Uprawnienia do wykonywania usług kadrowo-płacowych

Działalność w zakresie usług kadrowo-płacowych a specjalistyczne uprawnienia

Teoretycznie działalność w zakresie usług kadrowo-płacowych nie podlega specjalnej regulacji (nie ma obowiązku posiadania specjalistycznych uprawnień w tym zakresie). Problem wynika jednak z faktu, że sporządzanie dokumentacji płacowej wiąże się nierozerwalnie z wyliczaniem zaliczek na podatek dochodowy oraz sporządzaniem zeznań PIT-4R i rocznych informacji PIT-11 (w większości przypadków również z bieżącym doradztwem w tym zakresie).

Wykonywanie tego typu usług bez posiadania stosownych uprawnień stoi w sprzeczności z zapisami ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym (j.t. Dz. U. z 2011 Nr 41, poz. 213).

Czynności doradztwa podatkowego

Zgodnie z art. 2 ust. 1-3 ustawy czynności doradztwa podatkowego obejmują między innymi:

„1) udzielanie podatnikom, płatnikom i inkasentom, na ich zlecenie lub na ich rzecz, porad, opinii i wyjaśnień z zakresu ich obowiązków podatkowych i celnych oraz w sprawach egzekucji administracyjnej związanej z tymi obowiązkami;

2) prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie;

3) sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie”.

Zawodowe wykonywanie czynności, o których mowa wyżej, zastrzeżone jest wyłącznie dla podmiotów uprawnionych w rozumieniu ustawy.

Podmiotami uprawnionymi w rozumieniu ustawy są:

1. osoby fizyczne, wpisane na listę doradców podatkowych;
2. adwokaci i radcowie prawni;
3. biegli rewidenci (z wyłączeniem pewnych czynności).

Dodatkową grupę uprawnioną do zawodowego wykonywania wymienionych czynności wskazują zapisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 Nr 152, poz. 1223).

Działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych

Zgodnie z art. 76a ust. 2 ustawy przedsiębiorcy wykonujący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są również uprawnieni do wykonywania działalności obejmującej:

„1) prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie,

2) sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie

– w zakresie określonym odrębnymi przepisami”.

Działalność taką mogą wykonywać:

1. przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, jeżeli są uprawnieni do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;
2. pozostali przedsiębiorcy, pod warunkiem że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są osoby posiadające certyfikat księgowy, osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.

Przy wykonywaniu tych czynności osoby uprawnione mogą korzystać z pomocy osób nieuprawnionych – w takim przypadku jednak zobowiązane są zapewnić stały i bezpośredni nadzór nad wykonywaniem tych czynności.

Posiadanie certyfikatu księgowego

W bieżącym stanie prawnym należałoby zatem bądź to posiadać certyfikat księgowy, bądź to zapewnić nadzór osoby, która go posiada (np. zatrudniając taką osobę na umowę o pracę, umowę-zlecenie itd.).

W niedalekiej przyszłości sytuacja najprawdopodobniej ulegnie zmianie (opublikowano już projekt tzw. drugiej ustawy deregulacyjnej) – planowana jest bowiem częściowa deregulacja zawodu doradcy podatkowego oraz w zasadzie całkowita deregulacja w zakresie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Oczywiście nie ma w tej chwili pewności, czy projekt zostanie przyjęty ani też jaki będzie jego ostateczny kształt – należy zatem obserwować tę kwestię na bieżąco.

W obecnym stanie prawnym radziłabym jednak do wykonywania usług kadrowo-płacowych zapewnić nadzór osoby posiadającej odpowiednie uprawnienia (naruszenie zapisów ustaw wiąże się z ryzykiem odpowiedzialności karnej).

Stan prawny z 17.10.2012 r.