Dwie firmy pod jednym adresem a użyczenie lokalu

Czy pod jednym adresem mogą działać dwie firmy?

Tak. W polskim prawie nie ma ogólnego zakazu, aby dwie firmy posługiwały się tym samym adresem. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy w jednym lokalu działa kilka podmiotów, gdy lokal ma wydzielone pomieszczenia albo gdy część przedsiębiorców korzysta z niego tylko jako z adresu do doręczeń lub miejsca wykonywania określonych czynności.

Nie oznacza to jednak, że adres można wpisać dowolnie. Przedsiębiorca wpisany do CEIDG powinien posiadać tytuł prawny do nieruchomości wskazanej jako adres podlegający wpisowi. Tytułem prawnym może być m.in. własność, najem, dzierżawa, użyczenie albo pisemna zgoda właściciela. Jeżeli urząd zażąda wykazania takiego tytułu, przedsiębiorca powinien móc go przedstawić.

Jeżeli firma nie jest wyrejestrowana, ale działalność faktycznie zostaje przerwana albo zawieszona, sam wpis adresu w CEIDG nie daje jeszcze prawa do dalszego korzystania z lokalu. Decydujące jest to, czy nadal obowiązuje umowa z właścicielem i czy obejmuje ona korzystanie z lokalu w aktualnym zakresie.

Na czym polega umowa użyczenia lokalu?

Zgodnie z art. 710 Kodeksu cywilnego przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony albo nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu rzeczy. W przypadku lokalu oznacza to, że właściciel pozwala drugiej osobie korzystać z lokalu bez czynszu.

Umowa użyczenia może być zawarta pisemnie albo ustnie, ale przy lokalu wykorzystywanym do działalności gospodarczej zdecydowanie bezpieczniejsza jest forma pisemna. Powinna wskazywać co najmniej strony umowy, adres lokalu, zakres korzystania, czas trwania, zasady ponoszenia kosztów oraz to, czy biorący może udostępniać lokal osobom trzecim.

Jeżeli umowa nie określa sposobu używania rzeczy, biorący powinien używać jej zgodnie z właściwościami i przeznaczeniem. Bez zgody użyczającego nie powinien oddawać lokalu osobie trzeciej do używania. W praktyce oznacza to, że jeżeli córka chce dopuścić inną firmę do korzystania z lokalu objętego jej użyczeniem, powinna mieć wyraźną zgodę ojca.

Czy właściciel może wynająć lub użyczyć ten sam lokal komuś innemu?

Właściciel lokalu może zawierać umowy najmu albo użyczenia, ale musi uwzględnić prawa osób, którym lokal już udostępnił. Jeżeli wcześniejsza umowa użyczenia daje biorącemu wyłączne prawo korzystania z całego lokalu, właściciel nie powinien jednostronnie oddawać tego samego lokalu innej osobie w sposób, który uniemożliwi albo ograniczy dotychczasowe korzystanie.

Inaczej będzie, gdy umowa od początku przewiduje korzystanie niewyłączne, obejmuje tylko część lokalu albo strony zgodnie zmienią jej treść. Wtedy ojciec jako właściciel może wynająć lub użyczyć lokal także innej osobie, o ile da się praktycznie pogodzić uprawnienia obu przedsiębiorców.

Najbezpieczniejsze rozwiązanie to sporządzenie aneksu albo nowej umowy. W dokumencie warto wskazać, czy dotychczasowy przedsiębiorca nadal korzysta z lokalu, czy tylko zachowuje adres do doręczeń, a także czy druga firma ma korzystać z całego lokalu, wydzielonego pomieszczenia, stanowiska pracy, magazynu lub części wspólnych.

Adres firmy w CEIDG a faktyczne korzystanie z lokalu

Jeżeli przedsiębiorca wskazuje lokal jako stałe miejsce wykonywania działalności albo adres do doręczeń, powinien mieć do tego adresu tytuł prawny. Wpis w CEIDG powinien odpowiadać rzeczywistości. Gdy umowa użyczenia wygasa, właściciel cofa zgodę albo przedsiębiorca traci prawo korzystania z lokalu, należy rozważyć aktualizację wpisu.

Brak tytułu prawnego do adresu może prowadzić do wezwania do przedstawienia dokumentów lub dokonania zmiany wpisu. W praktyce może też powodować problemy przy rejestracji lub utrzymaniu statusu podatnika VAT, przy odbiorze korespondencji urzędowej oraz przy rozliczaniu kosztów związanych z lokalem.

Podużyczenie lokalu osobie trzeciej

Trzeba odróżnić dwie sytuacje. Pierwsza to taka, w której właściciel sam zawiera umowę z kolejnym przedsiębiorcą. Druga to taka, w której osoba biorąca lokal w użyczenie chce sama oddać lokal albo jego część innej osobie. W tym drugim przypadku mówimy potocznie o podużyczeniu.

Podużyczenie wymaga zgody użyczającego. Jeżeli biorący odda lokal osobie trzeciej bez zgody właściciela, może narazić się na żądanie zwrotu rzeczy oraz odpowiedzialność za naruszenie umowy. Ma to znaczenie także wtedy, gdy udostępnienie lokalu ma być bezpłatne i ma dotyczyć tylko części pomieszczeń.

Jeżeli zatem córka, która korzysta z lokalu na podstawie użyczenia, nie chce go sama używać przez około rok, najprościej uregulować sprawę z ojcem wprost: albo zawiesić jej faktyczne korzystanie i pozwolić ojcu zawrzeć umowę z inną osobą, albo uzyskać zgodę ojca na udostępnienie lokalu przez córkę osobie trzeciej.

Skutki podatkowe użyczenia lokalu

Po stronie właściciela samo nieodpłatne użyczenie lokalu co do zasady nie oznacza uzyskania czynszu, ponieważ właściciel nie otrzymuje zapłaty. Inaczej jest przy najmie: czynsz najmu stanowi przychód właściciela i powinien być rozliczony podatkowo.

Po stronie przedsiębiorcy korzystającego z lokalu nieodpłatnie może powstać przychód z nieodpłatnych świadczeń. W działalności gospodarczej podstawą jest art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o PIT. Wartość takiego świadczenia odpowiada zwykle wartości rynkowej podobnego korzystania z lokalu, czyli w praktyce czynszowi, jaki trzeba byłoby zapłacić za porównywalny lokal.

Istotny wyjątek dotyczy świadczeń od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn. Użyczenie lokalu przez ojca dziecku może więc korzystać ze zwolnienia z PIT po stronie dziecka, jeżeli spełnione są warunki z art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o PIT. Zwolnienie nie obejmuje jednak automatycznie użyczenia na rzecz osoby obcej lub niespokrewnionego przedsiębiorcy.

Jeżeli właściciel rozważa nie czasowe korzystanie z lokalu, lecz trwałe przekazanie majątku albo wsparcie organizacji, trzeba odróżnić użyczenie od darowizny. Inne skutki prawne i podatkowe może mieć np. darowizna na zagraniczną instytucję.

Jak bezpiecznie uregulować dwie firmy w jednym lokalu?

Przy dwóch firmach pod jednym adresem warto zadbać o porządek dokumentacyjny. W umowie powinno się określić, czy korzystanie jest odpłatne czy bezpłatne, czy obejmuje cały lokal czy część, czy przedsiębiorca może przyjmować klientów, przechowywać rzeczy, oznaczyć lokal szyldem, odbierać korespondencję i korzystać z mediów.

Jeżeli w lokalu przebywa członek rodziny albo inna osoba bez jasnej podstawy prawnej, mogą pojawić się spory podobne do spraw, w których brat zajął mieszkanie i korzysta z niego bez zgody właściciela lub wbrew ustaleniom rodzinnym. Dlatego nawet w rodzinie warto spisać podstawowe zasady korzystania z nieruchomości.

W opisanej sytuacji ojciec może udostępnić lokal komuś innemu, jeżeli nie naruszy praw córki wynikających z umowy użyczenia. Jeżeli córka nie będzie faktycznie korzystać z lokalu przez rok, rozsądne jest podpisanie aneksu albo porozumienia, które jasno wskaże, czy jej użyczenie trwa nadal, czy zostaje ograniczone, zawieszone albo rozwiązane.

FAQ

Czy dwie firmy mogą mieć ten sam adres w CEIDG?

Tak, jeżeli każda z nich ma tytuł prawny do wskazania tego adresu i wpis odpowiada rzeczywistości. Adres może być wspólny, ale nie powinien być fikcyjny ani wskazany bez zgody właściciela.

Czy ojciec może wynająć lokal, w którym mam zarejestrowaną działalność?

Może to zrobić, jeżeli nie naruszy obowiązującej umowy użyczenia. Jeżeli umowa daje Pani wyłączne korzystanie z całego lokalu, potrzebna będzie zmiana umowy, porozumienie albo jej zakończenie.

Czy zawieszenie działalności oznacza utratę prawa do lokalu?

Nie automatycznie. O prawie do lokalu decyduje umowa z właścicielem, a nie sam fakt zawieszenia działalności. Jeżeli jednak przedsiębiorca przestaje mieć tytuł prawny do adresu, powinien zaktualizować wpis w CEIDG.

Czy podużyczenie lokalu wymaga zgody właściciela?

Tak. Biorący lokal w użyczenie nie powinien oddawać go osobie trzeciej bez zgody użyczającego. Najlepiej, aby zgoda była pisemna i określała zakres dalszego korzystania z lokalu.

Czy użyczenie lokalu przez ojca dziecku powoduje podatek?

Po stronie dziecka prowadzącego działalność może powstać przychód z nieodpłatnego świadczenia, ale świadczenia od osób z I i II grupy podatkowej mogą korzystać ze zwolnienia z PIT na zasadach określonych w ustawie. Przy użyczeniu osobie obcej zwolnienie rodzinne zwykle nie znajdzie zastosowania.

Źródła

• Kodeks cywilny, w szczególności art. 710, art. 712 i art. 715.
• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 14 ust. 2 pkt 8 oraz art. 21 ust. 1 pkt 125.
• Ustawa o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy, w szczególności art. 17.
• Informacje dla przedsiębiorców dotyczące adresów działalności publikowane w serwisie Biznes.gov.pl.