Problem z uzyskaniem aktu zgonu po członku rodziny

Kto może otrzymać odpis aktu zgonu?

Zasady wydawania odpisów aktów stanu cywilnego określa art. 45 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem odpis aktu stanu cywilnego może otrzymać m.in. osoba, której akt dotyczy, jej małżonek, wstępni, zstępni, rodzeństwo, przedstawiciel ustawowy, opiekun oraz osoba, która wykaże interes prawny.

Przy akcie zgonu osoby zmarłej w praktyce najczęściej występują członkowie rodziny. Siostrzenica zmarłej nie jest wymieniona w art. 45 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego jako osoba automatycznie uprawniona, tak jak dziecko, rodzic, dziadek, wnuk czy rodzeństwo. Nie oznacza to jednak, że nie może otrzymać dokumentu. Musi wykazać interes prawny, czyli konkretną potrzebę wynikającą z przepisów prawa, a nie tylko interes rodzinny lub faktyczny.

W opisanej sytuacji takim interesem może być udział w postępowaniu spadkowym. Jeżeli zmarła ciocia nie miała dzieci ani małżonka, jej rodzice nie żyją, a brat zmarłej, czyli ojciec wnioskodawczyni, również nie żyje, należy zbadać dziedziczenie ustawowe z art. 932 § 1, § 3, § 4 i § 5 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. Z art. 932 § 5 Kodeksu cywilnego wynika, że jeżeli którekolwiek z rodzeństwa spadkodawcy nie dożyło otwarcia spadku, pozostawiając zstępnych, udział spadkowy, który by mu przypadał, przypada jego zstępnym. To właśnie może uzasadniać interes prawny siostrzenicy.

Jeżeli potrzebny jest odpis aktu zgonu do sprawy spadkowej, we wniosku do USC warto wskazać nie tylko stopień pokrewieństwa, lecz także podstawę prawną potencjalnego dziedziczenia.

Jak wykazać interes prawny przed USC?

Interes prawny nie powinien być opisany ogólnie. Najlepiej przedstawić go wprost: odpis aktu zgonu jest potrzebny do złożenia wniosku o stwierdzenie nabycia spadku po zmarłej albo do wykazania kręgu spadkobierców w już toczącym się postępowaniu. Podstawą jest art. 45 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego w związku z art. 932 § 5 Kodeksu cywilnego, jeżeli rzeczywiście z układu rodzinnego wynika możliwość dziedziczenia przez zstępnego rodzeństwa zmarłej.

Do wniosku warto dołączyć dokumenty pokazujące ciąg pokrewieństwa, np. odpis aktu urodzenia osoby składającej wniosek, odpis aktu urodzenia lub małżeństwa jej rodzica, odpis aktu zgonu rodzica będącego rodzeństwem zmarłej, a także odpisy aktów zgonu rodziców zmarłej, jeżeli są istotne dla wykazania dziedziczenia ustawowego. Jeżeli dokumenty te są w polskim rejestrze stanu cywilnego, urząd często może je zweryfikować, ale załączenie ich kopii lub wskazanie danych aktów ułatwia sprawę.

Wniosek można złożyć w urzędzie stanu cywilnego. Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego rejestr stanu cywilnego jest prowadzony w systemie teleinformatycznym, a art. 44 ust. 1 tej ustawy przewiduje wydawanie z rejestru m.in. odpisów zupełnych i skróconych aktów stanu cywilnego. W praktyce nie trzeba ograniczać się wyłącznie do USC miejsca zgonu. W wielu sprawach można złożyć wniosek w dowolnym USC albo elektronicznie, jeżeli dostępna jest taka usługa.

Co zrobić, gdy USC odmawia wydania aktu zgonu?

Jeżeli urząd uznaje, że interes prawny nie został wykazany, warto poprosić o wskazanie, jakich konkretnie dokumentów brakuje. Jeżeli mimo uzupełnienia wniosku urząd nadal odmawia, nie należy poprzestawać na rozmowie telefonicznej lub ustnej informacji. Należy żądać formalnego, pisemnego rozstrzygnięcia z uzasadnieniem i pouczeniem o środkach zaskarżenia.

W sprawach nieuregulowanych w ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, co wynika z art. 2 ust. 5 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Jeżeli organ wydaje decyzję administracyjną, zastosowanie mają m.in. art. 104 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, zgodnie z którym organ administracji publicznej załatwia sprawę przez wydanie decyzji, oraz art. 107 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, który określa elementy decyzji, w tym uzasadnienie i pouczenie.

Od decyzji odmownej można wnieść odwołanie na podstawie art. 127 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego. Zgodnie z art. 129 § 1 i § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego odwołanie wnosi się za pośrednictwem organu, który wydał decyzję, w terminie 14 dni od doręczenia decyzji. W przypadku rozstrzygnięć kierownika USC organem odwoławczym jest co do zasady wojewoda jako organ wyższego stopnia w sprawach z zakresu rejestracji stanu cywilnego.

Jeżeli problem dotyczy nie tylko aktu zgonu, ale także innego dokumentu z USC, pomocne może być omówienie podobnej sytuacji: USC odmowa wydania dokumentu.

Wniosek do sądu bez aktu zgonu

Jeżeli akt zgonu jest potrzebny do wniosku o stwierdzenie nabycia spadku, a USC odmawia jego wydania bez pisma z sądu, sytuację można odblokować przez złożenie wniosku do sądu z wyjaśnieniem, że odpis aktu zgonu nie został wydany mimo złożenia wniosku do USC. Do pisma warto dołączyć kopię wniosku złożonego do USC, potwierdzenie jego nadania lub złożenia oraz ewentualną odmowę albo korespondencję z urzędem.

Jeżeli dokument po zmarłym jest potrzebny nie do sprawy spadkowej, lecz do rozliczenia polisy albo zobowiązania finansowego, osobno wyjaśniamy, jak uzyskać kopię karty zgonu potrzebną ubezpieczycielowi lub bankowi.

Jeżeli pismo procesowe ma braki formalne, przewodniczący wzywa stronę do ich uzupełnienia w terminie tygodniowym. Wynika to z art. 130 § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego. Wezwanie sądu do uzupełnienia braku przez złożenie aktu zgonu może następnie stanowić dla USC bardzo mocny dowód interesu prawnego.

Trzeba jednak pamiętać, że sąd może zwrócić pismo, jeżeli brak nie zostanie uzupełniony w terminie, co wynika z art. 130 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego. Dlatego we wniosku warto od razu opisać problem, dołączyć dowody prób uzyskania odpisu oraz poprosić sąd o wyznaczenie realnego terminu albo o uwzględnienie trudności w uzyskaniu dokumentu.

Czy warto złożyć wniosek w innym USC?

Tak, można rozważyć złożenie wniosku w innym urzędzie stanu cywilnego, zwłaszcza gdy pierwszy urząd ograniczył się do nieformalnej odmowy albo bardzo rygorystycznie ocenił przedstawione dokumenty. Nie oznacza to jednak, że drugi urząd musi wydać odpis bez spełnienia wymogów z art. 45 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Nadal trzeba wykazać interes prawny.

Najbezpieczniej nie składać kolejnego lakonicznego wniosku, lecz od razu załączyć krótkie uzasadnienie prawne. Warto wskazać, że wnioskodawca może być spadkobiercą ustawowym na podstawie art. 932 § 5 Kodeksu cywilnego, a odpis aktu zgonu jest konieczny do postępowania spadkowego, w którym sąd będzie badał krąg spadkobierców zgodnie z art. 670 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego.

Praktyczna kolejność działań

Gdy zgon nastąpił za granicą

Jeżeli członek rodziny zmarł za granicą, w pierwszej kolejności trzeba ustalić, czy zgon został wpisany do polskiego rejestru stanu cywilnego. Jeżeli nie, konieczna może być transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego. Zgodnie z art. 104 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego zagraniczny dokument stanu cywilnego może zostać przeniesiony do polskiego rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji. Dopiero po transkrypcji można uzyskać polski odpis aktu zgonu.

W sprawach, w których śmierć nastąpiła poza Polską, procedura zależy od państwa zgonu i dokumentów wydanych za granicą. Przykładowo inaczej wygląda uzyskiwanie dokumentów, gdy zgon nastąpił w USA, a inaczej w państwie Unii Europejskiej.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, jak w praktyce może wyglądać wykazywanie interesu prawnego przy wniosku o odpis aktu zgonu dalszego członka rodziny.

FAQ

Podsumowanie

Problem z uzyskaniem aktu zgonu po dalszym członku rodziny najczęściej wynika z tego, że urząd nie uznaje samego pokrewieństwa za wystarczające. W przypadku siostrzenicy kluczowe jest wykazanie interesu prawnego, zwłaszcza przez powołanie się na możliwe dziedziczenie ustawowe z art. 932 § 5 Kodeksu cywilnego. Warto złożyć dobrze udokumentowany wniosek, a przy odmowie domagać się pisemnego rozstrzygnięcia i ewentualnie skorzystać z odwołania.

Jeżeli dokument jest potrzebny do sprawy spadkowej, a urząd żąda pisma z sądu, można złożyć wniosek do sądu z wyjaśnieniem braku aktu. Wezwanie do uzupełnienia braków formalnych na podstawie art. 130 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego może następnie pomóc w wykazaniu interesu prawnego przed USC.

Źródła

1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego, w szczególności art. 5 ust. 1, art. 44 ust. 1, art. 45, art. 104 ust. 1 oraz art. 2 ust. 5 - ISAP.
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, w szczególności art. 932 - ISAP.
3. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 130 oraz art. 670 - ISAP.
4. Art. 130 Kodeksu postępowania cywilnego - Lexlege.
5. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, w szczególności art. 104, art. 107, art. 127 i art. 129 - ISAP.