Udostępnienie danych osobowych urzędowi miasta

Aktualne podstawy przetwarzania danych przez urząd

W pierwotnym stanie prawnym w takich sprawach często powoływano art. 23 i art. 27 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Obecnie ta ustawa nie stanowi już podstawy ogólnego przetwarzania danych osobowych, ponieważ zasadnicze znaczenie ma RODO, czyli rozporządzenie 2016/679, oraz ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

Urząd miasta, jako organ publiczny, może przetwarzać dane osobowe przede wszystkim wtedy, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze albo do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej. W praktyce chodzi najczęściej o podstawy z art. 6 ust. 1 lit. c albo lit. e RODO.

Nie oznacza to jednak, że urząd może pytać dowolną instytucję o dowolne informacje. Obowiązują zasady z art. 5 RODO, zwłaszcza legalność, rzetelność, przejrzystość, ograniczenie celu oraz minimalizacja danych. Urząd powinien zatem umieć wyjaśnić, po co potrzebuje konkretnej informacji, z jakiego przepisu wynika jego kompetencja i dlaczego nie może załatwić sprawy mniej ingerującym sposobem.

Czy dane o dochodach i zużyciu mediów są danymi wrażliwymi?

Dane o dochodach, opłatach mieszkaniowych, zużyciu gazu, energii czy wody są danymi osobowymi, jeżeli pozwalają zidentyfikować konkretną osobę. Nie są jednak z tego powodu automatycznie danymi szczególnej kategorii, dawniej potocznie nazywanymi danymi wrażliwymi.

Do szczególnych kategorii danych w rozumieniu art. 9 RODO należą m.in. dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne, dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej. Dochody i zużycie mediów zwykle nie mieszczą się w tej grupie, ale nadal mogą być informacjami prywatnymi, objętymi tajemnicą ustawową albo umowną.

W konsekwencji ich przetwarzanie wymaga podstawy z art. 6 RODO, a nie z art. 9 RODO, chyba że konkretne dane ujawniałyby jednocześnie informacje szczególnie chronione, np. o stanie zdrowia. Nadal trzeba badać, czy zakres żądanych informacji jest adekwatny do celu sprawy.

Sprawa o lokal komunalny a zakres informacji, których może żądać gmina

W sprawach dotyczących lokali z mieszkaniowego zasobu gminy przepisy mogą przewidywać obowiązek złożenia przez osobę zainteresowaną określonych oświadczeń i dokumentów. Przykładowo osoba ubiegająca się o zawarcie umowy najmu albo najmu socjalnego lokalu co do zasady składa deklarację o wysokości dochodów członków gospodarstwa domowego oraz oświadczenie o stanie majątkowym. Jeżeli gmina ma wątpliwości co do wiarygodności danych, może wezwać do przedstawienia dokumentów potwierdzających dochody, w tym zaświadczenia z właściwego urzędu skarbowego, wyznaczając termin nie krótszy niż 30 dni.

To ważne rozróżnienie: przepisy mogą uprawniać gminę do żądania dokumentów od osoby ubiegającej się o lokal, ale nie zawsze oznaczają automatyczne prawo do samodzielnego pozyskiwania szerokiego pakietu danych od wszystkich zewnętrznych instytucji. Jeżeli urząd chce występować do podmiotów trzecich, powinien wskazać wyraźną podstawę prawną takiego działania i ograniczyć żądanie do informacji rzeczywiście potrzebnych.

Jeżeli postępowanie toczy się przed sądem, gmina jako strona może zgłaszać wnioski dowodowe. Wtedy jednak zasadniczo to sąd rozstrzyga, czy określony dokument jest istotny i czy ma zostać przedstawiony. W postępowaniu cywilnym znaczenie ma m.in. art. 248 Kodeksu postępowania cywilnego, zgodnie z którym obowiązek przedstawienia dokumentu powstaje na zarządzenie sądu, a nie wyłącznie na podstawie prywatnej prośby jednej ze stron sporu.

Czy spółdzielnia mieszkaniowa może przekazać dane urzędowi?

Spółdzielnia mieszkaniowa powinna ocenić każde żądanie urzędu samodzielnie. Jeżeli urząd występuje o informację dotyczącą tytułu prawnego do lokalu, faktycznego zamieszkiwania albo okoliczności istotnych dla sprawy lokalowej, spółdzielnia musi sprawdzić, czy istnieje przepis pozwalający na udostępnienie danych oraz czy zakres żądania nie jest nadmierny.

Nie można przyjąć prostej zasady, że każde pismo z urzędu miasta automatycznie uprawnia spółdzielnię do ujawnienia danych mieszkańca. Administrator danych powinien udokumentować podstawę udostępnienia i w razie potrzeby ograniczyć odpowiedź, np. do potwierdzenia jednej konkretnej okoliczności zamiast przekazywania całej historii rozliczeń.

Dostawca mediów, PGNiG i dane o zużyciu gazu

Dane o zużyciu gazu, energii lub innych mediów mogą ujawniać informacje o sposobie korzystania z lokalu, liczbie osób faktycznie przebywających w mieszkaniu albo czasie nieobecności. Dlatego dostawca mediów nie powinien przekazywać ich tylko dlatego, że urząd poprosił o to w piśmie.

Udostępnienie takich danych wymaga podstawy prawnej po stronie dostawcy i po stronie urzędu. W typowej sprawie lokalowej bez zgody osoby, której dane dotyczą, bez wyraźnego przepisu albo bez zarządzenia sądu przekazanie szczegółowych danych rozliczeniowych może być ryzykowne. Wątpliwości powinny być rozstrzygane z uwzględnieniem zasady minimalizacji danych.

Dane z urzędu skarbowego i tajemnica skarbowa

Szczególnej ostrożności wymaga żądanie danych z urzędu skarbowego. Informacje zawarte w deklaracjach, zeznaniach, aktach podatkowych i innych dokumentach podatnika są co do zasady objęte tajemnicą skarbową. Udostępnienie takich informacji jest możliwe tylko na zasadach określonych w Ordynacji podatkowej albo w innym wyraźnym przepisie.

W sprawach mieszkaniowych gmina może w określonych sytuacjach wezwać osobę zainteresowaną do przedstawienia zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego o wysokości dochodów. To nie jest jednak to samo co nieograniczony dostęp urzędu miasta do zeznań podatkowych mieszkańca. Jeżeli organ żąda od urzędu skarbowego informacji bez wyraźnej podstawy, urząd skarbowy powinien zweryfikować, czy przepisy rzeczywiście pozwalają na ich przekazanie.

Co może zrobić osoba, której dane zostały udostępnione?

W pierwszej kolejności warto wystąpić pisemnie zarówno do urzędu miasta, jak i do instytucji, które mogły przekazać dane, z żądaniem informacji na podstawie art. 15 RODO. W takim wniosku można zapytać w szczególności:

• jakie dane osobowe były przetwarzane,
• z jakiego źródła zostały pozyskane, jeżeli nie pochodzą bezpośrednio od osoby zainteresowanej,
• jaki był cel i podstawa prawna przetwarzania,
• komu dane ujawniono i w jakim zakresie,
• jak długo dane będą przechowywane.

Można też zażądać ograniczenia przetwarzania, sprostowania danych, usunięcia danych, jeżeli zachodzą do tego przesłanki, albo wnieść sprzeciw, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO. W praktyce organ publiczny nie zawsze będzie musiał spełnić każde żądanie, ale ma obowiązek udzielić rzeczowej odpowiedzi i wskazać podstawę prawną swojego stanowiska.

Jeżeli odpowiedzi będą niepełne albo wynika z nich, że dane przekazano bez podstawy prawnej, można złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Niezależnie od tego, gdy dane są wykorzystywane jako dowód w postępowaniu sądowym, można podnosić zarzuty procesowe dotyczące sposobu ich pozyskania, znaczenia dla sprawy oraz zakresu ujawnionych informacji.

Jak ocenić legalność działania urzędu w opisanej sytuacji?

Jeżeli urząd miasta prowadzi sprawę dotyczącą przyznania prawa do lokalu komunalnego albo ustalenia, czy dana osoba spełnia warunki najmu, może mieć interes prawny w zbadaniu sytuacji mieszkaniowej, majątkowej lub faktycznego miejsca zamieszkania. Nie oznacza to jednak automatycznej zgody na masowe pozyskiwanie danych od spółdzielni, dostawców mediów i urzędu skarbowego.

Najistotniejsze pytania są następujące: czy urząd wskazał konkretny przepis, czy żądane dane są konieczne dla rozstrzygnięcia sprawy, czy można było uzyskać je od osoby zainteresowanej, czy zakres żądania nie jest nadmierny oraz czy instytucja udostępniająca dane miała własną podstawę prawną do ich przekazania.

Jeżeli urząd występuje o dane wyłącznie dlatego, że jest w sporze sądowym z mieszkańcem, właściwą drogą uzyskania dokumentów może być wniosek dowodowy do sądu, a nie samodzielne pozyskiwanie informacji od podmiotów trzecich. Inaczej należy oceniać sytuację, w której konkretny przepis wprost nakłada na dany podmiot obowiązek przekazania informacji organowi.

FAQ

Czy urząd miasta może żądać danych osobowych bez zgody mieszkańca?

Tak, ale tylko wtedy, gdy ma inną podstawę prawną niż zgoda, np. obowiązek ustawowy albo realizację zadania publicznego. Organ musi wykazać, że dane są niezbędne do konkretnej sprawy.

Czy dane o dochodach są danymi wrażliwymi?

Co do zasady nie. Dane o dochodach są zwykłymi danymi osobowymi, ale nadal są chronione. Informacje podatkowe mogą dodatkowo podlegać tajemnicy skarbowej.

Czy urząd skarbowy może przekazać gminie moje zeznanie podatkowe?

Nie w sposób dowolny. Dane z akt podatkowych są objęte tajemnicą skarbową i mogą być udostępnione tylko wtedy, gdy pozwala na to konkretny przepis. W sprawach lokalowych gmina często powinna żądać od osoby zainteresowanej zaświadczenia, a nie pełnego zeznania podatkowego.

Czy dostawca gazu może przekazać historię zużycia mediów urzędowi?

Może to zrobić tylko wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna i zakres danych jest niezbędny. Samo pismo urzędu, bez wskazania przepisu albo bez decyzji sądu, nie powinno automatycznie prowadzić do ujawnienia szczegółowych danych rozliczeniowych.

Jak sprawdzić, kto przekazał moje dane?

Należy złożyć do urzędu i do instytucji, które mogły udostępnić dane, wniosek o dostęp do danych na podstawie art. 15 RODO. Można żądać informacji o źródle danych, odbiorcach, celu przetwarzania i podstawie prawnej.

Kiedy warto złożyć skargę do UODO?

Skargę warto rozważyć, gdy administrator nie odpowiada na wniosek, nie wskazuje podstawy prawnej, przetwarza dane w nadmiernym zakresie albo przekazał dane podmiotowi trzeciemu bez jasnego uzasadnienia prawnego.

Źródła

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, w szczególności art. 5, art. 6, art. 9, art. 15 i art. 77.
• Ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
• Ustawa z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 21b.
• Ustawa z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 248.
• Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, przepisy o tajemnicy skarbowej, w szczególności art. 293 i nast.
• Informacje Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczące skargi do Prezesa UODO.