Najważniejsze:
- Zaliczka co do zasady podlega zwrotowi, jeżeli umowa nie została wykonana i klient skutecznie od niej odstąpił albo umowa została rozwiązana.
- Przy zwłoce wykonawcy zwykle należy pisemnie wyznaczyć mu dodatkowy termin z zagrożeniem odstąpienia od umowy, chyba że termin był istotny albo wykonanie po terminie nie ma już sensu.
- Po odstąpieniu od umowy można żądać zwrotu zaliczki, odsetek za opóźnienie oraz – przy udowodnieniu szkody – zwrotu dodatkowych kosztów.
- Jeżeli wykonawca nie płaci dobrowolnie, sprawę można skierować do sądu, najlepiej po zebraniu dowodów umowy, wpłaty, ustalonego terminu i korespondencji.
- Przy umowie o dzieło roszczenia mogą przedawniać się już po 2 latach od dnia, w którym dzieło miało być oddane, dlatego nie warto zwlekać.
Umowa ustna i zaliczka dla wykonawcy
Opisany problem dotyczy sytuacji, w której inwestor umówił się z wykonawcą na otynkowanie domu, przekazał mu 10 000 zł zaliczki, a wykonawca nie stawił się w ustalonym terminie i nie rozpoczął prac. Jeżeli strony uzgodniły zakres robót, cenę albo sposób jej ustalenia oraz termin wykonania, to co do zasady doszło do zawarcia umowy, nawet jeżeli była to umowa ustna.
W praktyce taka umowa może być kwalifikowana jako umowa o dzieło albo – zależnie od zakresu i charakteru robót – jako umowa o roboty budowlane lub inna umowa o wykonanie usług. Dla odzyskania zaliczki najważniejsze jest jednak to, że wykonawca przyjął pieniądze na poczet konkretnego świadczenia i nie wykonał zobowiązania.
Warto odróżnić zaliczkę od zadatku. Zadatek daje szczególne uprawnienia z art. 394 Kodeksu cywilnego, ale tylko wtedy, gdy strony rzeczywiście uzgodniły zadatek. Jeżeli w pokwitowaniu, przelewie albo korespondencji mowa jest o zaliczce, bez wyraźnego zastrzeżenia zadatku, należy przyjąć, że pieniądze zostały wpłacone na poczet przyszłego wynagrodzenia i po upadku podstawy świadczenia powinny zostać zwrócone.
Zwłoka wykonawcy i możliwość odstąpienia od umowy
Zgodnie z art. 471 Kodeksu cywilnego dłużnik ma obowiązek naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że wykaże, iż niewykonanie nastąpiło z przyczyn, za które nie ponosi odpowiedzialności. Jeżeli wykonawca przyjął zlecenie, pobrał zaliczkę i nie rozpoczął prac w uzgodnionym terminie, zasadniczo to on powinien wytłumaczyć, dlaczego nie wykonał umowy.
W przypadku umowy wzajemnej podstawowe znaczenie ma art. 491 § 1 Kodeksu cywilnego. Jeżeli jedna strona dopuszcza się zwłoki w wykonaniu zobowiązania, druga może wyznaczyć jej odpowiedni dodatkowy termin do wykonania z zagrożeniem, że po jego bezskutecznym upływie odstąpi od umowy. Po upływie tego terminu można złożyć oświadczenie o odstąpieniu i żądać zwrotu zaliczki.
Nie zawsze trzeba wyznaczać dodatkowy termin. Art. 492 Kodeksu cywilnego pozwala odstąpić od umowy bez dodatkowego terminu, jeżeli uprawnienie do odstąpienia zostało zastrzeżone na wypadek niewykonania zobowiązania w ściśle określonym terminie albo gdy wykonanie po terminie nie miałoby dla drugiej strony znaczenia ze względu na właściwość zobowiązania lub cel umowy znany wykonawcy. Przykładem może być sytuacja, w której inwestor specjalnie przyleciał do Polski na konkretny okres, a wykonawca wiedział, że prace muszą odbyć się właśnie wtedy.
Jeżeli wykonawca nadal deklaruje, że kiedyś wykona prace, ale termin był dla zamawiającego istotny i prace po czasie nie mają już sensu, trzeba to jasno opisać w piśmie. W przeciwnym razie wykonawca może twierdzić, że nadal chce realizować umowę, a klient bezpodstawnie od niej odstąpił.
Masz problem prawny podobny do opisanego w artykule?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›
Wycena zwykle w ciągu 1 godziny • Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Jak przygotować wezwanie do zwrotu zaliczki?
Pierwszym praktycznym krokiem powinno być pisemne uporządkowanie sprawy. Najlepiej wysłać wykonawcy list polecony za potwierdzeniem nadania, a równolegle wiadomość e-mail lub SMS, jeżeli tak strony wcześniej się kontaktowały. W piśmie należy wskazać zawartą umowę, kwotę zaliczki, termin rozpoczęcia lub wykonania prac, fakt niewykonania zobowiązania i żądanie zwrotu pieniędzy.
Jeżeli nie ma podstaw do natychmiastowego odstąpienia, pismo powinno najpierw wyznaczać dodatkowy termin do rozpoczęcia lub wykonania prac, np. 7 albo 14 dni, z wyraźnym zastrzeżeniem, że po bezskutecznym upływie terminu zamawiający odstąpi od umowy. Jeżeli termin był kluczowy, a wykonawca o tym wiedział, w piśmie można od razu złożyć oświadczenie o odstąpieniu, ale warto dokładnie uzasadnić, dlaczego wykonanie po terminie utraciło znaczenie.
Po odstąpieniu od umowy należy zażądać zwrotu zaliczki na wskazany rachunek bankowy, podać konkretny termin zapłaty oraz zastrzec, że po jego upływie sprawa zostanie skierowana na drogę sądową. Odsetek za opóźnienie najlepiej żądać od dnia następującego po upływie terminu zapłaty wskazanego w wezwaniu, chyba że z umowy lub wcześniejszej korespondencji wynika inna data wymagalności.
W piśmie można również żądać zwrotu dodatkowych kosztów, np. podróży, noclegów lub innych wydatków poniesionych dlatego, że wykonawca zapewniał o wykonaniu prac w konkretnym terminie. Trzeba jednak pamiętać, że takie koszty muszą pozostawać w normalnym związku przyczynowym z niewykonaniem umowy i powinny być udokumentowane rachunkami, biletami, potwierdzeniami rezerwacji lub korespondencją.
Ważne: W sprawach o zwrot zaliczki najczęściej wygrywają dokumenty: pokwitowanie, potwierdzenie przelewu, SMS-y, e-maile, zdjęcia z budowy, ustalenia terminu i dowody wysłania wezwania. Im słabsza była umowa pisemna, tym większe znaczenie ma uporządkowanie dowodów przed pozwem.
Zwrot zaliczki po odstąpieniu od umowy
Skutek odstąpienia od umowy wzajemnej określa art. 494 Kodeksu cywilnego. Strona, która odstępuje od umowy, obowiązana jest zwrócić drugiej stronie wszystko, co otrzymała, a druga strona ma obowiązek to przyjąć. Jednocześnie strona odstępująca może żądać zwrotu tego, co świadczyła, oraz na zasadach ogólnych naprawienia szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania. W relacji z konsumentem zwrot świadczenia powinien nastąpić niezwłocznie.
W analizowanej sytuacji podstawowym roszczeniem jest zwrot 10 000 zł zaliczki. Jeżeli zaliczkę przekazał wykonawcy brat zamawiającego, trzeba wykazać, że działał w imieniu zamawiającego albo że pieniądze zostały przekazane na poczet tej konkretnej umowy. Brat może być ważnym świadkiem, zwłaszcza gdy posiada pokwitowanie albo uczestniczył w rozmowach z wykonawcą.
Wykonawca nie może zatrzymać zaliczki tylko dlatego, że kiedyś planował rozpocząć prace. Jeżeli nie wykonał umowy i nie wykaże podstaw do zatrzymania części pieniędzy, powinien zwrócić otrzymaną kwotę. Inaczej wyglądałaby sytuacja, gdyby wykonał już część prac lub kupił materiały za zgodą zamawiającego – wtedy rozliczenie może wymagać dokładnego ustalenia, co rzeczywiście zostało wykonane i jaką ma wartość.
Jeżeli sprawa dotyczy szerszego problemu z nierzetelnym kontrahentem, pomocne może być także omówienie sposobów działania przy temacie odzyskanie od nieuczciwego wykonawcy.
Czy można żądać zwrotu kosztów podróży i urlopu?
Zwrot samej zaliczki to nie zawsze wszystko. Jeżeli wykonawca wiedział, że zamawiający mieszkają za granicą, przylatują do Polski specjalnie na czas prac i biorą urlop w ustalonym terminie, można rozważyć roszczenie o naprawienie szkody wynikłej z niewykonania umowy. Podstawą jest art. 471 Kodeksu cywilnego w związku z ogólnymi zasadami odpowiedzialności kontraktowej.
Nie każdy wydatek automatycznie zostanie zasądzony. Trzeba wykazać trzy elementy: niewykonanie umowy przez wykonawcę, szkodę oraz normalny związek przyczynowy między zachowaniem wykonawcy a poniesionymi kosztami. Najłatwiej dochodzić kosztów, które były przewidywalne i znane wykonawcy, np. kosztu przyjazdu na budowę w terminie ustalonym specjalnie z nim.
Trudniejsze bywa dochodzenie wynagrodzenia za urlop, utraconych zarobków albo kosztów pobytu, jeżeli nie da się wykazać, że zostały poniesione wyłącznie z powodu niewykonania umowy. W pozwie warto więc oddzielić roszczenie pewniejsze, czyli zwrot zaliczki, od roszczeń dodatkowych, które wymagają mocniejszego udowodnienia.
Pozew o zapłatę, gdy wykonawca nie oddaje pieniędzy
Jeżeli wezwanie nie przyniesie skutku, pozostaje pozew o zapłatę. W pozwie trzeba wskazać kwotę żądaną od wykonawcy, opisać zawartą umowę, wpłatę zaliczki, brak wykonania prac, odstąpienie od umowy oraz termin, w którym wykonawca miał zwrócić pieniądze. Do pozwu należy dołączyć dowody: pokwitowanie, przelew, korespondencję, wezwanie do zapłaty, potwierdzenie nadania pisma i dokumenty dotyczące szkody.
Przy roszczeniu o 10 000 zł opłata od pozwu w sprawie o prawa majątkowe wynosi obecnie 500 zł, ponieważ zgodnie z art. 13 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych dla wartości przedmiotu sporu ponad 7500 zł do 10 000 zł pobiera się opłatę stałą 500 zł. Jeżeli dochodzona kwota przekroczy 10 000 zł, np. przez doliczenie odszkodowania, opłata może być wyższa.
Nie należy już opierać strategii na założeniu, że samo wskazanie określonego rachunku bankowego przesądzi o wygodnym sądzie. Właściwość sądu zależy od przepisów postępowania cywilnego i okoliczności sprawy, w tym miejsca zamieszkania albo siedziby pozwanego, miejsca wykonania umowy oraz ewentualnego statusu konsumenta. Warto sprawdzić to przed złożeniem pozwu, aby uniknąć przekazania sprawy do innego sądu.
Jeżeli dokumenty są mocne, sprawę można prowadzić samodzielnie albo zlecić pełnomocnikowi. W części spraw możliwe jest dochodzenie roszczenia w postępowaniu upominawczym, a sąd może wydać nakaz zapłaty. Gdy wykonawca złoży sprzeciw, sprawa będzie rozpoznawana dalej w zwykłym trybie.
Przedawnienie roszczenia o zwrot zaliczki
Przed skierowaniem sprawy do sądu trzeba sprawdzić termin przedawnienia. Przy umowie o dzieło zastosowanie może mieć art. 646 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym roszczenia wynikające z umowy o dzieło przedawniają się z upływem 2 lat od dnia oddania dzieła, a jeżeli dzieło nie zostało oddane – od dnia, w którym zgodnie z umową miało być oddane.
Jeżeli umowa zostanie zakwalifikowana inaczej, termin przedawnienia może być odmienny. Zasadniczy termin z art. 118 Kodeksu cywilnego wynosi 6 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – 3 lata, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w przepisach szczególnych. W sprawach o prace remontowe i budowlane nie warto jednak zwlekać, bo kwalifikacja umowy może być sporna.
Wysłanie zwykłego wezwania do zapłaty nie przerywa biegu przedawnienia. Dla przerwania biegu przedawnienia znaczenie mają m.in. czynności przed sądem lub innym właściwym organem, mediacja albo uznanie roszczenia przez dłużnika. Jeżeli termin zbliża się do końca, samo prowadzenie rozmów z wykonawcą może okazać się niewystarczające.
Czy zawiadomienie o oszustwie pomoże odzyskać zaliczkę?
Nie każde niewykonanie umowy jest przestępstwem. Spór o termin, jakość albo rozliczenie prac zwykle ma charakter cywilny. Zawiadomienie o podejrzeniu oszustwa może mieć sens wtedy, gdy istnieją okoliczności wskazujące, że wykonawca już w chwili przyjmowania pieniędzy nie zamierzał wykonać prac, wprowadził klienta w błąd i działał w celu osiągnięcia korzyści majątkowej.
Postępowanie karne nie zastępuje pozwu o zapłatę. Może pomóc w ustaleniu okoliczności sprawy, ale odzyskanie pieniędzy najczęściej wymaga dochodzenia roszczenia cywilnego albo złożenia odpowiedniego wniosku w postępowaniu karnym. Dlatego nawet przy zawiadomieniu organów ścigania warto równolegle zabezpieczyć dowody i pilnować terminów przedawnienia.
Przykłady
Poniższe przykłady pokazują, jak te same zasady mogą wyglądać w praktyce przy różnych rodzajach zaliczek i opóźnień wykonawcy.
PRZYKŁAD 1
Pan Adam wpłacił ekipie 6000 zł zaliczki na remont łazienki. Wykonawca miał rozpocząć prace 10 maja, ale przez dwa tygodnie nie pojawił się w mieszkaniu i przestał odbierać telefon. Pan Adam wysłał pisemne wezwanie, wyznaczył dodatkowe 7 dni na rozpoczęcie robót i zastrzegł odstąpienie od umowy. Po bezskutecznym upływie terminu odstąpił od umowy i wezwał wykonawcę do zwrotu zaliczki z odsetkami.
PRZYKŁAD 2
Pani Karolina zleciła wykonanie zabudowy kuchennej i wpłaciła 4000 zł. W umowie wpisano, że termin montażu jest nieprzekraczalny, ponieważ lokal miał zostać wynajęty od następnego miesiąca. Wykonawca nie wykonał zabudowy w terminie, a późniejszy montaż nie miał już dla niej znaczenia. W takiej sytuacji może powoływać się na istotność terminu i żądać zwrotu zaliczki oraz rozważyć dochodzenie dodatkowej szkody, jeżeli udowodni utracony czynsz.
PRZYKŁAD 3
Małżeństwo mieszkające za granicą umówiło ekipę na prace elewacyjne podczas krótkiego pobytu w Polsce. Wykonawca wiedział, że termin jest związany z przylotem i urlopem klientów, ale po przyjęciu zaliczki nie pojawił się na budowie. Oprócz zwrotu zaliczki małżonkowie mogą próbować dochodzić kosztów podróży i pobytu, jeżeli wykażą, że były one normalnym następstwem niewykonania umowy przez wykonawcę.
FAQ
Czy zaliczka zawsze podlega zwrotowi?
Zaliczka podlega zwrotowi, jeżeli umowa nie została wykonana i odpadła podstawa jej zatrzymania, np. po skutecznym odstąpieniu od umowy. Jeżeli wykonawca wykonał część prac albo za zgodą klienta kupił materiały, może powstać spór o rozliczenie rzeczywiście wykonanej części.
Czy mogę od razu żądać zwrotu zaliczki bez dodatkowego terminu?
To zależy od sprawy. Zwykle przy zwłoce wykonawcy bezpieczniej jest wyznaczyć dodatkowy termin i zastrzec odstąpienie. Bez dodatkowego terminu można odstąpić m.in. wtedy, gdy termin był ściśle określony i istotny albo wykonanie po terminie nie miałoby już znaczenia, a wykonawca znał ten cel umowy.
Od kiedy naliczać odsetki za brak zwrotu zaliczki?
Najczęściej odsetek za opóźnienie żąda się od dnia następującego po upływie terminu zwrotu wskazanego w wezwaniu do zapłaty. Jeżeli termin zwrotu wynikał z umowy, wcześniejszego oświadczenia albo przepisów, datę wymagalności trzeba ustalić indywidualnie.
Czy umowa ustna wystarczy, aby pozwać wykonawcę?
Tak, umowa ustna może być skuteczna, ale trzeba ją udowodnić. Znaczenie mają potwierdzenia przelewów, pokwitowanie zaliczki, wiadomości SMS, e-maile, zeznania świadków, zdjęcia, kosztorys, notatki z ustaleń i wszelkie dokumenty pokazujące, co strony uzgodniły.
Czy firma windykacyjna może zastąpić pozew?
Firma windykacyjna może prowadzić negocjacje i wysyłać wezwania, ale nie zastępuje wyroku sądu. Jeżeli wykonawca odmawia zapłaty, ukrywa się albo kwestionuje roszczenie, najskuteczniejszą drogą bywa pozew o zapłatę i późniejsza egzekucja komornicza po uzyskaniu tytułu wykonawczego.
Źródła
Przekazanie gospodarstwa rolnego a emerytura z KRUS
