Pożyczka dla prezesa od spółki z o.o. – zgoda, PCC i podatki

Czy spółka z o.o. może udzielić pożyczki prezesowi lub wspólnikowi?

Przepisy nie zakazują spółce z o.o. udzielenia pożyczki swojemu prezesowi, członkowi zarządu, prokurentowi ani wspólnikowi. Zgodnie z art. 720 Kodeksu cywilnego przez umowę pożyczki dający pożyczkę zobowiązuje się przenieść na własność biorącego określoną ilość pieniędzy albo rzeczy oznaczonych tylko co do gatunku, a biorący zobowiązuje się zwrócić tę samą ilość pieniędzy albo rzeczy tego samego gatunku i tej samej jakości. Jeżeli wartość pożyczki przekracza 1000 zł, umowa wymaga zachowania formy dokumentowej.

W praktyce przy większych kwotach sama forma dokumentowa to za mało. Dla bezpieczeństwa spółki i pożyczkobiorcy warto przygotować pisemną umowę, uchwały korporacyjne, harmonogram spłat, potwierdzenie wypłaty przelewem oraz uzasadnienie gospodarcze transakcji. Szczególnie ostrożnie należy podchodzić do sytuacji, gdy pożyczka od spółki ma w praktyce zastąpić wypłatę dywidendy.

Pożyczka powinna być realnym zobowiązaniem do zwrotu pieniędzy, a nie ukrytą wypłatą środków ze spółki. Im większa kwota, dłuższy termin spłaty, niższe oprocentowanie i słabsze zabezpieczenia, tym większe ryzyko podatkowe oraz korporacyjne.

Zgoda zgromadzenia wspólników i prawidłowa reprezentacja spółki

Najważniejszy problem przy pożyczce dla prezesa albo prokurenta nie polega na tym, czy spółka może pożyczyć pieniądze, lecz na tym, kto i w jakim trybie może tę umowę skutecznie zawrzeć. Zgodnie z art. 15 § 1 Kodeksu spółek handlowych zawarcie przez spółkę kapitałową umowy pożyczki, kredytu, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na rzecz którejkolwiek z tych osób wymaga zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia.

Brak wymaganej zgody może prowadzić do nieważności czynności na zasadach art. 17 Kodeksu spółek handlowych. Zgoda może być udzielona przed zawarciem umowy albo później, ale zasadniczo nie później niż w terminie dwóch miesięcy od złożenia oświadczenia przez spółkę. W praktyce najlepiej podjąć uchwałę przed wypłatą pieniędzy i precyzyjnie wskazać w niej kwotę, oprocentowanie, termin spłaty, zabezpieczenia oraz osobę uprawnioną do podpisania umowy.

Dodatkowo, gdy pożyczkobiorcą jest członek zarządu spółki z o.o., zastosowanie ma art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych. W umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Oznacza to, że członek zarządu nie powinien podpisywać umowy pożyczki sam ze sobą ani w zwykłej reprezentacji zarządu.

Jeżeli wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu w jednoosobowej spółce z o.o., trzeba dodatkowo sprawdzić szczególne wymogi z art. 210 § 2 Kodeksu spółek handlowych, w tym obowiązek zachowania formy aktu notarialnego dla czynności prawnej między nim a spółką. Przy większej kwocie warto także sprawdzić umowę spółki i art. 230 Kodeksu spółek handlowych, ponieważ mogą pojawić się dodatkowe wymogi uchwałowe dotyczące czynności przekraczających określoną wartość.

Więcej o podobnych transakcjach pomiędzy spółką a osobami z jej organów wyjaśniamy w materiale dotyczącym zagadnienia: umowy z członkiem zarządu - art. 15.

Oprocentowanie, termin spłaty i ryzyko ukrytej dywidendy

Pożyczka dla prezesa lub wspólnika powinna być zawarta na warunkach rynkowych. Dotyczy to przede wszystkim oprocentowania, harmonogramu spłat, zabezpieczeń, ewentualnych prowizji oraz zasad wcześniejszej spłaty. Pożyczka nieoprocentowana albo oprocentowana symbolicznie, zwłaszcza przy znacznej kwocie, może powodować ryzyko podatkowe po stronie pożyczkobiorcy i spółki.

Przy podmiotach powiązanych istotne są także przepisy o cenach transferowych. Spółka powinna być w stanie wykazać, że zastosowane warunki odpowiadają temu, co zaakceptowałyby niezależne podmioty. Dotyczy to również sytuacji, w której prezes jest większościowym udziałowcem albo osoba pożyczająca jest prokurentem i faktycznie kontroluje decyzje spółki.

Nie oznacza to, że każda długoterminowa pożyczka jest nieważna. Problem pojawia się wtedy, gdy konstrukcja umowy pokazuje, że pożyczka nie ma być realnie spłacana, lecz ma służyć trwałemu wyprowadzeniu pieniędzy ze spółki bez podatkowych skutków dywidendy. Pożyczka na 50 lat, bez racjonalnego zabezpieczenia i bez ekonomicznie uzasadnionej spłaty, może zostać oceniona przez organy podatkowe jako sztuczna konstrukcja.

Trzeba też pamiętać o odsetkach maksymalnych z art. 359 Kodeksu cywilnego. Strony mogą ustalić oprocentowanie, ale nie może ono przekraczać limitów ustawowych. Szczegółowo temat omawia artykuł pożyczka a odsetki maksymalne.

Pożyczka na poczet przyszłej dywidendy

Określenie pożyczki jako wypłaty na poczet przyszłej dywidendy jest ryzykowne. Dywidenda w spółce z o.o. może zostać wypłacona dopiero po spełnieniu warunków wynikających z Kodeksu spółek handlowych, w szczególności po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podjęciu uchwały o podziale zysku. Zaliczka na poczet dywidendy jest możliwa tylko wtedy, gdy umowa spółki na to pozwala i spełnione są ustawowe warunki.

Pożyczka i dywidenda to dwa odrębne zdarzenia prawne. Można w przyszłości rozważać potrącenie wierzytelności z tytułu pożyczki z należną dywidendą, ale dopiero wtedy, gdy dywidenda rzeczywiście powstanie jako wymagalna wierzytelność wspólnika. Nie należy konstruować pożyczki tak, aby z góry zakładała brak realnego zwrotu i zastępowała opodatkowaną wypłatę zysku.

Jeżeli spółka korzysta z ryczałtu od dochodów spółek, czyli tzw. estońskiego CIT, pożyczka dla wspólnika lub podmiotu powiązanego wymaga szczególnej ostrożności. Przepisy o ukrytych zyskach wprost obejmują m.in. kwotę pożyczki udzielonej przez podatnika udziałowcowi, akcjonariuszowi albo wspólnikowi, dlatego przed wypłatą środków warto przeanalizować skutki CIT.

PCC, VAT i obowiązki podatkowe przy pożyczce od spółki

Jeżeli umowa pożyczki podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych, podstawowa stawka PCC od pożyczki wynosi 0,5% kwoty lub wartości pożyczki. Podatnikiem jest pożyczkobiorca. Co do zasady powinien on złożyć deklarację PCC-3 i zapłacić podatek w terminie 14 dni od zawarcia umowy.

Nie każda pożyczka od spółki będzie jednak opodatkowana PCC. Zgodnie z art. 2 pkt 4 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych PCC nie obejmuje czynności cywilnoprawnych w zakresie, w jakim są opodatkowane VAT albo gdy przynajmniej jedna ze stron jest zwolniona z VAT z tytułu dokonania tej czynności. Usługi udzielania pożyczek pieniężnych korzystają ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 38 ustawy o VAT.

W praktyce trzeba więc ustalić, czy w konkretnym stanie faktycznym spółka działa jako podatnik VAT w odniesieniu do udzielenia pożyczki i czy czynność mieści się w zwolnieniu z VAT. Jeżeli tak, PCC zasadniczo nie wystąpi. Jeżeli nie, należy rozliczyć PCC. Przy dużych kwotach albo nietypowych warunkach umowy bezpiecznym rozwiązaniem może być wystąpienie o interpretację indywidualną.

Odsetki zapłacone spółce są dla niej przychodem podatkowym. Po stronie pożyczkobiorcy skutki podatkowe zależą od tego, czy działa prywatnie, czy w ramach działalności gospodarczej, oraz czy pożyczka ma związek z uzyskiwaniem przychodów. Przy nierynkowym oprocentowaniu trzeba liczyć się z ryzykiem doszacowania przychodu albo zakwestionowania warunków transakcji.

Pożyczka z kasy zapomogowo-pożyczkowej

Osobną konstrukcją jest pożyczka z kasy zapomogowo-pożyczkowej, czyli KZP. Od 2021 r. zasady tworzenia i działania KZP reguluje ustawa o kasach zapomogowo-pożyczkowych, a nie dawne rozporządzenie o pracowniczych kasach zapomogowo-pożyczkowych. KZP działa u pracodawcy, jest tworzona przez osoby wykonujące pracę zarobkową i nie może prowadzić działalności gospodarczej.

KZP może zostać utworzona, jeżeli gotowość przynależności zadeklaruje co najmniej 10 osób wykonujących pracę zarobkową u danego pracodawcy. Członkiem KZP może być osoba wykonująca pracę zarobkową u danego pracodawcy, a przejście na emeryturę albo rentę nie pozbawia prawa członkostwa. Przyjęcie do KZP następuje na podstawie deklaracji, a szczegółowe zasady działania określa statut.

Środki KZP nie są po prostu wolnymi pieniędzmi spółki. Kasa działa na podstawie własnego statutu, prowadzi gospodarkę finansową opartą m.in. na wpisowym, wkładach członkowskich, ratach pożyczek i funduszach. Pożyczka z KZP może być udzielona tylko członkowi i tylko na zasadach określonych w statucie, w miarę posiadanych środków.

Zaletą pożyczki z KZP jest zwolnienie z PCC na podstawie art. 9 pkt 10 lit. e ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych. W praktyce problemem może być jednak wysokość dostępnych środków. Pożyczka rzędu kilkuset tysięcy złotych z KZP będzie możliwa tylko wtedy, gdy statut i realny stan funduszy na to pozwalają, co w małej lub średniej spółce często jest mało prawdopodobne.

Czy spółka musi być instytucją pożyczkową?

Jednorazowa pożyczka udzielona prezesowi albo wspólnikowi nie oznacza jeszcze, że spółka automatycznie staje się instytucją pożyczkową. Inaczej należy ocenić sytuację, gdy spółka profesjonalnie i powtarzalnie udziela kredytów konsumenckich w ramach działalności gospodarczej.

Instytucje pożyczkowe działają na podstawie ustawy o kredycie konsumenckim i podlegają wpisowi do rejestru instytucji pożyczkowych prowadzonego przez Komisję Nadzoru Finansowego. Aktualne przepisy wymagają m.in. prowadzenia takiej działalności w formie spółki akcyjnej albo spółki z o.o., w której ustanowiono radę nadzorczą, oraz minimalnego kapitału zakładowego 1 000 000 zł.

Dlatego przy zwykłej, incydentalnej pożyczce wewnątrz spółki kluczowe są przede wszystkim zgody korporacyjne, reprezentacja i podatki. Przy powtarzalnym finansowaniu osób fizycznych trzeba natomiast sprawdzić, czy spółka nie wchodzi w regulowaną działalność pożyczkową.

Jak przygotować bezpieczną umowę pożyczki od spółki?

Przed udzieleniem pożyczki warto przejść przez krótki schemat kontrolny. Po pierwsze, należy ustalić status pożyczkobiorcy: czy jest członkiem zarządu, prokurentem, wspólnikiem, członkiem rady nadzorczej albo osobą powiązaną. Po drugie, trzeba sprawdzić umowę spółki oraz ewentualne dodatkowe wymogi uchwałowe.

Po trzecie, należy przygotować uchwałę zgromadzenia wspólników, jeżeli wymaga tego art. 15 Kodeksu spółek handlowych albo umowa spółki. Po czwarte, trzeba zadbać o właściwą reprezentację spółki, zwłaszcza gdy pożyczkobiorcą jest członek zarządu. Po piąte, umowa powinna określać co najmniej kwotę, termin i sposób wypłaty, oprocentowanie, harmonogram spłat, zabezpieczenia, zasady wcześniejszej spłaty, skutki opóźnienia oraz sposób dokumentowania rozliczeń.

Po szóste, księgowość powinna ocenić skutki PCC, VAT, CIT, cen transferowych i ewentualnego estońskiego CIT. Przy nietypowych parametrach, np. bardzo długim terminie, niskim oprocentowaniu albo braku zabezpieczeń, warto rozważyć interpretację indywidualną i analizę porównawczą oprocentowania.

FAQ

Czy prezes spółki z o.o. może pożyczyć pieniądze od spółki?

Tak, ale trzeba zachować wymogi Kodeksu spółek handlowych. Jeżeli prezes jest członkiem zarządu, potrzebna jest zgoda zgromadzenia wspólników, a spółkę przy umowie powinna reprezentować rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą wspólników.

Czy pożyczka dla prokurenta wymaga zgody wspólników?

Tak. Art. 15 Kodeksu spółek handlowych obejmuje także prokurenta. Umowa pożyczki z prokurentem albo na jego rzecz wymaga zgody zgromadzenia wspólników, chyba że szczególny przepis stanowi inaczej.

Czy od pożyczki od spółki trzeba zapłacić PCC?

To zależy od kwalifikacji podatkowej czynności. Jeżeli pożyczka podlega PCC, stawka wynosi 0,5%, a pożyczkobiorca składa PCC-3 i płaci podatek w terminie 14 dni. Jeżeli jednak udzielenie pożyczki jest czynnością objętą VAT albo zwolnioną z VAT, PCC zasadniczo nie występuje.

Czy pożyczka z KZP jest zwolniona z PCC?

Tak, pożyczki z kas zapomogowo-pożyczkowych korzystają ze zwolnienia z PCC na podstawie art. 9 pkt 10 lit. e ustawy o PCC. Zwolnienie nie oznacza jednak, że KZP może udzielić dowolnej kwoty każdej osobie. Decydują członkostwo, statut i dostępne środki kasy.

Czy pożyczka może być nieoprocentowana?

Cywilnie strony mogą przewidzieć pożyczkę nieoprocentowaną, ale w relacji spółka - wspólnik, spółka - prezes albo spółka - prokurent jest to podatkowo ryzykowne. Organy mogą badać, czy warunki są rynkowe i czy pożyczka nie prowadzi do nieodpłatnego świadczenia albo ukrytej dystrybucji zysku.

Czy pożyczkę można później rozliczyć z dywidendą?

Potrącenie może być rozważane dopiero wtedy, gdy wspólnik ma wymagalną wierzytelność o dywidendę. Nie można jednak traktować pożyczki jako automatycznej wypłaty na poczet przyszłej dywidendy, jeżeli nie zostały spełnione warunki wypłaty zysku przewidziane w Kodeksie spółek handlowych.

Czy warto wystąpić o interpretację indywidualną?

Warto, zwłaszcza przy dużych kwotach, niskim oprocentowaniu, długim terminie spłaty, powiązaniach osobowych albo wątpliwościach dotyczących PCC i VAT. Interpretacja nie zastąpi prawidłowej uchwały i umowy, ale może ograniczyć ryzyko podatkowe.

Podsumowanie

Pożyczka dla prezesa, wspólnika albo prokurenta od spółki z o.o. jest dopuszczalna, ale nie powinna być traktowana jako prosty sposób wypłaty pieniędzy ze spółki bez podatku od dywidendy. Najważniejsze jest zachowanie zgody zgromadzenia wspólników, prawidłowej reprezentacji, rynkowego oprocentowania, realnego harmonogramu spłat i poprawnego rozliczenia podatkowego.

Jeżeli pożyczka ma znaczną wartość, np. kilkaset tysięcy złotych, albo ma być udzielona na bardzo długi okres, należy przygotować ją tak, aby broniła się zarówno cywilnie, jak i podatkowo. W wielu przypadkach najlepszym rozwiązaniem jest równoczesna analiza prawna, podatkowa i księgowa przed podpisaniem umowy.

Źródła

• Kodeks cywilny - art. 720 oraz art. 359.
• Kodeks spółek handlowych - art. 15, art. 17, art. 210 i art. 230.
• Ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych - art. 2 pkt 4, art. 7 ust. 1 pkt 4 i art. 9 pkt 10 lit. e.
• Ustawa o podatku od towarów i usług - art. 43 ust. 1 pkt 38.
• Ustawa o kasach zapomogowo-pożyczkowych.
• Ustawa o kredycie konsumenckim - rozdział 5a dotyczący instytucji pożyczkowych.
• Gov.pl - formularz PCC-3 i rozliczenie PCC.