Remont użyczonego mieszkania w działalności – czy wydatek jest kosztem?

Czy remont użyczonego lokalu można zaliczyć do kosztów działalności?

Co do zasady tak. Podstawą jest art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Jeżeli więc mieszkanie ma być wykorzystywane w ramach działalności gospodarczej, np. do najmu rozliczanego w firmie albo do innej działalności zarobkowej, wydatki na jego przygotowanie mogą mieć związek z przychodem. Samo to, że część lokalu została Pani użyczona przez siostrę, nie wyklucza rozliczenia kosztów.

W praktyce najważniejsze są trzy warunki:

• musi istnieć realny związek wydatku z działalnością gospodarczą,
• wydatek musi być właściwie udokumentowany,
• nakład musi być prawidłowo zakwalifikowany jako remont albo ulepszenie.

Znaczenie umowy użyczenia

Użyczenie jest uregulowane w art. 710 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony albo nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy.

Dla rozliczeń podatkowych najlepiej, aby umowa użyczenia była zawarta na piśmie i jasno określała:

• jaki udział lub jaka część lokalu została oddana do używania,
• na jaki cel lokal ma być wykorzystywany,
• czy biorący do używania może wykonywać prace remontowe,
• kto ponosi koszty eksploatacyjne i nakłady na lokal.

Jeżeli korzysta Pani tylko z udziału należącego do siostry, warto precyzyjnie opisać sposób korzystania z mieszkania. Przy współwłasności ma to znaczenie dowodowe zarówno cywilnie, jak i podatkowo. W sprawach powiązanych z prawami współwłaścicieli pomocny może być materiał o konflikcie pomiędzy współwłaścicielami odziedziczonej nieruchomości.

Remont a ulepszenie – to najważniejsze rozróżnienie

Nie każdy wydatek na lokal rozlicza się tak samo. Dla podatku dochodowego kluczowe jest odróżnienie remontu od ulepszenia.

Definicję remontu zawiera art. 3 pkt 8 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane. Remont to wykonanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszczalne jest stosowanie wyrobów innych niż użyto w stanie pierwotnym.

W uproszczeniu:

• remont – przywraca sprawność i pierwotny standard,
• ulepszenie – podnosi wartość użytkową lokalu ponad stan dotychczasowy.

Warto pamiętać, że ocena zależy od konkretnego stanu faktycznego. Ten sam zakres robót w jednym przypadku będzie remontem, a w innym adaptacją lokalu do nowego celu.

Kiedy wydatek jest remontem i można ująć go bezpośrednio w kosztach?

Jeżeli ponoszone nakłady mają charakter remontowy, zasadniczo można je zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Nie powiększają one wartości początkowej środka trwałego, ponieważ nie tworzą ulepszenia.

Takie podejście jest spójne z utrwaloną praktyką interpretacyjną: wydatki na remont obcego lokalu używanego na potrzeby działalności nie są inwestycją w obcym środku trwałym tylko dlatego, że lokal nie jest własnością przedsiębiorcy.

Trzeba jednak wykazać, że lokal będzie rzeczywiście wykorzystywany gospodarczo. Gdyby mieszkanie nadal służyło głównie celom prywatnym, organ podatkowy mógłby zakwestionować cały koszt albo jego część.

Zobacz również:

prowadzenie działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym

Kiedy powstaje inwestycja w obcym środku trwałym?

Jeżeli prace nie są remontem, lecz ulepszeniem, zastosowanie mają przepisy o środkach trwałych. Dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą istotny jest art. 22a ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT, zgodnie z którym amortyzacji podlegają także, niezależnie od przewidywanego okresu używania, przyjęte do używania inwestycje w obcych środkach trwałych.

Z kolei za ulepszenie uznaje się nakłady powodujące przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację, jeżeli skutkują wzrostem wartości użytkowej środka trwałego. W praktyce chodzi o sytuacje, gdy lokal zyskuje nowe cechy, nowe funkcje albo wyraźnie wyższy standard użytkowy.

Jeżeli więc mieszkanie wymaga jedynie odświeżenia i napraw, mówimy zwykle o remoncie. Jeżeli natomiast ma zostać przystosowane do nowego modelu zarobkowego i zakres prac wykracza poza odtworzenie stanu pierwotnego, może dojść do powstania inwestycji w obcym środku trwałym.

Czy zakaz amortyzacji mieszkań przekreśla rozliczenie remontu?

Nie. Od 1 stycznia 2023 r. budynki i lokale mieszkalne nie podlegają amortyzacji podatkowej w PIT. Wynika to z art. 22c pkt 2 ustawy o PIT. Przepis ten obejmuje m.in. lokale mieszkalne służące prowadzonej działalności gospodarczej albo wynajmowane.

To jednak dotyczy samej amortyzacji lokalu mieszkalnego jako środka trwałego. Nie oznacza automatycznie, że każdy wydatek związany z takim lokalem jest wyłączony z kosztów.

Jeżeli ponoszony wydatek jest remontem, może być kosztem na zasadach ogólnych z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Problem pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy nakład ma charakter ulepszenia i powinien być rozliczany jak inwestycja w obcym środku trwałym. W takich sytuacjach konieczna jest ostrożna analiza aktualnej praktyki podatkowej dla konkretnego modelu korzystania z lokalu mieszkalnego.

Jakie dokumenty warto mieć?

Aby obrona kosztu była realna, sama faktura za materiały lub usługi remontowe to za mało. Warto zgromadzić cały komplet dowodów:

• pisemną umowę użyczenia,
• faktury wystawione na przedsiębiorcę,
• opis zakresu prac lub kosztorys,
• dokumentację zdjęciową przed i po remoncie,
• dowody wskazujące, że lokal jest wykorzystywany w działalności, np. oferta najmu, umowy z najemcami, wpis do ewidencji środków wykorzystywanych w firmie, ogłoszenia, korespondencja biznesowa.

Jeżeli mieszkanie ma być później wynajmowane, trzeba również zadbać o spójność modelu rozliczeń podatkowych. W praktyce znaczenie ma to, czy najem ma być elementem działalności gospodarczej, czy odrębnym źródłem przychodu. To wpływa na sposób ujmowania wydatków oraz ich związek z działalnością.

Na co uważać przy mieszkaniu odziedziczonym i współwłasności?

W opisanej sytuacji mieszkanie zostało odziedziczone wspólnie z siostrą, a więc mamy do czynienia ze współwłasnością. Od strony cywilnej współwłaściciel może oddać swój udział do używania, ale w praktyce bezpieczniej jest zadbać o zgodę i jasne ustalenia co do zakresu korzystania z całego lokalu.

Jeżeli remont obejmuje całe mieszkanie, a nie tylko część faktycznie oddaną do korzystania, fiskus może pytać, czy wydatek dotyczy wyłącznie Pani działalności. W takiej sytuacji czasem zasadne jest rozliczenie tylko odpowiedniej części kosztu, odpowiadającej rzeczywistemu zakresowi używania lokalu w firmie.

Podobne wątpliwości pojawiają się przy innych sprawach majątkowych dotyczących nieruchomości, np. przy wycofaniu nieruchomości z działalności gospodarczej a podatku i VAT.

Wniosek praktyczny

Jeżeli planowane prace rzeczywiście mają charakter remontowy, a mieszkanie ma służyć działalności gospodarczej lub generowaniu przychodu w jej ramach, to co do zasady można zaliczyć takie wydatki do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Nie można jednak udzielić całkowicie bezwarunkowej odpowiedzi bez znajomości szczegółowego zakresu robót. O tym, czy rozliczenie będzie prawidłowe, decydują przede wszystkim:

• faktyczny zakres prac,
• sposób wykorzystania lokalu,
• treść umowy użyczenia,
• zakres prawa do korzystania z nieruchomości,
• prawidłowa dokumentacja księgowa i dowodowa.

FAQ

Czy brak własności lokalu wyklucza koszt podatkowy?

Nie. Sam brak własności nie wyklucza kosztu. Istotne jest to, czy przedsiębiorca legalnie korzysta z lokalu, poniósł wydatek i potrafi wykazać związek tego wydatku z przychodem na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Czy umowa użyczenia musi być na piśmie?

Przepisy Kodeksu cywilnego nie wymagają co do zasady formy pisemnej pod rygorem nieważności, ale dla celów dowodowych i podatkowych forma pisemna jest zdecydowanie zalecana.

Czy mogę wrzucić w koszty cały remont całego mieszkania?

Niekoniecznie. Jeżeli w działalności wykorzystuje Pani tylko część lokalu albo tylko udział oddany do używania, organ podatkowy może oczekiwać proporcjonalnego rozliczenia kosztów. To zależy od sposobu korzystania z mieszkania i zakresu prac.

Czy wymiana wyposażenia też jest remontem?

Nie zawsze. Wyposażenie ruchome, np. meble lub sprzęt AGD, podlega odrębnej ocenie podatkowej. Nie jest automatycznie elementem remontu lokalu. Trzeba analizować każdy składnik osobno.

Czy warto wystąpić o interpretację indywidualną?

Tak, zwłaszcza gdy zakres prac jest rozbudowany, lokal ma charakter mieszkalny, a sposób jego wykorzystania w działalności może budzić wątpliwości. Interpretacja nie zastąpi dokumentów, ale może znacząco ograniczyć ryzyko sporu z fiskusem.

Źródła

• art. 22 ust. 1, art. 22a ust. 2 pkt 1, art. 22c pkt 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• art. 710 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny,
• art. 3 pkt 8 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane,
• interpretacje indywidualne i utrwalona praktyka organów podatkowych dotycząca rozróżnienia remontu i ulepszenia w obcych środkach trwałych.