Nieodpłatna prokura w JDG a ZUS, podatek i zarząd sukcesyjny

Czy można ustanowić prokurenta nieodpłatnie?

Tak. Przepisy nie nakazują, aby prokurent otrzymywał wynagrodzenie. Prokura jest szczególnym pełnomocnictwem udzielanym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do CEIDG albo do rejestru przedsiębiorców KRS, co wynika z art. 109¹ § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Z kolei zgodnie z art. 109² § 1 Kodeksu cywilnego prokura powinna być pod rygorem nieważności udzielona na piśmie.

Jeżeli więc przedsiębiorca udziela Pani prokury, a strony nie umawiają się na wynagrodzenie, możliwe jest pełnienie tej funkcji nieodpłatnie. W praktyce warto to wprost zapisać w dokumencie, np. że prokura jest udzielana bez wynagrodzenia.

Czy od nieodpłatnej prokury powstaje ZUS albo podatek?

Co do zasady – nie z samego faktu udzielenia prokury. Obowiązki wobec ZUS powstają wtedy, gdy istnieje konkretny tytuł do ubezpieczeń społecznych, np. umowa o pracę, umowa-zlecenie albo prowadzenie działalności. Tytuły do objęcia obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi wskazuje art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Sama funkcja prokurenta nie została tam wskazana jako samodzielny tytuł ubezpieczeniowy.

Podobnie podatkowo: jeżeli prokurent nie dostaje wynagrodzenia ani innego świadczenia majątkowego, co do zasady brak jest przychodu po stronie prokurenta. Inaczej może być, jeżeli oprócz prokury strony zawrą dodatkową odpłatną umowę albo wynagrodzenie będzie faktycznie wypłacane w innej formie. Wtedy trzeba oceniać skutki podatkowe i składkowe według tej konkretnej umowy.

Prokura a pełnomocnictwo – co lepiej wybrać?

Jeżeli chodzi o bieżące prowadzenie spraw przedsiębiorcy, prokura zwykle daje szersze umocowanie niż zwykłe pełnomocnictwo. Obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, co wynika z art. 109¹ § 1 Kodeksu cywilnego.

Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Bez pełnomocnictwa do poszczególnej czynności prokurent nie może zbyć przedsiębiorstwa, dokonać czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania, ani zbywać i obciążać nieruchomości – art. 109³ Kodeksu cywilnego.

Jeżeli potrzebują Państwo porównać zakres umocowania w praktyce, pomocne mogą być materiały o tym, kiedy prokurent samoistny może zawierać umowy w imieniu spółki oraz czym różni się pełnomocnik i prokurent do prowadzenia spraw firmy.

Czy prokura zabezpiecza firmę na wypadek śmierci przedsiębiorcy?

Nie w pełnym zakresie. To najważniejsza praktyczna kwestia w opisanym stanie faktycznym. Celem prokury jest reprezentacja przedsiębiorcy za jego życia. Jeżeli przedsiębiorca chce, aby po jego śmierci firma mogła być dalej tymczasowo prowadzona, potrzebny jest zarząd sukcesyjny na zasadach określonych w ustawie z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 tej ustawy przedsiębiorca może powołać zarządcę sukcesyjnego. Natomiast zgodnie z art. 9 ust. 1 tej ustawy powołanie zarządcy sukcesyjnego wymaga:

• wskazania określonej osoby do pełnienia funkcji zarządcy sukcesyjnego,
• zgody tej osoby na pełnienie funkcji,
• wpisu zarządcy sukcesyjnego do CEIDG.

Istotne jest też, że powołanie zarządcy sukcesyjnego przez przedsiębiorcę oraz zgoda osoby powołanej wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności – art. 9 ust. 2 ustawy o zarządzie sukcesyjnym.

W praktyce oznacza to, że jeśli partner chce, aby po jego śmierci można było dokończyć sprawy wobec klientów, urzędów i kontrahentów, powinien nie tylko udzielić prokury, ale także powołać zarządcę sukcesyjnego i dopilnować wpisu do CEIDG.

Czy prokurent może zostać zarządcą sukcesyjnym?

Tak, ale nie „automatycznie” tylko dlatego, że jest prokurentem. To wymaga odrębnego powołania według ustawy o zarządzie sukcesyjnym. Najbezpieczniejsze rozwiązanie praktyczne to równoległe przygotowanie dwóch dokumentów:

• oświadczenia przedsiębiorcy o udzieleniu prokury,
• oświadczenia przedsiębiorcy o powołaniu zarządcy sukcesyjnego wraz ze zgodą tej osoby na pełnienie funkcji.

Dopiero wpis zarządcy sukcesyjnego do CEIDG daje realne zabezpieczenie ciągłości działalności po śmierci przedsiębiorcy. Samo przekonanie, że „prokurent po śmierci przejmie sprawy”, jest zbyt daleko idące i może prowadzić do problemów z bankiem, urzędami albo kontrahentami.

Jak zgłosić prokurę i zarządcę sukcesyjnego do CEIDG?

Przedsiębiorca składa wniosek o zmianę wpisu w CEIDG. W praktyce można to zrobić elektronicznie przez system CEIDG na portalu biznes.gov.pl albo w urzędzie gminy. W CEIDG ujawnia się m.in. dane prokurenta oraz dane zarządcy sukcesyjnego, jeżeli został powołany.

Warto pamiętać o rozróżnieniu:

Jak powinien wyglądać dokument prokury?

Przepisy nie narzucają urzędowego formularza. Dokument powinien jednak jasno wskazywać:

• dane przedsiębiorcy,
• firmę przedsiębiorcy i NIP,
• dane prokurenta,
• rodzaj prokury – samoistna albo łączna, zgodnie z art. 109⁴ § 1 Kodeksu cywilnego,
• datę udzielenia,
• podpis przedsiębiorcy,
• ewentualnie zapis, że funkcja jest pełniona nieodpłatnie.

Jeżeli celem jest także sukcesja firmy, potrzebny jest osobny dokument dotyczący zarządcy sukcesyjnego oraz pisemna zgoda tej osoby. Nie warto łączyć wszystkiego w jeden nieprecyzyjny wzór, bo w praktyce CEIDG i późniejsze czynności po śmierci przedsiębiorcy wymagają wyraźnego rozdzielenia obu instytucji.

Na co uważać w praktyce?

Najczęstszy błąd polega na mieszaniu trzech różnych spraw:

• samego umocowania do działania za życia przedsiębiorcy,
• odpłatności za wykonywanie czynności,
• zabezpieczenia firmy na wypadek śmierci przedsiębiorcy.

To są odrębne zagadnienia. Można ustanowić nieodpłatnego prokurenta, ale jeżeli ta sama osoba ma po śmierci przedsiębiorcy prowadzić przedsiębiorstwo w spadku, trzeba dodatkowo skutecznie powołać zarządcę sukcesyjnego. Jeżeli zaś współpraca ma być odpłatna, trzeba osobno uregulować podstawę wypłaty wynagrodzenia i ocenić skutki podatkowo-składkowe.

FAQ

Czy prokura w JDG musi być płatna?

Nie. Kodeks cywilny nie wymaga wynagrodzenia za pełnienie funkcji prokurenta. Można więc udzielić prokury nieodpłatnie, o ile strony tak ustalą.

Czy sam wpis prokurenta do CEIDG oznacza obowiązek ZUS?

Nie. Obowiązek ZUS wynika z tytułu do ubezpieczeń wskazanego w art. 6 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a nie z samego ujawnienia prokury w CEIDG.

Czy prokurent po śmierci przedsiębiorcy może dalej prowadzić firmę?

Nie na samej podstawie prokury. Dalsze prowadzenie przedsiębiorstwa po śmierci przedsiębiorcy wymaga zarządu sukcesyjnego zgodnie z ustawą z 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym.

Czy można w jednym czasie być prokurentem i zarządcą sukcesyjnym?

Tak, ale funkcje te mają różną podstawę prawną i różny cel. Trzeba odrębnie udzielić prokury oraz odrębnie powołać zarządcę sukcesyjnego i zgłosić go do CEIDG.

Czy wystarczy zwykłe pełnomocnictwo zamiast prokury?

Zależy od celu. Do niektórych spraw zwykłe pełnomocnictwo wystarczy, ale jeżeli chodzi o szerokie reprezentowanie przedsiębiorcy w sprawach firmy, prokura jest rozwiązaniem mocniejszym i bardziej typowym.

Źródła

• art. 101 § 2, art. 109¹–109⁹ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
• art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
• art. 8 ust. 1, art. 9 ust. 1–2, art. 18 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw
• CEIDG / biznes.gov.pl – informacje praktyczne o zmianie wpisu przedsiębiorcy i ujawnieniu prokury oraz zarządcy sukcesyjnego