Firma z USA – działalność w Polsce

W jakiej formie firma z USA może działać w Polsce?

Przedsiębiorca działający według prawa USA, np. LLC, corporation albo inna spółka, może wejść na polski rynek na kilka sposobów. Najczęściej rozważa się: oddział przedsiębiorcy zagranicznego, przedstawicielstwo albo założenie polskiej spółki, najczęściej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Podstawowym aktem regulującym działalność przedsiębiorców zagranicznych jest obecnie ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zastąpiła ona wcześniejsze regulacje z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, dlatego odwołania do tej poprzedniej ustawy są dziś nieaktualne.

Zgodnie z art. 3 pkt 4 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych oddział oznacza wyodrębnioną i samodzielną organizacyjnie część działalności gospodarczej wykonywaną przez przedsiębiorcę poza jego siedzibą lub głównym miejscem wykonywania działalności. Oddział nie jest odrębną osobą prawną, lecz częścią przedsiębiorcy zagranicznego.

W przypadku przedsiębiorcy z USA trzeba dodatkowo pamiętać o art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych. Przepis ten pozwala przedsiębiorcom zagranicznym spoza Unii Europejskiej i EFTA tworzyć oddziały w Polsce na zasadzie wzajemności, o ile ratyfikowane umowy międzynarodowe nie stanowią inaczej. W praktyce przed rejestracją warto sprawdzić aktualne wymagania KRS i dokumenty korporacyjne spółki z USA.

Oddział, przedstawicielstwo czy polska spółka?

Wybór formy działania powinien zależeć od tego, czy firma z USA będzie realnie sprzedawać towary lub usługi w Polsce, zawierać umowy, zatrudniać personel, mieć biuro, magazyn albo stały zespół handlowy. Inne skutki ma wyłącznie promocja marki, a inne prowadzenie sprzedaży, obsługi klientów lub produkcji.

Jeżeli planowana jest stała sprzedaż w Polsce, zatrudnianie personelu i obsługa klientów, zwykle analizuje się oddział albo polską spółkę. Jeżeli celem jest tylko rozpoznanie rynku, marketing i kontakty promocyjne, wystarczające może być przedstawicielstwo, ale nie powinno ono faktycznie prowadzić działalności handlowej.

Rejestracja oddziału firmy z USA w KRS

Oddział przedsiębiorcy zagranicznego podlega wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS. Wynika to z art. 36 pkt 14 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, który obejmuje rejestrem przedsiębiorców oddziały przedsiębiorców zagranicznych działających na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Przedsiębiorca zagraniczny tworzący oddział powinien ustanowić osobę upoważnioną w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego. Obowiązek ten wynika z art. 17 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych.

Oddział musi używać nazwy przedsiębiorcy zagranicznego wraz z przetłumaczoną na język polski nazwą formy prawnej oraz dodatkiem „oddział w Polsce”. Obowiązek ten wynika z art. 19 pkt 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych. Przykładowo oznaczenie może wymagać wskazania oryginalnej firmy amerykańskiej spółki oraz dodatku informującego, że działa jako oddział w Polsce.

Oddział powinien też prowadzić oddzielną rachunkowość w języku polskim. Wynika to z art. 19 pkt 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych oraz z art. 2 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, który obejmuje przepisami o rachunkowości oddziały przedsiębiorców zagranicznych.

CIT i zakład podatkowy firmy z USA w Polsce

Dla podatku dochodowego kluczowe jest ustalenie, czy działalność firmy z USA tworzy w Polsce zagraniczny zakład. Zgodnie z art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy niemający w Polsce siedziby lub zarządu podlegają opodatkowaniu tylko od dochodów osiąganych na terytorium Polski. Art. 3 ust. 3 pkt 1 tej ustawy wskazuje, że za takie dochody uważa się w szczególności dochody z działalności prowadzonej w Polsce przez położony tu zagraniczny zakład.

Definicję zagranicznego zakładu zawiera art. 4a pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Przepis obejmuje m.in. stałą placówkę, przez którą podmiot z jednego państwa wykonuje całkowicie albo częściowo działalność na terytorium innego państwa, a także osobę działającą w imieniu przedsiębiorcy, jeżeli posiada i zwykle wykonuje pełnomocnictwo do zawierania umów w jego imieniu. Definicję tę stosuje się z uwzględnieniem właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

W relacjach Polska–USA nadal istotna jest umowa między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Stanów Zjednoczonych Ameryki o uniknięciu podwójnego opodatkowania i zapobieżeniu uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu, podpisana w Waszyngtonie dnia 8 października 1974 r. Art. 6 tej umowy definiuje zakład jako stałe miejsce, w którym całkowicie albo częściowo wykonuje się działalność gospodarczą przedsiębiorstwa, np. filię, biuro, fabrykę, warsztat, kopalnię, kamieniołom albo inne miejsce wydobycia zasobów naturalnych. Plac budowy, budowa lub montaż stanowią zakład, jeżeli trwają dłużej niż 18 miesięcy.

Art. 8 ust. 1 umowy polsko-amerykańskiej przewiduje, że zyski przedsiębiorstwa jednego państwa są opodatkowane tylko w tym państwie, chyba że przedsiębiorstwo prowadzi działalność w drugim państwie przez położony tam zakład. Jeżeli zakład istnieje, Polska może opodatkować zyski firmy z USA tylko w takiej mierze, w jakiej można je przypisać temu zakładowi.

Nie każda aktywność tworzy zakład. Art. 6 ust. 3 umowy polsko-amerykańskiej wyłącza m.in. placówki służące wyłącznie do składowania, wystawiania albo wydawania towarów, utrzymywanie zapasów w określonych celach oraz stałe placówki prowadzące wyłącznie działalność o charakterze przygotowawczym lub pomocniczym, np. informacyjnym albo reklamowym. Ocena zależy jednak od realnego sposobu działania, a nie tylko od nazwy biura czy umowy.

VAT przy działalności firmy z USA w Polsce

Na gruncie VAT podatnikiem jest podmiot wykonujący samodzielnie działalność gospodarczą, co wynika z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Jeżeli firma z USA wykonuje w Polsce czynności opodatkowane VAT, powinna przed wykonaniem pierwszej takiej czynności złożyć zgłoszenie rejestracyjne, zgodnie z art. 96 ust. 1 ustawy o VAT. Przy sprzedaży transgranicznej trzeba dodatkowo ocenić miejsce rejestracji i obowiązki unijne; osobno omawiamy sprzedaż w UE przez firmę z USA oraz obowiązki rejestracyjne i VAT w Polsce.

Oddział nie jest osobnym podatnikiem odrębnym od przedsiębiorcy zagranicznego, ale w praktyce służy do wykonywania obowiązków rejestracyjnych, ewidencyjnych i rozliczeniowych w Polsce. Na fakturach istotne jest prawidłowe oznaczenie podatnika i numeru identyfikacji podatkowej.

Trzeba też pamiętać o art. 113 ust. 13 pkt 3 ustawy o VAT. Przepis ten wyłącza zwolnienie podmiotowe z VAT dla podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju. Oznacza to, że firma z USA co do zasady nie może korzystać z polskiego zwolnienia podmiotowego przewidzianego dla drobnych podatników tylko dlatego, że jej sprzedaż w Polsce jest niewielka.

Jeżeli firma z USA nie ma siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej, może powstać obowiązek ustanowienia przedstawiciela podatkowego do VAT. Wynika to z art. 18a ust. 1 ustawy o VAT. To, czy polski oddział stanowi stałe miejsce prowadzenia działalności dla VAT, zależy od zaplecza personalnego, technicznego i sposobu wykorzystywania tego zaplecza przy świadczeniu lub nabywaniu usług.

Zatrudnianie pracowników przez oddział firmy z USA

Oddział może zatrudniać pracowników, jeżeli organizacyjnie wykonuje funkcje pracodawcy. Zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy pracodawcą może być jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników.

Po zatrudnieniu pracowników w Polsce oddział powinien wykonywać zwykłe obowiązki pracodawcy: zawierać umowy o pracę, prowadzić dokumentację pracowniczą, przestrzegać przepisów o czasie pracy, urlopach, wynagrodzeniu minimalnym, BHP oraz rozwiązywaniu stosunku pracy. Obowiązki te wynikają m.in. z art. 94 Kodeksu pracy, który wymienia podstawowe obowiązki pracodawcy.

Oddział zatrudniający pracowników pełni także obowiązki płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Art. 31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje zakłady pracy jako płatników, a zasady poboru zaliczek określa art. 32 tej ustawy.

W zakresie ZUS płatnikiem składek jest pracodawca. Wynika to z art. 4 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgłoszenia ubezpieczonego do ubezpieczeń społecznych dokonuje się co do zasady w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, zgodnie z art. 36 ust. 4 tej ustawy.

Jeżeli pracownikiem ma być cudzoziemiec, należy dodatkowo sprawdzić legalność pobytu i pracy. Art. 87 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy określa przypadki, w których cudzoziemiec jest uprawniony do wykonywania pracy w Polsce, w tym sytuacje wymagające zezwolenia na pracę albo innych podstaw legalnej pracy.

Zobacz również: zezwolenie na pracę cudzoziemca.

Przedstawicielstwo firmy z USA

Przedstawicielstwo jest znacznie węższą formą obecności w Polsce niż oddział. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych zakres działania przedstawicielstwa może obejmować wyłącznie reklamę i promocję przedsiębiorcy zagranicznego.

Utworzenie przedstawicielstwa wymaga wpisu do rejestru przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych, co wynika z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych. Jeżeli przedstawicielstwo faktycznie zaczyna sprzedawać, negocjować i zawierać umowy, może to powodować ryzyka rejestrowe i podatkowe, w tym ryzyko uznania, że przedsiębiorca prowadzi w Polsce działalność w szerszym zakresie niż dopuszczalny dla przedstawicielstwa.

Polska spółka z udziałowcem z USA

Alternatywą dla oddziału jest założenie polskiej spółki, np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Art. 151 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych stanowi, że spółka z o.o. może być utworzona przez jedną albo więcej osób w każdym celu prawnie dopuszczalnym, chyba że ustawa stanowi inaczej. Wspólnikiem takiej spółki może być podmiot zagraniczny, w tym spółka z USA, o ile spełnione są wymagania dokumentacyjne i rejestrowe.

Polska spółka z o.o. jest odrębnym podatnikiem CIT i może samodzielnie rejestrować się do VAT, zatrudniać pracowników oraz zawierać umowy. W wielu przypadkach jest to rozwiązanie praktyczniejsze niż oddział, zwłaszcza gdy firma chce wyraźnie oddzielić polską działalność od działalności amerykańskiej albo ograniczyć ryzyka operacyjne.

FAQ

Podsumowanie

Firma z USA może prowadzić działalność w Polsce, ale forma wejścia na rynek powinna być dobrana do faktycznego modelu działania. Oddział pozwala prowadzić działalność operacyjną, lecz wiąże się z KRS, polską rachunkowością, VAT, możliwym CIT od zysków przypisanych polskiemu zakładowi oraz obowiązkami pracodawcy. Przedstawicielstwo jest węższe i służy reklamie oraz promocji. Polska spółka, np. sp. z o.o., może być korzystna, gdy działalność ma być trwale prowadzona w Polsce jako odrębny podmiot.

Przed rozpoczęciem działalności warto przeanalizować dokumenty spółki z USA, planowane czynności w Polsce, umowy z klientami, strukturę personelu, przepływy faktur oraz obowiązki podatkowe. Te elementy decydują, czy powstanie zakład podatkowy, czy trzeba rejestrować VAT i jaka forma organizacyjna będzie najbezpieczniejsza.

Źródła

• Art. 3 pkt 4, art. 15 ust. 1, art. 16, art. 17, art. 19 pkt 1 i 2, art. 21 ust. 1 oraz art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
• Art. 36 pkt 14 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym.
• Art. 2 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
• Art. 3 ust. 2, art. 3 ust. 3 pkt 1 oraz art. 4a pkt 11 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.
• Art. 6 i art. 8 umowy między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Stanów Zjednoczonych Ameryki o uniknięciu podwójnego opodatkowania i zapobieżeniu uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu, podpisanej w Waszyngtonie dnia 8 października 1974 r.
• Art. 15 ust. 1, art. 18a ust. 1, art. 96 ust. 1 oraz art. 113 ust. 13 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
• Art. 3 i art. 94 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
• Art. 31 i art. 32 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Art. 4 pkt 2 lit. a oraz art. 36 ust. 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
• Art. 87 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
• Art. 151 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych.