Jak sprostować akt stanu cywilnego?

Sprostowanie aktu stanu cywilnego

Uprzejmie informuję, że podstawą prawną do udzielenia odpowiedzi na pytanie jest ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2023 r., poz. 1378).

Zgodnie z art. 35 ust. 1 wskazanej ustawy „akt stanu cywilnego, który zawiera dane niezgodne z danymi zawartymi w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub z innymi aktami stanu cywilnego, o ile stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych, albo z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego, podlega sprostowaniu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, który go sporządził”.

Instytucja sprostowania aktu stanu cywilnego służy dwóm zasadniczym celom. Pierwszy z nich to doprowadzenie do prawidłowej treści aktu. Drugi cel pokrywa się z zamysłem ustawodawcy wyrażonym w całej ustawie – Prawo o aktach stanu cywilnego. Jest nim – związane ściśle z pierwszym celem – zachowanie trwałości aktu stanu cywilnego. Instytucja sprostowania chroni przed koniecznością derogacji aktu stanu cywilnego i sporządzenia w jego miejsce nowego, poprawnego pod względem treści aktu. Procedura administracyjna, a więc sprostowanie aktu stanu cywilnego przez kierownika urzędu stanu cywilnego, możliwa jest w sytuacji, kiedy spełnione zostaną przesłanki określone przez ustawodawcę w ustępie 1 komentowanego przepisu. W tym trybie sprostowaniu podlega więc akt, który zawiera dane niezgodne z danymi zawartymi w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub z innymi aktami stanu cywilnego, o ile stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych, albo z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego. Tak więc akt stanu cywilnego nie zostanie sprostowany na podstawie dokumentu tożsamości (paszport, dowód osobisty), ponieważ ustawodawca nie wymienił takiego dokumentu wśród podstaw sprostowania. Wymaga odnotowania, że sprostowanie aktu stanu cywilnego w tym trybie przybiera charakter czynności materialno-technicznej.

Biorąc jednak pod uwagę, z jakimi dokumentami niezgodny jest wystawiony akt stanu cywilnego, niestety w Pani przypadku nie będzie możliwości zastosowania tego trybu postępowania, tj. trybu administracyjnego.

Wniosek do sądu powszechnego

Drugim trybem, który może być zastosowany w sprawie, jest złożenie wniosku do sądu powszechnego w celu sprostowania aktu stanu cywilnego. Procedurę tę opisuje art. 36 ustawy, zgodnie z którym „Sprostowania aktu stanu cywilnego dokonuje sąd w postępowaniu nieprocesowym, na wniosek osoby zainteresowanej, prokuratora lub kierownika urzędu stanu cywilnego, jeżeli:

1) sprostowanie aktu stanu cywilnego jest niemożliwe na podstawie akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub innych aktów stanu cywilnego, o ile stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych albo zagranicznych dokumentów stanu cywilnego, o których mowa w art. 35 ust. 2;

2) sprostowanie aktu stanu cywilnego przez kierownika urzędu stanu cywilnego nie jest możliwe wyłącznie na podstawie dokumentów wymienionych w pkt 1”.

Sądowy tryb sprostowania aktu stanu cywilnego stanowi swego rodzaju substytut sprostowania tego aktu przez kierownika urzędu stanu cywilnego. Aby więc otworzyła się droga do przeprowadzenia w tym zakresie postępowania sądowego, musi zmaterializować się któryś z przypadków wyłączających możliwość sprostowania aktu stanu cywilnego przez kierownika urzędu stanu cywilnego. Przepis art. 36 omawianej ustawy nie wprowadza ograniczeń dowodowych w zakresie dokumentów. Można więc przyjąć, że sąd właściwy do sprostowania aktu stanu cywilnego może dokonać tej czynności także w oparciu o dokument tożsamości, na podstawie którego dokona obiektywnego rozstrzygnięcia co do tego, czy sprostowanie aktu w tym trybie jest dopuszczalne. W komentowanym przepisie wprowadzono jednak pewne ograniczenia w zakresie sprostowania aktów stanu cywilnego cudzoziemców, sporządzonych przed dniem wejścia w życie komentowanej ustawy.

Właściwość sądu w sprawach, o których mowa w komentowanym przepisie, należy ustalić na podstawie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego. Jak wynika z dyspozycji art. 508 K.p.c., w tym zakresie właściwy jest sąd miejsca zamieszkania wnioskodawcy, a w braku miejsca zamieszkania – sąd miejsca jego pobytu, w braku zaś i tej podstawy – sąd dla m.st. Warszawy.

Zgodnie z art. 506 K.p.c. postępowanie nieprocesowe wszczynane jest poprzez złożenie wniosku. Zgodnie ze zdaniem pierwszym komentowanego przepisu legitymację do złożenia takiego wniosku posiada osoba zainteresowana, prokurator lub kierownik urzędu stanu cywilnego. Osobą zainteresowaną, o której mowa w tym przepisie, jest każda osoba, której prawa (interes prawny) dotyczy wynik postępowania. Jeżeli okaże się, że osoba, której dotyczy akt będący przedmiotem postępowania, nie jest jego uczestnikiem, sąd wzywa tę osobę do udziału w sprawie i staje się ona wówczas uczestnikiem. Postępowanie kończy się wydaniem postanowienia w sprawie.

Zatem, aby dokonać sprostowania, należy złożyć wniosek do sądu powszechnego o sprostowanie aktu stanu cywilnego.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego - Dz.U. 2014 poz. 1741
2. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296