Notariusz nie uznał elektronicznego odpisu aktu urodzenia

Czy notariusz może odmówić przyjęcia odpisu aktu urodzenia z internetu?

Co do zasady elektroniczny odpis aktu urodzenia wydany przez urząd stanu cywilnego jest ważnym dokumentem urzędowym. Wynika to z art. 44 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, który dopuszcza wydanie odpisu aktu stanu cywilnego na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Nie oznacza to jednak, że każdy wydruk pobranego dokumentu musi zostać zaakceptowany przez notariusza. Jeżeli odpis został wydany elektronicznie, jego oryginałem jest plik elektroniczny, a nie kartka papieru wydrukowana z komputera. W praktyce kancelaria notarialna powinna mieć możliwość sprawdzenia pliku, podpisu elektronicznego albo kwalifikowanej pieczęci oraz integralności dokumentu.

Dlatego trzeba odróżnić dwie sytuacje:

• oryginalny dokument elektroniczny – plik XML lub PDF otrzymany z systemu administracji publicznej, z podpisem kwalifikowanym albo pieczęcią kwalifikowaną; taki dokument ma podstawę prawną i powinien być oceniany jako dokument elektroniczny,
• wydruk dokumentu elektronicznego – zwykły papierowy wydruk pliku; taki wydruk nie jest automatycznie papierowym oryginałem odpisu aktu stanu cywilnego i odbiorca może go nie uznać.

Jeżeli notariusz odmówił przyjęcia dokumentu tylko dlatego, że został wydany elektronicznie, warto poprosić o wskazanie konkretnej przyczyny: czy chodzi o brak możliwości weryfikacji podpisu, przedstawienie samego wydruku, brak oryginalnego pliku, czy o szczególne wymagania danej czynności notarialnej.

Odpis aktu stanu cywilnego w 2026 r.: ePUAP, e-Doręczenia i forma dokumentu

Artykuł pierwotnie dotyczył dokumentu pobranego przez ePUAP. Obecnie należy uwzględnić zmianę praktyki administracyjnej: od 1 stycznia 2026 r. sprawę uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego przez internet załatwia się przez e-Doręczenia. W praktyce wiele osób nadal używa potocznie określenia „odpis z ePUAP”, ale przy aktualnym składaniu wniosku online właściwym kanałem jest skrzynka do e-Doręczeń.

Odpis aktu stanu cywilnego można uzyskać w postaci papierowej albo elektronicznej. W formie elektronicznej dokument jest przekazywany jako plik XML lub PDF. Jeżeli zostanie wydany automatycznie, w miejscu podpisu urzędnika może znajdować się kwalifikowana pieczęć Ministra Cyfryzacji, która również potwierdza autentyczność dokumentu.

Ważna jest także opłata: odpis skrócony aktu stanu cywilnego kosztuje zasadniczo 22 zł, a odpis zupełny 33 zł, chyba że zachodzi ustawowe zwolnienie z opłaty skarbowej. Jeżeli sprawę załatwia pełnomocnik, co do zasady trzeba doliczyć 17 zł opłaty skarbowej od pełnomocnictwa, o ile nie ma zastosowania zwolnienie.

Wniosek można złożyć do dowolnego urzędu stanu cywilnego. Jeżeli akt znajduje się już w elektronicznym rejestrze stanu cywilnego, odpis powinien zostać wydany szybciej. Gdy akt sporządzono dawniej w papierowej księdze i nie został jeszcze przeniesiony do rejestru, urząd może potrzebować więcej czasu.

Podstawa prawna ważności elektronicznego odpisu aktu urodzenia

Aktualną podstawą jest przede wszystkim ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego. Z art. 44 wynika, że kierownik USC wydaje z rejestru stanu cywilnego odpisy zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego, a odpis aktu może zostać wydany w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W postępowaniu spadkowym może powstać odrębne pytanie, czy trzeba dostarczyć odpis aktu małżeństwa.

Odpis skrócony pokazuje aktualną treść aktu i uwzględnia zmiany dokonane w akcie. Odpis zupełny zawiera więcej danych – stanowi dokładne powtórzenie treści aktu z chwili jego sporządzenia wraz z późniejszymi wpisami. Wybór rodzaju odpisu zależy od celu, w jakim dokument ma być użyty.

Znaczenie ma również rozporządzenie eIDAS. Zgodnie z art. 25 tego rozporządzenia podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego wyłącznie dlatego, że ma postać elektroniczną, a kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu. W sprawie odpisów z USC kluczowe jest jednak to, aby przekazywany był sam dokument elektroniczny, a nie jego niepoświadczony wydruk.

Co zrobić, gdy notariusz nie chce uznać dokumentu?

Najpierw należy sprawdzić, co dokładnie zostało okazane notariuszowi. Jeżeli był to wyłącznie wydruk pliku pobranego z systemu, odmowa może być uzasadniona. W takim przypadku trzeba przekazać kancelarii oryginalny plik elektroniczny albo zamówić w USC papierowy odpis aktu.

W praktyce warto wykonać następujące kroki:

1. odszukać oryginalną wiadomość z e-Doręczeń lub wcześniejszej skrzynki ePUAP i pobrać pierwotny plik XML lub PDF,
2. sprawdzić, czy plik zawiera kwalifikowany podpis elektroniczny albo kwalifikowaną pieczęć,
3. zapytać kancelarię, w jaki sposób można bezpiecznie przekazać plik do weryfikacji,
4. jeżeli kancelaria wymaga dokumentu papierowego – złożyć wniosek o papierowy odpis w dowolnym USC,
5. w razie odmowy poprosić notariusza o krótkie wskazanie przyczyny, aby ustalić, czy problem dotyczy formy dokumentu, podpisu, treści aktu czy wymagań danej czynności.

Jeżeli w danej sprawie potrzebny jest papierowy oryginał dokumentu, najbezpieczniej zamówić odpis w USC w formie papierowej. Gdy wystarcza kopia dokumentu, znaczenie może mieć także notarialne poświadczenie zgodności kopii z okazanym dokumentem.

Błąd w akcie stanu cywilnego albo problem z danymi

Odmowa uznania dokumentu nie zawsze wynika z jego elektronicznej formy. Zdarza się, że problemem jest niezgodność danych, literówka w nazwisku, brak wzmianki dodatkowej albo rozbieżność między aktem stanu cywilnego a innym dokumentem używanym przy czynności notarialnej.

Jeżeli w akcie znajduje się oczywisty błąd pisarski, potrzebne może być sprostowanie aktu stanu cywilnego. Jeżeli natomiast błąd pojawił się już w dokumencie notarialnym albo w księdze wieczystej, należy odrębnie ocenić, czy chodzi o oczywistą omyłkę, czy o błąd wymagający szerszego postępowania.

FAQ

Czy elektroniczny odpis aktu urodzenia jest ważny u notariusza?

Tak, jeżeli jest to oryginalny dokument elektroniczny wydany przez USC i opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią. Notariusz powinien mieć możliwość zweryfikowania autentyczności dokumentu.

Czy mogę wydrukować odpis pobrany online i zanieść go do kancelarii?

Możesz go wydrukować pomocniczo, ale taki wydruk nie jest papierowym oryginałem odpisu. Jeżeli notariusz potrzebuje dokumentu urzędowego w formie papierowej, zamów papierowy odpis w USC.

Czy notariusz musi przyjąć każdy plik PDF z odpisem aktu?

Nie każdy plik PDF wystarczy. Znaczenie ma to, czy jest to oryginalny dokument z systemu administracji publicznej oraz czy można potwierdzić podpis, pieczęć i integralność pliku. Sam skan albo przerobiony plik nie daje takiej pewności.

Czy odpis zupełny i skrócony mogą być elektroniczne?

Tak, odpis skrócony i zupełny mogą być wydane w formie papierowej lub elektronicznej. Wyjątkiem są wielojęzyczne odpisy skrócone, które zgodnie z informacjami rządowymi wydawane są tylko w formie papierowej.

Czy zaświadczenie z USC jest ważne bezterminowo?

Nie. Zaświadczenie o stanie cywilnym oraz zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych danych w rejestrze stanu cywilnego są ważne przez 6 miesięcy od daty sporządzenia. Odpis aktu stanu cywilnego nie jest tym samym co takie zaświadczenie.

Co zrobić, jeśli kancelaria nie obsługuje dokumentów elektronicznych?

Najprościej zamówić papierowy odpis aktu stanu cywilnego w dowolnym USC. Jeżeli zależy Ci na użyciu dokumentu elektronicznego, poproś kancelarię o informację, jak bezpiecznie przekazać plik do weryfikacji.

Źródła

• Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego, w szczególności art. 44 i art. 45 – Dz.U. 2026 poz. 393.
• Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie, w szczególności art. 96–98 – Dz.U. 2024 poz. 1001 z późn. zm.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014, w szczególności art. 25 dotyczący skutków prawnych podpisów elektronicznych.
• Informacje rządowe Gov.pl: „Uzyskaj odpis aktu stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu)”, aktualizacja z 29 kwietnia 2026 r.