Wyodrębnienie wspólnoty mieszkaniowej ze spółdzielni

Czy trzeba „założyć” wspólnotę mieszkaniową po wyjściu ze spółdzielni?

W opisanej sytuacji kluczowe znaczenie ma to, że wszystkie lokale w budynku mają być już wyodrębnione na własność. Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, jeżeli w określonym budynku albo budynkach położonych w obrębie danej nieruchomości została wyodrębniona własność wszystkich lokali, po wyodrębnieniu ostatniego lokalu stosuje się przepisy ustawy o własności lokali. Spółdzielnia ma obowiązek zawiadomić o tym właścicieli lokali na piśmie w terminie 14 dni.

Oznacza to, że jeżeli ostatni lokal został wyodrębniony już trzy lata temu, wspólnota mieszkaniowa najprawdopodobniej nie musi być dopiero „powoływana” od zera. Wspólnota w rozumieniu ustawy o własności lokali to ogół właścicieli lokali w danej nieruchomości. Trzeba natomiast ustalić, czy w księdze wieczystej i aktach notarialnych nadal ujawniono zarząd powierzony spółdzielni albo inny sposób zarządu, który wymaga formalnej zmiany.

Jeżeli nie wszystkie lokale byłyby jeszcze wyodrębnione, w grę wchodzi art. 24¹ ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych. Na tej podstawie większość właścicieli lokali w budynku albo budynkach położonych w obrębie jednej nieruchomości, liczona według udziałów, może podjąć uchwałę, że w zakresie ich praw, obowiązków i zarządu nieruchomością wspólną będą stosowane przepisy ustawy o własności lokali. Uchwała ta nie narusza jednak spółdzielczych praw do lokali.

Co sprawdzić przed podjęciem uchwały?

Przed rozpoczęciem formalnych działań należy ustalić, jak wygląda stan prawny nieruchomości. Sama liczba mieszkań w bloku nie przesądza jeszcze, czy większość trzeba liczyć tylko w Państwa budynku, czy w kilku budynkach położonych na jednej nieruchomości gruntowej. Jeżeli kilka budynków znajduje się w obrębie tej samej nieruchomości, większość może być liczona łącznie dla wszystkich właścicieli lokali w tej nieruchomości.

W praktyce trzeba sprawdzić przede wszystkim:

• księgę wieczystą nieruchomości wspólnej oraz księgi lokali,
• czy wszystkie lokale rzeczywiście mają założone odrębne księgi wieczyste,
• czy spółdzielnia nadal jest właścicielem jakiegokolwiek lokalu albo udziału,
• czy w dziale III księgi wieczystej ujawniono sposób zarządu nieruchomością wspólną,
• treść aktów notarialnych ustanawiających odrębną własność lokali.

To istotne także dlatego, że właścicielom przysługuje nie tylko prawo głosu, lecz także realne obowiązki wobec wspólnoty, związane między innymi z kosztami zarządu, utrzymaniem części wspólnych, dokumentacją i podejmowaniem uchwał.

Uchwała o zmianie zarządu i rola notariusza

Jeżeli celem mieszkańców jest przejście na zarząd właścicielski, czyli wybór zarządu wspólnoty zamiast dalszego zarządzania przez spółdzielnię, zasadniczo potrzebna będzie uchwała o zmianie sposobu zarządu nieruchomością wspólną. Zgodnie z art. 18 ust. 2a ustawy o własności lokali zmiana sposobu zarządu ustalonego w umowie może nastąpić na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza. Uchwała taka stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej.

Nie wystarczy więc zwykła lista podpisów, jeżeli uchwała ma zmienić sposób zarządu wymagający formy notarialnej. Bezpiecznym rozwiązaniem jest zorganizowanie zebrania z udziałem notariusza. Uchwała może być uzupełniona głosami zebranymi indywidualnie, ale przy uchwale wymagającej protokołu notarialnego nie należy opierać całej procedury wyłącznie na obiegu podpisów bez udziału notariusza.

Uchwały właścicieli lokali zapadają co do zasady większością głosów liczoną według udziałów w nieruchomości wspólnej. Jeżeli suma udziałów nie jest równa 1 albo większość udziałów należy do jednego właściciela, właściciele posiadający łącznie co najmniej 1/5 udziałów mogą żądać głosowania według zasady „jeden właściciel – jeden głos”. Każdorazowo trzeba jednak sprawdzić, czy taka zasada może być skutecznie zastosowana w konkretnej sprawie.

Jak zwołać zebranie właścicieli?

Dla bezpieczeństwa proceduralnego właściciele posiadający co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej powinni wystąpić do zarządu albo zarządcy o zwołanie zebrania. We wniosku warto wskazać proponowany porządek obrad i dołączyć projekty uchwał, w szczególności:

1. uchwałę o zmianie sposobu zarządu nieruchomością wspólną, jeżeli jest potrzebna,
2. uchwałę o wyborze jednoosobowego albo kilkuosobowego zarządu wspólnoty,
3. uchwałę o powierzeniu administrowania budynkiem profesjonalnemu zarządcy, jeżeli właściciele chcą korzystać z takiej obsługi,
4. uchwałę o zasadach przejęcia dokumentacji i rozliczeń od spółdzielni,
5. uchwały przejściowe dotyczące zaliczek, rachunku bankowego, pełnomocnictw i bieżących umów.

O zebraniu trzeba zawiadomić każdego właściciela lokalu na piśmie co najmniej tydzień przed terminem zebrania. W zawiadomieniu należy podać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad. Jeżeli planowana jest zmiana wzajemnych praw i obowiązków właścicieli, należy wskazać treść tej zmiany.

W praktyce warto wcześniej zorganizować nieformalne spotkanie mieszkańców, zebrać dane właścicieli i policzyć udziały. Dopiero po takim przygotowaniu należy przejść do formalnego zebrania. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której spółdzielnia lub przeciwnicy uchwały zarzucą później brak większości, wadliwe zawiadomienie albo nieprecyzyjny projekt uchwały.

Czy spółdzielnia może zablokować wyodrębnienie wspólnoty?

Spółdzielnia może próbować przekonywać właścicieli do pozostania przy dotychczasowym zarządzaniu, ale nie może „cofnąć” prawidłowo podjętej uchwały właścicieli tylko dlatego, że jest z niej niezadowolona. Jeżeli spółdzielnia jest właścicielem lokalu lub udziału, może głosować jak właściciel w zakresie wynikającym z przysługującego jej prawa. Jeżeli nie ma już żadnego lokalu ani udziału, jej wpływ na głosowanie właścicieli powinien być oceniany zupełnie inaczej.

Trzeba jednak liczyć się z tym, że uchwała może zostać zaskarżona. Zgodnie z art. 25 ustawy o własności lokali właściciel lokalu może zaskarżyć uchwałę do sądu, jeżeli jest niezgodna z prawem, z umową właścicieli, narusza zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną albo w inny sposób narusza jego interesy. Termin na wniesienie powództwa wynosi 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu albo od dnia powiadomienia o uchwale podjętej z udziałem głosów zebranych indywidualnie.

Samo zaskarżenie uchwały nie wstrzymuje jej wykonania, chyba że sąd udzieli zabezpieczenia i wstrzyma wykonanie uchwały do czasu zakończenia sprawy. Dlatego najważniejsze jest dopilnowanie prawidłowego zawiadomienia właścicieli, sposobu liczenia głosów, obecności notariusza i zgodności treści uchwały z księgą wieczystą oraz aktami notarialnymi.

Co po podjęciu uchwały?

Po skutecznym podjęciu uchwał wspólnota powinna uporządkować sprawy organizacyjne i finansowe. Najczęściej obejmuje to:

• złożenie wniosku o wpis zmiany sposobu zarządu w księdze wieczystej, jeżeli uchwała tego wymaga,
• uzyskanie albo aktualizację numeru NIP i REGON,
• otwarcie rachunku bankowego wspólnoty,
• ustalenie zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną,
• przyjęcie planu gospodarczego i ewentualnych regulaminów,
• podpisanie lub przejęcie umów dotyczących mediów, sprzątania, ubezpieczenia, przeglądów technicznych i obsługi administracyjnej,
• protokolarne przejęcie dokumentacji technicznej, finansowej i eksploatacyjnej od spółdzielni.

Jeżeli w toku działań pojawia się spór co do zakresu kompetencji zarządu albo administratora, warto od razu rozdzielić funkcję zarządu wspólnoty od obsługi administracyjnej. Zarząd kieruje sprawami wspólnoty i ją reprezentuje, natomiast profesjonalny administrator wykonuje czynności na podstawie umowy zawartej ze wspólnotą.

Rozliczenie funduszu remontowego i dokumentacji

Aktualne przepisy wzmacniają pozycję właścicieli przy rozliczeniu ze spółdzielnią. W przypadkach określonych w art. 24¹ ust. 1 albo art. 26 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych spółdzielnia ma obowiązek niezwłocznie rozliczyć z właścicielami lokali zaewidencjonowane wpływy i wydatki funduszu remontowego oraz pozostałe nakłady na remonty nieruchomości. Z chwilą ustania członkostwa właściciel lokalu staje się współwłaścicielem środków zgromadzonych na funduszu remontowym w części odpowiadającej udziałowi jego lokalu w nieruchomości wspólnej.

W praktyce rozliczenie nie zawsze następuje jednego dnia. Spółdzielnia powinna zamknąć okres rozliczeniowy, ująć ostatnie faktury, wykazać wpływy i wydatki, rozliczyć nakłady oraz przekazać środki lub wykazać sposób ich rozliczenia. Wspólnota powinna domagać się protokołu przekazania dokumentów, w tym dokumentacji technicznej, książki obiektu budowlanego, umów, zestawień finansowych, ewidencji zaliczek i dokumentów dotyczących funduszu remontowego.

Jeżeli spółdzielnia odmawia rozliczenia, opóźnia przekazanie środków albo przekazuje niepełne dane, warto wystąpić pisemnie o dokumenty i wyznaczyć termin. Dalsze działania zależą od tego, czy problem dotyczy samego wydania dokumentacji, rozliczenia środków, sporu o nakłady, czy także odpowiedzialności osób zarządzających spółdzielnią.

FAQ

Źródła

• Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych, tekst jednolity: Dz. U. z 2026 r. poz. 889, w szczególności art. 24¹, art. 26 i art. 27.
• Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, tekst jednolity: Dz. U. z 2026 r. poz. 232, w szczególności art. 18, art. 20, art. 23, art. 25 oraz art. 30–32.