Jak wyegzekwować zasądzony zwrot kosztów procesu?

Zwrot kosztów procesu a zwrot opłaty z sądu

Na początku trzeba rozróżnić dwie sytuacje, które w praktyce są często mylone. Pierwsza to zasądzenie kosztów procesu od strony przegrywającej na rzecz strony wygrywającej. W takim przypadku dłużnikiem jest przeciwnik procesowy i po spełnieniu warunków formalnych można skierować sprawę do egzekucji komorniczej.

Druga sytuacja to zwrot określonej kwoty przez sąd, na przykład niewykorzystanej zaliczki na biegłego, nadpłaconej opłaty albo części opłaty po cofnięciu pozwu. Wtedy zwykle nie chodzi o egzekwowanie pieniędzy od przeciwnika, lecz o wykonanie zarządzenia lub postanowienia przez sąd. W takiej sprawie należy skontaktować się z sekretariatem albo oddziałem finansowym sądu i podać aktualny numer rachunku bankowego.

Jeżeli w orzeczeniu zapisano, że pozwany ma zapłacić powodowi określoną kwotę tytułem zwrotu kosztów procesu, jest to należność pieniężna od przeciwnika. Jeżeli natomiast sąd zarządził zwrot opłaty sądowej ze Skarbu Państwa, tryb działania jest inny.

Podstawa zasądzenia kosztów procesu

Zgodnie z art. 98 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego strona przegrywająca sprawę ma obowiązek zwrócić przeciwnikowi, na jego żądanie, koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony. Jest to tzw. zasada odpowiedzialności za wynik procesu.

Do kosztów procesu mogą należeć między innymi opłaty sądowe, wydatki sądowe, wynagrodzenie pełnomocnika w granicach stawek przewidzianych w przepisach, koszty stawiennictwa strony, a w określonych sytuacjach także koszty dojazdu lub utraconego zarobku. Zakres zwrotu zależy od rodzaju sprawy, wyniku procesu, treści wniosków stron oraz rozstrzygnięcia sądu.

Warto pamiętać, że koszty procesu to pojęcie szersze niż same koszty sądowe. W praktyce rozliczenie może obejmować także koszty zastępstwa procesowego, opłatę skarbową od pełnomocnictwa albo wydatki poniesione w toku sprawy.

Jak wyegzekwować zasądzone koszty procesu?

Jeżeli przeciwnik nie zapłacił dobrowolnie, co do zasady trzeba uzyskać tytuł wykonawczy. Tytułem egzekucyjnym jest samo prawomocne orzeczenie sądu, ale do skierowania sprawy do komornika potrzebna jest jeszcze klauzula wykonalności.

W praktyce należy złożyć do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności orzeczeniu w zakresie zasądzonych kosztów procesu. Wniosek składa się zasadniczo do sądu pierwszej instancji, w którym sprawa się toczyła lub toczy. Przepisy przewidują, że wniosek o nadanie klauzuli wykonalności sąd rozpoznaje niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia jego złożenia, choć w praktyce czas oczekiwania może zależeć od obciążenia sądu.

Po otrzymaniu tytułu wykonawczego można złożyć wniosek egzekucyjny do komornika. We wniosku trzeba wskazać dłużnika, wierzyciela, kwotę kosztów, ewentualne odsetki wynikające z tytułu, a także sposoby egzekucji, na przykład z rachunku bankowego, wynagrodzenia za pracę, wierzytelności albo ruchomości. Im więcej danych identyfikujących dłużnika wskażesz, tym łatwiej będzie prowadzić egzekucję.

Nie trzeba wytaczać nowego powództwa wyłącznie o zwrot kosztów, jeżeli koszty zostały już prawomocnie zasądzone. Nowa sprawa byłaby potrzebna tylko wtedy, gdy dana należność nie została objęta orzeczeniem albo powstał odrębny spór, którego sąd wcześniej nie rozstrzygnął.

Czy po 3 latach można jeszcze odzyskać zasądzone koszty?

W typowej sytuacji po 3 latach nadal można egzekwować zasądzony zwrot kosztów procesu. Roszczenie stwierdzone prawomocnym orzeczeniem sądu przedawnia się co do zasady z upływem 6 lat. Dla terminów wynoszących co najmniej 2 lata koniec terminu przedawnienia przypada zasadniczo na ostatni dzień roku kalendarzowego.

Trzeba jednak zachować ostrożność przy bardzo starych tytułach wykonawczych, zwłaszcza wydanych przed zmianą przepisów o przedawnieniu w 2018 r. W takich sprawach znaczenie mogą mieć przepisy przejściowe, wcześniejsze czynności egzekucyjne, przerwanie biegu przedawnienia oraz to, czy dłużnikiem jest konsument.

Jeżeli sąd lub komornik ma podstawy przyjąć, że roszczenie objęte tytułem uległo przedawnieniu, może to utrudnić nadanie klauzuli albo prowadzenie egzekucji. Dlatego przy kilkuletnim opóźnieniu warto ustalić datę uprawomocnienia się orzeczenia, daty wcześniejszych wniosków egzekucyjnych oraz ewentualne czynności przerywające bieg przedawnienia.

Odsetki od zasądzonych kosztów procesu

Aktualnie art. 98 § 1¹ Kodeksu postępowania cywilnego przewiduje, że od kwoty zasądzonej tytułem zwrotu kosztów procesu należą się odsetki ustawowe za opóźnienie w spełnieniu świadczenia pieniężnego. Co do zasady liczy się je od dnia uprawomocnienia się orzeczenia zasądzającego koszty do dnia zapłaty.

Jeżeli orzeczenie jest prawomocne już z chwilą wydania, odsetki należą się po upływie tygodnia od dnia ogłoszenia orzeczenia, a gdy takie orzeczenie podlega doręczeniu z urzędu, po upływie tygodnia od dnia doręczenia go zobowiązanemu. Obecnie sąd powinien orzekać o obowiązku zapłaty tych odsetek z urzędu.

Przy starszych sprawach nie wolno jednak automatycznie przyjmować, że odsetki od kosztów należą się na identycznych zasadach. Przepisy art. 98 § 1¹ i 1² K.p.c. wprowadzono nowelizacją obowiązującą od 7 listopada 2019 r., a przepis przejściowy przewidywał ich stosowanie do postępowań wszczętych po tej dacie. Dlatego w sprawach wszczętych wcześniej trzeba sprawdzić datę wszczęcia postępowania, datę orzeczenia i to, czy odsetki zostały objęte sentencją.

Praktycznie najważniejsze jest to, że komornik prowadzi egzekucję w granicach tytułu wykonawczego. Jeżeli w tytule nie wskazano odsetek od kosztów, egzekwowanie ich może wymagać odrębnej analizy lub działania procesowego, zamiast prostego dopisania odsetek we wniosku do komornika.

Co powinno znaleźć się we wniosku o klauzulę wykonalności?

Wniosek o nadanie klauzuli wykonalności powinien zawierać oznaczenie sądu, sygnaturę akt sprawy, dane stron, wskazanie orzeczenia, któremu ma zostać nadana klauzula, oraz zakres żądania. Jeżeli chodzi wyłącznie o punkt dotyczący kosztów procesu, warto wyraźnie napisać, że wniosek dotyczy zasądzonej kwoty kosztów wraz z należnymi odsetkami, o ile wynikają one z orzeczenia lub przepisów mających zastosowanie do danej sprawy.

Do wniosku zwykle nie trzeba szczegółowo uzasadniać, dlaczego dłużnik nie zapłacił. Wystarczy wykazać, że istnieje orzeczenie nadające się do wykonania i że chcesz otrzymać tytuł wykonawczy. Jeżeli sprawa jest nietypowa, na przykład dotyczy następstwa prawnego, zmiany wierzyciela albo dłużnika, konieczne mogą być dodatkowe dokumenty.

Wniosek do komornika o egzekucję kosztów procesu

Po uzyskaniu tytułu wykonawczego wierzyciel składa do komornika wniosek o wszczęcie egzekucji. We wniosku warto wskazać nie tylko kwotę główną zasądzonych kosztów, lecz także odsetki, koszty postępowania klauzulowego, koszty egzekucyjne oraz znane informacje o majątku dłużnika.

Dłużnik co do zasady zwraca wierzycielowi koszty niezbędne do celowego przeprowadzenia egzekucji. Koszty te są ustalane w postępowaniu egzekucyjnym i ściągane wraz z egzekwowanym świadczeniem. Nie oznacza to jednak, że każda czynność wierzyciela automatycznie obciąży dłużnika; koszty muszą być potrzebne i związane z egzekucją.

Najczęstsze pytania

Podsumowanie

Jeżeli sąd zasądził na Twoją rzecz zwrot kosztów procesu od strony przeciwnej, a dłużnik nie płaci, zasadniczą drogą jest uzyskanie klauzuli wykonalności i skierowanie wniosku do komornika. Po 3 latach egzekucja zazwyczaj nadal jest możliwa, ale przy starszych orzeczeniach trzeba sprawdzić termin przedawnienia oraz ewentualne wcześniejsze czynności przerywające jego bieg.

Największą zmianą w stosunku do starszych porad jest kwestia odsetek. Obecnie przepisy przewidują odsetki ustawowe za opóźnienie od zasądzonych kosztów procesu, ale ich egzekucja zależy od daty postępowania, przepisów przejściowych i treści tytułu wykonawczego.

Źródła

• Art. 98, art. 98¹, art. 770, art. 781¹, art. 782 i art. 782¹ Kodeksu postępowania cywilnego, tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. 2026 poz. 468: Kodeks postępowania cywilnego.
• Art. 117-125 Kodeksu cywilnego, tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. 2025 poz. 1071: Kodeks cywilny.
• Art. 9 ust. 6 ustawy z 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2019 poz. 1469: przepisy przejściowe dotyczące art. 98 § 1¹ i 1² K.p.c..

Stan prawny uwzględniony w artykule: 13 czerwca 2026 r.