Zaległe świadectwo pracy z nieistniejącej firmy – co zrobić?

Obowiązek wydania świadectwa pracy

Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym przebieg zakończonego zatrudnienia. Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek wydać je pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Obowiązek ten dotyczy umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę.

Co do zasady świadectwo pracy powinno zostać wydane w dniu, w którym ustaje stosunek pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych nie można przekazać go pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym dniu, pracodawca powinien przesłać świadectwo pocztą albo doręczyć je w inny sposób w terminie 7 dni. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy pracodawca zamierza ponownie zatrudnić tego samego pracownika w ciągu 7 dni – wtedy świadectwo wydaje się na wniosek pracownika, złożony papierowo albo elektronicznie.

Niewydanie świadectwa pracy w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy pracodawcy grozi za to grzywna od 1000 zł do 30 000 zł. Pracownik może też dochodzić odszkodowania, jeżeli poniósł szkodę z powodu niewydania świadectwa pracy w terminie albo wydania niewłaściwego świadectwa. Odszkodowanie może odpowiadać wynagrodzeniu za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, ale nie dłużej niż za 6 tygodni.

Czy po wielu latach można żądać zaległego świadectwa pracy?

Samo to, że pracownik nie odebrał świadectwa pracy wiele lat temu, nie oznacza, że okres zatrudnienia przestaje istnieć. Trzeba jednak odróżnić dwie sprawy: dochodzenie roszczenia przeciwko pracodawcy oraz praktyczne zdobycie dokumentów potwierdzających zatrudnienie.

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się co do zasady z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Przy świadectwie pracy termin ten należy liczyć zasadniczo od dnia, w którym pracodawca powinien je wydać. Jeżeli więc stosunek pracy ustał w 2004 r., a pracownik dopiero obecnie chce pozwać pracodawcę o wydanie świadectwa pracy, trzeba liczyć się z zarzutem przedawnienia.

Aktualne przepisy przewidują także szczególną drogę dla sytuacji, gdy pracodawca nie istnieje albo z innych przyczyn nie da się wytoczyć przeciwko niemu powództwa o zobowiązanie do wydania świadectwa pracy. Pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy. Takie żądanie również powinno zostać wniesione przed upływem terminu przedawnienia. Dlatego w sprawach sprzed kilkunastu lub kilkudziesięciu lat ważniejsze bywa ustalenie miejsca przechowywania dokumentacji niż sam pozew o świadectwo.

W praktyce oznacza to, że osoba, która zakończyła pracę wiele lat temu, powinna przede wszystkim szukać akt osobowych i płacowych. Jeżeli dokumenty się odnajdą, mogą posłużyć do uzyskania kopii, zaświadczenia archiwalnego, dokumentu dla ZUS albo potwierdzenia okresu zatrudnienia w inny sposób.

Gdzie szukać akt osobowych i płacowych po likwidacji firmy?

Poszukiwania należy zacząć od ustalenia pełnej nazwy dawnego pracodawcy, adresu siedziby, numeru NIP, REGON albo KRS, formy prawnej oraz dat zatrudnienia. Te dane mogą wynikać z umowy o pracę, pasków wynagrodzeń, PIT-ów, legitymacji ubezpieczeniowej, korespondencji z zakładem pracy albo dawnych dokumentów kadrowych.

Jeżeli pracodawca został przekształcony, przejęty albo sprywatyzowany, dokumentację mógł przejąć następca prawny. W takiej sytuacji warto wystąpić do tego podmiotu o odpis albo kopię dokumentacji. Archiwum lub przechowawca akt nie zawsze wystawi nowe świadectwo pracy, ale może wydać poświadczone kopie dokumentów, informację o zatrudnieniu albo dokumenty potrzebne do ZUS.

Jeżeli dawnym pracodawcą było przedsiębiorstwo państwowe, dokumentację mógł przejąć następca prawny, organ założycielski, organ nadrzędny albo archiwum gromadzące akta zlikwidowanych zakładów. Przy spółdzielniach warto sprawdzić właściwy związek rewizyjny, Krajową Radę Spółdzielczą albo wskazaną składnicę akt. Przy spółkach prawa handlowego dokumenty mógł zabezpieczyć syndyk, likwidator albo przechowawca wskazany w aktach rejestrowych.

Informacji o miejscu przechowywania dokumentacji można szukać w szczególności:

• w placówce ZUS lub w bazach ZUS dotyczących zlikwidowanych i przekształconych zakładów pracy,
• w archiwach państwowych oraz w ogólnopolskich bazach dokumentacji pracowniczej,
• u marszałka województwa prowadzącego rejestr przechowawców akt osobowych i płacowych,
• w sądzie rejestrowym właściwym dla dawnej siedziby firmy,
• w sądzie upadłościowym, jeżeli pracodawca był w upadłości,
• w CEIDG, KRS, urzędzie skarbowym albo dawnym organie ewidencyjnym, gdy chodziło o jednoosobową działalność gospodarczą.

Jakie dokumenty mogą zastąpić świadectwo pracy?

Jeżeli świadectwa pracy nie da się odzyskać, trzeba zgromadzić inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie. Mogą to być w szczególności: umowa o pracę, aneksy, wypowiedzenie, porozumienie rozwiązujące umowę, legitymacja ubezpieczeniowa, dokumenty zgłoszeniowe ZUS, paski wynagrodzeń, PIT-y, listy płac, karty wynagrodzeń, zaświadczenie ERP-7, zaświadczenie archiwalne albo kopie akt osobowych.

Przy sprawach emerytalnych i rentowych kluczowe znaczenie ma to, czego dokładnie potrzebuje ZUS: potwierdzenia okresu zatrudnienia, wysokości wynagrodzeń, pracy w szczególnych warunkach, pracy nauczycielskiej, pracy górniczej albo innych okresów istotnych dla świadczenia. Jeżeli chodzi o dokumentację do wcześniejszej emerytury, szczególne znaczenie może mieć świadectwo do wcześniejszej emerytury albo inne dowody potwierdzające rodzaj wykonywanej pracy.

W postępowaniu przed ZUS najbezpieczniej posługiwać się dokumentami pochodzącymi od pracodawcy, następcy prawnego, archiwum albo uprawnionego przechowawcy. Jeżeli ZUS odmówi uwzględnienia danego okresu lub wynagrodzenia, sprawa może trafić do sądu ubezpieczeń społecznych, gdzie zakres dowodów bywa szerszy. Każdorazowo zależy to jednak od rodzaju świadczenia, okresu zatrudnienia i tego, jakie dokumenty zachowały się po pracodawcy.

Ile lat przechowuje się dokumentację pracowniczą?

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od daty zatrudnienia oraz od tego, czy pracodawca skorzystał z procedury skrócenia okresu przechowywania akt. Aktualnie obowiązują następujące zasady:

• dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. dokumentację przechowuje się co do zasady przez 50 lat,
• dla osób zatrudnionych po raz pierwszy od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. podstawowy okres wynosi 50 lat, ale może zostać skrócony do 10 lat, jeżeli pracodawca złożył do ZUS wymagane dokumenty, w szczególności ZUS OSW i ZUS RIA,
• dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. dokumentację przechowuje się zasadniczo przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał albo wygasł.

W sprawie zatrudnienia zakończonego w 2004 r. trzeba więc sprawdzić, czy dokumentacja była objęta standardowym 50-letnim okresem przechowywania, czy też pracodawca albo jego następca skorzystał z procedury skrócenia okresu przechowywania akt. W praktyce, jeżeli firma została zlikwidowana wiele lat temu, najważniejsze jest ustalenie, komu przekazano dokumenty i czy nie zostały one zgodnie z prawem wybrakowane po upływie wymaganego okresu.

Co zrobić krok po kroku?

1. Zbierz dane dawnego pracodawcy. Przygotuj nazwę firmy, adres, NIP, REGON, KRS, daty zatrudnienia, stanowisko i kopie dokumentów, które jeszcze posiadasz.
2. Sprawdź KRS, CEIDG i REGON. Ustal, czy firma została wykreślona, przekształcona, przejęta albo czy miała likwidatora.
3. Zapytaj ZUS. Poproś o informację, czy ZUS posiada dane o Twoim zatrudnieniu i gdzie może znajdować się dokumentacja zlikwidowanego zakładu.
4. Skontaktuj się z archiwami i przechowawcami. Sprawdź archiwa państwowe, rejestr przechowawców akt osobowych i płacowych oraz ogólnopolskie bazy dokumentacji pracowniczej.
5. Złóż pisemny wniosek o kopie dokumentów. We wniosku wskaż pełne dane osobowe, okres zatrudnienia, nazwę zakładu, stanowisko oraz cel uzyskania dokumentów, np. ZUS.
6. Jeżeli dokumentów nie ma, ustal alternatywne dowody. Mogą to być dokumenty płacowe, podatkowe, ubezpieczeniowe, pisma kadrowe albo inne wiarygodne dowody potwierdzające zatrudnienie.

Czy można zgłosić sprawę do PIP albo żądać odszkodowania?

W aktualnych sprawach, gdy pracodawca nadal istnieje i nie wydał świadectwa pracy w terminie, pracownik może złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy, wystąpić do sądu pracy o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa oraz dochodzić odszkodowania, jeżeli poniósł szkodę.

Przy sprawach sprzed wielu lat sytuacja jest trudniejsza. Jeżeli stosunek pracy ustał w 2004 r., odpowiedzialność wykroczeniowa pracodawcy za niewydanie świadectwa pracy będzie w praktyce nierealna, a roszczenia pracownicze mogą być przedawnione. Nie oznacza to jednak, że nie warto szukać dokumentacji. Odnalezione akta mogą nadal pomóc w potwierdzeniu zatrudnienia, ustaleniu kapitału początkowego, emerytury albo innych uprawnień.

FAQ

Czy można odzyskać świadectwo pracy po 20 latach?

Można próbować, ale trzeba odróżnić odzyskanie dokumentów od dochodzenia roszczenia w sądzie. Po 20 latach roszczenie o wydanie świadectwa pracy może być przedawnione, natomiast akta osobowe i płacowe mogą nadal znajdować się u następcy prawnego, w archiwum albo u przechowawcy.

Co zrobić, gdy były pracodawca już nie istnieje?

Należy ustalić, czy firma miała następcę prawnego, likwidatora, syndyka lub wskazanego przechowawcę dokumentacji. Pomocne są KRS, CEIDG, ZUS, archiwa państwowe, rejestry przechowawców akt oraz sądy rejestrowe i upadłościowe.

Czy archiwum może wystawić nowe świadectwo pracy?

Zwykle archiwum nie wystawia nowego świadectwa pracy tak jak pracodawca. Może jednak wydać poświadczone kopie dokumentów, zaświadczenie archiwalne albo informację o dokumentacji, które mogą być przydatne w ZUS lub w sądzie.

Czy brak świadectwa pracy oznacza, że ZUS nie zaliczy zatrudnienia?

Nie zawsze. ZUS może brać pod uwagę inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie i wynagrodzenie, np. zaświadczenia archiwalne, listy płac, karty wynagrodzeń, dokumenty ubezpieczeniowe albo inne dowody. Wszystko zależy od rodzaju świadczenia i jakości dokumentów.

Jak długo przechowuje się akta pracownicze?

Dla osób zatrudnionych przed 1999 r. zasadą jest 50 lat. Dla zatrudnionych w latach 1999–2018 okres może wynosić 50 lat albo 10 lat, jeżeli pracodawca skutecznie skrócił go przez procedurę ZUS OSW i ZUS RIA. Dla zatrudnionych od 2019 r. zasadą jest 10 lat od końca roku, w którym ustało zatrudnienie.

Czy można zgłosić niewydanie świadectwa pracy do Państwowej Inspekcji Pracy?

Tak, jeżeli sprawa jest aktualna i pracodawca nadal istnieje. Przy sprawach sprzed wielu lat skarga może nie przynieść praktycznego efektu z powodu upływu czasu i braku podmiotu, który można skontrolować.

Czy sąd pracy może pomóc, gdy pracodawca nie istnieje?

Aktualne przepisy pozwalają wystąpić do sądu pracy o ustalenie uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy, gdy pracodawca nie istnieje albo pozwanie go jest niemożliwe. Takie żądanie trzeba jednak ocenić przez pryzmat przedawnienia.

Podsumowanie

W sprawie zaległego świadectwa pracy z firmy, która już nie istnieje, najważniejsze jest ustalenie, kto przejął dokumentację pracowniczą. Jeżeli zatrudnienie ustało wiele lat temu, samo roszczenie o wydanie świadectwa pracy może być przedawnione, ale nadal można szukać akt osobowych i płacowych oraz dokumentów potrzebnych do ZUS.

Warto też pamiętać, że prawidłowa treść świadectwa pracy ma znaczenie nie tylko dla kolejnego pracodawcy, ale także dla ustalenia uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych. Jeżeli dokumentu brakuje, należy działać metodycznie: zebrać dane dawnego zakładu, sprawdzić rejestry, zapytać ZUS i archiwa, a następnie wystąpić o kopie dokumentów lub zaświadczenia.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 97, art. 99, art. 282 i art. 291: ISAP Sejm.
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy: tekst aktu.
• Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, informacje o świadectwie pracy: gov.pl.
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych, informacje o e-aktach i okresach przechowywania dokumentacji: ZUS.
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych, gdzie znaleźć dokumentację ze zlikwidowanych zakładów pracy: ZUS.
• Archiwa Państwowe, dokumentacja pracownicza: archiwa.gov.pl.