Niedotrzymanie terminu wykonania usługi – prawa klienta i wykonawcy

Przykład pana Wiktora dotyczy częstej sytuacji: wykonawca mebli kuchennych nie dotrzymał terminu realizacji, a klientka zażądała 30% wartości zamówienia tytułem odszkodowania albo zwrotu zaliczki i demontażu mebli. Taka sprawa wymaga oddzielenia kilku kwestii: rodzaju umowy, treści ustaleń stron, przyczyn opóźnienia, tego, czy klientka skutecznie odstąpiła od umowy, oraz tego, czy rzeczywiście poniosła szkodę.

Jaka umowa przy wykonaniu mebli na zamówienie?

Wykonanie mebli na indywidualne zamówienie, zwłaszcza wraz z ich montażem, jest zwykle kwalifikowane jako umowa o dzieło. Zgodnie z art. 627 Kodeksu cywilnego przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia.

Nie oznacza to jednak, że każde opóźnienie daje klientowi prawo do dowolnie ustalonego odszkodowania. Najpierw trzeba sprawdzić, co strony uzgodniły: termin końcowy, etapy prac, wysokość zaliczki lub zadatku, ewentualną karę umowną, sposób odbioru i zasady reklamacji. Jeżeli umowy pisemnej nie było, znaczenie mają także wiadomości e-mail, SMS-y, potwierdzenia przelewów, kosztorys, projekt, faktura pro forma oraz korespondencja dotycząca terminu.

Zobacz również:
ostateczne ponaglenie wykonawcy

Odstąpienie od umowy o dzieło z powodu opóźnienia

Przy umowie o dzieło szczególne znaczenie ma art. 635 Kodeksu cywilnego. Z przepisu wynika, że jeżeli przyjmujący zamówienie opóźnia się z rozpoczęciem lub wykończeniem dzieła tak dalece, iż nie jest prawdopodobne, aby zdołał je ukończyć w czasie umówionym, zamawiający może odstąpić od umowy bez wyznaczania dodatkowego terminu, jeszcze przed upływem terminu wykonania dzieła.

W praktyce przepis ten stosuje się także wtedy, gdy termin już minął. Sąd Najwyższy w wyroku z 12 stycznia 2012 r., sygn. IV CSK 182/11, wskazał, że odstąpienie na podstawie art. 635 Kodeksu cywilnego jest dopuszczalne również po upływie terminu do wykonania dzieła. Dla wykonawcy oznacza to, że nie powinien zakładać, iż po przekroczeniu daty z umowy klient może już tylko czekać na wykonanie prac.

Jeżeli opóźnienie nie jest aż tak daleko idące albo sprawa nie mieści się w art. 635 Kodeksu cywilnego, w grę może wchodzić ogólna regulacja z art. 491 Kodeksu cywilnego. W razie zwłoki jednej ze stron druga strona może wyznaczyć odpowiedni dodatkowy termin do wykonania umowy z zastrzeżeniem, że po jego bezskutecznym upływie będzie uprawniona do odstąpienia od umowy. Może też żądać wykonania zobowiązania i naprawienia szkody wynikłej ze zwłoki.

Opóźnienie a zwłoka – dlaczego to ważne?

W języku potocznym te pojęcia często są używane zamiennie, ale prawnie nie oznaczają tego samego. Opóźnienie to samo przekroczenie terminu. Zwłoka oznacza opóźnienie zawinione albo obciążające dłużnika, czyli takie, za które wykonawca ponosi odpowiedzialność.

Ma to znaczenie przy odszkodowaniu. Jeżeli wykonawca wykaże, że niedotrzymanie terminu wynikało z okoliczności, za które nie odpowiada, np. udokumentowanej przeszkody po stronie zamawiającego, braku uzgodnień koniecznych do produkcji, niedostarczenia materiałów przez klienta albo siły wyższej, jego odpowiedzialność może być ograniczona. Samo ogólne powołanie się na problemy organizacyjne zwykle nie wystarcza.

Czy klient może żądać 30% wartości zamówienia?

Żądanie 30% wartości zamówienia trzeba ocenić ostrożnie. Jeżeli w umowie była zastrzeżona kara umowna za opóźnienie lub zwłokę, klient może się na nią powołać na zasadach wynikających z umowy i art. 483-484 Kodeksu cywilnego. Nawet wtedy wykonawca może bronić się, jeżeli kara jest rażąco wygórowana albo zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane.

Jeżeli kary umownej nie było, klient nie może po prostu wskazać dowolnej kwoty. Roszczenie odszkodowawcze trzeba oprzeć przede wszystkim na art. 471 Kodeksu cywilnego. Zamawiający powinien wykazać: naruszenie umowy, realną szkodę, wysokość szkody oraz normalny związek przyczynowy między opóźnieniem a szkodą. Przykładowo szkodą mogą być udokumentowane koszty wynajmu lokalu zastępczego, dodatkowy transport, konieczność skorzystania z innego wykonawcy albo utracone korzyści, jeżeli da się je wykazać.

W sprawie podobnej do sprawy pana Wiktora żądanie 30% wartości zamówienia może być zbyt wysokie, jeżeli klientka nie wykaże konkretnej szkody albo nie było w umowie kary umownej. Nie oznacza to jednak, że wykonawca może zignorować sprawę. Dobrym rozwiązaniem bywa pisemna propozycja dokończenia prac w konkretnym terminie, połączona z rozsądnym rabatem lub inną formą ugody.

Zobacz również:
odzyskanie pieniędzy za zlecenie
meble kuchenne z wadami
stolarz - niedotrzymanie terminu

Zwrot zaliczki, zadatek i demontaż mebli

Po skutecznym odstąpieniu od umowy wzajemnej zastosowanie ma art. 494 Kodeksu cywilnego. Strony powinny zwrócić sobie to, co świadczyły. Klient może więc żądać zwrotu zapłaconych kwot, a wykonawca może żądać zwrotu tego, co wydał lub zamontował, o ile jest to możliwe i uzasadnione.

Trzeba jednak odróżnić zaliczkę od zadatku. Zaliczka jest co do zasady częścią ceny i po odstąpieniu od umowy podlega rozliczeniu. Zadatek, jeżeli strony go wyraźnie zastrzegły, wywołuje skutki z art. 394 Kodeksu cywilnego: w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga może zadatek zatrzymać, a jeżeli sama go dała, żądać sumy dwukrotnie wyższej. Nie każda wpłata przed wykonaniem usługi jest zadatkiem; decyduje treść ustaleń stron.

Demontaż mebli nie zawsze jest prosty prawnie i technicznie. Jeżeli meble zostały wykonane pod wymiar i częściowo zamontowane, strony powinny rozliczyć realną wartość wykonanych prac, możliwość ich wykorzystania, koszty demontażu i ewentualne szkody w lokalu. Często bardziej racjonalne jest porozumienie: dokończenie prac, obniżenie ceny, usunięcie wad albo ugodowe rozliczenie części wykonanej usługi.

Wady dzieła i opóźnienie to dwie różne sprawy

Jeżeli oprócz opóźnienia pojawiają się wady mebli lub montażu, trzeba stosować również przepisy o wykonywaniu dzieła wadliwie albo sprzecznie z umową. Zgodnie z art. 636 Kodeksu cywilnego zamawiający może wezwać wykonawcę do zmiany sposobu wykonania i wyznaczyć mu odpowiedni termin. Po bezskutecznym upływie terminu może odstąpić od umowy albo powierzyć poprawienie lub dalsze wykonanie dzieła innej osobie na koszt i niebezpieczeństwo wykonawcy.

Po odebraniu dzieła odpowiedzialność za wady jest oceniana przede wszystkim według art. 638 Kodeksu cywilnego, który odsyła do przepisów o rękojmi przy sprzedaży. Dlatego w sporze trzeba ustalić, czy problem dotyczy wyłącznie terminu, jakości wykonania, czy obu tych kwestii jednocześnie.

Jak powinien zachować się wykonawca po niedotrzymaniu terminu?

Wykonawca nie powinien odpowiadać klientowi wyłącznie ustnie. Najbezpieczniej przygotować krótką, rzeczową odpowiedź pisemną. Powinna ona zawierać: przyznanie lub zakwestionowanie opóźnienia, wyjaśnienie jego przyczyn, wskazanie realnego terminu dokończenia prac, propozycję rozliczenia oraz zastrzeżenie, że ewentualne roszczenia odszkodowawcze wymagają wykazania podstaw i wysokości.

Jeżeli żądanie klienta jest częściowo zasadne, warto rozważyć ugodę. Może ona przewidywać obniżkę ceny, bezpłatną poprawkę, konkretny termin montażu, rezygnację stron z dalszych roszczeń po wykonaniu ugody albo częściowy zwrot wpłaty. Ugoda powinna być sporządzona pisemnie, nawet w prostej formie mailowej, aby nie powstał kolejny spór o jej treść.

Co powinien zrobić klient, gdy wykonawca się spóźnia?

Jeżeli wykonawca nie dotrzymuje uzgodnionego terminu, trzeba ustalić skutki, jakie wywołuje nieterminowe wykonanie umowy, oraz możliwość wyznaczenia terminu dodatkowego, odstąpienia i żądania odszkodowania. Klient powinien zebrać dokumenty: zamówienie, projekt, potwierdzenia wpłat, wiadomości o terminie, zdjęcia, protokoły i korespondencję. Następnie warto wysłać wykonawcy pisemne wezwanie do wykonania umowy albo usunięcia naruszeń, z podaniem konkretnego terminu i konsekwencji. Jeżeli opóźnienie jest istotne, można rozważyć odstąpienie od umowy, ale oświadczenie powinno być jednoznaczne i doręczone w sposób możliwy do udowodnienia.

Jeżeli klient chce dochodzić odszkodowania, powinien od razu dokumentować szkodę: rachunki, faktury, umowy z innym wykonawcą, koszty najmu, transportu lub przechowania rzeczy. Sam dyskomfort, zdenerwowanie albo niezadowolenie z opóźnienia zwykle nie wystarczają do uzyskania wysokiej kwoty odszkodowania w sprawie majątkowej.

FAQ

Czy każde niedotrzymanie terminu pozwala odstąpić od umowy?

Nie. Trzeba sprawdzić treść umowy i przepisy. Przy umowie o dzieło art. 635 Kodeksu cywilnego pozwala odstąpić bez dodatkowego terminu, gdy opóźnienie jest tak duże, że wykonanie dzieła w umówionym czasie nie jest prawdopodobne. W innych sytuacjach zwykle bezpieczniej jest wyznaczyć dodatkowy termin.

Czy klient może sam ustalić odszkodowanie na 30% ceny?

Nie, jeżeli w umowie nie było skutecznie zastrzeżonej kary umownej. Przy zwykłym odszkodowaniu klient musi wykazać szkodę, jej wysokość i związek z opóźnieniem. Sama frustracja z powodu opóźnienia nie wystarcza do żądania dowolnej kwoty.

Czy wykonawca musi zwrócić zaliczkę?

Po skutecznym odstąpieniu od umowy strony powinny zwrócić sobie wzajemne świadczenia. Zaliczka co do zasady podlega rozliczeniu i zwrotowi, ale od tej kwoty mogą być potrącane uzasadnione roszczenia, jeżeli istnieją podstawy prawne i faktyczne. Inaczej ocenia się zadatek, jeżeli został wyraźnie zastrzeżony.

Czy zadatek i zaliczka oznaczają to samo?

Nie. Zaliczka jest częścią ceny i zwykle podlega zwrotowi po rozwiązaniu lub odstąpieniu od umowy. Zadatek pełni funkcję zabezpieczającą: przy niewykonaniu umowy z winy jednej strony druga może go zatrzymać albo żądać sumy dwukrotnie wyższej, o ile zachodzą przesłanki z art. 394 Kodeksu cywilnego.

Czy klient może żądać demontażu mebli?

Może takie żądanie zgłosić, zwłaszcza po odstąpieniu od umowy, ale jego zasadność zależy od okoliczności. Trzeba ocenić, czy demontaż jest możliwy, kto ponosi jego koszty, czy meble mają wady, jaka część prac została wykonana i czy strony mogą rozliczyć wartość świadczeń w inny sposób.

Co powinno zawierać wezwanie do wykonawcy?

Wezwanie powinno wskazywać umowę lub zamówienie, opis opóźnienia, konkretny termin na wykonanie, żądanie klienta oraz zapowiedź konsekwencji, np. odstąpienia od umowy albo dochodzenia roszczeń. Najlepiej wysłać je w formie pozwalającej potwierdzić doręczenie.

Czy wykonawca może bronić się przyczynami opóźnienia?

Tak. Wykonawca powinien jednak wykazać konkretne okoliczności, a nie tylko ogólnie powoływać się na trudności. Znaczenie mogą mieć np. zmiany projektu przez klienta, brak współdziałania, opóźnione decyzje, brak dostępu do lokalu albo przeszkody niezależne od wykonawcy.

Podsumowanie

Niedotrzymanie terminu wykonania usługi nie powinno być oceniane automatycznie. W umowie o dzieło zamawiający może mieć prawo do odstąpienia od umowy, zwrotu pieniędzy i odszkodowania, ale zakres tych roszczeń zależy od treści umowy, skali opóźnienia, przyczyn naruszenia i rzeczywistej szkody. Wykonawca z kolei nie powinien ignorować żądań klienta, lecz odpowiedzieć na piśmie i zaproponować realny sposób zakończenia sporu.

W sprawach takich jak opóźnione wykonanie mebli, remontu czy innych usług praktyczne znaczenie ma szybkie zabezpieczenie dowodów i prawidłowe sformułowanie pisma. Źle napisane odstąpienie od umowy albo nieprzemyślane uznanie roszczenia może utrudnić późniejszą obronę.

Źródła

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93, tekst aktualny w ISAP
2. Art. 627, art. 635, art. 636, art. 638, art. 394, art. 471, art. 491, art. 494 oraz art. 483-484 Kodeksu cywilnego
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 stycznia 2012 r., sygn. IV CSK 182/11
4. Stan prawny zweryfikowany na dzień 10 czerwca 2026 r.