Umowa na usługi księgowe
Każde biuro rachunkowe, zawiązując współpracę z klientem, podpisuje z nim umowę o świadczenie usług księgowych. W umowie tej określone są na ogół szczegółowo strony umowy, zakres świadczonych usług oraz zakres, w jakim współpracować będą strony umowy ze sobą. Umowa powinna określać wszystkie punkty zobowiązań biura rachunkowego, czas trwania umowy, okres wypowiedzenia, wynagrodzenie pobierane przez biuro rachunkowe, jak również datę i miejsce sporządzenia umowy.
Masz problem prawny? Kliknij tutaj i zapytaj prawnika ›
Zerwanie umowy
Decydując się na zerwanie umowy o świadczenie usług księgowych, to przedsiębiorca wypowiadający umowę powinien sprawdzić, jak długi jest okres wypowiedzenia (w umowie). Może on obejmować miesiąc albo nawet 3 miesiące, podczas których przedsiębiorca będzie płacił wynagrodzenie dla biura księgowego, a biuro będzie nadal wykonywało swoje zobowiązania wobec klienta. Wypowiedzenie umowy o świadczenie usług księgowych powinno odbyć się na piśmie. Przedsiębiorca składa na ręce właściciela bądź przedstawiciela biura rachunkowego dokument wypowiedzenia, który wchodzi w życie z dniem jego dostarczenia. Biuro rachunkowe przestaje świadczyć swoje usługi na rzecz klienta po upływie terminu okresu wypowiedzenia.
Potrzebujesz pomocy prawnika? Kliknij tutaj i opisz swój problem ›
Okres wypowiedzenia umowy o usługi księgowe
Z uwagi na brak kopii umowy, proszę zwrócić się do klienta, aby wskazał konkretny punkt umowy, na podstawie którego ją wypowiada, i z jakim okresem wypowiedzenia to czyni. Nie może Pan bowiem zastosować dowolnego okresu, gdy nie ma Pan przed sobą treści umowy. To ona jest bowiem wiążącą i okres, jaki w niej został przez Państwa wskazany.
Jeśli umowa nie określa tego okresu, to trzeba zastosować regulacje z Kodeksu cywilnego. Umowa o świadczenie usług księgowych jest umową o świadczenie usług do której to mocą art. 750 Kodeksu cywilnego stosujemy przepisy o zleceniu. Zgodnie zaś z art. 746 Kodeksu cywilnego:
„§ 1. Dający zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie. Powinien jednak zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia; w razie odpłatnego zlecenia obowiązany jest uiścić przyjmującemu zlecenie część wynagrodzenia odpowiadającą jego dotychczasowym czynnościom, a jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, powinien także naprawić szkodę.
§ 3. Nie można zrzec się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów”.
Stosując ten przepis, wskazać należy, że klienta nie obowiązywał okres wypowiedzenia, ma on jednak obowiązek zapłacić Panu za wszystkie usługi świadczone do dnia otrzymania przez Pana oświadczenia o rozwiązaniu umowy. Jeśli jednak do umowy zostały wpisane okresy wypowiedzenia, to koniecznie trzeba ich przestrzegać.
Kliknij tutaj i zapytaj prawnika online ›
Przykłady
Przykład 1: wieloletnia współpraca zakończona bez wypowiedzenia
Pan Tomasz prowadził przez 12 lat pełną księgowość spółki produkcyjnej. Współpraca przebiegała bez zastrzeżeń i w tym czasie nie było potrzeby odświeżania czy renegocjacji umowy. Pewnego dnia klient poinformował telefonicznie, że od jutra przechodzi do innego biura rachunkowego, nie przedstawiając pisemnego wypowiedzenia ani nie rozliczając dotychczasowych usług. Ze względu na brak egzemplarza umowy, Pan Tomasz poprosił klienta o wskazanie podstawy prawnej tak nagłego zakończenia współpracy. Dopiero wtedy okazało się, że klient nie dysponuje już umową i powołuje się na "ustne uzgodnienia". Sprawa trafiła do mediacji, gdzie ustalono, że klient opłaci usługi świadczone do dnia faktycznego zakończenia współpracy, zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego o zleceniu.
Przykład 2: spór o okres wypowiedzenia przy braku umowy
Pani Agnieszka obsługiwała księgowo małego przedsiębiorcę przez 9 lat. Gdy właściciel firmy postanowił przejść na pełną księgowość w dużej kancelarii podatkowej, przesłał e-mail z informacją, że kończy współpracę "od teraz". Pani Agnieszka nie mogła odnaleźć umowy, którą zawarli wiele lat wcześniej, a klient nie przedstawił własnego egzemplarza. Ostatecznie, po konsultacji z prawnikiem, wskazano, że w tej sytuacji obowiązują przepisy Kodeksu cywilnego (art. 746), zgodnie z którymi wypowiedzenie jest natychmiastowe, ale klient ma obowiązek zapłacić za wszystkie wykonane do tej pory czynności oraz zwrócić ewentualne poniesione wydatki.
Przykład 3: zapis w umowie uratował spór
Biuro rachunkowe prowadzone przez Panią Katarzynę od początku szczegółowo dokumentowało wszystkie umowy z klientami, w tym wprowadzało standardowy 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Po 7 latach obsługi jeden z klientów wypowiedział umowę telefonicznie, informując, że od przyszłego miesiąca rezygnuje. Dzięki zachowanej kopii umowy, Pani Katarzyna wskazała klientowi, że zgodnie z podpisanym dokumentem, wypowiedzenie obowiązuje z zachowaniem 3-miesięcznego okresu. Klient, mimo początkowych oporów, ostatecznie zaakceptował konieczność opłacania usług w tym okresie i biuro mogło spokojnie dokończyć wszystkie zaległe rozliczenia.
Podsumowanie
Rezygnacja z usług biura rachunkowego wymaga szczególnej uwagi, zwłaszcza gdy po latach współpracy trudno odnaleźć podpisaną umowę. To właśnie jej treść w pierwszej kolejności określa zasady i terminy wypowiedzenia. W przypadku braku umowy zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu cywilnego, które pozwalają klientowi na rozwiązanie umowy w każdym czasie, ale nakładają na niego obowiązek uregulowania należności za wykonane już usługi oraz ewentualne koszty poniesione przez biuro rachunkowe. Dlatego tak ważne jest, by każda współpraca księgowa była od początku dokładnie udokumentowana i archiwizowana.
Oferta porad prawnych
Jeśli masz wątpliwości związane z wypowiedzeniem umowy o usługi księgowe, brakiem dokumentów czy rozliczeniem należności, skorzystaj z naszych porad prawnych online. Doświadczeni prawnicy pomogą szybko przeanalizować Twoją sytuację, wskażą możliwe rozwiązania i przygotują odpowiednie pisma. Skontaktuj się z nami wygodnie przez internet, bez wychodzenia z domu.
Źródła:
1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
Przekazanie gospodarstwa rolnego w zamian za emeryturę
