Cofnięcie pełnomocnictwa do reprezentowania spółki jawnej

Od czego zależy, czy jeden wspólnik może cofnąć pełnomocnictwo?

Najpierw trzeba ustalić, kto formalnie udzielił pełnomocnictwa. To kluczowe, bo od tego zależy, czy jeden wspólnik może odwołać je samodzielnie, czy potrzebne jest współdziałanie obu wspólników.

Zgodnie z art. 101 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane, chyba że mocodawca zrzekł się odwołania z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

W praktyce w spółce jawnej występują zwykle dwa warianty:

Jeżeli więc pełnomocnik został ustanowiony na podstawie uchwały wspólników i dokument pełnomocnictwa podpisali wspólnicy zgodnie z zasadą reprezentacji łącznej, najbezpieczniej przyjąć, że jego odwołanie również powinno nastąpić w taki sam sposób. Wynika to z konstrukcji reprezentacji spółki jawnej oraz z tego, że czynność odwołania pełnomocnictwa jest czynnością dotyczącą sfery umocowania udzielonego przez określonych mocodawców.

Jeżeli natomiast pełnomocnik był umocowany osobno przez każdego wspólnika, jeden wspólnik może cofnąć swoje umocowanie bez zgody drugiego.

Jakie przepisy mają znaczenie w spółce jawnej?

W spółce jawnej prawo reprezentacji reguluje ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych.

Zgodnie z art. 29 § 1 Kodeksu spółek handlowych każdy wspólnik ma prawo reprezentować spółkę. Z kolei art. 30 § 1 Kodeksu spółek handlowych pozwala w umowie spółki przewidzieć, że wspólnik jest pozbawiony prawa reprezentowania spółki albo jest uprawniony do jej reprezentowania tylko łącznie z innym wspólnikiem lub prokurentem. Przed oceną możliwości odwołania umocowania warto więc ustalić także zakres i skutki pełnomocnictwa udzielanego przez wspólnika spółki jawnej.

Jeżeli więc umowa spółki przewiduje reprezentację łączną, to wspólnik nie powinien samodzielnie składać oświadczeń w imieniu spółki w sprawach objętych reprezentacją, w tym co do zasady także odwoływać pełnomocnika ustanowionego dla działania w imieniu spółki.

Warto odróżnić pełnomocnictwo od prokury. Prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa przedsiębiorcy wpisanego do rejestru i podlega odrębnym zasadom z art. 109¹–109⁹ Kodeksu cywilnego. Jeżeli sprawa dotyczy właśnie prokury, pomocne może być omówienie: rezygnacja z prokury.

Czy odwołanie pełnomocnictwa wymaga tej samej formy co jego udzielenie?

Co do zasady nie. Kodeks cywilny nie wymaga szczególnej formy dla odwołania pełnomocnictwa, chyba że ze szczególnego przepisu albo z okoliczności sprawy wynika potrzeba zachowania określonej formy dowodowej lub organizacyjnej.

Dlatego nawet jeśli pełnomocnictwo było udzielone na piśmie, jego odwołanie co do zasady również może nastąpić przez oświadczenie złożone pełnomocnikowi lub osobie trzeciej. W praktyce spółki jawnej bezwzględnie warto zrobić to na piśmie, aby dało się wykazać datę i zakres odwołania.

Jeżeli pełnomocnictwo było używane wobec kontrahentów, urzędów lub banku, należy nie tylko odwołać je wobec pełnomocnika, ale też zawiadomić podmioty, wobec których pełnomocnik działał. W przeciwnym razie mogą powstać spory co do skuteczności czynności dokonanych po odwołaniu.

Co zrobić, gdy wpis reprezentacji w KRS jest niezgodny z umową spółki?

Jeżeli umowa spółki jawnej przewiduje reprezentację łączną, a w KRS wpisano, że każdy wspólnik może reprezentować spółkę samodzielnie, to trzeba potraktować to jako poważną niezgodność, którą należy niezwłocznie usunąć.

Zgodnie z art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, domniemywa się, że dane wpisane do rejestru są prawdziwe. Dla obrotu oznacza to, że osoby trzecie mogą ufać ujawnionym danym rejestrowym.

Jednocześnie wpis sposobu reprezentacji do KRS nie tworzy dowolnie nowych zasad reprezentacji. Podstawą reprezentacji pozostaje umowa spółki oraz przepisy Kodeksu spółek handlowych. Problem polega jednak na tym, że błędny wpis może wywołać praktyczne konsekwencje w relacjach z kontrahentami i sądami rejestrowymi.

Dlatego należy:

1. sprawdzić aktualną treść umowy spółki i wszystkich zmian umowy,
2. porównać ją z aktualnym odpisem KRS,
3. ustalić, skąd wynika rozbieżność,
4. złożyć wniosek o zmianę lub sprostowanie wpisu w KRS wraz z dokumentami uzasadniającymi prawidłowy sposób reprezentacji.

Jeżeli przyczyną jest wcześniejsze błędne zgłoszenie, trzeba przedłożyć dokumenty źródłowe. Jeżeli sposób reprezentacji był rzeczywiście zmieniany, ale nieprawidłowo opisany, konieczna może być uchwała lub aneks do umowy – zależnie od konkretnego stanu faktycznego.

Zobacz również:

• czy pełnomocnictwo dla prezesa straciło moc czy nadal obowiązuje
• pełnomocnictwo do reprezentowania spółki z o.o. dla pracowników

Czy uchwała o odwołaniu pełnomocnictwa jest konieczna?

To zależy od tego, w jaki sposób pełnomocnik został ustanowiony.

Jeżeli uchwała wspólników była jedynie wewnętrzną podstawą do udzielenia pełnomocnictwa, a samo pełnomocnictwo zostało następnie podpisane zgodnie z zasadą reprezentacji spółki, to dla bezpieczeństwa najlepiej:

• podjąć uchwałę o cofnięciu umocowania albo o zmianie wcześniejszej uchwały, oraz
• złożyć oświadczenie o odwołaniu pełnomocnictwa podpisane zgodnie z zasadą reprezentacji spółki.

Takie podwójne działanie porządkuje zarówno relacje wewnętrzne między wspólnikami, jak i sytuację zewnętrzną wobec pełnomocnika oraz osób trzecich.

Jeżeli jednak uchwała nie była wymagana i każdy wspólnik działał jako samodzielny mocodawca w zakresie własnego umocowania, kolejna uchwała może nie być konieczna do cofnięcia indywidualnego pełnomocnictwa.

W sprawach dotyczących dalszego przekazania umocowania pomocny może być też materiał: udzielenie substytucji pełnomocnictwa.

Jak praktycznie odwołać pełnomocnictwo w spółce jawnej?

Najbezpieczniejsza procedura wygląda następująco:

1. Zweryfikuj dokumenty – umowę spółki, uchwałę wspólników, treść pełnomocnictwa, odpis KRS.
2. Ustal mocodawcę – czy pełnomocnikiem ustanowił spółkę działającą przez wspólników łącznie, czy każdy wspólnik oddzielnie.
3. Przygotuj oświadczenie o odwołaniu – najlepiej na piśmie, z dokładnym wskazaniem daty pełnomocnictwa, danych pełnomocnika i zakresu odwołania.
4. Doręcz odwołanie pełnomocnikowi – osobiście za pokwitowaniem, listem poleconym lub elektronicznie, jeśli da się potwierdzić odbiór.
5. Zawiadom kontrahentów i instytucje – zwłaszcza bank, urząd skarbowy, ZUS, biuro rachunkowe i stałych partnerów handlowych.
6. Popraw KRS, jeśli wpis reprezentacji lub ujawnionych pełnomocników jest nieaktualny albo błędny.

Jeżeli pełnomocnictwo było rodzajowe albo szczególne do konkretnej czynności, warto wyraźnie wskazać, czy odwołanie dotyczy całości umocowania, czy tylko określonych czynności.

Jakie ryzyka powstają, gdy wspólnicy nic nie zrobią?

Brak reakcji może prowadzić do kilku problemów:

• pełnomocnik nadal będzie występował jako umocowany,
• kontrahenci będą opierać się na dokumentach i danych z KRS,
• powstaną spory, czy czynności pełnomocnika były skuteczne,
• wspólnicy mogą ponosić konsekwencje błędnej organizacji reprezentacji spółki.

W spółce jawnej ma to szczególne znaczenie, ponieważ wspólnicy odpowiadają za zobowiązania spółki na zasadach określonych w art. 22 § 2 oraz art. 31 Kodeksu spółek handlowych. Im szybciej uporządkowana zostanie reprezentacja i umocowanie pełnomocnika, tym mniejsze ryzyko sporu.

FAQ

Czy jeden wspólnik może sam cofnąć pełnomocnictwo?

Tak, ale tylko wtedy, gdy odwołuje pełnomocnictwo udzielone przez siebie jako odrębnego mocodawcę. Jeżeli pełnomocnictwo zostało udzielone wspólnie zgodnie z zasadą reprezentacji łącznej, zwykle potrzebne jest współdziałanie obu wspólników.

Czy odwołanie pełnomocnictwa trzeba zgłaszać do KRS?

Nie każde pełnomocnictwo podlega ujawnieniu w KRS. Jeżeli jednak problem dotyczy błędnego wpisu sposobu reprezentacji albo ujawnionej prokury, odpowiedni wniosek do KRS jest konieczny.

Czy wystarczy sama uchwała wspólników?

Najczęściej nie. Uchwała porządkuje sprawę wewnętrznie, ale wobec pełnomocnika i osób trzecich należy jeszcze złożyć oświadczenie o odwołaniu pełnomocnictwa i doręczyć je zainteresowanym.

Czy odwołanie pełnomocnictwa może być ustne?

Co do zasady tak, ponieważ art. 101 § 1 Kodeksu cywilnego nie zastrzega szczególnej formy. W praktyce przedsiębiorcy powinni jednak zachować formę pisemną dla celów dowodowych.

Co zrobić, jeśli bank nadal uznaje pełnomocnika?

Trzeba niezwłocznie złożyć w banku pisemne zawiadomienie o odwołaniu pełnomocnictwa, dołączyć kopię dokumentu odwołania i zażądać potwierdzenia aktualizacji uprawnień. W niektórych przypadkach bank wymaga użycia własnego formularza.

Źródła

• art. 101 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
• art. 29 § 1 oraz art. 30 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych
• art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym
• wyrok Sądu Najwyższego z 29 czerwca 2000 r., sygn. akt V CKN 552/00
• uchwała Sądu Najwyższego z 30 maja 2008 r., sygn. akt III CZP 43/08