Odstąpienie od umowy z wykonawcą a zwrot zaliczki

Kiedy można żądać zwrotu zaliczki od wykonawcy?

Jeżeli wpłacona kwota była zaliczką, a nie zadatkiem, to co do zasady podlega ona rozliczeniu i zwrotowi w zakresie, w jakim wykonawca nie wykonał świadczenia. W praktyce ma to znaczenie podstawowe: zaliczka jest jedynie częścią przyszłego wynagrodzenia, natomiast zadatek wywołuje szczególne skutki z art. 394 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego. Jeżeli strony użyły w umowie określenia „zaliczka”, zwykle należy przyjąć właśnie taki charakter wpłaty, chyba że z całej treści umowy wynika coś innego.

W opisanej sytuacji istotne jest to, że wykonawca zaakceptował zakończenie współpracy i zobowiązał się oddać pieniądze. Jeżeli tak było, to po jego stronie powstał obowiązek zwrotu otrzymanej kwoty. Podstawą rozliczeń po rozwiązaniu albo niewykonaniu umowy są w szczególności art. 494 § 1 Kodeksu cywilnego, gdy doszło do skutecznego odstąpienia od umowy wzajemnej, oraz ogólne zasady nienależnego świadczenia z art. 410 § 1 i § 2 w zw. z art. 405 Kodeksu cywilnego, jeżeli odpadła podstawa świadczenia.

Jeżeli wykonawca nie rozpoczął prac, nie poniósł udokumentowanych kosztów przygotowawczych albo zgodził się na zakończenie umowy bez potrąceń, zatrzymanie całej zaliczki co do zasady nie ma podstawy prawnej.

Odstąpienie od umowy, rozwiązanie umowy i zgoda wykonawcy — jaka to różnica?

W praktyce trzeba odróżnić trzy sytuacje:

Przy robotach takich jak elewacja domu często pojawia się spór, czy była to umowa o dzieło, umowa o roboty budowlane, czy umowa o świadczenie usług. To ma znaczenie dla szczegółowej podstawy prawnej. Jeżeli jednak wykonawca sam uznał, że pieniądze odda, w procesie cywilnym zwykle kluczowe staje się wykazanie samej wpłaty, treści uzgodnień i braku zwrotu.

Jeżeli w wiadomościach na Messengerze wykonawca potwierdził, że odda zaliczkę po powrocie, taki materiał dowodowy warto zachować w postaci zrzutów ekranu, wydruków i najlepiej także zabezpieczyć metadane rozmowy.

Jakie dowody zebrać przed dochodzeniem zwrotu pieniędzy?

Przed skierowaniem sprawy do sądu należy zgromadzić wszystkie dowody, które pokażą:

• zawarcie umowy — umowa pisemna, SMS-y, wiadomości, kosztorys, ustalenia co do zakresu prac i terminu,
• wpłatę zaliczki — przelew, potwierdzenie transakcji, pokwitowanie,
• ustalenia o zakończeniu współpracy — wiadomości z akceptacją rozwiązania lub odstąpienia,
• obietnicę zwrotu pieniędzy — szczególnie ważne, jeśli wykonawca przyznał obowiązek oddania kwoty,
• brak zwrotu — historia rachunku, korespondencja ponaglająca, brak odpowiedzi.

Jeżeli korespondencja była prowadzona przez komunikator, nie przekreśla to jej wartości dowodowej. Zgodnie z art. 308 Kodeksu postępowania cywilnego sąd może dopuścić dowód z innych nośników informacji niż dokumenty tradycyjne, a praktyka sądowa dopuszcza wydruki wiadomości, screeny i dane elektroniczne. Im lepiej będą one opisane i powiązane z konkretną osobą, tym lepiej.

Wezwanie do zapłaty — co powinno zawierać?

Kolejnym krokiem powinno być przedsądowe wezwanie do zapłaty. Nawet jeśli poprzednia korespondencja pozostała bez odpowiedzi, warto wysłać pismo jeszcze raz listem poleconym za potwierdzeniem nadania, a dodatkowo — jeżeli to możliwe — na adres e-mail, przez SMS i komunikator.

W wezwaniu warto wskazać:

• dane stron,
• datę zawarcia umowy i przedmiot prac,
• kwotę wpłaconej zaliczki,
• okoliczności rozwiązania umowy albo odstąpienia od niej,
• wyraźne żądanie zwrotu określonej kwoty,
• termin zapłaty, np. 7 dni od doręczenia pisma,
• numer rachunku bankowego,
• zapowiedź skierowania sprawy na drogę sądową oraz dochodzenia odsetek i kosztów procesu.

Jeżeli dłużnik spóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek ustawowych za opóźnienie na podstawie art. 481 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego, nawet jeżeli nie poniósł szkody i nawet jeżeli opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności.

Pozew o zapłatę przeciwko wykonawcy

Jeżeli wezwanie do zapłaty nie przyniesie skutku, należy rozważyć pozew o zapłatę. Roszczenie można oprzeć — zależnie od stanu faktycznego — na:

• art. 494 § 1 Kodeksu cywilnego — zwrot świadczeń po skutecznym odstąpieniu od umowy wzajemnej,
• art. 410 § 1 i § 2 w zw. z art. 405 Kodeksu cywilnego — zwrot świadczenia nienależnego, gdy odpadła podstawa świadczenia,
• ewentualnie na uznaniu długu, jeśli z wiadomości jednoznacznie wynika, że wykonawca przyznał obowiązek zwrotu konkretnej kwoty.

W pozwie można żądać:

• zwrotu samej zaliczki,
• odsetek ustawowych za opóźnienie od dnia następującego po upływie terminu wskazanego w wezwaniu do zapłaty,
• zwrotu kosztów procesu, w tym opłaty od pozwu.

Sprawę o zapłatę wnosi się co do zasady do sądu właściwego dla miejsca zamieszkania pozwanego na podstawie art. 27 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego. W niektórych przypadkach można też skorzystać z właściwości przemiennej dla miejsca wykonania umowy na podstawie art. 34 Kodeksu postępowania cywilnego, ale wymaga to oceny konkretnego stanu faktycznego.

Jeżeli nie znają Państwo aktualnego adresu wykonawcy, trzeba go ustalić przed wniesieniem pozwu. Sąd nie doręczy skutecznie pozwu bez prawidłowego adresu pozwanego. W praktyce ustalenie adresu bywa możliwe przez dokumenty księgowe, CEIDG, wcześniejszą korespondencję, dane z umowy albo informacje ujawnione w aktach postępowania karnego, jeśli takie zostanie wszczęte.

Przydatny może być także materiał dotyczący wypowiedzenia umowy o współpracy, jeżeli spór dotyczy szerszej relacji gospodarczej niż jednorazowe zlecenie.

Czy można zgłosić oszustwo do prokuratury?

Tak, ale trzeba zachować ostrożność. Nie każdy brak zwrotu zaliczki jest przestępstwem. Odpowiedzialność karna z art. 286 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. — Kodeks karny wymaga wykazania, że sprawca już w chwili działania miał zamiar doprowadzić pokrzywdzonego do niekorzystnego rozporządzenia mieniem za pomocą wprowadzenia w błąd albo wykorzystania błędu.

Samo niewykonanie umowy, zła organizacja pracy, utrata płynności finansowej czy późniejsze unikanie kontaktu zwykle nie wystarczają jeszcze do przypisania oszustwa. Potrzebne są dodatkowe okoliczności, np. przyjmowanie pieniędzy od wielu osób bez realnej możliwości wykonania prac, podawanie fałszywych danych, z góry zaplanowane unikanie wykonania umowy, składanie nieprawdziwych zapewnień co do gotowości i terminu realizacji.

Jeżeli istnieją takie przesłanki, można złożyć zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa do prokuratury lub na policję. W zawiadomieniu warto opisać chronologię zdarzeń, dołączyć dowody wpłaty, umowę, wydruki wiadomości i wskazać, dlaczego zachowanie wykonawcy może świadczyć o zamiarze oszukańczym już na etapie przyjmowania pieniędzy.

Postępowanie karne nie zastępuje jednak pozwu cywilnego. Nawet przy złożeniu zawiadomienia często równolegle najbardziej skuteczną drogą odzyskania pieniędzy pozostaje pozew o zapłatę.

Przedawnienie roszczenia o zwrot zaliczki

Trzeba pilnować terminu przedawnienia. Zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego termin przedawnienia wynosi co do zasady 6 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej — 3 lata. Jeżeli więc roszczenie dotyczy zwrotu zaliczki od przedsiębiorcy działającego w ramach jego działalności gospodarczej, w praktyce najczęściej należy liczyć termin 3-letni.

Koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż 2 lata — tak stanowi art. 118 zdanie drugie Kodeksu cywilnego.

Dokładny moment rozpoczęcia biegu terminu zależy od tego, kiedy roszczenie stało się wymagalne, czyli kiedy wykonawca powinien był oddać pieniądze. Zwykle będzie to dzień następujący po upływie terminu wyznaczonego do zwrotu albo wynikającego z uzgodnień stron.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak w praktyce może wyglądać dochodzenie zwrotu zaliczki od wykonawcy.

FAQ

Czy zaliczka zawsze podlega zwrotowi?

Nie zawsze, ale co do zasady tak — w części niewykorzystanej i nieuzasadnionej rzeczywistymi kosztami wykonawcy. Jeżeli jednak wpłata była zadatkiem, skutki mogą być inne na podstawie art. 394 Kodeksu cywilnego.

Czy wiadomości z Messengera mogą być dowodem w sądzie?

Tak. Mogą stanowić dowód w sprawie cywilnej, zwłaszcza gdy z ich treści wynika zgoda wykonawcy na rozwiązanie umowy albo obietnica zwrotu pieniędzy. Warto zachować zrzuty ekranu, wydruki i dane nadawcy.

Czy trzeba najpierw iść na policję, zanim złoży się pozew?

Nie. Pozew o zapłatę można złożyć niezależnie od postępowania karnego. Zawiadomienie o podejrzeniu przestępstwa jest zasadne tylko wtedy, gdy są realne przesłanki oszustwa.

Od kiedy można liczyć odsetki?

Najczęściej od dnia następującego po upływie terminu wskazanego w wezwaniu do zapłaty albo po terminie uzgodnionym przez strony na zwrot pieniędzy — na podstawie art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego.

Czy brak odbioru listu przez wykonawcę blokuje sprawę?

Nie. Sam fakt nieodebrania pisma nie zamyka drogi do pozwu. Trzeba jednak zadbać o prawidłowy adres pozwanego i zachować dowód nadania wezwania.

Źródła

• art. 118, art. 3531, art. 394 § 1 i § 2, art. 405, art. 410 § 1 i § 2, art. 481 § 1 i § 2, art. 491 § 1, art. 494 § 1, art. 635, art. 636 § 1, art. 644 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
• art. 27 § 1, art. 34, art. 308 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego
• art. 286 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny
• wyrok Sądu Najwyższego z 2.12.2002 r., IV KKN 135/00