Rozwiązanie i likwidacja spółki cywilnej krok po kroku

Spółka cywilna a zakończenie wspólnej działalności

Spółka cywilna nie jest spółką handlową ani osobną osobą prawną. Jest umową wspólników, którzy zobowiązują się dążyć do wspólnego celu gospodarczego przez działanie w oznaczony sposób, w szczególności przez wniesienie wkładów. Wynika to z art. 860 Kodeksu cywilnego.

W praktyce likwidacja spółki cywilnej i spłata wspólnika wymaga rozliczenia wspólnego majątku po ustaniu stosunku spółki, a także zobowiązań i należności przypadających poszczególnym wspólnikom. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcami są wspólnicy, a nie sama spółka cywilna. Spółka może mieć własny NIP i REGON na potrzeby podatkowe oraz ewidencyjne, ale prawa i obowiązki gospodarcze obciążają wspólników. Dlatego likwidacja spółki cywilnej nie polega na przeprowadzeniu formalnego postępowania likwidacyjnego takiego jak w spółkach z KRS. Trzeba zakończyć stosunek spółki, rozliczyć wspólny majątek i dopełnić obowiązków rejestrowych oraz podatkowych.

Jeżeli jeden ze wspólników chce dalej prowadzić biznes samodzielnie, może to zrobić jako jednoosobowa działalność gospodarcza. Musi jednak uporządkować majątek po spółce, umowy z kontrahentami, podatki, rozliczenia z drugim wspólnikiem i wpis w CEIDG.

Kiedy można rozwiązać spółkę cywilną?

Najprostszym sposobem zakończenia spółki cywilnej jest zgodne porozumienie wszystkich wspólników. Wspólnicy powinni sporządzić pisemną uchwałę albo porozumienie o rozwiązaniu spółki i wskazać w nim dzień zakończenia działalności spółki. Data ta jest ważna dla rozliczeń majątkowych, podatkowych i zgłoszeniowych.

Spółka cywilna może zakończyć działalność także w innych sytuacjach, w szczególności gdy:

• upłynie czas, na jaki zawarto umowę spółki,
• wystąpi zdarzenie przewidziane w umowie jako przyczyna rozwiązania spółki,
• wspólnik skutecznie wypowie swój udział w spółce zawartej na czas nieoznaczony,
• wspólnik wypowie udział z ważnych powodów bez zachowania terminów wypowiedzenia,
• sąd rozwiąże spółkę z ważnych powodów na żądanie wspólnika,
• zostanie ogłoszona upadłość wspólnika.

W spółce dwuosobowej szczególne znaczenie ma odejście jednego wspólnika. Spółka cywilna wymaga co najmniej dwóch wspólników, dlatego wystąpienie z 2-osobowej spółki zwykle prowadzi do jej rozwiązania. Drugi wspólnik może potem kontynuować działalność, ale już we własnym imieniu, po przejęciu lub nabyciu składników majątku i uporządkowaniu formalności.

Co warto przygotować przed likwidacją spółki?

Przed formalnym zakończeniem spółki warto przygotować krótki plan likwidacji. Pozwala to uniknąć sporów między wspólnikami i problemów z urzędami. Najważniejsze jest ustalenie, kiedy spółka kończy działalność, co dzieje się z jej majątkiem, kto spłaca zobowiązania i czy któryś ze wspólników będzie dalej prowadził podobną działalność.

W praktyce należy przygotować co najmniej:

• pisemną uchwałę albo porozumienie o rozwiązaniu spółki,
• wykaz majątku spółki, w tym środków trwałych, wyposażenia, towarów, należności, środków pieniężnych i zobowiązań,
• ustalenie sposobu spłaty długów i ściągnięcia należności,
• porozumienie o zwrocie wkładów i podziale nadwyżki majątku,
• decyzję, czy umowy z klientami, najem, leasing, rachunek bankowy lub domeny internetowe mają zostać zakończone, przeniesione albo zawarte na nowo przez jednego wspólnika,
• ustalenie, kto przygotuje zgłoszenia do CEIDG, REGON, urzędu skarbowego i ZUS.

Jeżeli wspólnicy nie spiszą tych ustaleń, późniejsze rozliczenia mogą być trudne dowodowo. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których jeden wspólnik przejmuje klientów, sprzęt, samochód, nazwę handlową albo zapasy towarów.

Rozliczenie majątku po rozwiązaniu spółki cywilnej

Do majątku spółki cywilnej w czasie jej trwania stosuje się zasady wspólności łącznej wspólników. Po rozwiązaniu spółki, zgodnie z art. 875 Kodeksu cywilnego, do wspólnego majątku stosuje się odpowiednio przepisy o współwłasności w częściach ułamkowych, z istotnymi modyfikacjami.

Najpierw z majątku spółki należy spłacić długi spółki. Dopiero później zwraca się wspólnikom wkłady według zasad przewidzianych w art. 871 Kodeksu cywilnego, a pozostałą nadwyżkę dzieli się między wspólników w takim stosunku, w jakim uczestniczyli w zyskach. Umowa spółki może jednak przewidywać inne zasady udziału w zyskach lub szczególne reguły rozliczeń.

Co do zasady wspólnikom zwraca się w naturze rzeczy wniesione do spółki tylko do używania. Wkłady pieniężne albo rzeczowe wniesione na własność rozlicza się według wartości oznaczonej w umowie spółki, a gdy jej nie oznaczono – według wartości z chwili wniesienia. Nie zwraca się natomiast wartości wkładu polegającego wyłącznie na świadczeniu usług albo na używaniu rzeczy należącej do wspólnika.

Jeżeli między wspólnikami powstał spór o nakłady, przejęty sprzęt, pojazdy, zapasy lub środki pieniężne, kluczowe będą umowa spółki, ewidencje księgowe, dokumenty zakupu, historia rachunku bankowego i uzgodniony protokół podziału. W takich sprawach warto od razu precyzyjnie opisać rozliczenia wkładów po likwidacji, aby później nie było wątpliwości, kto i w jakiej wartości otrzymał poszczególne składniki.

Długi spółki cywilnej po likwidacji

Rozwiązanie spółki cywilnej nie powoduje automatycznego wygaśnięcia zobowiązań. Za zobowiązania zaciągnięte w czasie działania spółki wspólnicy odpowiadają solidarnie. Wierzyciel może więc żądać zapłaty od wszystkich wspólników łącznie, od kilku z nich albo od jednego z nich.

Wewnętrzne porozumienie wspólników, że dany dług spłaci tylko jeden z nich, nie wiąże wierzyciela, jeżeli wierzyciel nie wyraził na to zgody. Takie porozumienie może natomiast mieć znaczenie w rozliczeniach regresowych między wspólnikami. Jeżeli jeden wspólnik spłaci więcej, niż powinien według ustaleń wewnętrznych, może dochodzić zwrotu odpowiedniej części od drugiego wspólnika.

Dlatego przed podziałem majątku należy sprawdzić kredyty, pożyczki, leasingi, zaległości wobec dostawców, zaległości podatkowe, składkowe i ewentualne roszczenia pracowników. Warto także zawiadomić kontrahentów o zakończeniu spółki i ustalić, czy umowy zostaną rozwiązane, rozliczone czy zawarte od nowa przez jednego ze wspólników. Szerzej ten problem omawia kwestia, jak wygląda odpowiedzialność za długi po likwidacji.

Spis z natury, VAT i podatek dochodowy

Na dzień rozwiązania spółki trzeba przygotować dokumenty potrzebne do rozliczeń podatkowych. Zakres obowiązków zależy od tego, czy spółka była czynnym podatnikiem VAT, jaki prowadziła rodzaj ewidencji i jaki majątek pozostaje po zakończeniu działalności.

Dla celów podatku VAT znaczenie ma art. 14 ustawy o podatku od towarów i usług. Jeżeli po rozwiązaniu spółki pozostają towary, w stosunku do których przysługiwało prawo do odliczenia VAT, wspólnicy powinni sporządzić spis z natury na dzień rozwiązania spółki. Informację o spisie, jego wartości i kwocie podatku należnego składa się nie później niż w dniu złożenia deklaracji podatkowej za okres obejmujący dzień rozwiązania spółki.

Nie każda likwidacja oznacza realny podatek VAT do zapłaty. Jeżeli przy nabyciu danego składnika nie przysługiwało prawo do odliczenia VAT albo składnik nie mieści się w zakresie opodatkowania z art. 14 ustawy o VAT, rozliczenie może wyglądać inaczej. Trzeba więc ocenić konkretny majątek spółki, dokumenty zakupu i sposób jego późniejszego wykorzystania.

Jeżeli w spisie lub wykazie występują składniki majątku trwałego, na przykład samochód, maszyny, sprzęt komputerowy albo wyposażenie lokalu, trzeba ustalić, czy zostaną sprzedane, przyznane jednemu wspólnikowi, czy pozostaną przedmiotem współwłasności. Praktyczne problemy może wywołać zwłaszcza przeniesienie samochodu ze spółki na wspólnika, bo trzeba pogodzić rozliczenia cywilne, podatkowe, ewidencyjne i ewentualne obowiązki związane z rejestracją pojazdu.

Dla celów podatku dochodowego należy pamiętać o wykazie składników majątku sporządzanym na dzień likwidacji działalności albo wystąpienia wspólnika ze spółki. Wykaz powinien obejmować m.in. nazwę składnika, datę nabycia, wydatki poniesione na nabycie, część wydatków zaliczoną do kosztów, wartość początkową, metodę amortyzacji i sumę odpisów amortyzacyjnych. Sprzedaż składników pozostałych po likwidacji może być przychodem z działalności gospodarczej, chyba że upłynął ustawowy okres 6 lat liczony od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu likwidacji.

Jeżeli po rozwiązaniu spółki w deklaracji VAT powstanie nadwyżka podatku naliczonego nad należnym, byli wspólnicy mogą ubiegać się o jej zwrot na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT. W praktyce trzeba dołączyć wymagane dokumenty, w tym aktualną umowę spółki oraz wykaz rachunków bankowych byłych wspólników, na które ma zostać dokonany zwrot.

Obowiązki wspólników po rozwiązaniu spółki

Po podjęciu decyzji o rozwiązaniu spółki każdy wspólnik powinien sprawdzić własny wpis w CEIDG. Jeżeli kończy działalność gospodarczą całkowicie, składa wniosek o wykreślenie z CEIDG. Jeżeli chce dalej prowadzić firmę samodzielnie, składa wniosek o zmianę danych i usuwa informację o uczestnictwie w rozwiązanej spółce cywilnej. W praktyce jest to etap, na którym pojawia się także pytanie o wykreślenie spółki z CEIDG, choć formalnie w CEIDG wpisani są wspólnicy jako przedsiębiorcy.

Najważniejsze zgłoszenia po rozwiązaniu spółki to:

• CEIDG – każdy wspólnik składa własny wniosek o wykreślenie działalności albo zmianę danych, zasadniczo w terminie 7 dni od zmiany;
• REGON – wspólnicy powinni wyrejestrować spółkę cywilną z rejestru REGON, co zgodnie z informacją Biznes.gov.pl należy zrobić w terminie 7 dni od podjęcia uchwały o rozwiązaniu spółki;
• NIP-2 – spółka cywilna jako jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej aktualizuje dane identyfikacyjne w urzędzie skarbowym, w tym datę zakończenia działalności;
• VAT-Z – jeżeli spółka była podatnikiem VAT, trzeba zgłosić zaprzestanie wykonywania czynności opodatkowanych do naczelnika właściwego urzędu skarbowego;
• ZUS – jeżeli spółka była płatnikiem składek za pracowników albo zleceniobiorców, trzeba złożyć właściwe dokumenty wyrejestrowujące płatnika i osoby ubezpieczone; wspólnicy powinni też uporządkować własne zgłoszenia ubezpieczeniowe;
• bank, kontrahenci i umowy – należy zamknąć albo przekształcić rachunek bankowy, rozliczyć umowy, poinformować najemcę lub wynajmującego, leasingodawcę, klientów i dostawców.

Wspólnicy powinni zachować potwierdzenia złożenia wniosków i deklaracji. Przydatne będą także protokół podziału majątku, uchwała o rozwiązaniu spółki, spisy i wykazy podatkowe, rozliczenia z kontrahentami oraz potwierdzenia zapłaty podatków i składek.

Czy można dalej prowadzić firmę po rozwiązaniu spółki cywilnej?

Tak. Rozwiązanie spółki cywilnej nie oznacza, że wspólnik traci prawo do prowadzenia działalności gospodarczej. Jeżeli chce kontynuować działalność samodzielnie, powinien zaktualizować wpis w CEIDG, uporządkować PKD, rachunek bankowy, nazwę firmy, umowy z kontrahentami i ewentualne zgłoszenia VAT oraz ZUS.

Trzeba jednak pamiętać, że działalność kontynuowana przez jednego wspólnika nie jest tą samą spółką cywilną. Dotychczasowy NIP spółki cywilnej nie przechodzi na jednoosobową działalność wspólnika. Jeżeli wspólnik przejmuje majątek spółki, powinien mieć dokument potwierdzający podstawę tego przejęcia, wartość składników i rozliczenie z drugim wspólnikiem.

Najbezpieczniej jest, aby wspólnicy jednocześnie ustalili: datę rozwiązania spółki, przejęcie majątku, rozliczenie wkładów, rozliczenie długów, sposób informowania kontrahentów i zakres działalności kontynuowanej przez jednego z nich. Pozwala to ograniczyć ryzyko podatkowe i dowodowe.

FAQ

Czy rozwiązanie spółki cywilnej wymaga aktu notarialnego?

Zwykle nie. Pisemna uchwała albo porozumienie wspólników co do zasady wystarczy. Akt notarialny może być potrzebny wtedy, gdy w ramach rozliczeń przenoszona jest nieruchomość albo inny składnik, dla którego przepisy wymagają szczególnej formy.

Czy po rozwiązaniu spółki cywilnej trzeba zamknąć jednoosobową działalność?

Nie zawsze. Jeżeli wspólnik chce dalej prowadzić działalność gospodarczą, powinien złożyć w CEIDG wniosek o zmianę danych, a nie o wykreślenie całej działalności. Wykreślenie składa ten wspólnik, który kończy działalność gospodarczą całkowicie.

Czy przy likwidacji spółki cywilnej zawsze trzeba zapłacić VAT od majątku?

Nie zawsze. Obowiązek zależy m.in. od tego, czy spółka była podatnikiem VAT, jakie towary lub składniki majątku pozostały na dzień rozwiązania i czy przy ich nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia VAT. Sam spis z natury nie oznacza automatycznie, że w każdej sprawie powstanie wysoki podatek.

Czy długi spółki cywilnej wygasają po jej rozwiązaniu?

Nie. Rozwiązanie spółki nie likwiduje zobowiązań wobec wierzycieli. Za długi powstałe w czasie działania spółki wspólnicy odpowiadają solidarnie, a wewnętrzny podział odpowiedzialności między nimi nie ogranicza praw wierzyciela bez jego zgody.

Czy spółka cywilna może zostać z jednym wspólnikiem?

Nie. Spółka cywilna jest umową co najmniej dwóch wspólników. Jeżeli w spółce dwuosobowej jeden wspólnik wystąpi, trzeba rozliczyć spółkę, a ewentualna dalsza działalność drugiego wspólnika jest już jego działalnością indywidualną albo wymaga zawarcia nowej umowy z innym wspólnikiem.

Jakie terminy są najważniejsze po rozwiązaniu spółki?

W praktyce trzeba pilnować przede wszystkim 7-dniowych terminów na aktualizację danych w CEIDG, NIP, REGON oraz zgłoszenie VAT-Z, jeżeli spółka była podatnikiem VAT. Terminy deklaracji podatkowych zależą od okresu rozliczeniowego i sposobu rozliczania spółki.

Podsumowanie

Rozwiązanie spółki cywilnej wymaga zgodnej decyzji wspólników albo innej podstawy przewidzianej w Kodeksie cywilnym lub umowie spółki. Po zakończeniu spółki trzeba rozliczyć majątek, długi, wkłady i podatki oraz złożyć właściwe zgłoszenia rejestrowe. Szczególnej uwagi wymagają VAT, wykaz składników majątku dla PIT, zobowiązania wobec wierzycieli oraz sytuacja, w której jeden ze wspólników chce kontynuować działalność samodzielnie. Dobrze przygotowana uchwała i protokół rozliczeń pozwalają uniknąć wielu sporów po likwidacji spółki.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535
3. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350
4. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy – Dz.U. 2018 poz. 647
5. Ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników – Dz.U. 1995 nr 142 poz. 702
6. Biznes.gov.pl, usługa „Wykreślenie spółki cywilnej z REGON” – biznes.gov.pl
7. Biznes.gov.pl, usługa „Wykreślenie z CEIDG” – biznes.gov.pl