Wykonawca nie oddał zaliczki – jak odzyskać pieniądze?

Zwrot zaliczki od wykonawcy – od czego zacząć?

W opisanej sytuacji najważniejsze jest ustalenie, czy wpłacona kwota była zaliczką, czy zadatkiem. Jeżeli w umowie, wiadomościach lub potwierdzeniu wpłaty użyto słowa „zaliczka”, a strony nie zastrzegły wyraźnie zadatku, to wykonawca nie może traktować tej kwoty jak sankcji za niewykonanie umowy. Zaliczka jest częścią ceny lub wynagrodzenia płaconą z góry. Jeżeli umowa nie zostaje wykonana, zaliczka powinna zostać rozliczona i zwrócona.

Wykonawca, który przyjął pieniądze, a następnie dostarczył rzecz niezgodną z ustaleniami i ostatecznie odmówił wykonania poprawnej zabudowy, nie ma podstaw, aby zatrzymać zaliczkę. Szczególnie istotne jest to, że sam zaproponował zwrot pieniędzy i poprosił SMS-em o numer rachunku. Taka korespondencja może być dowodem, że uznał obowiązek zwrotu.

Podobne problemy pojawiają się również przy zakupach i usługach wykonywanych na zamówienie. Warto porównać zasady dotyczące zwrotu zaliczki, bo od treści umowy zależy, czy żądamy po prostu oddania pieniędzy, czy także odszkodowania albo odsetek.

Zaliczka a zadatek – dlaczego to ma znaczenie?

Zadatek został uregulowany w art. 394 Kodeksu cywilnego. Jeżeli strony zastrzegły zadatek, a jedna z nich nie wykonała umowy, druga może – w typowym przypadku – odstąpić od umowy i zachować otrzymany zadatek albo żądać sumy dwukrotnie wyższej, jeżeli sama zadatek dała. Takie skutki nie powstają jednak automatycznie przy każdej przedpłacie.

Zaliczka nie pełni funkcji zabezpieczenia wykonania umowy. Jej zadaniem jest pokrycie części przyszłego wynagrodzenia albo kosztów wykonawcy. Jeżeli umowa zostaje wykonana, zaliczkę zalicza się na cenę. Jeżeli umowa nie dochodzi do skutku, zasadą jest zwrot zaliczki. Wykonawca może bronić się przed zwrotem tylko wtedy, gdy wykaże konkretną podstawę prawną, na przykład skuteczne potrącenie realnej szkody albo postanowienie umowy pozwalające na rozliczenie poniesionych kosztów. Sama odmowa dalszego wykonania usługi nie wystarcza.

Jeżeli masz wątpliwość, jak nazwać swoje roszczenie, pomocny może być szerszy opis, jak odzyskać zaliczkę po niedoszłej do skutku umowie.

Odmowa wykonania umowy przez wykonawcę

Jeżeli wykonawca pozostaje w zwłoce, zamawiający może wyznaczyć mu dodatkowy, odpowiedni termin do wykonania zobowiązania z zastrzeżeniem, że po jego bezskutecznym upływie odstąpi od umowy. Wynika to z art. 491 Kodeksu cywilnego. Gdy jednak wykonawca wprost oświadcza, że usługi nie wykona, znaczenie ma art. 492¹ Kodeksu cywilnego – druga strona może odstąpić od umowy bez wyznaczania dodatkowego terminu.

Po odstąpieniu od umowy działa art. 494 Kodeksu cywilnego. Strona odstępująca może żądać zwrotu tego, co świadczyła, a także – na zasadach ogólnych – naprawienia szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania. Jeżeli zamawiającym jest konsument, zwrot świadczenia na jego rzecz powinien nastąpić niezwłocznie.

W praktyce pismo do wykonawcy powinno więc zawierać: wskazanie umowy, kwotę zaliczki, numer rachunku bankowego, podstawę żądania, termin zapłaty oraz zapowiedź skierowania sprawy do sądu. Jeżeli wcześniejsze pismo było tylko prośbą o zwrot, warto wysłać drugie, formalne wezwanie do zapłaty – najlepiej listem poleconym za potwierdzeniem nadania i równolegle e-mailem albo SMS-em.

Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty powinno być krótkie, ale stanowcze. Należy wskazać, kiedy zawarto umowę, czego dotyczyła, jaką kwotę wpłacono i dlaczego żądany jest jej zwrot. Jeżeli wykonawca odmówił wykonania usługi, warto napisać, że z uwagi na tę odmowę odstępuje się od umowy i żąda zwrotu zaliczki. Jeżeli termin zwrotu nie wynika z umowy, świadczenie pieniężne powinno zostać spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika, zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego.

W piśmie można wyznaczyć konkretny termin, na przykład 7 dni od doręczenia wezwania. Po jego upływie można naliczać odsetki ustawowe za opóźnienie na podstawie art. 481 Kodeksu cywilnego, chyba że odsetki należą się już wcześniej z innej podstawy. Przy kwocie 1500 zł zwykle nie opłaca się prowadzić długiej korespondencji bez końca – po jednym dobrze napisanym wezwaniu warto rozważyć pozew o zapłatę.

Jeżeli problem dotyczy innego rodzaju transakcji, na przykład pojazdu, praktyczne znaczenie mają także zasady dotyczące spraw takich jak odzyskanie zaliczki wpłaconej za auto.

Jak dochodzić zwrotu zaliczki w sądzie?

Jeżeli wykonawca nie reaguje na wezwanie, pozostaje pozew o zapłatę. W pozwie należy dochodzić kwoty zaliczki, odsetek ustawowych za opóźnienie i kosztów procesu. Do pozwu warto dołączyć umowę, potwierdzenie przelewu lub pokwitowanie, korespondencję z wykonawcą, zdjęcia wadliwej zabudowy, wezwanie do zapłaty oraz potwierdzenie jego nadania lub doręczenia.

Jeżeli wpłata była gotówkowa i nie ma pokwitowania ani potwierdzenia przelewu, trzeba oprzeć roszczenie na innych dowodach; zobacz odzyskanie zaliczki przekazanej bez pokwitowania.

Przy prostych roszczeniach pieniężnych można rozważyć elektroniczne postępowanie upominawcze. Trzeba jednak pamiętać, że jeżeli pozwany wniesie sprzeciw, sprawa będzie musiała być rozpoznana w zwykłym postępowaniu. W sprawach konsumenckich można również skorzystać z pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów, zwłaszcza gdy wykonawcą jest przedsiębiorca.

W przypadku usług remontowych, stolarskich i montażowych często pojawia się również pytanie o odzyskanie od nieuczciwego wykonawcy nie tylko zaliczki, lecz także dodatkowych kosztów poniesionych z powodu niewykonania umowy.

Czy można żądać czegoś więcej niż zwrot zaliczki?

Tak, ale zależy to od dowodów i skutków niewykonania umowy. Poza zwrotem zaliczki można żądać odsetek za opóźnienie. Można też dochodzić odszkodowania, jeżeli wskutek niewykonania umowy powstała realna szkoda, na przykład trzeba było zapłacić innemu wykonawcy więcej za tę samą usługę, poniesiono koszty demontażu albo zakupiono materiały, których nie da się już wykorzystać. Podstawą takich roszczeń może być art. 471 Kodeksu cywilnego w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania.

Trzeba jednak oddzielić roszczenie o zwrot zaliczki od roszczenia odszkodowawczego. Zwrot zaliczki wynika z rozliczenia niewykonanej umowy. Odszkodowanie wymaga wykazania szkody, jej wysokości oraz związku przyczynowego z zachowaniem wykonawcy. Dlatego w prostych sprawach najczęściej najpierw dochodzi się zwrotu zaliczki i odsetek, a dopiero gdy szkoda jest większa i dobrze udokumentowana – także odszkodowania.

FAQ

Czy wykonawca może zatrzymać zaliczkę, jeżeli kupił materiał?

Nie automatycznie. Jeżeli była to zaliczka, wykonawca powinien ją zwrócić po niewykonaniu umowy. Może próbować rozliczyć udokumentowane i uzasadnione koszty tylko wtedy, gdy ma do tego podstawę w umowie albo w przepisach, a jego roszczenie jest konkretne i możliwe do wykazania.

Czy SMS od wykonawcy wystarczy jako dowód?

SMS może być ważnym dowodem, zwłaszcza jeżeli wynika z niego, że wykonawca przyznaje obowiązek zwrotu pieniędzy albo prosi o numer rachunku. Najlepiej zabezpieczyć zrzuty ekranu, historię wiadomości, potwierdzenie przelewu i korespondencję e-mail.

Czy trzeba jeszcze raz wzywać wykonawcę do zapłaty?

Jeżeli wcześniejsze pismo było nieprecyzyjne, warto wysłać formalne wezwanie do zapłaty. Powinno ono wskazywać podstawę żądania, kwotę, rachunek bankowy, termin zapłaty oraz informację, że po bezskutecznym upływie terminu sprawa zostanie skierowana do sądu.

Czy mogę żądać odsetek od zaliczki?

Tak. Jeżeli wykonawca opóźnia się ze zwrotem pieniędzy, można żądać odsetek ustawowych za opóźnienie. Najczęściej liczy się je od dnia następującego po terminie wyznaczonym w wezwaniu do zapłaty, chyba że wcześniejszy termin wynikał z umowy lub okoliczności sprawy.

Czy sprawę o 1500 zł warto kierować do sądu?

Jeżeli wykonawca nie reaguje na wezwanie i nie ma realnej woli zapłaty, pozew o zapłatę może być racjonalnym rozwiązaniem. Przy niewielkich kwotach ważne jest dobre przygotowanie dowodów i precyzyjne sformułowanie żądania, aby ograniczyć ryzyko przedłużania sprawy.

Podsumowanie

Wykonawca, który nie wykonał umowy i sam wycofał się z realizacji usługi, co do zasady powinien zwrócić otrzymaną zaliczkę. Najpierw należy zabezpieczyć dowody i wysłać formalne wezwanie do zapłaty, a w razie braku reakcji dochodzić roszczenia przed sądem. W pozwie można żądać nie tylko kwoty zaliczki, lecz także odsetek ustawowych za opóźnienie, a w uzasadnionych przypadkach również odszkodowania. Kluczowe znaczenie ma treść umowy, nazwa wpłaconej kwoty oraz dowody potwierdzające odmowę wykonania usługi.

Źródła

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 394, art. 455, art. 471, art. 481, art. 491, art. 492¹ i art. 494 – Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93.
2. Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta – Dz.U. 2014 poz. 827.
3. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego – Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296.