Pobieranie zadatków przy zawieszonej działalności i najmie domków

Czy w czasie zawieszenia działalności można przyjmować zadatki na domki?

Podstawowa zasada jest rygorystyczna. Zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej ani osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Ten zakaz nie oznacza jednak całkowitego zakazu jakiejkolwiek aktywności. Art. 25 ust. 2 pkt 1 ustawy Prawo przedsiębiorców pozwala przedsiębiorcy w okresie zawieszenia wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Art. 25 ust. 2 pkt 2 tej ustawy pozwala także przyjmować należności i regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia działalności.

Przy sezonowym najmie domków letniskowych przyjmowanie rezerwacji na przyszły sezon i pobieranie zadatków lub zaliczek może być traktowane jako zabezpieczenie źródła przychodów, jeżeli nie dochodzi jeszcze do świadczenia usługi zakwaterowania, obsługi gości ani prowadzenia bieżącej sprzedaży w okresie zawieszenia. W praktyce chodzi o czynności organizacyjne, które mają zapewnić wykorzystanie domków po wznowieniu działalności.

Podobny kierunek wynikał z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 9 kwietnia 2013 r., sygn. ITPB1/415-56/13/WM. Organ uznał w niej, że przyjmowanie rezerwacji i zaliczek na sezon, w którym podatnik wynajmuje domki letniskowe, może stanowić czynności niezbędne do zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Trzeba jednak pamiętać, że interpretacja indywidualna chroni zasadniczo tylko podmiot, dla którego została wydana, a w innej sprawie znaczenie mają konkretne okoliczności.

Kiedy pobieranie zadatków może być ryzykowne?

Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy czynności wykonywane podczas zawieszenia przestają mieć charakter zabezpieczający, a zaczynają przypominać normalne prowadzenie działalności. Dotyczy to zwłaszcza bieżącej obsługi pobytów, wydawania domków gościom, świadczenia usług dodatkowych, regularnej sprzedaży pakietów pobytowych lub prowadzenia aktywnej działalności operacyjnej w okresie zawieszenia.

Bezpieczniej jest ograniczyć czynności w okresie zawieszenia do przyjęcia zapytania, zawarcia umowy rezerwacyjnej dotyczącej terminu po wznowieniu działalności, pobrania zadatku lub zaliczki, wystawienia wymaganych dokumentów oraz prowadzenia niezbędnej korespondencji. Szersze omówienie podobnych sytuacji znajdziesz w materiale o tym, jakie czynności dozwolone w zawieszeniu można wykonywać bez naruszenia zakazu prowadzenia działalności.

Zadatek a zaliczka przy rezerwacji domku

W umowach rezerwacyjnych trzeba precyzyjnie rozróżnić zadatek i zaliczkę. Zadatek jest uregulowany w art. 394 § 1-3 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. Jeżeli jedna ze stron nie wykona umowy, druga strona może - bez wyznaczania dodatkowego terminu - od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej. Jeżeli umowa zostanie wykonana, zadatek zalicza się na poczet świadczenia strony, która go dała. Jeżeli umowa zostanie rozwiązana albo niewykonanie nastąpi wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, zadatek powinien zostać zwrócony.

Zaliczka nie ma takiego ustawowego skutku jak zadatek. Jeżeli strony nie postanowią inaczej, zaliczka jest częścią ceny płaconą z góry i co do zasady podlega zwrotowi, gdy usługa nie zostanie wykonana. Dlatego w potwierdzeniu rezerwacji, regulaminie i przelewie należy konsekwentnie używać właściwego pojęcia. Nazywanie wpłaty raz zadatkiem, a raz zaliczką może utrudnić późniejsze rozliczenie z klientem.

Jak rozliczyć zadatek lub zaliczkę w podatku dochodowym?

Jeżeli przedsiębiorca rozlicza działalność na zasadach ogólnych, podatkiem liniowym albo w innej formie, w której stosuje się zasady przychodów z działalności gospodarczej, istotny jest art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten stanowi, że do przychodów z działalności gospodarczej nie zalicza się pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych.

W praktyce oznacza to, że typowy zadatek lub zaliczka na pobyt, który odbędzie się dopiero po wznowieniu działalności, nie powinien być rozpoznany jako przychód podatkowy w PIT już w momencie wpływu środków. Przychód powstanie zasadniczo wtedy, gdy usługa zostanie wykonana albo gdy wpłata stanie się definitywnym przysporzeniem, na przykład wskutek zatrzymania zadatku po skutecznej rezygnacji klienta zgodnie z umową i art. 394 Kodeksu cywilnego.

Jeżeli przedsiębiorca rozlicza się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, należy dodatkowo uwzględnić art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym oraz odpowiednie odesłania do zasad ustalania przychodu z działalności. W konkretnym przypadku znaczenie ma także to, czy usługa jest kwalifikowana jako krótkotrwałe zakwaterowanie, najem prywatny, działalność gospodarcza albo działalność rolnicza/agroturystyczna.

Jeżeli działalność dotyczy obiektów turystycznych, warto odróżnić zwykły najem krótkoterminowy domków od innych form zakwaterowania, ponieważ może to wpływać na obowiązki ewidencyjne, podatkowe i administracyjne.

VAT, faktura i JPK w okresie zawieszenia

Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, trzeba osobno ocenić skutki otrzymania zadatku lub zaliczki. Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi podatnik otrzyma całość albo część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek lub ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

Trzeba jednak sprawdzić, jak dana usługa jest rzeczywiście kwalifikowana. Krótkotrwałe zakwaterowanie w domkach letniskowych zwykle jest oceniane inaczej niż klasyczny najem lokalu na cele mieszkaniowe. Jeżeli w danym modelu zastosowanie miałyby przepisy szczególne dotyczące momentu powstania obowiązku podatkowego, rozliczenie VAT może wyglądać inaczej. W praktyce warto zweryfikować klasyfikację usługi, stawkę VAT oraz obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej.

Art. 99 ust. 7a ustawy o VAT zwalnia podatników z obowiązku składania deklaracji VAT za okresy rozliczeniowe, których dotyczy zawieszenie działalności. Zwolnienie to nie działa jednak w każdym przypadku. Art. 99 ust. 7b ustawy o VAT przewiduje wyjątki, między innymi dla okresów, w których podatnik ma obowiązek rozliczenia podatku z tytułu wykonywania czynności opodatkowanych albo dokonuje korekt. Jeżeli więc w okresie zawieszenia powstanie VAT należny od otrzymanej przedpłaty, może być konieczne złożenie JPK_V7 za ten okres.

Kasa fiskalna i dokumentowanie wpłat od klientów

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych zasadniczo powinna być ewidencjonowana na kasie, chyba że podatnik korzysta ze zwolnienia przewidzianego w aktualnym rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W przypadku wpłat za rezerwacje domków znaczenie ma między innymi forma płatności, sposób identyfikacji transakcji, limit zwolnienia oraz rodzaj świadczonych usług. Jeżeli klient płaci przelewem na rachunek bankowy, a z ewidencji jednoznacznie wynika, jakiej rezerwacji dotyczy wpłata, w niektórych sytuacjach możliwe jest korzystanie ze zwolnienia z kasy. Nie należy jednak zakładać tego automatycznie, bo przepisy o kasach zawierają liczne wyjątki.

Czy można nazwać obiekt tak samo jak restaurację w innym mieście?

Samo istnienie restauracji o tej samej albo podobnej nazwie w innym mieście nie zawsze oznacza zakaz użycia nazwy dla domków letniskowych. Ryzyko zależy od tego, czy nazwa jest chroniona jako firma przedsiębiorcy, znak towarowy, oznaczenie przedsiębiorstwa, domena lub element rozpoznawalnej marki oraz czy użycie może wprowadzać klientów w błąd.

Ochrona firmy przedsiębiorcy wynika z art. 43²-43¹⁰ Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 43³ § 1 Kodeksu cywilnego firma przedsiębiorcy powinna dostatecznie odróżniać się od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku. Art. 43³ § 2 Kodeksu cywilnego zakazuje firmie wprowadzania w błąd, w szczególności co do osoby przedsiębiorcy, przedmiotu działalności, miejsca działalności i źródeł zaopatrzenia. W razie naruszenia art. 43¹⁰ Kodeksu cywilnego pozwala żądać między innymi zaniechania, usunięcia skutków naruszenia, naprawienia szkody albo wydania korzyści.

Dodatkowo art. 5 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji uznaje za czyn nieuczciwej konkurencji takie oznaczenie przedsiębiorstwa, które może wprowadzić klientów w błąd co do jego tożsamości. Art. 10 ust. 1 tej ustawy dotyczy natomiast wprowadzającego w błąd oznaczenia towarów lub usług. Roszczenia przedsiębiorcy poszkodowanego czynem nieuczciwej konkurencji określa art. 18 ust. 1 tej ustawy.

Jeżeli nazwa jest zarejestrowanym znakiem towarowym, ochrona jest jeszcze silniejsza. Art. 153 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej stanowi, że przez uzyskanie prawa ochronnego na znak towarowy nabywa się prawo wyłącznego używania znaku w sposób zarobkowy lub zawodowy na całym obszarze Rzeczypospolitej Polskiej. Dla unijnych znaków towarowych podstawowe uprawnienia właściciela znaku wynikają z art. 9 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/1001 z dnia 14 czerwca 2017 r. w sprawie znaku towarowego Unii Europejskiej.

Przed wyborem nazwy warto sprawdzić co najmniej CEIDG, KRS, bazę znaków towarowych Urzędu Patentowego RP, bazę EUIPO, wyszukiwarkę WIPO Global Brand Database, domeny internetowe i profile społecznościowe. Jeżeli nazwa restauracji jest fantazyjna, rozpoznawalna albo zastrzeżona jako znak towarowy dla usług gastronomicznych lub hotelarskich, użycie jej dla obiektu noclegowego może być ryzykowne nawet wtedy, gdy działalność jest prowadzona w innym mieście.

Czy obiekt można reklamować jako agroturystykę?

Jeżeli obiekt ma być nazywany agroturystyką, trzeba sprawdzić, czy opis odpowiada rzeczywistości. W języku prawnym i podatkowym agroturystyka jest najczęściej łączona z usługami świadczonymi w gospodarstwie rolnym, na terenach wiejskich, przez rolnika lub domownika, a nie z każdym wynajmem domków letniskowych. Szczególne znaczenie ma art. 21 ust. 1 pkt 43 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który przewiduje zwolnienie z PIT dla dochodów z wynajmu pokoi gościnnych w budynkach mieszkalnych położonych na terenach wiejskich w gospodarstwie rolnym, osobom przebywającym na wypoczynku, oraz dochodów z wyżywienia tych osób - jeżeli liczba wynajmowanych pokoi nie przekracza 5.

Jeżeli domki nie spełniają tych warunków, używanie określenia agroturystyka może być mylące dla klientów i problematyczne podatkowo. Więcej o warunkach prowadzenia takiej działalności wyjaśnia materiał omawiający, kiedy rzeczywiście występuje agroturystyka i jakie są jej skutki prawne.

Jak ograniczyć ryzyko przy rezerwacjach w okresie zawieszenia?

• Wznów działalność przed rozpoczęciem świadczenia usług zakwaterowania, wydaniem domku klientowi i wystawianiem bieżących usług.
• W okresie zawieszenia ogranicz się do czynności zabezpieczających źródło przychodów w rozumieniu art. 25 ust. 2 pkt 1 ustawy Prawo przedsiębiorców.
• W regulaminie rezerwacji jasno określ, czy wpłata jest zadatkiem w rozumieniu art. 394 Kodeksu cywilnego, czy zaliczką.
• Ustal zasady zwrotu, zatrzymania albo rozliczenia wpłaty w razie odwołania pobytu przez klienta lub przez właściciela obiektu.
• Sprawdź skutki podatkowe: PIT, ryczałt, VAT, JPK_V7 i kasę fiskalną.
• Przed użyciem nazwy obiektu sprawdź rejestry firm, znaki towarowe i ryzyko wprowadzenia klientów w błąd.

FAQ

Źródła

• Art. 25 ust. 1 i ust. 2 pkt 1-2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców.
• Art. 394 § 1-3, art. 43²-43¹⁰ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
• Art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.
• Art. 19a ust. 8, art. 99 ust. 7a-7b i art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
• Art. 5, art. 10 ust. 1 i art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
• Art. 153 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej.
• Art. 9 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/1001 z dnia 14 czerwca 2017 r. w sprawie znaku towarowego Unii Europejskiej.
• Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 9 kwietnia 2013 r., sygn. ITPB1/415-56/13/WM.