Użyczenie mieszkania pod działalność gospodarczą a podatek

Użyczenie mieszkania na działalność gospodarczą

Umowa użyczenia została uregulowana w art. 710 Kodeksu cywilnego. Przez tę umowę użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony albo nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu rzeczy. W praktyce oznacza to, że właściciele mieszkania mogą pozwolić przedsiębiorcy korzystać z części lokalu jako adresu firmy, miejsca pracy biurowej albo miejsca przechowywania dokumentacji, bez pobierania czynszu.

Najważniejszą cechą użyczenia jest nieodpłatność. Jeżeli teściowie pobieraliby od przedsiębiorcy czynsz, wynagrodzenie albo stałą opłatę za sam fakt korzystania z lokalu, należałoby rozważać raczej najem, a nie użyczenie. Inaczej można potraktować zwrot faktycznych wydatków, na przykład prądu, internetu lub ogrzewania, o ile umowa wyraźnie wskazuje, że chodzi wyłącznie o rozliczenie realnych kosztów, a nie ukryty czynsz. Szerzej podobny problem omawia materiał o tym, jak traktować media przy użyczeniu.

Umowa użyczenia lokalu nie wymaga formy aktu notarialnego. Dla celów dowodowych i podatkowych najlepiej jednak zawrzeć ją na piśmie. W umowie warto opisać dokładnie, jaka część mieszkania jest udostępniana, do jakiej działalności może być używana, czy przedsiębiorca może wskazać adres w CEIDG oraz kto ponosi opłaty eksploatacyjne. Praktyczny wariant rodzinnego udostępnienia lokalu na potrzeby firmy opisujemy także w poradzie o umowie użyczenia lokalu między ojcem a synem.

Przychód z nieodpłatnego świadczenia u przedsiębiorcy

W podatku dochodowym od osób fizycznych trzeba zacząć od zasady ogólnej. Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o PIT przychodem z pozarolniczej działalności gospodarczej jest wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Jeżeli przedsiębiorca może korzystać z lokalu bez płacenia czynszu, co do zasady otrzymuje korzyść majątkową.

W przypadku udostępnienia lokalu lub budynku wartość takiego nieodpłatnego świadczenia ustala się według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby przy zawarciu umowy najmu tego lokalu lub budynku. Wynika to z art. 11 ust. 2a pkt 3 ustawy o PIT. Gdyby więc lokal został użyczony przez osobę obcą, przedsiębiorca zasadniczo musiałby rozpoznać przychód w wysokości rynkowego czynszu za używaną część lokalu.

Zwolnienie z PIT przy użyczeniu od teściów

W opisanej sytuacji kluczowe znaczenie ma art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o PIT. Przepis ten zwalnia z podatku wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu ustawy o podatku od spadków i darowizn.

Teściowie należą do I grupy podatkowej. Oznacza to, że nieodpłatne użyczenie części mieszkania przez teściów na potrzeby jednoosobowej działalności gospodarczej może korzystać ze zwolnienia z PIT. W praktyce przedsiębiorca nie powinien z tego tytułu płacić podatku dochodowego ani wykazywać przychodu z równowartości czynszu, o ile umowa rzeczywiście ma charakter nieodpłatny i nie jest ukrytą odpłatną umową.

Dla porównania inne skutki podatkowe mogą wystąpić wtedy, gdy strony decydują się na odpłatne udostępnienie lokalu lub powierzchni. Inaczej ocenia się więc użyczenie, a inaczej wynajem powierzchni żonie albo innemu członkowi rodziny, zwłaszcza gdy pojawia się czynsz i rozliczanie go w kosztach firmy.

Czy teściowie zapłacą PIT albo PCC?

Po stronie teściów nie powstaje przychód z PIT, jeżeli nie otrzymują czynszu ani innego wynagrodzenia. Samo nieodpłatne pozwolenie zięciowi albo synowej na korzystanie z części mieszkania nie daje właścicielom realnego przysporzenia majątkowego. Nie ma więc podstaw do opodatkowania ich podatkiem dochodowym z tytułu najmu.

Umowa użyczenia nie jest też wymieniona w zamkniętym katalogu czynności opodatkowanych podatkiem od czynności cywilnoprawnych. Z tego powodu samo zawarcie umowy użyczenia nie powoduje obowiązku zapłaty PCC ani składania deklaracji PCC-3.

Trzeba jednak uważać na konstrukcję umowy. Jeżeli dokument zostanie nazwany użyczeniem, ale w praktyce przedsiębiorca będzie płacił właścicielom stałe wynagrodzenie za korzystanie z lokalu, organ podatkowy może ocenić rzeczywistą treść umowy, a nie samą jej nazwę.

Podatek od nieruchomości przy działalności w mieszkaniu

PIT to nie jedyny podatek, który trzeba uwzględnić. Jeżeli część lokalu mieszkalnego zostanie faktycznie zajęta na prowadzenie działalności gospodarczej, właściciele powinni ocenić skutki w podatku od nieruchomości. Ustawa o podatkach i opłatach lokalnych przewiduje odrębne, zwykle wyższe stawki dla budynków lub ich części związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, w tym części budynków mieszkalnych zajętych na prowadzenie działalności.

Nie każda rejestracja adresu firmy w mieszkaniu automatycznie oznacza wyższą stawkę. Jeżeli przedsiębiorca tylko wskazuje adres do doręczeń, pracuje przy komputerze w pokoju, który nadal pełni funkcję mieszkalną, i nie wydziela lokalu wyłącznie na działalność, sytuacja może być oceniana inaczej niż w przypadku gabinetu, magazynu, pracowni, punktu obsługi klientów albo pomieszczenia trwale przeznaczonego na firmę.

Jeżeli jednak część mieszkania traci charakter mieszkalny i zostaje realnie zajęta na działalność, właściciel powinien rozważyć złożenie informacji do gminy. Co do zasady informację o zmianach mających wpływ na wysokość podatku od nieruchomości składa się w terminie 14 dni od powstania okoliczności powodujących zmianę opodatkowania.

Adres firmy w CEIDG i tytuł prawny do lokalu

Przedsiębiorca wpisujący adres do CEIDG powinien mieć tytuł prawny do nieruchomości. Tytułem takim może być własność, najem, dzierżawa, ale również umowa użyczenia. Nie trzeba co do zasady dołączać umowy do wniosku CEIDG, jednak warto ją posiadać na wypadek kontroli albo wezwania do wykazania prawa do posługiwania się adresem.

Jeżeli przedsiębiorca faktycznie nie prowadzi działalności w stałym miejscu, należy rozważyć prawidłowy sposób wypełnienia wpisu w CEIDG, zwłaszcza w zakresie adresu do doręczeń i miejsca wykonywania działalności. Przy działalności mobilnej albo internetowej przydatne może być omówienie zasad dotyczących sytuacji, gdy występuje adres firmy bez stałego miejsca.

Koszty firmowe, media i część mieszkania

Jeżeli przedsiębiorca nie płaci czynszu, nie ma kosztu czynszu do ujęcia w działalności. Może natomiast pojawić się pytanie o media, internet, energię elektryczną albo inne opłaty. Ich rozliczenie zależy od sposobu korzystania z mieszkania, formy opodatkowania, dokumentów oraz tego, czy wydatek ma realny związek z przychodem z działalności.

Przy opodatkowaniu według skali podatkowej albo podatkiem liniowym przedsiębiorca może zasadniczo rozliczać koszty uzyskania przychodów, ale tylko w części związanej z działalnością i właściwie udokumentowanej. Przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych kosztów podatkowych się nie rozlicza, choć dokumenty nadal mogą mieć znaczenie dowodowe. Podobne problemy pojawiają się przy rozliczaniu wydatków ponoszonych w lokalu należącym do bliskiej osoby, na przykład gdy chodzi o koszty mieszkania partnera w DG.

Najbezpieczniej jest określić w umowie, czy przedsiębiorca zwraca wyłącznie konkretną część opłat eksploatacyjnych, w jaki sposób ta część jest liczona i jakie dokumenty potwierdzają wydatek. Stała kwota oderwana od realnych kosztów może wyglądać jak ukryty czynsz, co osłabia argument, że mamy do czynienia z czystym użyczeniem.

Co powinna zawierać umowa użyczenia części mieszkania?

Dobra umowa użyczenia nie musi być długa, ale powinna jasno opisywać najważniejsze ustalenia. W szczególności warto wskazać:

• dane właścicieli mieszkania i przedsiębiorcy korzystającego z lokalu,
• adres mieszkania oraz opis użyczanej części, na przykład pokój, biurko, część pokoju albo określony metraż,
• cel użyczenia, czyli prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, praca biurowa, przechowywanie dokumentów albo używanie adresu do doręczeń,
• czas obowiązywania umowy i zasady jej wypowiedzenia,
• informację, że umowa jest nieodpłatna,
• zasady rozliczania mediów i innych opłat, jeżeli strony chcą je rozliczać,
• zgodę właścicieli na wskazanie adresu w CEIDG, jeżeli taki jest cel umowy,
• zasady korzystania z lokalu przez klientów, kontrahentów albo kurierów, jeżeli ma to znaczenie.

Jeżeli lokal jest objęty wspólnością majątkową małżeńską teściów, umowę powinni podpisać oboje małżonkowie. Jeżeli właścicielem jest tylko jedno z nich, wystarczy podpis właściciela, choć w praktyce zgoda drugiego małżonka może ograniczyć późniejsze spory rodzinne.

FAQ

Czy użyczenie mieszkania od teściów powoduje PIT u przedsiębiorcy?

Co do zasady nieodpłatne używanie lokalu jest przychodem z nieodpłatnego świadczenia. Jeżeli jednak lokal użyczają teściowie, przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia z PIT dla świadczeń otrzymanych od osób z I i II grupy podatkowej. Teściowie należą do I grupy podatkowej.

Czy teściowie muszą zgłaszać umowę użyczenia do urzędu skarbowego?

Sama umowa użyczenia nie wymaga zgłoszenia do urzędu skarbowego i nie powoduje obowiązku złożenia deklaracji PCC-3. Jeżeli teściowie nie pobierają czynszu ani wynagrodzenia, co do zasady nie wykazują z tego tytułu przychodu w PIT.

Czy wystarczy ustna zgoda teściów na adres firmy?

Ustna zgoda może być ważna cywilnoprawnie, ale jest słaba dowodowo. Dla CEIDG, podatków i ewentualnej kontroli znacznie bezpieczniej jest mieć pisemną umowę użyczenia albo przynajmniej pisemną zgodę właścicieli na korzystanie z adresu.

Czy można wrzucać w koszty część opłat za mieszkanie teściów?

To zależy od formy opodatkowania, dokumentów i faktycznego związku wydatku z działalnością. Przy skali albo podatku liniowym można rozważać koszty w odpowiedniej proporcji, ale trzeba je rzetelnie udokumentować. Przy ryczałcie kosztów podatkowych się nie odlicza.

Czy podatek od nieruchomości zawsze wzrośnie po wpisaniu adresu mieszkania do CEIDG?

Nie zawsze. Samo wskazanie adresu do doręczeń lub okazjonalna praca przy komputerze w mieszkaniu nie musi automatycznie oznaczać wyższej stawki. Ryzyko wzrasta, gdy część lokalu jest wyodrębniona i faktycznie zajęta na działalność, na przykład jako gabinet, magazyn albo punkt obsługi klientów.

Czy umowa użyczenia może być zawarta na czas nieokreślony?

Tak. Umowę użyczenia można zawrzeć na czas określony albo nieokreślony. Warto jednak wpisać zasady wypowiedzenia, aby obie strony wiedziały, kiedy i w jaki sposób można zakończyć korzystanie z lokalu.

Czy użyczenie od osoby obcej też jest zwolnione z PIT?

Zasadniczo nie. Zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o PIT dotyczy świadczeń od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej. Jeżeli lokal użycza osoba spoza tych grup, przedsiębiorca powinien ocenić przychód według równowartości rynkowego czynszu.

Źródła

• art. 710 Kodeksu cywilnego – umowa użyczenia: Kodeks cywilny w ISAP
• art. 11 ust. 2a pkt 3, art. 14 ust. 2 pkt 8 oraz art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: ustawa o PIT w ISAP
• art. 14 ust. 3 ustawy o podatku od spadków i darowizn – grupy podatkowe: ustawa o podatku od spadków i darowizn w ISAP
• ustawa o podatkach i opłatach lokalnych – zasady podatku od nieruchomości: ustawa w ISAP
• ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych – katalog czynności opodatkowanych PCC: ustawa o PCC w ISAP