Korekta imienia w akcie urodzenia – jak poprawić błąd

Na czym polega sprostowanie aktu urodzenia

Sprostowanie aktu stanu cywilnego to urzędowe poprawienie danych wpisanych błędnie albo nieściśle. Podstawą jest obecnie art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego, zgodnie z którym akt stanu cywilnego podlega sprostowaniu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, jeżeli zawiera dane niezgodne z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego lub innymi aktami stanu cywilnego.

W praktyce oznacza to, że jeśli w Pana/Pani akcie urodzenia wpisano imię matki w błędnej formie, a prawidłowe brzmienie wynika np. z aktu urodzenia matki, aktu małżeństwa albo aktu urodzenia rodzeństwa sporządzonego na podstawie tych samych danych, można żądać sprostowania.

Jeżeli problem dotyczy tylko omyłki pisarskiej, warto też zapoznać się z materiałem o tym, jak wygląda sprostowanie aktu stanu cywilnego w podobnych sprawach.

Do którego urzędu złożyć wniosek

Zgodnie z art. 24 ust. 1 oraz art. 35 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego, sprawy z zakresu rejestracji stanu cywilnego prowadzi kierownik USC. Wniosek można złożyć w dowolnym urzędzie stanu cywilnego, ale jeśli akt znajduje się w rejestrze prowadzonym przez inny USC, urząd przyjmujący przekaże sprawę według właściwości albo załatwi ją w systemie teleinformatycznym.

Najprościej złożyć wniosek do USC, który sporządził akt albo przechowuje go w rejestrze. Przyspiesza to ocenę materiału źródłowego, zwłaszcza gdy urząd ma dostęp do akt zbiorowych dotyczących urodzenia.

Jakie dokumenty dołączyć

Im bardziej jednoznaczne dokumenty, tym większa szansa na szybkie sprostowanie bez sporu. W sprawie błędnego imienia rodzica warto dołączyć przede wszystkim:

• odpis zupełny lub skrócony aktu urodzenia osoby, której imię wpisano błędnie,
• odpis aktu małżeństwa tej osoby, jeśli zawiera prawidłowe dane,
• odpis aktu urodzenia rodzeństwa, jeżeli wpisano tam poprawne imię rodzica,
• kopie dokumentów tożsamości – pomocniczo, jeśli potwierdzają utrwalone używanie prawidłowego imienia,
• krótkie uzasadnienie wyjaśniające, na czym polega błąd i z czego wynika prawidłowa forma.

Największą moc dowodową mają inne akty stanu cywilnego i akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, bo to właśnie do nich odwołuje się art. 35 ust. 1 Prawa o aktach stanu cywilnego. Sam dowód osobisty nie zawsze wystarczy, jeśli w źródłowych aktach są rozbieżności.

Kiedy urząd poprawi literówkę, a kiedy może odmówić

Jeżeli różnica polega na jednej literze, przestawieniu liter albo innym oczywistym przeinaczeniu, a prawidłowe dane wynikają jasno z dokumentów źródłowych, kierownik USC zwykle dokonuje sprostowania w trybie administracyjnym.

Typowe przypadki to wpisanie formy „Katarzuna” zamiast „Katarzyna” albo „Marjan” zamiast „Marian”. Podobne problemy pojawiają się także wtedy, gdy w akcie jest zwykła literówka w nazwisku rodziców lub imieniu.

Odmowa jest bardziej prawdopodobna, gdy:

• dokumenty same są między sobą sprzeczne,
• nie da się ustalić, która wersja imienia jest prawidłowa,
• wniosek nie zmierza do poprawienia błędu, lecz faktycznie do zmiany danych osobowych,
• potrzebne byłoby ustalenie faktów wykraczających poza prostą kontrolę dokumentów.

To ważne rozróżnienie: sprostowanie aktu służy poprawieniu niezgodności w akcie, a nie zmianie danych z powodów osobistych. Jeżeli ktoś chce posługiwać się innym imieniem niż wpisane prawidłowo w aktach, w grę może wchodzić administracyjna zmiana imienia na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska, a nie sprostowanie.

Jak napisać wniosek o sprostowanie

Wniosek nie ma skomplikowanej ustawowej formy, ale powinien jasno wskazywać:

• dane wnioskodawcy,
• oznaczenie aktu urodzenia, którego dotyczy żądanie,
• jak brzmi błędny wpis i jaka treść powinna być wpisana prawidłowo,
• na jakich dokumentach opiera się żądanie,
• listę załączników.

W uzasadnieniu najlepiej napisać wprost, że żądanie opiera się na art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego, ponieważ treść aktu urodzenia jest niezgodna z innymi aktami stanu cywilnego lub aktami zbiorowymi.

Jeżeli błąd dotyczy nie tylko imienia, ale też innych danych z aktu, przydatny może być materiał o tym, kiedy możliwe jest uzasadnienie zmiany danych, a kiedy urząd uzna, że potrzebny jest inny tryb prawny.

Opłata i forma załatwienia sprawy

Samo sprostowanie aktu stanu cywilnego co do zasady nie powinno być utożsamiane z dowolną „zmianą danych”, lecz z czynnością przewidzianą ustawą. W praktyce urząd może pobrać opłatę za wydanie odpisu po dokonaniu sprostowania, jeżeli wnioskodawca żąda odpisu aktu po zmianie. Wysokość opłat wynika z ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej oraz z przepisów dotyczących wydawania odpisów aktów stanu cywilnego.

Jeżeli kierownik USC uwzględni wniosek, sprostowanie zostanie odnotowane w rejestrze stanu cywilnego. Następnie można wystąpić o nowy odpis aktu z poprawioną treścią.

Co zrobić po odmowie

Jeżeli kierownik USC odmówi sprostowania, powinien wydać decyzję administracyjną. W takim przypadku stosuje się środki zaskarżenia przewidziane w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego.

Zgodnie z art. 127 § 1 i 2 oraz art. 129 § 1 i 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, od decyzji wydanej w pierwszej instancji służy odwołanie, które wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji, za pośrednictwem organu, który ją wydał. W sprawach z zakresu rejestracji stanu cywilnego organem wyższego stopnia jest co do zasady wojewoda.

Jeżeli problem nie polega na błędzie w akcie, ale na potrzebie ustalenia innego stanu prawnego lub faktycznego, sprawa może wymagać drogi sądowej. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których nie da się oprzeć wyłącznie na istniejących aktach stanu cywilnego i aktach zbiorowych.

Kiedy potrzebne będzie postępowanie sądowe

Postępowanie sądowe może być konieczne, gdy urząd nie ma podstaw do sprostowania na podstawie art. 35 ust. 1 Prawa o aktach stanu cywilnego, bo dokumenty nie pozwalają jednoznacznie rozstrzygnąć sprawy. Wtedy znaczenie ma konkretny stan faktyczny: pochodzenie danych, data sporządzenia aktów, rozbieżności między dokumentami i to, czy istnieją inne dowody.

Nie każda rozbieżność oznacza od razu spór sądowy. Jeżeli jednak urząd wskazuje, że chodzi nie o błąd pisarski, lecz o ustalenie prawidłowej tożsamości lub faktycznej treści zdarzenia, droga sądowa bywa nieunikniona.

Zobacz również

Po sprostowaniu aktu – o czym jeszcze pamiętać

Po uzyskaniu poprawionego aktu warto sprawdzić, czy błędne dane nie zostały przepisane do innych dokumentów lub rejestrów. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów rodzinnych, aktów rodzeństwa, dawnych odpisów czy dokumentacji urzędowej używanej za granicą.

Jeżeli błąd występuje także w innych aktach stanu cywilnego, czasem trzeba złożyć odrębne wnioski dotyczące każdego aktu. Samo sprostowanie jednego dokumentu nie zawsze powoduje automatyczne poprawienie wszystkich pozostałych wpisów.

FAQ

Czy mogę poprawić imię matki w swoim akcie urodzenia, jeśli różni się jedną literą?

Tak, bardzo często jest to klasyczna podstawa do sprostowania aktu na podstawie art. 35 ust. 1 ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego, o ile prawidłowe brzmienie wynika z innych aktów stanu cywilnego lub akt zbiorowych.

Czy wystarczy akt urodzenia siostry z poprawnym imieniem matki?

Może to być ważny dowód, ale najlepiej dołączyć także akt urodzenia matki albo jej akt małżeństwa. Im pełniejszy materiał, tym mniejsze ryzyko odmowy.

Czy urząd może odmówić poprawienia oczywistej literówki?

Może, jeśli uzna, że dokumenty nie pozwalają jednoznacznie ustalić prawidłowej treści aktu albo że sprawa wykracza poza zwykłe sprostowanie. Wtedy powinien wydać decyzję, od której przysługuje odwołanie.

Ile mam czasu na odwołanie od decyzji USC?

Zgodnie z art. 129 § 1 i 2 Kodeksu postępowania administracyjnego odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od doręczenia decyzji, za pośrednictwem organu, który ją wydał.

Czy sprostowanie aktu to to samo co zmiana imienia?

Nie. Sprostowanie usuwa błąd lub niezgodność w akcie. Zmiana imienia to odrębna procedura administracyjna, stosowana wtedy, gdy dane w aktach są wpisane prawidłowo, ale osoba chce je zmienić z ważnych powodów.

Źródła

1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego, w szczególności art. 24 i art. 35, ISAP.

2. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, w szczególności art. 127 § 1 i 2 oraz art. 129 § 1 i 2, ISAP.

3. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, ISAP.