Usługi kadrowo-płacowe – jakie uprawnienia są potrzebne?

Czy do usług kadrowo-płacowych potrzebne są szczególne uprawnienia?

Obecnie samo prowadzenie działalności gospodarczej polegającej na obsłudze kadrowo-płacowej nie wymaga uzyskania licencji, koncesji, certyfikatu księgowego ani wpisu do odrębnego rejestru zawodowego. Oznacza to, że przedsiębiorca może świadczyć takie usługi, jeżeli prawidłowo zarejestruje działalność i wykonuje ją zgodnie z przepisami prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, podatków oraz ochrony danych osobowych.

Trzeba jednak bardzo dokładnie określić zakres usługi. Inaczej ocenia się techniczne przygotowanie list płac, ewidencji urlopów, dokumentów zgłoszeniowych ZUS czy informacji PIT-11, a inaczej udzielanie porad podatkowych, opinii prawnych, reprezentowanie klienta przed organami albo usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Te czynności mogą podlegać dodatkowym wymogom wynikającym z konkretnych ustaw.

Co zwykle obejmuje obsługa kadrowo-płacowa?

W praktyce usługi kadrowo-płacowe obejmują najczęściej prowadzenie akt i dokumentacji pracowniczej, przygotowywanie umów, naliczanie wynagrodzeń, rozliczanie urlopów, sporządzanie list płac, przygotowywanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS, a także przygotowywanie informacji i deklaracji podatkowych związanych z wynagrodzeniami.

Obowiązki pracodawcy dotyczące dokumentacji pracowniczej wynikają w szczególności z art. 94 pkt 9a i 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, zgodnie z którymi pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Przy rozliczeniach ZUS znaczenie mają między innymi art. 36, art. 46 i art. 47 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Przepisy te regulują zgłaszanie do ubezpieczeń, obliczanie składek oraz przekazywanie dokumentów rozliczeniowych przez płatnika składek. Zewnętrzna firma kadrowo-płacowa może przygotowywać dokumenty, ale zasadnicza odpowiedzialność za prawidłowość obowiązków płatnika pozostaje po stronie pracodawcy lub innego płatnika składek.

Usługi płacowe a podatki: gdzie przebiega granica doradztwa podatkowego?

Przy naliczaniu wynagrodzeń pojawiają się obowiązki podatkowe. Pracodawca jako płatnik oblicza i pobiera zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych na zasadach wynikających między innymi z art. 32 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Roczną deklarację PIT-4R składa się na podstawie art. 38 ust. 1a tej ustawy, a informacje PIT-11 sporządza się na podstawie art. 39 ust. 1 tej ustawy.

Samo techniczne sporządzenie listy płac, deklaracji albo informacji podatkowej nie oznacza jeszcze, że przedsiębiorca wykonuje zastrzeżone doradztwo podatkowe. Ryzyko pojawia się wtedy, gdy usługa obejmuje udzielanie klientowi porad, opinii lub wyjaśnień dotyczących jego obowiązków podatkowych. Takie czynności są wprost wymienione w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym.

Ustawa o doradztwie podatkowym wymienia również prowadzenie ksiąg podatkowych i ewidencji do celów podatkowych oraz sporządzanie zeznań i deklaracji podatkowych w art. 2 ust. 1 pkt 2 i 3. Po deregulacji nie każda czynność techniczna z tego zakresu wymaga wpisu na listę doradców podatkowych. Nadal jednak zawodowe udzielanie porad, opinii i wyjaśnień podatkowych oraz reprezentacja w sprawach podatkowych powinny być wykonywane przez podmioty uprawnione, wskazane w art. 3 ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym, czyli w szczególności doradców podatkowych, adwokatów, radców prawnych oraz biegłych rewidentów w zakresie przewidzianym ustawą.

Kiedy potrzebne są warunki dotyczące usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Jeżeli firma świadczy wyłącznie usługi kadrowo-płacowe, nie musi automatycznie spełniać wymogów dla usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Sytuacja zmienia się, gdy zakres działalności obejmuje prowadzenie ksiąg rachunkowych w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Zgodnie z art. 76a ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą polegającą na świadczeniu usług w zakresie czynności określonych w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 tej ustawy. Chodzi między innymi o prowadzenie ksiąg rachunkowych, wycenę aktywów i pasywów, ustalanie wyniku finansowego oraz sporządzanie sprawozdań finansowych.

Art. 76a ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości przewiduje, że działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą wykonywać przedsiębiorcy, jeżeli czynności te wykonują osoby mające pełną zdolność do czynności prawnych oraz niekarane za przestępstwa wskazane w tym przepisie, w tym za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwa skarbowe oraz za określone czyny z rozdziału 9 ustawy o rachunkowości.

Nie ma już obowiązku posiadania certyfikatu księgowego Ministerstwa Finansów. Certyfikaty wydane przed deregulacją mogą potwierdzać kwalifikacje rynkowo, ale nie są obecnie warunkiem rozpoczęcia usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Obowiązkowe OC przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych

Jeżeli przedsiębiorca usługowo prowadzi księgi rachunkowe, musi posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Obowiązek ten wynika z art. 76h ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Szczegółowe zasady tego ubezpieczenia określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi wyłącznie obsługę kadrowo-płacową i nie prowadzi ksiąg rachunkowych, obowiązkowe OC z ustawy o rachunkowości co do zasady nie ma zastosowania. Mimo to dobrowolne ubezpieczenie OC jest w praktyce bardzo zalecane, ponieważ błędy w płacach, podatkach, ZUS lub dokumentacji pracowniczej mogą spowodować szkodę po stronie klienta.

Najważniejsze wymogi według rodzaju czynności

Pełnomocnictwa i podpisywanie dokumentów za klienta

Osoba prowadząca obsługę kadrowo-płacową często potrzebuje dostępu do systemów elektronicznych klienta. Do obsługi konta płatnika w ZUS zwykle stosuje się pełnomocnictwo do załatwiania spraw w ZUS, w praktyce formularz PEL. Do podpisywania i wysyłania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną za płatnika stosuje się pełnomocnictwo UPL-1, przewidziane w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 80a § 2a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.

Należy odróżnić techniczne wysłanie dokumentu od reprezentowania klienta w postępowaniu podatkowym, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej czy przed sądem. Reprezentacja w postępowaniu podatkowym wymaga pełnomocnictwa procesowego według zasad z działu IV rozdziału 3a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, w szczególności art. 138a i następnych tej ustawy. W niektórych sprawach praktycznie bezpieczne jest powierzenie reprezentacji doradcy podatkowemu, radcy prawnemu lub adwokatowi.

RODO i dane pracowników w usługach kadrowo-płacowych

Obsługa kadrowo-płacowa wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych pracowników, zleceniobiorców i współpracowników klienta, w tym danych identyfikacyjnych, adresowych, finansowych, rodzinnych, a czasem danych dotyczących zdrowia, np. zwolnień lekarskich. Jeżeli zewnętrzne biuro przetwarza te dane w imieniu pracodawcy, najczęściej działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 4 pkt 8 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli RODO.

W takim przypadku pracodawca i biuro powinny zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodną z art. 28 ust. 3 RODO. Umowa powinna określać między innymi przedmiot i czas przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych, kategorie osób, obowiązki stron, zasady poufności, bezpieczeństwa, korzystania z podwykonawców oraz zwrotu albo usunięcia danych po zakończeniu współpracy.

Odpowiedzialność za błędy w kadrach i płacach

Zlecenie obsługi kadrowo-płacowej zewnętrznej firmie nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności wobec pracowników, ZUS ani organów podatkowych. Pracodawca nadal odpowiada za prawidłowe naliczenie i wypłatę wynagrodzeń, prowadzenie dokumentacji pracowniczej, terminowe opłacanie składek i zaliczek podatkowych. Firma obsługująca kadry i płace może natomiast ponosić odpowiedzialność wobec klienta na podstawie umowy oraz art. 471 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, jeżeli nienależycie wykona zobowiązanie i spowoduje szkodę.

Jeżeli przedsiębiorca usługowo prowadzi księgi rachunkowe bez spełnienia warunków ustawowych, może narazić się na odpowiedzialność przewidzianą w art. 79 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Jeżeli natomiast osoba nieuprawniona wykonuje czynności doradztwa podatkowego w zakresie zastrzeżonym ustawą, trzeba liczyć się z ryzykiem sankcji przewidzianych w art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym.

Jak bezpiecznie ułożyć zakres usług kadrowo-płacowych?

Najbezpieczniej jest precyzyjnie opisać zakres współpracy w umowie z klientem. Umowa powinna wskazywać, czy biuro prowadzi tylko obsługę kadrowo-płacową, czy także księgi rachunkowe, ewidencje podatkowe, deklaracje podatkowe, zgłoszenia ZUS, kontakt z organami albo doradztwo. Warto również określić, kto dostarcza dane, w jakich terminach, kto zatwierdza listy płac, kto podpisuje deklaracje, jakie pełnomocnictwa są udzielane i jaka jest odpowiedzialność stron za błędy.

Jeżeli biuro nie zatrudnia doradcy podatkowego, radcy prawnego lub adwokata, powinno unikać formułowania indywidualnych opinii prawnych i podatkowych. Można przygotowywać dokumenty według danych i dyspozycji klienta, ale przy sporach, kontrolach, nietypowych świadczeniach, delegacjach, świadczeniach transgranicznych, menedżerskich formach zatrudnienia lub wątpliwościach podatkowych warto skierować klienta do osoby posiadającej właściwe kwalifikacje.

FAQ

Źródła

• Art. 94 pkt 9a i 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
• Art. 36, art. 46 i art. 47 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
• Art. 32, art. 38 ust. 1a i art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Art. 2 ust. 1 pkt 1-4, art. 3 oraz art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym.
• Art. 76a ust. 1 i 3, art. 76h ust. 1 oraz art. 79 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
• Art. 4 pkt 8 i art. 28 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, RODO.
• Art. 80a § 2a oraz art. 138a i następne ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.
• Art. 471 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.