Brak umowy pisemnej z wykonawcą a reklamacja usługi

Czy można reklamować usługę bez pisemnej umowy?

Tak. Jeżeli z wykonawcą uzgodniono, że wykona oznaczone dzieło, np. altanę, podłogę, schody, remont konkretnego elementu albo inną dającą się sprawdzić pracę, a zamawiający ma zapłacić wynagrodzenie, mamy do czynienia z umową o dzieło w rozumieniu art. 627 Kodeksu cywilnego. Taka umowa nie musi być zawarta na piśmie, chyba że z okoliczności wynika szczególny wymóg formy dla innej czynności prawnej.

W praktyce brak dokumentu nie oznacza więc, że zamawiający jest bez ochrony. Oznacza natomiast, że w sporze trzeba będzie wykazać, co dokładnie strony ustaliły: zakres prac, termin, wysokość wynagrodzenia, sposób rozliczenia, materiały, ewentualne zaliczki i standard wykonania. Ciężar udowodnienia tych okoliczności wynika z art. 6 K.c.

Nie jest decydujące samo to, że wykonawca nie ma zarejestrowanej działalności gospodarczej. Umowę można zawrzeć także z osobą fizyczną. Brak firmy może mieć znaczenie dla rozliczeń podatkowych wykonawcy i dla oceny, czy działał zawodowo, ale nie odbiera zamawiającemu prawa do żądania należytego wykonania zobowiązania.

Jak udowodnić ustną umowę z wykonawcą?

Najważniejsze jest zebranie dowodów jeszcze przed wysłaniem formalnego wezwania. Przy ustnej umowie szczególne znaczenie mają: potwierdzenia przelewów, wiadomości SMS, e-maile, rozmowy z komunikatorów, zdjęcia z przebiegu prac, nagrania wykonane zgodnie z prawem, ogłoszenie wykonawcy, kosztorys, notatki z ustaleń, dane świadków oraz dokumentacja wad.

Jeżeli prace są wadliwe, warto wykonać zdjęcia i filmy pokazujące efekt w różnych warunkach, np. stojącą wodę po opadach, nierówności, pęknięcia, brak spadków, brak elementów konstrukcyjnych lub niedokończone fragmenty. Przy większych kosztach naprawy rozsądne bywa uzyskanie pisemnej opinii innego fachowca albo rzeczoznawcy.

Wadliwe i niedokończone dzieło – jakie przepisy stosować?

Starsze opracowania dotyczące umowy o dzieło często powoływały art. 637 K.c. Obecnie ten przepis jest uchylony, dlatego przy wadliwym wykonaniu prac należy przede wszystkim sięgać do art. 636 K.c. oraz art. 638 K.c.

Jeżeli wykonawca wykonuje dzieło w sposób wadliwy albo sprzeczny z umową, art. 636 K.c. pozwala zamawiającemu wezwać go do zmiany sposobu wykonania i wyznaczyć odpowiedni termin. Po bezskutecznym upływie tego terminu zamawiający może odstąpić od umowy albo powierzyć poprawienie lub dalsze wykonanie dzieła innej osobie na koszt i niebezpieczeństwo pierwotnego wykonawcy.

Jeżeli dzieło zostało już oddane, ale ma wady, art. 638 K.c. odsyła do odpowiedniego stosowania przepisów o rękojmi przy sprzedaży. W zależności od rodzaju wady i stanu sprawy zamawiający może więc domagać się usunięcia wady, obniżenia wynagrodzenia, a przy wadzie istotnej także odstąpienia od umowy. Możliwe jest również dochodzenie odszkodowania na zasadach ogólnych, jeżeli zamawiający poniósł szkodę przez nienależyte wykonanie umowy.

Czy trzeba płacić kolejną kwotę, gdy dzieło jest wadliwe?

Nie należy automatycznie płacić kolejnej transzy tylko dlatego, że wykonawca tego żąda. W pierwszej kolejności trzeba sprawdzić, czy strony uzgodniły płatności etapowe i czy dany etap rzeczywiście został wykonany zgodnie z umową. Zgodnie z art. 642 K.c., jeżeli strony nie ustaliły inaczej, wynagrodzenie za dzieło należy się w chwili oddania dzieła. Gdy dzieło ma być oddawane częściami i wynagrodzenie obliczono za każdą część z osobna, zapłata należy się za spełnione świadczenie częściowe.

Jeżeli wykonawca zrobił tylko część prac, a wykonana część ma wady, bezpieczniej jest najpierw wysłać pisemne wezwanie, opisać zastrzeżenia i zażądać usunięcia wad lub dokończenia prac. Wpłata kolejnych pieniędzy bez potwierdzenia warunków może utrudnić późniejsze wykazanie, że wykonawca był już opłacony albo że pieniądze miały charakter zaliczki na konkretne prace.

Co powinno zawierać wezwanie do wykonawcy?

Wezwanie najlepiej wysłać listem poleconym za potwierdzeniem nadania, a dodatkowo e-mailem lub SMS-em, jeżeli tak strony wcześniej się kontaktowały. Pismo powinno być rzeczowe i konkretne. Warto wskazać datę zawarcia ustnej umowy, ustalone wynagrodzenie, kwoty już zapłacone, zakres niewykonanych prac, opis wad oraz termin na ich usunięcie lub dokończenie dzieła.

W wezwaniu można zapowiedzieć, że po bezskutecznym upływie terminu zamawiający skorzysta z uprawnień z art. 636 K.c., np. odstąpi od umowy albo powierzy poprawienie i dokończenie prac innej osobie na koszt wykonawcy. Jeżeli wada jest istotna, można także przygotować się do złożenia oświadczenia o odstąpieniu od umowy i żądania zwrotu wpłaconej kwoty, ewentualnie pomniejszonej o realną wartość prawidłowo wykonanej, użytecznej części prac.

Kiedy można żądać zwrotu pieniędzy albo kosztów naprawy?

Zwrotu pieniędzy można żądać zwłaszcza wtedy, gdy zamawiający skutecznie odstąpi od umowy, bo wykonawca mimo wezwania nie poprawił sposobu wykonania, nie dokończył prac albo wada ma charakter istotny. W takim przypadku strony powinny co do zasady zwrócić sobie to, co świadczyły, z uwzględnieniem wartości ewentualnej części dzieła, która została wykonana prawidłowo i może być wykorzystana.

Jeżeli zamawiający nie chce odstępować od umowy, ale musi zapłacić innemu fachowcowi za usunięcie wad, może dochodzić kosztów naprawy jako szkody wynikającej z nienależytego wykonania umowy. W takim sporze szczególnie przydatne są kosztorysy, faktury, zdjęcia wad oraz dokument pokazujący, że pierwotny wykonawca miał szansę poprawić prace, ale z niej nie skorzystał.

Przy umowie o dzieło trzeba pamiętać o krótkim terminie przedawnienia. Zgodnie z art. 646 K.c. roszczenia wynikające z umowy o dzieło przedawniają się z upływem 2 lat od dnia oddania dzieła, a jeżeli dzieło nie zostało oddane – od dnia, w którym zgodnie z umową miało być oddane.

Co zrobić krok po kroku?

1. Zabezpiecz dowody ustaleń z wykonawcą: przelewy, wiadomości, zdjęcia, nagrania, dane świadków i ogłoszenie wykonawcy.
2. Sporządź listę wad i brakujących prac, najlepiej z datami oraz dokumentacją fotograficzną.
3. Nie płać kolejnych kwot bez pisemnego potwierdzenia, czego dotyczą i kiedy prace zostaną wykonane.
4. Wyślij pisemne wezwanie do usunięcia wad, zmiany sposobu wykonania lub dokończenia dzieła w konkretnym terminie.
5. Po bezskutecznym terminie zdecyduj, czy odstępujesz od umowy, zlecasz poprawki innej osobie i dochodzisz kosztów, czy żądasz obniżenia wynagrodzenia.
6. Jeżeli wykonawca nie reaguje, przygotuj przedsądowe wezwanie do zapłaty, a następnie pozew o zapłatę.

FAQ

Czy ustna umowa z wykonawcą jest ważna?

Tak, co do zasady ustna umowa o dzieło jest ważna. Problemem nie jest sama ważność umowy, lecz udowodnienie jej treści, w szczególności zakresu prac, terminu, ceny i wpłat.

Czy brak firmy wykonawcy pozbawia mnie prawa do reklamacji?

Nie. Brak zarejestrowanej działalności nie oznacza, że wykonawca może zatrzymać pieniądze i nie wykonać prac prawidłowo. Nadal odpowiada za wykonanie zobowiązania zgodnie z umową.

Czy muszę zapłacić kolejną transzę, jeżeli prace są wadliwe?

Nie zawsze. Trzeba sprawdzić, czy taka transza była umówiona i czy etap, za który wykonawca żąda zapłaty, został prawidłowo wykonany. Przy braku odmiennych ustaleń wynagrodzenie za dzieło należy się zasadniczo przy oddaniu dzieła.

Jak długi termin dać wykonawcy na poprawki?

Termin powinien być odpowiedni do rodzaju wad i zakresu prac. Przy prostych poprawkach może to być kilka dni, przy większych pracach zwykle 7–14 dni albo więcej. Ważne, aby termin był realny i wskazany konkretną datą.

Czy mogę od razu zlecić naprawę innej osobie?

Najbezpieczniej najpierw wezwać pierwotnego wykonawcę do zmiany sposobu wykonania, usunięcia wad lub dokończenia prac. Dopiero po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu łatwiej uzasadnić obciążenie go kosztami naprawy.

Kiedy można odstąpić od umowy?

Odstąpienie może być zasadne, gdy wykonawca mimo wezwania nie poprawia wadliwego sposobu wykonania, nie kończy prac albo wada jest istotna. Przed złożeniem oświadczenia warto upewnić się, że dowody potwierdzają przyczynę odstąpienia.

Ile czasu mam na dochodzenie roszczeń z umowy o dzieło?

Roszczenia z umowy o dzieło przedawniają się zasadniczo po 2 latach od oddania dzieła, a jeżeli dzieło nie zostało oddane – od dnia, w którym zgodnie z umową miało zostać oddane. Nie warto więc odkładać sprawy.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1071 ze zmianami, w szczególności art. 6, 60, 627, 636, 638, 642 i 646.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 19 listopada 2002 r., VI CKN 1474/00 – przyjęcie dzieła nie wyklucza powoływania się na jego wady, jeżeli wady rzeczywiście istnieją.