Decyzja o cofnięciu rejestracji pojazdu kupionego w Niemczech

Jakie dokumenty są potrzebne przy rejestracji auta z Niemiec?

Rejestracji pojazdu dokonuje starosta właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę właściciela. Wynika to z art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym. Podstawowy katalog dokumentów wymaganych do rejestracji określa art. 72 ust. 1 tej ustawy.

W przypadku pojazdu wcześniej zarejestrowanego za granicą szczególne znaczenie ma art. 72 ust. 1 pkt 5 ustawy – Prawo o ruchu drogowym, zgodnie z którym do wniosku dołącza się dowód rejestracyjny, jeżeli pojazd był zarejestrowany. Przy samochodach z Niemiec chodzi zwykle o niemiecki dowód rejestracyjny składający się z dwóch części: Zulassungsbescheinigung Teil I oraz Zulassungsbescheinigung Teil II, potocznie nazywanych małym i dużym briefem.

Jeżeli urzędnik kwestionuje, czy przedstawiony dokument jest oryginałem, sprawa nie sprowadza się wyłącznie do formalności. Organ ma obowiązek wyjaśnić stan faktyczny na podstawie art. 7, art. 77 § 1 i art. 80 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego. Może więc żądać wyjaśnień, wezwać do uzupełnienia dokumentów albo weryfikować dokumenty za pośrednictwem właściwych instytucji.

Czy zamiast małego briefu można przedstawić zaświadczenie z Niemiec?

Tak, w wielu sprawach praktycznym rozwiązaniem jest uzyskanie z niemieckiego urzędu komunikacji urzędowego potwierdzenia danych pojazdu i statusu dokumentów. Podstawą do takiego działania po stronie polskiego organu jest art. 72 ust. 4 ustawy – Prawo o ruchu drogowym. Przepis ten przewiduje, że w przypadku utraty dowodu rejestracyjnego albo pozwolenia czasowego właściciel pojazdu przedstawia zaświadczenie wystawione przez organ rejestrujący właściwy ze względu na miejsce ostatniej rejestracji, potwierdzające dane zawarte w utraconym dokumencie, niezbędne do rejestracji.

Trzeba jednak odróżnić dwie sytuacje. Jeżeli dokument faktycznie zaginął, właściwa jest procedura uzyskania zaświadczenia o danych z utraconego dokumentu. Jeżeli natomiast dokument nie zaginął, lecz został zatrzymany albo pozostaje w aktach niemieckiego urzędu po wyrejestrowaniu pojazdu, należy zwrócić się do tego urzędu o potwierdzenie ostatniej rejestracji, danych pojazdu, daty wyrejestrowania oraz informacji, co stało się z brakującą częścią dowodu rejestracyjnego.

Znaczenie ma także art. 5 ust. 2 dyrektywy Rady 1999/37/WE z dnia 29 kwietnia 1999 r. w sprawie dokumentów rejestracyjnych pojazdów. Z przepisu tego wynika, że przy ponownej rejestracji pojazdu wcześniej zarejestrowanego w innym państwie członkowskim organ powinien wymagać poprzedniego dowodu rejestracyjnego, a gdy dokument składa się z części I i II – obu części, o ile część II została wydana. Jeżeli część II nie może zostać przedstawiona, państwo członkowskie może dopuścić rejestrację po uzyskaniu potwierdzenia od organu państwa poprzedniej rejestracji, że wnioskodawca ma prawo do ponownej rejestracji pojazdu.

Wyrejestrowanie pojazdu w Niemczech a brak oryginału dokumentu

Sam fakt, że pojazd przed sprzedażą został wyrejestrowany w Niemczech, nie przekreśla możliwości jego rejestracji w Polsce. Problem powstaje wtedy, gdy polski organ nie ma pewności, czy dokumenty są kompletne i autentyczne. Jeżeli komis albo sprzedawca przekazał tylko kopię jednej części briefu, wydział komunikacji może uznać, że nie wykazano spełnienia warunków z art. 72 ust. 1 pkt 5 ustawy – Prawo o ruchu drogowym.

W takiej sytuacji najlepiej nie opierać sprawy na twierdzeniu, że dokument został zgubiony, jeżeli w rzeczywistości został zatrzymany przez niemiecki urząd. Do polskiego urzędu warto przedłożyć pismo z niemieckiej Zulassungsstelle, z którego wynika:

• numer VIN pojazdu, marka, model i podstawowe dane techniczne,
• ostatni numer rejestracyjny i data ostatniej rejestracji w Niemczech,
• data i podstawa wyrejestrowania pojazdu,
• informacja, czy niemiecki dowód rejestracyjny składał się z dwóch części i co stało się z brakującą częścią,
• potwierdzenie, że pojazd nie figuruje jako utracony albo że brak jest przeszkód administracyjnych znanych niemieckiemu organowi.

Jeżeli sprawa dotyczy nie tylko braku dokumentu, lecz także podejrzenia podrobienia albo przerobienia dokumentu, urząd może zawiadomić Policję lub prokuraturę. Nie oznacza to automatycznie winy właściciela pojazdu, ale może wstrzymać praktyczne zakończenie sprawy do czasu wyjaśnienia autentyczności dokumentów.

Co może zrobić polski urząd, gdy dokumenty są niepełne?

Jeżeli wniosek o rejestrację ma braki formalne, organ powinien wezwać stronę do ich usunięcia na podstawie art. 64 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego. Termin wyznaczony w wezwaniu nie może być krótszy niż 7 dni. Jeżeli braki nie zostaną usunięte, podanie może zostać pozostawione bez rozpoznania, ale tylko wtedy, gdy chodzi o braki formalne uniemożliwiające nadanie sprawie biegu.

Jeżeli sprawa została już merytorycznie rozpoznana, organ powinien wydać decyzję administracyjną. W razie odmowy rejestracji albo wzruszenia wcześniejszej decyzji właściciel pojazdu musi otrzymać decyzję z uzasadnieniem oraz pouczeniem o odwołaniu. Obowiązek uzasadnienia decyzji wynika z art. 107 § 1 i § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego.

Jeżeli pojazd został czasowo zarejestrowany, trzeba pamiętać, że czasowej rejestracji dokonuje się m.in. w celu umożliwienia przejazdu związanego z rejestracją pojazdu lub załatwienia sprawy rejestracyjnej. Podstawę stanowi art. 74 ust. 2 ustawy – Prawo o ruchu drogowym. Upływ ważności pozwolenia czasowego oznacza, że nie można dalej legalnie korzystać z pojazdu na tej podstawie.

Jak napisać do niemieckiego urzędu komunikacji?

Do niemieckiego urzędu właściwego dla ostatniej rejestracji warto skierować krótkie pismo z prośbą o wydanie zaświadczenia albo urzędowego potwierdzenia danych. W piśmie należy wskazać numer VIN, dane pojazdu, dane sprzedawcy, datę zakupu i dołączyć kopię faktury lub umowy. Jeżeli dokument ma być użyty w Polsce, warto poprosić o dokument urzędowy, a następnie przygotować tłumaczenie przysięgłe na język polski.

W praktyce pomocne jest również złożenie do polskiego wydziału komunikacji pisma, w którym właściciel pojazdu wyjaśnia, że wystąpił do niemieckiego organu o potwierdzenie danych i wnosi o wstrzymanie się z wydaniem decyzji odmownej do czasu otrzymania odpowiedzi. Organ ma obowiązek podejmować czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia sprawy na podstawie art. 7 i art. 77 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, ale strona także powinna aktywnie przedstawiać dowody.

Odwołanie od decyzji o odmowie albo cofnięciu rejestracji

Jeżeli starosta wyda decyzję niekorzystną dla właściciela pojazdu, przysługuje odwołanie na podstawie art. 127 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego. Zgodnie z art. 129 § 1 i § 2 tego kodeksu odwołanie wnosi się do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu, który wydał decyzję, w terminie 14 dni od doręczenia decyzji. W sprawach rejestracji pojazdów organem odwoławczym jest co do zasady samorządowe kolegium odwoławcze.

W odwołaniu należy wskazać, dlaczego decyzja jest nieprawidłowa. Można powołać się na art. 72 ust. 4 ustawy – Prawo o ruchu drogowym, jeżeli uzyskano zaświadczenie z Niemiec albo wykazano, że brakujący dokument nie może zostać wydany w oryginale. Warto też podnieść naruszenie art. 7, art. 77 § 1 i art. 80 Kodeksu postępowania administracyjnego, jeżeli organ nie wyjaśnił dokładnie, dlaczego niemieckie potwierdzenie jest niewystarczające.

Gdy sprawa dotyczy dokumentów przedstawionych w kopii, warto zadbać o ich właściwe poświadczenie albo przedłożyć dokument elektroniczny z kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią urzędu, jeżeli niemiecki organ taki dokument wystawi. Zbliżone praktyczne problemy może powodować także rejestracja na podstawie dokumentu przesłanego jako skan, dlatego forma dokumentu ma w postępowaniu administracyjnym duże znaczenie.

FAQ

Podsumowanie

W sprawie samochodu kupionego w Niemczech najważniejsze jest ustalenie, czy brakujący mały brief rzeczywiście zaginął, czy też został zatrzymany przez niemiecki urząd w związku z wyrejestrowaniem pojazdu. Jeżeli nie można uzyskać oryginału, należy wystąpić do niemieckiego organu ostatniej rejestracji o urzędowe potwierdzenie danych i statusu dokumentu. W polskim postępowaniu trzeba działać pisemnie, pilnować terminów i w razie niekorzystnej decyzji skorzystać z odwołania do samorządowego kolegium odwoławczego.

Źródła

• art. 72 ust. 1 pkt 5, art. 72 ust. 4, art. 73 ust. 1 i art. 74 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym
• art. 7, art. 64 § 2, art. 77 § 1, art. 80, art. 107 § 1 i § 3, art. 127 § 1 oraz art. 129 § 1-2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego
• art. 5 ust. 2 dyrektywy Rady 1999/37/WE z dnia 29 kwietnia 1999 r. w sprawie dokumentów rejestracyjnych pojazdów
• rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 31 sierpnia 2022 r. w sprawie rejestracji i oznaczania pojazdów, wymagań dla tablic rejestracyjnych oraz wzorów innych dokumentów związanych z rejestracją pojazdów