Umowa z nauczycielem prowadzącym działalność gospodarczą

Czy szkoła może podpisać umowę z firmą nauczyciela?

Może, ale tylko wtedy, gdy rzeczywisty model współpracy na to pozwala. W praktyce najpierw trzeba ustalić, czy nauczyciel ma wykonywać zwykłe obowiązki nauczyciela szkolnego, czy odrębną usługę edukacyjną, która nie zastępuje etatu. Znaczenie ma rodzaj szkoły, status organu prowadzącego, wymiar godzin, sposób organizacji zajęć oraz stopień podporządkowania nauczyciela szkole.

Jeżeli nauczyciel ma prowadzić lekcje według planu zajęć, w salach szkoły, z wpisami do dziennika, w ramach zwykłej organizacji pracy szkoły i pod nadzorem dyrektora, punktem wyjścia jest umowa o pracę. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy szkoła chce po prostu rozliczać nauczyciela fakturą, bo prowadzi on działalność gospodarczą.

W szkołach prowadzonych przez stowarzyszenia, fundacje lub inne osoby prawne niebędące jednostkami samorządu terytorialnego istotne znaczenie ma art. 10a Karty Nauczyciela. Przepis ten obejmuje m.in. publiczne przedszkola, szkoły i placówki prowadzone przez osoby fizyczne oraz osoby prawne niebędące JST, a także wskazane placówki i szkoły niepubliczne. Zasadą jest zatrudnianie nauczycieli na podstawie umowy o pracę zgodnie z Kodeksem pracy.

Limit 4 godzin tygodniowo

Art. 10a ust. 2 Karty Nauczyciela przewiduje wyjątek od zasady zatrudnienia pracowniczego. Jeżeli nauczyciel prowadzi zajęcia bezpośrednio z uczniami lub wychowankami w wymiarze nie wyższym niż 4 godziny tygodniowo, powierzenie tych zajęć może nastąpić także na innej podstawie niż umowa o pracę. Warunkiem jest jednak to, aby w treści i sposobie wykonywania umowy nie przeważały cechy charakterystyczne dla stosunku pracy.

Limit 4 godzin nie jest więc samodzielnym zezwoleniem na fakturę. Trzeba sprawdzić, czy nauczyciel nie wykonuje pracy jak pracownik: w miejscu i czasie wyznaczonym przez szkołę, pod jej kierownictwem, w stałym rytmie organizacyjnym i bez realnej samodzielności. Jeżeli te elementy dominują, umowa cywilnoprawna może zostać zakwestionowana mimo niewielkiej liczby godzin.

Trzeba też pamiętać o odrębnym, czasowym wyjątku dotyczącym wybranych specjalistów w niepublicznych przedszkolach, szkołach i zespołach, o których mowa w art. 42d Karty Nauczyciela. Do 31 sierpnia 2027 r. takim osobom można powierzyć zajęcia bezpośrednio z uczniami lub wychowankami w wymiarze nie wyższym niż 9 godzin tygodniowo na innej podstawie niż umowa o pracę, ale również tylko wtedy, gdy nie przeważają cechy stosunku pracy. Ten wyjątek dotyczy m.in. pedagogów, pedagogów specjalnych, psychologów, logopedów, terapeutów pedagogicznych i doradców zawodowych, a nie zwykłego obchodzenia umowy o pracę przy nauczycielu przedmiotu.

Dlaczego zwykle nie będzie to umowa o dzieło?

Prowadzenie lekcji fizyki, języka obcego, matematyki albo cyklicznych zajęć dodatkowych co do zasady nie polega na wykonaniu jednego z góry oznaczonego dzieła. W umowie o dzieło istotny jest konkretny rezultat, który można odebrać, sprawdzić i ocenić. Nauczanie polega najczęściej na starannym działaniu przez określony czas, przekazywaniu wiedzy, prowadzeniu zajęć i pracy z uczniami.

Jeżeli współpraca poza umową o pracę jest w danym przypadku dopuszczalna, właściwsza będzie zwykle umowa o świadczenie usług edukacyjnych, do której odpowiednio stosuje się przepisy o zleceniu. Taką umowę należy opisać precyzyjnie: zakres zajęć, wymiar godzin, sposób ustalania terminów, wynagrodzenie, odpowiedzialność za bezpieczeństwo uczniów, zastępstwa, dokumentację, ochronę danych i poufność.

Nazwa umowy nie rozstrzyga jednak sprawy. Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy zatrudnienie w warunkach właściwych dla stosunku pracy jest zatrudnieniem pracowniczym bez względu na nazwę umowy. Nie wolno zastępować umowy o pracę umową cywilnoprawną, jeżeli praca ma być wykonywana pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym oraz za wynagrodzeniem.

Faktura, ZUS i podatki

Jeżeli współpraca rzeczywiście ma charakter samodzielnej działalności gospodarczej, nauczyciel co do zasady sam rozlicza podatek dochodowy i składki związane z działalnością, a szkoła ujmuje fakturę w swojej dokumentacji. Nie oznacza to jednak, że szkoła może przerzucić na nauczyciela całe ryzyko prawne. Jeżeli relacja faktycznie odpowiada stosunkowi pracy, mogą powstać zaległości składkowe, podatkowe i pracownicze.

W razie kontroli znaczenie będzie miało to, jak współpraca wyglądała w praktyce, a nie tylko to, co zapisano w umowie. Ryzykowne są zwłaszcza sytuacje, w których nauczyciel ma stały plan lekcji, obowiązek osobistego świadczenia pracy, brak realnej swobody organizacyjnej, podporządkowanie dyrektorowi oraz zadania identyczne jak nauczyciele zatrudnieni na etacie.

Ostrożności wymaga także VAT. Nie można automatycznie zakładać, że nauczyciel zawsze wystawia fakturę z VAT ani że każda usługa edukacyjna jest zwolniona. Ustawa o VAT przewiduje zwolnienia dla wybranych usług kształcenia i wychowania, prywatnego nauczania oraz kształcenia zawodowego, ale zastosowanie zwolnienia zależy od rodzaju usługi, statusu podmiotu, poziomu nauczania, finansowania i konkretnego modelu współpracy.

Co powinna zawierać bezpieczna umowa?

Jeżeli po analizie okaże się, że umowa cywilnoprawna lub współpraca B2B jest dopuszczalna, umowa powinna odpowiadać realnemu modelowi współpracy. Nie wystarczy zapis, że nauczyciel działa jako przedsiębiorca i sam odpowiada za ZUS oraz podatki. Treść umowy musi być zgodna z tym, jak zajęcia będą faktycznie wykonywane.

W umowie warto określić w szczególności: przedmiot usługi, grupę odbiorców, maksymalny wymiar godzin, sposób ustalania terminów, zasady wynagrodzenia, odpowiedzialność za realizację zajęć, wymagane kwalifikacje, dokumentację, zasady obecności na terenie szkoły, bezpieczeństwo uczniów, zastępstwa, poufność, ochronę danych osobowych, obowiązki wynikające ze standardów ochrony małoletnich oraz sposób rozwiązania umowy.

Przed dopuszczeniem osoby do pracy z dziećmi szkoła powinna też zweryfikować obowiązki wynikające z przepisów o ochronie małoletnich, w tym sprawdzenia w odpowiednich rejestrach i zebrania wymaganych oświadczeń albo informacji. Te obowiązki mogą dotyczyć nie tylko pracowników etatowych, ale również osób dopuszczanych do działalności związanej z edukacją, wychowaniem lub opieką nad małoletnimi.

Kiedy ocena może być inna?

Inaczej można ocenić krótkie warsztaty, projekt edukacyjny, jednorazowe zajęcia pokazowe albo usługę świadczoną przez zewnętrzną firmę, która nie zastępuje stałego nauczyciela przedmiotu. W takich przypadkach trzeba jednak nadal sprawdzić, kto faktycznie prowadzi zajęcia, czy jest to działalność z uczniami, kto odpowiada za bezpieczeństwo, czy nie powstaje podporządkowanie pracownicze oraz czy nie są obchodzone przepisy oświatowe.

Nie należy też mylić umowy z nauczycielem z zatrudnieniem osoby niebędącej nauczycielem w szczególnych trybach przewidzianych w Prawie oświatowym. Taka osoba może być dopuszczona do prowadzenia określonych zajęć tylko w uzasadnionych przypadkach i po spełnieniu warunków przewidzianych w przepisach. Również wtedy podstawą zatrudnienia może być Kodeks pracy, a nie dowolna faktura.

FAQ

Czy nauczyciel może wystawiać szkole faktury za lekcje?

Tylko w wyjątkowych sytuacjach. Jeżeli nauczyciel prowadzi zwykłe lekcje według planu szkoły i pod jej organizacyjnym kierownictwem, faktura nie zabezpiecza przed uznaniem współpracy za stosunek pracy.

Czy limit 4 godzin tygodniowo zawsze pozwala na umowę B2B?

Nie. Limit 4 godzin jest jednym z warunków, ale umowa nie może mieć dominujących cech stosunku pracy. Jeżeli w praktyce nauczyciel jest podporządkowany szkole jak pracownik, umowa cywilnoprawna nadal jest ryzykowna.

Czy z nauczycielem można zawrzeć umowę o dzieło?

Przy zwykłym prowadzeniu lekcji najczęściej nie. Nauczanie jest zwykle świadczeniem usług i starannym działaniem, a nie wykonaniem jednego, indywidualnego dzieła możliwego do odebrania jak gotowy rezultat.

Kto płaci ZUS przy współpracy z firmą nauczyciela?

Przy rzeczywistej współpracy gospodarczej nauczyciel rozlicza składki w ramach swojej działalności. Jeżeli jednak relacja zostanie zakwestionowana jako stosunek pracy, szkoła może ponieść konsekwencje jako pracodawca lub płatnik.

Czy usługi nauczyciela są zwolnione z VAT?

To zależy od rodzaju usługi, statusu podmiotu i sposobu jej świadczenia. Zwolnienia edukacyjne istnieją, ale nie każda faktura za zajęcia automatycznie korzysta ze zwolnienia. Przy stałej współpracy warto sprawdzić to podatkowo przed podpisaniem umowy.

Czy szkoła może zlecić zajęcia firmie zewnętrznej?

Tak, jeżeli chodzi o rzeczywistą usługę zewnętrzną, np. warsztaty lub projekt edukacyjny, a nie ukryte zatrudnienie nauczyciela do prowadzenia zwykłych lekcji. Umowa powinna jasno określać odpowiedzialność, bezpieczeństwo uczniów i obowiązki związane z ochroną małoletnich.

Podsumowanie

W opisanej sytuacji szkoła nie powinna zakładać, że nauczyciel prowadzący działalność gospodarczą może po prostu wystawiać faktury za zwykłe lekcje. Jeżeli zajęcia mają charakter stałego nauczania szkolnego, są prowadzone według planu i w ramach organizacji szkoły, właściwą podstawą będzie co do zasady umowa o pracę.

Umowę cywilnoprawną albo współpracę B2B można rozważać tylko przy ograniczonym zakresie zajęć, braku przewagi cech stosunku pracy i spełnieniu szczególnych warunków ustawowych. Najbezpieczniej przed podpisaniem umowy ocenić łącznie przepisy Karty Nauczyciela, Kodeksu pracy, Prawa oświatowego, regulacje podatkowe i obowiązki związane z bezpieczeństwem uczniów.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela, w szczególności art. 1, art. 10, art. 10a, art. 42d i art. 93d, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 515: api.sejm.gov.pl
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 22, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 277: api.sejm.gov.pl
• Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe, w szczególności art. 15, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1043 z późniejszymi zmianami: api.sejm.gov.pl
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 43 ust. 1 pkt 26-29, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 775 z późniejszymi zmianami: api.sejm.gov.pl
• Interpretacja ogólna Ministra Finansów nr PT1.8101.1.2024 z dnia 20 maja 2024 r. dotycząca VAT od świadczeń polegających na przekazywaniu wiedzy w procesie kształcenia: gov.pl
• Ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich: eli.gov.pl