Czy pracodawca może wypowiedzieć umowę z datą wsteczną?

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem

Umowa o pracę może zostać rozwiązana za wypowiedzeniem przez każdą ze stron stosunku pracy. Dotyczy to obecnie umów zawartych na okres próbny, na czas określony oraz na czas nieokreślony. Rozwiązanie następuje dopiero z upływem okresu wypowiedzenia, a nie w dniu dowolnie wskazanym przez pracodawcę wstecz.

Pracodawca powinien złożyć oświadczenie o wypowiedzeniu na piśmie. Przy wypowiedzeniu umowy zawartej na czas określony albo na czas nieokreślony powinien również wskazać konkretną, rzeczywistą i zrozumiałą przyczynę wypowiedzenia. Pracownik musi też otrzymać pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy.

Jeżeli pracodawca wpisze w piśmie datę wcześniejszą niż dzień doręczenia wypowiedzenia, nie oznacza to, że stosunek pracy rozwiązał się wstecz. Taka data może być dowodem wadliwości działania pracodawcy, ale nie przesuwa skutku wypowiedzenia na okres, w którym pracownik nie znał jeszcze treści oświadczenia.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę

Okres wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy i stażu pracy u danego pracodawcy. Przy umowie na czas określony i nieokreślony wynosi on:

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Przy umowie na okres próbny okresy wypowiedzenia są krótsze i zależą od długości okresu próbnego. Wynoszą: 3 dni robocze, 1 tydzień albo 2 tygodnie.

W praktyce istotne jest nie tylko to, jak długi jest okres wypowiedzenia, ale od kiedy zaczyna biec. Przy okresie wypowiedzenia liczonym w tygodniach umowa rozwiązuje się w sobotę, a przy okresie liczonym w miesiącach - z ostatnim dniem miesiąca. Pracodawca nie może jednak ominąć tych zasad przez wpisanie w piśmie wcześniejszej daty.

Od kiedy wypowiedzenie jest skuteczne?

Kodeks pracy nie reguluje wszystkich szczegółów składania oświadczeń woli, dlatego w tym zakresie stosuje się odpowiednio Kodeks cywilny. Zgodnie z art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.

Oznacza to, że dla skuteczności wypowiedzenia decydujący jest moment doręczenia pisma pracownikowi albo moment, w którym pracownik realnie mógł się z nim zapoznać. Nie wystarcza samo podpisanie dokumentu przez pracodawcę, sporządzenie go z wcześniejszą datą ani pozostawienie go w aktach osobowych.

Wątpliwości dotyczące tego, czy doszło do skutecznego doręczenia wypowiedzenia, mają duże znaczenie dla obliczenia końca umowy i terminu odwołania do sądu pracy.

Czy pracodawca może wypowiedzieć umowę o pracę z datą wsteczną?

Nie. Pracodawca nie może skutecznie wypowiedzieć umowy o pracę z datą wsteczną. Może się zdarzyć, że w piśmie znajdzie się wcześniejsza data sporządzenia dokumentu albo wcześniejsza data wskazana jako dzień rozwiązania umowy, ale nie zmienia to zasady, że oświadczenie wywołuje skutki dopiero po dojściu do pracownika.

Sąd Najwyższy wskazywał, że rozwiązanie stosunku pracy nie może nastąpić przed dojściem do wiadomości pracownika oświadczenia woli pracodawcy. Pracodawca może wskazać datę rozwiązania umowy jedynie ze skutkiem na przyszłość. Jeżeli wpisana data poprzedza doręczenie pisma, skutek wsteczny nie powstaje.

Pracownik powinien zachować kopertę, potwierdzenie odbioru, wiadomość e-mail, notatkę z rozmowy albo inny dowód pokazujący, kiedy rzeczywiście otrzymał wypowiedzenie. Ma to znaczenie zarówno dla ustalenia okresu wypowiedzenia, jak i dla ewentualnego odwołania do sądu pracy.

Odwołanie od wypowiedzenia do sądu pracy

Jeżeli pracownik uważa, że wypowiedzenie jest niezgodne z prawem albo nieuzasadnione, może wnieść odwołanie do sądu pracy. Termin wynosi co do zasady 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę.

Przy dacie wstecznej szczególnie ważne jest, aby liczyć termin od faktycznego doręczenia wypowiedzenia, a nie od daty wpisanej przez pracodawcę w nagłówku dokumentu. W pozwie można żądać uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, przywrócenia do pracy albo odszkodowania - zależnie od rodzaju umowy, etapu sprawy i żądania pracownika.

Jeżeli pracownik przegapi termin, w wyjątkowych sytuacjach może próbować wnosić o jego przywrócenie, ale wymaga to wykazania, że uchybienie nastąpiło bez jego winy. Dlatego przy antydatowanym wypowiedzeniu lepiej działać od razu.

Zakwestionowanie przez ZUS zwolnienia na opiekę nad dzieckiem

Osobnym problemem jest sytuacja, w której pracownik korzystał ze zwolnienia na opiekę nad dzieckiem, a ZUS odmówił prawa do zasiłku opiekuńczego, ponieważ uznał, że opiekę mógł zapewnić inny członek rodziny pozostający we wspólnym gospodarstwie domowym. Ustawa zasiłkowa przewiduje taki wyjątek, przy czym nie stosuje się go do opieki nad chorym dzieckiem w wieku do 2 lat.

Decyzja ZUS może oznaczać obowiązek korekty świadczeń albo brak prawa do zasiłku za dany okres, ale sama w sobie nie daje pracodawcy prawa do wypowiedzenia umowy z datą wsteczną. Pracodawca powinien ocenić, czy nieobecność była prawidłowo zgłoszona, czy pracownik działał w dobrej wierze, czy istniały dokumenty usprawiedliwiające nieobecność oraz czy doszło do naruszenia obowiązków pracowniczych.

W praktyce sprawy typu L4 a wypowiedzenie wymagają rozdzielenia dwóch kwestii: prawa do zasiłku z ZUS oraz oceny zachowania pracownika na gruncie prawa pracy.

Czy okres po zakwestionowanym L4 jest nieusprawiedliwioną nieobecnością?

Nie zawsze można automatycznie uznać taki okres za nieusprawiedliwioną nieobecność. Jeżeli pracownik miał wystawione zwolnienie, poinformował pracodawcę o przyczynie nieobecności i nie ukrywał istotnych okoliczności, odmowa zasiłku przez ZUS nie musi od razu oznaczać ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych.

Inaczej należy ocenić sytuację, gdy pracownik świadomie podał nieprawdziwe informacje, nadużył zwolnienia, nie zawiadomił pracodawcy o nieobecności albo wiedział, że przesłanki do zasiłku opiekuńczego nie są spełnione. Wtedy pracodawca może rozważać konsekwencje porządkowe, wypowiedzenie albo - w skrajnych przypadkach - rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia.

Wsteczne udzielenie urlopu wypoczynkowego za sporny okres jest możliwe tylko za zgodą pracodawcy. Pracownik może o to wnioskować, ale pracodawca nie ma obowiązku automatycznie przekształcić spornego okresu w urlop wypoczynkowy.

Odwołanie od decyzji ZUS

Jeżeli pracownik nie zgadza się z decyzją ZUS odmawiającą prawa do zasiłku opiekuńczego, powinien sprawdzić pouczenie zawarte w decyzji. Co do zasady odwołanie wnosi się w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji, do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych, za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała decyzję.

W odwołaniu warto opisać, dlaczego - mimo obecności innego członka rodziny - nie mógł on faktycznie zapewnić opieki dziecku. Znaczenie mogą mieć m.in. stan zdrowia tej osoby, faktyczna możliwość opieki, obowiązki wobec innego dziecka, niepełnosprawność, brak wspólnego gospodarstwa domowego albo wiek dziecka.

Wniesienie odwołania od decyzji ZUS nie wstrzymuje automatycznie wszystkich działań pracodawcy, ale może mieć znaczenie dowodowe i praktyczne. Jeżeli decyzja zostanie zmieniona, łatwiej będzie wykazywać, że nieobecność była prawidłowo usprawiedliwiona.

FAQ

Czy wypowiedzenie z datą wsteczną jest nieważne?

Nie zawsze całe wypowiedzenie będzie nieważne, ale data wsteczna nie wywoła skutku rozwiązania umowy za okres wcześniejszy. Skutki wypowiedzenia należy oceniać od chwili, gdy pracownik mógł zapoznać się z pismem.

Od kiedy liczyć termin 21 dni na odwołanie do sądu pracy?

Termin należy liczyć od doręczenia wypowiedzenia pracownikowi, a nie od daty wpisanej w piśmie, jeżeli dokument został faktycznie doręczony później.

Czy pracodawca może wypowiedzieć umowę podczas L4?

Co do zasady pracodawca nie może wypowiedzieć umowy w czasie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres pozwalający na rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. Są jednak wyjątki, dlatego trzeba ocenić konkretny stan faktyczny.

Czy odmowa zasiłku przez ZUS oznacza automatycznie winę pracownika?

Nie. Odmowa zasiłku oznacza, że ZUS nie uznał prawa do świadczenia za dany okres. Ocena, czy pracownik naruszył obowiązki pracownicze, wymaga osobnego badania okoliczności, dokumentów i zachowania pracownika.

Czy można wstecznie zamienić sporną nieobecność na urlop wypoczynkowy?

Można o to wnioskować, ale potrzebna jest zgoda pracodawcy. Pracownik nie może jednostronnie narzucić pracodawcy, że sporny okres zostanie rozliczony jako urlop wypoczynkowy.

Ile czasu jest na odwołanie od decyzji ZUS?

Co do zasady miesiąc od dnia doręczenia decyzji. Odwołanie kieruje się do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych, ale składa za pośrednictwem oddziału ZUS, który wydał decyzję.

Podsumowanie

Pracodawca nie może skutecznie wypowiedzieć umowy o pracę z datą wsteczną. Decydujące znaczenie ma chwila, w której oświadczenie pracodawcy dotarło do pracownika w sposób pozwalający zapoznać się z jego treścią. Od tej daty należy analizować skuteczność wypowiedzenia, okres wypowiedzenia oraz termin na odwołanie do sądu pracy.

Decyzja ZUS odmawiająca zasiłku opiekuńczego może wymagać korekty świadczeń i wyjaśnienia nieobecności, ale nie pozwala pracodawcy cofnąć daty rozwiązania umowy. Dopiero konkretne okoliczności mogą przesądzić, czy doszło do naruszenia obowiązków pracowniczych, takiego jak niesusprawiedliwiona nieobecność.

W takiej sprawie warto działać dwutorowo: pilnować 21-dniowego terminu na odwołanie od wypowiedzenia oraz miesięcznego terminu na odwołanie od decyzji ZUS. Zaniedbanie jednego z tych terminów może utrudnić późniejszą obronę praw pracownika.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
3. Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - Dz.U. 1999 nr 60 poz. 636
4. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296
5. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 9 września 1999 r., III ZP 5/99 - orzeczenie SN