Czy zaliczka powinna zostać zwrócona po odstąpieniu od umowy?

Czy zaliczka powinna zostać zwrócona?

W opisanej sprawie wpłacona kwota została nazwana zaliczką na poczet wynagrodzenia za dostarczenie i montaż elementów drewnianych do budowanego domu. Umowa nie określała konkretnego terminu rozpoczęcia prac, ponieważ nie było jeszcze pozwolenia na budowę. To istotne, bo sama utrata zaufania do wykonawcy nie zawsze oznacza automatyczne prawo do natychmiastowego odstąpienia od umowy. Najpierw trzeba sprawdzić, czy prawo odstąpienia wynika z umowy, z przepisów albo z zachowania wykonawcy, np. ze zwłoki, odmowy wykonania lub innych naruszeń.

Jeżeli jednak umowa została skutecznie rozwiązana albo skutecznie od niej odstąpiono, a wykonawca nie wykonał świadczenia, zaliczka co do zasady powinna zostać zwrócona. Nie jest ona karą za rezygnację z umowy. Jest tylko częścią przyszłej ceny lub wynagrodzenia, która ma sens wtedy, gdy świadczenie zostanie wykonane albo gdy istnieje inna podstawa do jej rozliczenia.

W praktyce najważniejsze jest ustalenie, czy strony rzeczywiście umówiły się na zaliczkę, czy na zadatek. Jeżeli w umowie użyto słowa „zaliczka” i nie ma jednoznacznych zapisów o skutkach zadatku, wykonawcy będzie trudno wykazać, że mógł zatrzymać pieniądze tak, jak zadatek.

Zaliczka a zadatek - różnice prawne

Zaliczka i zadatek są często mylone, ale ich skutki są różne. Zaliczka jest wpłatą na poczet przyszłej ceny lub wynagrodzenia. Jeżeli umowa zostanie wykonana, zalicza się ją na należność wykonawcy. Jeżeli umowa nie zostanie wykonana, a nie ma innej podstawy do zatrzymania pieniędzy, zaliczka podlega zwrotowi.

Zadatek został uregulowany w art. 394 Kodeksu cywilnego. W braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju, jeżeli jedna ze stron nie wykona umowy, druga strona może bez wyznaczania terminu dodatkowego od umowy odstąpić i zachować otrzymany zadatek, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej. Jeżeli natomiast umowa zostanie rozwiązana, niewykonanie nastąpi z przyczyn niezawinionych przez żadną ze stron albo z przyczyn, za które odpowiadają obie strony, zadatek powinien zostać zwrócony, a obowiązek zapłaty podwójnej kwoty odpada.

Dlatego wykonawca, który chce powołać się na skutki zadatku, powinien wykazać, że strony właśnie tego chciały. Samo twierdzenie, że zaliczka była „bezzwrotna”, zwykle nie wystarczy, zwłaszcza gdy kontrahentem jest konsument, a postanowienie nie było indywidualnie negocjowane.

Czy zapis o bezzwrotnej zaliczce jest skuteczny?

W umowach z konsumentami trzeba ostrożnie oceniać zapisy o „bezzwrotnej zaliczce”. Jeżeli taki zapis pozwala przedsiębiorcy zatrzymać całą kwotę niezależnie od przyczyn niewykonania umowy, zakresu wykonanych czynności i rzeczywistych kosztów, może być uznany za niedozwolone postanowienie umowne. Zgodnie z art. 385¹ Kodeksu cywilnego postanowienia nieuzgodnione indywidualnie z konsumentem nie wiążą go, jeżeli kształtują jego prawa i obowiązki sprzecznie z dobrymi obyczajami i rażąco naruszają jego interesy.

Nie oznacza to jednak, że każde użycie sformułowania „bezzwrotna zaliczka” automatycznie rozstrzyga sprawę na korzyść klienta. Znaczenie mają: treść całej umowy, status stron, to, czy zapis był negocjowany, czy wykonawca już wykonał część prac oraz czy poniósł konkretne, udokumentowane koszty.

Odstąpienie od umowy a obowiązek zwrotu zaliczki

Podstawowe znaczenie ma art. 494 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem strona, która odstępuje od umowy wzajemnej, ma obowiązek zwrócić drugiej stronie wszystko, co otrzymała na mocy umowy, a druga strona ma obowiązek to przyjąć. Strona odstępująca może też żądać, na zasadach ogólnych, naprawienia szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania. Co ważne, zwrot świadczenia na rzecz konsumenta powinien nastąpić niezwłocznie.

Jeżeli zatem inwestor skutecznie odstąpi od umowy, zaliczka powinna zostać zwrócona. Wykonawca nie może traktować jej tak jak zadatku, jeżeli strony jednoznacznie nie przewidziały zadatku albo innego mechanizmu rozliczenia.

Trzeba jednak odróżnić zwrot zaliczki od ewentualnych roszczeń wykonawcy. Jeżeli wykonawca przed odstąpieniem rzeczywiście wykonał część umowy, zamówił materiały specjalnie pod klienta albo poniósł koszty, może próbować dochodzić wynagrodzenia, odszkodowania albo dokonać potrącenia. Musi jednak wykazać podstawę, wysokość i związek tych kosztów z umową. Nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że „firma już coś przygotowała”.

Brak pozwolenia na budowę i brak terminu rozpoczęcia prac

W opisanej sprawie termin rozpoczęcia prac nie został określony, ponieważ inwestor nie miał jeszcze pozwolenia na budowę. Jeżeli strony świadomie uzależniły rozpoczęcie prac od uzyskania pozwolenia, wykonawca może twierdzić, że nie był jeszcze w zwłoce. W takim przypadku samo stwierdzenie, że firma jest niesolidna, może nie wystarczyć do przypisania wykonawcy odpowiedzialności za niewykonanie umowy.

Nie zmienia to jednak charakteru samej zaliczki. Jeżeli umowa zostanie rozwiązana, cel świadczenia odpadnie albo strony skutecznie doprowadzą do zakończenia stosunku umownego, wykonawca powinien rozliczyć otrzymane pieniądze. Jeżeli zatrzymuje zaliczkę bez podstawy, klient może oprzeć żądanie także na przepisach o bezpodstawnym wzbogaceniu i świadczeniu nienależnym, w szczególności na art. 405 i art. 410 Kodeksu cywilnego.

Jak żądać zwrotu zaliczki od wykonawcy?

Najbezpieczniej działać pisemnie. W pierwszej kolejności należy przeanalizować umowę: jak nazwano wpłatę, czy jest zapis o zadatku, czy przewidziano prawo odstąpienia, czy określono terminy i czy wykonawca wykonał jakiekolwiek czynności. Następnie warto wysłać do wykonawcy wezwanie do zwrotu zaliczki.

W wezwaniu należy wskazać kwotę, datę wpłaty, numer rachunku bankowego, podstawę żądania i termin zapłaty. Można też zastrzec, że po bezskutecznym upływie terminu sprawa zostanie skierowana na drogę sądową. Jeżeli roszczenie jest wymagalne, można dochodzić również odsetek ustawowych za opóźnienie na podstawie art. 481 Kodeksu cywilnego.

Jeżeli wykonawca odmawia, warto zażądać szczegółowego wyliczenia, dlaczego zatrzymał pieniądze. W sporze sądowym ogólne powołanie się na koszty przygotowawcze zwykle nie wystarczy. Wykonawca powinien wykazać, jakie czynności wykonał, ile realnie kosztowały i z jakiej podstawy prawnej wynika możliwość potrącenia ich z zaliczki.

Przedawnienie roszczenia o zwrot zaliczki

W starszych opracowaniach można spotkać informację o 10-letnim terminie przedawnienia. Obecnie nie należy się nią kierować jako zasadą ogólną. Po zmianach w Kodeksie cywilnym podstawowy termin przedawnienia wynosi 6 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe i roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej - 3 lata. Co do zasady koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż 2 lata.

W niektórych umowach mogą obowiązywać terminy szczególne. Przykładowo roszczenia wynikające z umowy o dzieło przedawniają się z upływem 2 lat od dnia oddania dzieła, a jeżeli dzieło nie zostało oddane - od dnia, w którym zgodnie z umową miało być oddane. Przy robotach budowlanych, sprzedaży, umowie mieszanej albo relacji przedsiębiorca-konsument trzeba każdorazowo ustalić charakter umowy i podstawę roszczenia. Z tego powodu nie warto odkładać wezwania do zapłaty.

FAQ

Czy zaliczka zawsze podlega zwrotowi?

Nie zawsze, ale co do zasady tak, jeżeli umowa nie została wykonana i nie ma podstawy do zatrzymania pieniędzy. Wykonawca może bronić się np. potrąceniem udokumentowanych kosztów lub roszczeniem odszkodowawczym, ale musi je wykazać.

Czy wykonawca może zatrzymać zaliczkę, gdy klient sam rezygnuje?

Sama rezygnacja klienta nie zmienia zaliczki w zadatek. Wykonawca może zatrzymać pieniądze tylko wtedy, gdy ma do tego podstawę w umowie, przepisach albo skutecznie rozlicza swoje konkretne roszczenie.

Czy zapis „zaliczka bezzwrotna” wystarczy?

Nie zawsze. W relacji z konsumentem taki zapis może być kwestionowany jako niedozwolone postanowienie umowne, zwłaszcza jeśli pozwala przedsiębiorcy zatrzymać całą kwotę mimo niewykonania umowy i bez rozliczenia rzeczywistych kosztów.

Co zrobić, gdy w umowie nie ma terminu rozpoczęcia prac?

Najpierw trzeba ustalić, od czego strony uzależniły rozpoczęcie prac. Jeżeli termin nie wynika z umowy, warto pisemnie wezwać wykonawcę do określenia terminu albo do wykonania umowy w rozsądnym czasie. Dopiero potem bezpieczniej formułować odstąpienie lub żądanie zwrotu.

Czy można żądać odsetek od niezwróconej zaliczki?

Tak, jeżeli roszczenie jest wymagalne, a wykonawca opóźnia się ze zwrotem. W praktyce warto w wezwaniu do zapłaty wskazać konkretny termin, po którym będą naliczane odsetki ustawowe za opóźnienie.

Jaki jest termin przedawnienia roszczenia o zwrot zaliczki?

To zależy od podstawy roszczenia i rodzaju umowy. Ogólny termin wynosi obecnie 6 lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą i okresowych 3 lata. Przy umowie o dzieło może mieć zastosowanie termin 2-letni. Nie należy więc automatycznie przyjmować dawnego terminu 10 lat.

Podsumowanie

Zaliczka nie jest tym samym co zadatek. Jeżeli strony umówiły się na zaliczkę, a umowa nie została wykonana lub skutecznie od niej odstąpiono, wykonawca co do zasady powinien ją zwrócić. Może rozliczać tylko takie koszty albo roszczenia, które mają podstawę prawną, są konkretne i możliwe do wykazania. Przy umowie z konsumentem szczególnie ostrożnie należy traktować zapisy o „bezzwrotnej zaliczce”.

W sporze o zwrot zaliczki najważniejsze są dokumenty: umowa, potwierdzenie wpłaty, korespondencja, wezwanie do zapłaty i ewentualne dowody poniesionych kosztów. Jeżeli wykonawca odmawia zwrotu pieniędzy, warto działać szybko, ponieważ terminy przedawnienia nie zawsze są długie i zależą od rodzaju umowy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93, w szczególności art. 118, art. 385¹, art. 394, art. 405, art. 410, art. 481, art. 494, art. 495 i art. 646.

2. Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów - informacje o niedozwolonych postanowieniach umownych: uokik.gov.pl/niedozwolone-klauzule.