamknąć działalność w Polsce?

Nie zawsze. Można mieć działalność zawieszoną, aktywną albo wykreśloną. Jeżeli działalność pozostaje w CEIDG, trzeba jednak aktualizować dane i przestrzegać ograniczeń z art. 25 ustawy Prawo przedsiębiorców. Decyzja o zamknięciu firmy zależy od tego, czy działalność będzie jeszcze potrzebna i czy istnieją zobowiązania, np. leasing, umowy z kontrahentami lub majątek firmowy.

Czy formularz ZAP-3 jest właściwy dla przedsiębiorcy?

Co do zasady nie. Dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą aktualizacja danych identyfikacyjnych następuje przez wniosek CEIDG, co wynika z art. 5 ust. 5a ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. ZAP-3 dotyczy zasadniczo osób, dla których identyfikatorem podatkowym jest PESEL i które nie aktualizują danych przez CEIDG.

Czy urząd może ukarać za niezgłoszenie zmiany adresu po terminie?

Tak, istnieje takie ryzyko. Art. 81 § 1 Kodeksu karnego skarbowego przewiduje grzywnę za wykroczenie skarbowe za niedokonanie w terminie aktualizacji danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym. Jeżeli organ jeszcze nie ujawnił naruszenia, warto rozważyć czynny żal na podstawie art. 16 § 1 Kodeksu karnego skarbowego.

Czy zameldowanie w Polsce oznacza polską rezydencję podatkową?

Nie przesądza o tym samo zameldowanie. Rezydencję podatkową ustala się według art. 3 ust. 1a ustawy o PIT, czyli przez centrum interesów osobistych lub gospodarczych albo pobyt w Polsce dłuższy niż 183 dni w roku podatkowym. Przy Islandii trzeba dodatkowo uwzględnić art. 4 Konwencji polsko-islandzkiej o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Czy trzeba zgłosić w Polsce wyjazd za granicę?

Jeżeli wyjazd jest stały, obowiązek zgłoszenia wynika z art. 36 ust. 1 ustawy o ewidencji ludności. Jeżeli wyjazd jest czasowy, ale trwa dłużej niż 6 miesięcy, obowiązek zgłoszenia wyjazdu i późniejszego powrotu wynika z art. 36 ust. 2 tej ustawy. To zgłoszenie nie zastępuje aktualizacji CEIDG.

Źródła

• Art. 5 ust. 5a oraz art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.
• Art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy.
• Art. 22 ust. 1 oraz art. 25 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców.
• Art. 16 § 1 i § 5 oraz art. 81 § 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy.
• Art. 3 ust. 1, 1a, 2a, 2b, art. 4a oraz art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Art. 36 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności.
• Art. 4, art. 7, art. 14 i art. 15 Konwencji między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Islandii w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku, sporządzonej w Reykjaviku dnia 19 czerwca 1998 r.
• Art. 11 ust. 1, art. 11 ust. 3 lit. a oraz art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004.
• Art. 19 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009.