Opóźnienie w wykonaniu usługi a zwrot zaliczki

Opóźnienie a zwłoka wykonawcy usługi

W sprawach dotyczących mebli na wymiar, remontu, zabudowy kuchennej albo montażu trzeba najpierw odróżnić zwykłe opóźnienie od zwłoki. Opóźnienie oznacza, że termin minął, a świadczenie nie zostało wykonane. Zwłoka to opóźnienie, za które wykonawca ponosi odpowiedzialność. Zgodnie z art. 476 Kodeksu cywilnego dłużnik dopuszcza się zwłoki, gdy nie spełnia świadczenia w terminie, a jeżeli termin nie został oznaczony, gdy nie spełnia go niezwłocznie po wezwaniu wierzyciela. Wykonawca może bronić się, wykazując, że opóźnienie nastąpiło z przyczyn, za które nie odpowiada.

W praktyce oznacza to, że sam upływ terminu jest bardzo ważny, ale w razie sporu trzeba będzie ocenić również przyczynę niedotrzymania terminu. Inaczej wygląda sytuacja, gdy wykonawca po prostu nie organizuje prac i unika kontaktu, a inaczej wtedy, gdy potrafi wykazać konkretną, niezależną przeszkodę. Nawet wtedy jednak nie powinien pozostawiać klienta bez informacji i bez realnego harmonogramu. Szerszy przegląd roszczeń obu stron znajdziesz w materiale o niedotrzymaniu terminu wykonania usługi.

Skutki zwłoki opisuje także art. 477 Kodeksu cywilnego. Wierzyciel może żądać naprawienia szkody wynikłej ze zwłoki, a gdy wskutek zwłoki świadczenie utraciło dla niego całkowicie lub w przeważającym stopniu znaczenie, może świadczenia nie przyjąć i żądać naprawienia szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania.

Jeżeli umowa przewiduje konkretną datę wykonania lub montażu, należy ją przyjąć za punkt wyjścia. Jeżeli daty nie ma albo jest niejasna, trzeba wezwać wykonawcę do wykonania umowy i dopiero od tego momentu wyznaczać mu rozsądny termin na reakcję oraz realizację.

Jak wezwać wykonawcę do realizacji zamówienia?

Nie da się skutecznie zmusić wykonawcy samą rozmową telefoniczną do podania daty montażu. Można natomiast stworzyć sytuację prawną, w której brak wykonania umowy będzie miał konkretne konsekwencje. Najlepiej wysłać oficjalne pismo: listem poleconym, e-mailem wskazanym w umowie, przez system zamówień albo w inny sposób pozwalający później wykazać treść i datę doręczenia.

W wezwaniu warto wskazać: datę zawarcia umowy, przedmiot zamówienia, ustalony termin wykonania, wysokość wpłaconej zaliczki, dotychczasowe próby kontaktu oraz żądanie wykonania umowy w dodatkowym terminie. Termin powinien być odpowiedni do rodzaju świadczenia. Przy prostym montażu może to być kilka dni, przy złożonej zabudowie lub remoncie zwykle rozsądniejszy będzie dłuższy termin, np. 7 albo 14 dni, zależnie od stanu zaawansowania prac.

Najważniejsze jest to, aby wezwanie zawierało wyraźne zastrzeżenie, że po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu klient będzie uprawniony do odstąpienia od umowy i zażądania zwrotu wpłaconych kwot. Taki mechanizm wynika z art. 491 Kodeksu cywilnego dotyczącego zwłoki jednej ze stron umowy wzajemnej.

Odstąpienie od umowy i żądanie zwrotu zaliczki

Jeżeli wykonawca nie wykona umowy w dodatkowym terminie, klient może złożyć oświadczenie o odstąpieniu od umowy. Oświadczenie również powinno być pisemne i doręczone w sposób możliwy do udowodnienia. W piśmie należy powołać się na wcześniejsze wezwanie, wskazać bezskuteczny upływ terminu oraz zażądać zwrotu zaliczki na konkretny rachunek bankowy.

Po odstąpieniu od umowy strony powinny zwrócić sobie to, co otrzymały. Jeżeli klient wpłacił zaliczkę, a wykonawca nie wykonał usługi, podstawowym żądaniem będzie zwrot tej zaliczki. Zgodnie z art. 494 Kodeksu cywilnego strona odstępująca od umowy wzajemnej może żądać zwrotu tego, co świadczyła, a także naprawienia szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania. W przypadku konsumenta zwrot świadczenia powinien nastąpić niezwłocznie.

Warto odróżnić zaliczkę od zadatku. Zaliczka co do zasady podlega zwrotowi po skutecznym odstąpieniu albo rozwiązaniu umowy, jeżeli świadczenie nie zostało wykonane. Zadatek może dawać dalej idące uprawnienia, np. żądanie sumy dwukrotnie wyższej, ale tylko wtedy, gdy rzeczywiście został zastrzeżony jako zadatek, a nie jedynie nazwany potocznie wpłatą początkową.

Umowa o dzieło, montaż mebli i wykonanie prac po terminie

Przy wykonaniu kuchni na wymiar, zabudowy meblowej czy prac remontowych umowa może mieć charakter umowy o dzieło, umowy mieszanej albo umowy zawierającej elementy sprzedaży i montażu. Ma to znaczenie dla doboru podstawy prawnej, dlatego przed wysłaniem pisma trzeba sprawdzić, co dokładnie obejmowała umowa: samo dostarczenie rzeczy, wykonanie indywidualnego projektu, montaż, remont czy kilka świadczeń jednocześnie.

Przy umowie o dzieło ważny jest art. 635 Kodeksu cywilnego. Jeżeli przyjmujący zamówienie opóźnia się z rozpoczęciem lub wykończeniem dzieła tak dalece, że nie jest prawdopodobne, aby zdołał je ukończyć w czasie umówionym, zamawiający może odstąpić od umowy jeszcze przed upływem terminu wykonania dzieła, bez wyznaczania terminu dodatkowego. Po upływie terminu wykonania w praktyce często bezpiecznie jest połączyć argumentację z art. 491 Kodeksu cywilnego i wysłać jednoznaczne wezwanie z dodatkowym terminem.

Jeżeli natomiast wykonawca rozpoczął prace, ale wykonuje je wadliwie albo sprzecznie z umową, znaczenie może mieć art. 636 Kodeksu cywilnego. Wtedy zamawiający może wezwać wykonawcę do zmiany sposobu wykonania i wyznaczyć mu odpowiedni termin, a po jego bezskutecznym upływie odstąpić od umowy albo powierzyć poprawienie lub dalsze wykonanie innej osobie na koszt i niebezpieczeństwo wykonawcy.

Kary umowne, odszkodowanie i wymówki wykonawcy

Umowa może przewidywać kary umowne za niedotrzymanie terminu. Zgodnie z art. 483 i 484 Kodeksu cywilnego kara umowna służy naprawieniu szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego przez zapłatę określonej sumy. Jeżeli kara została zastrzeżona niejasno, np. jako odsetki od świadczenia niepieniężnego, jej skuteczność może być sporna.

Trzeba też sprawdzić, czy umowa pozwala żądać odszkodowania przewyższającego karę umowną. Jeżeli tego nie zastrzeżono, kara umowna może ograniczać wysokość roszczenia z danego tytułu. Nie oznacza to jednak automatycznie, że klient nie może żądać zwrotu zaliczki po odstąpieniu od umowy. Zwrot świadczenia i kara umowna pełnią różne funkcje.

Wykonawcy często powołują się na opóźnienia dostawców, choroby pracowników, problemy produkcyjne albo ogólną sytuację rynkową. Takie twierdzenia nie wystarczą same w sobie. Wykonawca powinien wykazać, że opóźnienie wynika z okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności, oraz że mimo przeszkód działał lojalnie, informował klienta i podejmował realne czynności zmierzające do wykonania umowy.

Co zrobić, gdy wykonawca nie oddaje pieniędzy?

Po złożeniu oświadczenia o odstąpieniu od umowy warto wysłać odrębne wezwanie do zapłaty, chyba że żądanie zwrotu zaliczki zostało już jednoznacznie zawarte w piśmie o odstąpieniu. Wezwanie powinno wskazywać kwotę, numer rachunku bankowego, termin zapłaty oraz zapowiedź skierowania sprawy do sądu w razie braku zwrotu pieniędzy.

Jeżeli wykonawca nadal nie płaci, pozostaje dochodzenie roszczenia przed sądem. W sprawie o zwrot zaliczki kluczowe będą dokumenty: umowa, potwierdzenie przelewu, korespondencja, wezwanie do wykonania umowy, oświadczenie o odstąpieniu, wezwanie do zapłaty i dowody doręczenia. Przy większych kwotach warto wcześniej ocenić, czy istnieją podstawy do dochodzenia również odszkodowania, kosztów wykonania zastępczego albo kary umownej.

Jeżeli klient występuje jako konsument, a wykonawcą jest przedsiębiorca, można dodatkowo rozważyć reklamację, skargę do miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów albo zawiadomienie UOKiK, jeżeli praktyka przedsiębiorcy ma szerszy charakter. Nie zastępuje to jednak pozwu o zapłatę, gdy celem jest odzyskanie konkretnej kwoty.

FAQ

Czy zawsze trzeba wyznaczyć wykonawcy dodatkowy termin?

Najczęściej jest to najbezpieczniejsze rozwiązanie, zwłaszcza gdy termin umowny już minął i klient chce odstąpić od umowy na podstawie art. 491 Kodeksu cywilnego. Przy umowie o dzieło art. 635 Kodeksu cywilnego może pozwalać na odstąpienie bez dodatkowego terminu, jeżeli opóźnienie jest tak duże, że wykonanie dzieła w umówionym czasie jest nieprawdopodobne. W praktyce pisemne wezwanie wzmacnia jednak pozycję dowodową klienta.

Jaki termin dać wykonawcy w wezwaniu?

Termin musi być odpowiedni, czyli realny w danej sytuacji. Przy prostym obowiązku podania harmonogramu wystarczy krótki termin, np. 3 dni. Przy wykonaniu lub montażu usługi zwykle lepiej wskazać 7 albo 14 dni, chyba że z umowy, zakresu prac lub wcześniejszych ustaleń wynika inny rozsądny termin.

Czy po odstąpieniu od umowy wykonawca musi oddać zaliczkę?

Jeżeli odstąpienie jest skuteczne, strony powinny zwrócić sobie świadczenia. Klient może więc żądać zwrotu zaliczki. Jeżeli wykonawca wykonał część prac albo dostarczył część materiałów, trzeba dodatkowo ocenić, czy i jak te świadczenia powinny zostać rozliczone.

Czy wykonawca może zasłaniać się opóźnieniem dostawcy?

Może się na to powoływać, ale samo ogólne twierdzenie nie przesądza sprawy. Trzeba sprawdzić umowę oraz to, czy wykonawca rzeczywiście nie ponosi odpowiedzialności za daną przeszkodę. Jeżeli opóźnienie dostawcy wynikało ze złej organizacji wykonawcy albo było przewidywalne, wyłączenie odpowiedzialności może być nieskuteczne.

Czy można żądać odszkodowania oprócz zwrotu zaliczki?

Tak, ale trzeba wykazać szkodę, jej wysokość, związek ze zwłoką albo niewykonaniem umowy oraz odpowiedzialność wykonawcy. Przykładem mogą być dodatkowe koszty wykonania zastępczego, koszty przechowywania materiałów albo inne udokumentowane straty wynikające z niewykonania umowy.

Podsumowanie

Przy opóźnieniu w wykonaniu usługi najważniejsze jest przejście z rozmów telefonicznych na komunikację pisemną. Klient powinien wezwać wykonawcę do realizacji umowy, wyznaczyć dodatkowy termin i jasno zapowiedzieć odstąpienie od umowy. Jeżeli termin minie bezskutecznie, można złożyć oświadczenie o odstąpieniu i zażądać zwrotu zaliczki. W sporze decydujące znaczenie mają dokumenty, dlatego warto zachować umowę, dowody wpłat, wiadomości i potwierdzenia doręczenia pism.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93, w szczególności art. 471, 476, 477, 483-484, 491, 494, 635 i 636.

2. Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta - Dz.U. 2014 poz. 827, w szczególności art. 38 dotyczący wyjątków od prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa.