Wypowiedzenie umowy szkoleniowej

Umowa szkoleniowa bez podpisu — czy jest ważna?

Brak podpisanej umowy nie oznacza, że między stronami nie powstał stosunek prawny. Umowa może być zawarta ustnie, mailowo, przez formularz rezerwacyjny, akceptację regulaminu, opłacenie kursu albo przez faktyczne przystąpienie do zajęć. W praktyce dowodami zawarcia umowy szkoleniowej mogą być w szczególności: potwierdzenie rezerwacji, faktura, paragon, korespondencja z uczestnikiem, regulamin kursu, harmonogram zajęć, opis programu szkolenia, potwierdzenie przelewu, lista obecności oraz materiały przekazane uczestnikowi.

Przy ocenie praw i obowiązków stron trzeba ustalić przede wszystkim, co dokładnie zostało uzgodnione: zakres kursu, liczbę godzin, cenę, termin, sposób prowadzenia zajęć, zasady rezygnacji, warunki zwrotu opłaty oraz to, czy uczestnik działał jako konsument, przedsiębiorca czy osoba korzystająca z kursu w związku z działalnością zawodową.

Typowa umowa o przeprowadzenie kursu jest umową o świadczenie usług. Jeżeli nie jest uregulowana innymi przepisami, zastosowanie ma art. 750 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym do umów o świadczenie usług stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu. Nie oznacza to, że każda umowa szkoleniowa jest zwykłym zleceniem, ale przepisy o zleceniu są punktem wyjścia do rozliczenia wypowiedzenia.

Czy klient może wypowiedzieć umowę szkoleniową w trakcie kursu?

Co do zasady tak. Jeżeli do umowy szkoleniowej stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu, istotny jest art. 746 Kodeksu cywilnego. Z przepisu tego wynika, że dający zlecenie może wypowiedzieć zlecenie w każdym czasie. Powinien jednak zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki poczynione w celu należytego wykonania zlecenia, a przy zleceniu odpłatnym zapłacić część wynagrodzenia odpowiadającą dotychczasowym czynnościom. Jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, może również powstać obowiązek naprawienia szkody.

W realiach szkolenia oznacza to, że klientka może zrezygnować z dalszego udziału w kursie. Nie można jednak z tego wyprowadzać prostego wniosku, że organizator ma oddać całą zapłaconą cenę. Jeżeli część zajęć już się odbyła, prowadzący był gotowy do ich realizacji, poniósł koszty i wykonał część usługi, rozliczenie powinno uwzględniać zakres spełnionego świadczenia.

Warto też odróżnić wypowiedzenie umowy od odstąpienia od umowy. Wypowiedzenie kończy stosunek prawny na przyszłość i zwykle wymaga rozliczenia tego, co już wykonano. Odstąpienie — jeżeli przysługuje z ustawy albo z umowy — może prowadzić do dalej idących skutków, ale przy usługach już rozpoczętych również często pojawia się obowiązek zapłaty proporcjonalnej części wynagrodzenia.

Zwrot pieniędzy po rezygnacji z kursu

Najbezpieczniejszym sposobem rozliczenia jest ustalenie wartości już wykonanej części usługi. Można to zrobić przez podzielenie ceny kursu przez liczbę godzin, dni szkoleniowych albo modułów, a następnie pomnożenie tej wartości przez część, w której klient faktycznie uczestniczył lub która została dla niego wykonana. Jeżeli szkolenie było prowadzone w małej grupie, a rezygnacja jednej osoby nie pozwala już sprzedać jej miejsca innej osobie, może to mieć znaczenie przy ocenie ewentualnej szkody, ale nie zastępuje obowiązku jej udowodnienia.

Organizator może również żądać zwrotu uzasadnionych wydatków poniesionych w celu należytego wykonania umowy, na przykład kosztów materiałów przygotowanych dla uczestnika, dostępu do platformy, licencji, sali, egzaminu zewnętrznego albo innych kosztów, których nie da się odzyskać. Nie powinny to być jednak opłaty dowolne, automatyczne ani oderwane od rzeczywistych kosztów.

Jeżeli klient otrzymał fakturę na całą kwotę, a następnie część ceny ma zostać zwrócona, co do zasady trzeba zadbać o prawidłowe rozliczenie księgowe, w tym wystawienie faktury korygującej, jeżeli wymagają tego przepisy podatkowe i sposób udokumentowania sprzedaży.

Czy zmiana miejsca zamieszkania albo inne oczekiwania wobec programu są ważnym powodem?

To zależy od okoliczności. Zmiana miejsca zamieszkania może być ważnym powodem, jeżeli obiektywnie uniemożliwia lub istotnie utrudnia udział w zajęciach stacjonarnych. W przypadku kursu online ten argument będzie zwykle słabszy, chyba że wiąże się z innymi szczególnymi przeszkodami. Z kolei stwierdzenie, że klient „inaczej wyobrażał sobie program kursu”, nie zawsze wystarczy do uznania wypowiedzenia za dokonane z ważnego powodu.

Kluczowe jest to, jakie informacje klient otrzymał przed zapisem. Jeżeli program, poziom zaawansowania, liczba godzin, forma zajęć i materiały były jasno opisane, a kurs jest realizowany zgodnie z tym opisem, żądanie pełnego zwrotu opłaty będzie trudne do obrony. Inaczej należy ocenić sytuację, w której reklama lub opis kursu były nieprecyzyjne, wprowadzały w błąd albo rzeczywisty program istotnie odbiega od zapowiedzi. W takim przypadku klient może powoływać się nie tylko na wypowiedzenie, lecz także na nienależyte wykonanie umowy.

Nawet jeśli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, odszkodowanie nie należy się automatycznie. Organizator musiałby wykazać konkretną szkodę, jej wysokość oraz normalny związek przyczynowy między rezygnacją klienta a uszczerbkiem majątkowym. Samo niezadowolenie z rezygnacji uczestnika albo ogólne twierdzenie o utracie przychodu zwykle nie wystarczy.

Umowa szkoleniowa zawarta z konsumentem na odległość

Jeżeli klientka jest konsumentem, a kurs został kupiony przez Internet, telefon, e-mail albo poza lokalem przedsiębiorstwa, trzeba dodatkowo przeanalizować ustawę o prawach konsumenta. Co do zasady konsument ma 14 dni na odstąpienie od umowy zawartej na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa bez podawania przyczyny. W szczególnych sytuacjach termin może być dłuższy, na przykład gdy umowę zawarto poza lokalem podczas nieumówionej wizyty przedsiębiorcy w miejscu zamieszkania konsumenta albo podczas wycieczki.

Jeżeli usługa zaczęła być wykonywana przed upływem terminu do odstąpienia na wyraźne żądanie konsumenta, a konsument został prawidłowo poinformowany o skutkach takiego żądania, po odstąpieniu może być zobowiązany do zapłaty kwoty proporcjonalnej do świadczeń spełnionych do chwili odstąpienia. Gdy usługa została w pełni wykonana za zgodą konsumenta i po poinformowaniu go o utracie prawa odstąpienia, prawo odstąpienia może wygasnąć.

Jeżeli przedsiębiorca nie poinformował konsumenta prawidłowo o prawie odstąpienia, termin na odstąpienie może się wydłużyć. Dlatego przy kursach sprzedawanych online regulamin, formularz zamówienia i komunikaty wysyłane klientowi powinny być spójne z ustawą o prawach konsumenta.

Trzeba też zachować ostrożność przy postanowieniach regulaminu typu „opłata nie podlega zwrotowi w żadnym przypadku” albo „rezygnacja oznacza utratę całej ceny”. W relacji z konsumentem takie klauzule mogą być uznane za niedozwolone, jeżeli rażąco naruszają interes konsumenta i nie odpowiadają rzeczywistemu zakresowi wykonanej usługi lub poniesionym kosztom.

Jak odpowiedzieć klientce żądającej zwrotu całej opłaty?

W opisanej sytuacji organizator szkolenia powinien przede wszystkim potwierdzić przyjęcie wypowiedzenia, wskazać podstawę rozliczenia i przedstawić przejrzyste wyliczenie. Odpowiedź powinna być rzeczowa i oparta na dokumentach, a nie na samej odmowie.

W praktyce warto wykonać następujące kroki:

• sprawdzić, czy klientka jest konsumentem i w jaki sposób zawarto umowę,
• ustalić, czy upłynął termin do odstąpienia od umowy zawartej na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa,
• porównać rzeczywisty przebieg kursu z opisem programu przekazanym przed zapisem,
• obliczyć wartość zajęć już przeprowadzonych i materiałów przekazanych klientce,
• ustalić, czy istnieją dodatkowe, udokumentowane i nieodzyskiwalne wydatki,
• zwrócić pozostałą część opłaty, jeżeli po rozliczeniu jest należna,
• zachować dowody rozliczenia i zadbać o korekty księgowe.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, jak w praktyce może wyglądać rozliczenie rezygnacji z kursu. Każdorazowo trzeba jednak sprawdzić regulamin, sposób zawarcia umowy i to, jaka część usługi została już wykonana.

FAQ

Czy umowa szkoleniowa musi być podpisana na piśmie?

Nie zawsze. Umowa może zostać zawarta także ustnie, mailowo, przez formularz internetowy, akceptację regulaminu albo samo opłacenie i rozpoczęcie kursu. Forma pisemna jest jednak bardzo przydatna dowodowo, zwłaszcza przy sporze o zwrot opłaty.

Czy klient może zrezygnować z kursu po jego rozpoczęciu?

Tak, przy typowej umowie o świadczenie usług klient może ją wypowiedzieć. Rezygnacja nie oznacza jednak automatycznego prawa do zwrotu całej ceny. Trzeba rozliczyć część kursu już wykonaną oraz uzasadnione wydatki organizatora.

Czy organizator może wpisać w regulaminie, że opłata nigdy nie podlega zwrotowi?

W relacji z konsumentem takie postanowienie może być ryzykowne. Regulamin nie powinien pozbawiać konsumenta ustawowych uprawnień ani przewidywać zatrzymania całej opłaty niezależnie od tego, jaka część usługi została wykonana i jakie koszty rzeczywiście poniesiono.

Czy zmiana miejsca zamieszkania jest ważnym powodem rezygnacji?

Może nim być, zwłaszcza przy kursie stacjonarnym, gdy przeprowadzka realnie uniemożliwia udział w zajęciach. Przy kursie online sama zmiana miejsca zamieszkania zwykle będzie miała mniejsze znaczenie. Ocenia się to indywidualnie.

Czy niezadowolenie z programu kursu uzasadnia pełny zwrot pieniędzy?

Nie zawsze. Jeżeli program był jasno opisany i realizowany zgodnie z zapowiedzią, pełny zwrot może być niezasadny. Jeżeli jednak rzeczywisty kurs istotnie różni się od oferty albo reklama była myląca, klient może powoływać się na nienależyte wykonanie umowy.

Czy przy kursie kupionym online konsument ma 14 dni na odstąpienie?

Co do zasady tak, jeżeli umowę zawarto na odległość. Trzeba jednak sprawdzić, czy usługa nie została już wykonana za zgodą konsumenta, czy rozpoczęto ją na jego wyraźne żądanie oraz czy organizator prawidłowo poinformował go o prawie odstąpienia i skutkach rozpoczęcia świadczenia usługi.

Jak obliczyć kwotę zwrotu po wypowiedzeniu umowy szkoleniowej?

Najczęściej należy ustalić wartość jednostki szkolenia, na przykład jednej godziny, jednego dnia albo modułu, i pomnożyć ją przez część już wykonaną. Do tego można doliczyć tylko takie koszty, które są uzasadnione, udokumentowane i związane z wykonaniem umowy.

Podsumowanie

Wypowiedzenie umowy szkoleniowej jest dopuszczalne również wtedy, gdy strony nie podpisały osobnej umowy pisemnej. Jeżeli kurs został opłacony, zarezerwowany i rozpoczęty, strony łączy stosunek prawny, który trzeba rozliczyć zgodnie z jego treścią, przepisami Kodeksu cywilnego oraz — w przypadku konsumenta — także ustawą o prawach konsumenta.

W opisanym przypadku klientka może zrezygnować z dalszego udziału w szkoleniu, ale jej żądanie zwrotu całej kwoty nie musi być zasadne. Organizator powinien zwrócić tylko tę część opłaty, która pozostaje po rozliczeniu wykonanej części kursu i uzasadnionych wydatków. Roszczenie o dodatkowe odszkodowanie jest możliwe jedynie wtedy, gdy rezygnacja nastąpiła bez ważnego powodu i organizator potrafi wykazać konkretną szkodę.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93, w szczególności art. 60, art. 65, art. 734-750 i art. 746.
2. Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta - Dz.U. 2014 poz. 827, w szczególności art. 27, art. 29, art. 35 i art. 38.
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 lutego 2001 r., sygn. akt IV CKN 269/00.
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 października 2003 r., sygn. akt V CK 386/02.
5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 września 2004 r., sygn. akt IV CK 640/03.