Pełnomocnik czy prokurent w JDG – forma, zakres i CEIDG

Pełnomocnik czy prokurent – co wybrać w jednoosobowej działalności?

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może posługiwać się pełnomocnikiem albo prokurentem. To dwa różne rodzaje umocowania.

Pełnomocnictwo reguluje art. 98–109 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Z kolei prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa udzielanego przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do CEIDG albo do rejestru przedsiębiorców KRS – art. 109¹ § 1 Kodeksu cywilnego.

Jeżeli chce Pani upoważnić inną osobę do bieżącego prowadzenia spraw firmy, zawierania typowych umów, kontaktów z kontrahentami, urzędami lub pracownikami, najpierw trzeba ustalić, jak szeroki ma być zakres umocowania i czy ma ono obejmować także czynności przekraczające zwykły zarząd.

Czy do pełnomocnictwa dla JDG potrzebny jest notariusz?

Co do zasady nie. Jeżeli pełnomocnictwo ma dotyczyć zwykłych czynności związanych z prowadzeniem firmy, wystarczy forma pisemna. Wynika to z art. 99 § 2 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym, jeżeli do ważności czynności prawnej nie jest potrzebna forma szczególna, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie.

Kluczowy jest jednak art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego: jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. To oznacza, że notariusz będzie potrzebny nie dlatego, że chodzi o „firmę”, lecz dlatego, że konkretna czynność wymaga aktu notarialnego albo innej formy szczególnej.

Przykładowo, jeżeli pełnomocnik ma podpisać umowę sprzedaży nieruchomości, to ponieważ umowa sprzedaży nieruchomości wymaga aktu notarialnego na podstawie art. 158 Kodeksu cywilnego, pełnomocnictwo również powinno być udzielone w formie aktu notarialnego – art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego.

Jakie pełnomocnictwo do prowadzenia spraw firmy?

W praktyce trzeba odróżnić trzy podstawowe rodzaje pełnomocnictwa z art. 98 Kodeksu cywilnego:

Jeżeli chodzi o zatrudnianie pracowników, podpisywanie umów z kontrahentami, kontakt z urzędami, odbiór korespondencji czy reprezentowanie w typowych bieżących sprawach, często wystarcza dobrze opisane pełnomocnictwo ogólne albo rodzajowe. Warto jednak bardzo precyzyjnie określić w dokumencie, do czego pełnomocnik jest uprawniony, a czego robić nie może.

Czynności zwykłego zarządu a czynności przekraczające zwykły zarząd

Przepisy nie zawierają zamkniętej listy czynności zwykłego zarządu. W praktyce ocena zależy od rodzaju działalności, skali firmy, wartości transakcji i ryzyka ekonomicznego. Dlatego ta kwestia zawsze zależy od konkretnego stanu faktycznego.

Zwykle do czynności zwykłego zarządu zalicza się bieżące, powtarzalne działania związane z normalnym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, np. zawieranie typowych umów handlowych, składanie zamówień, odbieranie należności czy zatrudnianie personelu w zwykłym toku działalności.

Z kolei czynności o podwyższonym znaczeniu majątkowym lub organizacyjnym, np. sprzedaż przedsiębiorstwa, sprzedaż nieruchomości, ustanowienie hipoteki czy zawarcie niestandardowej umowy o dużej wartości, mogą wymagać pełnomocnictwa rodzajowego albo szczególnego. Jeżeli dana czynność wymaga formy aktu notarialnego, takie samo wymaganie dotyczy pełnomocnictwa – art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego.

Zobacz również:

pełnomocnictwo do reprezentowania spółki z o.o. dla pracowników

Czy pełnomocnik może podpisywać umowy, zatrudniać pracowników i zaciągać zobowiązania?

Tak, ale tylko wtedy, gdy wynika to z treści umocowania. Zgodnie z art. 95 § 1 Kodeksu cywilnego czynności prawnej można dokonać przez przedstawiciela, a zgodnie z art. 95 § 2 Kodeksu cywilnego czynność dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga skutki bezpośrednio dla reprezentowanego.

Dlatego w pełnomocnictwie warto wprost wymienić, że pełnomocnik jest uprawniony np. do:

• zawierania i wypowiadania umów z kontrahentami,
• zatrudniania pracowników i podpisywania dokumentacji kadrowej,
• zawierania umów cywilnoprawnych,
• reprezentowania przed ZUS, urzędami i sądami, jeśli taki ma być zakres,
• odbioru korespondencji, faktur i oświadczeń,
• dokonywania określonych płatności lub składania dyspozycji bankowych – o ile dopuszcza to także bank.

Samo ogólne sformułowanie „do prowadzenia spraw firmy” bywa zbyt nieprecyzyjne w relacji z kontrahentem, bankiem lub urzędem. Im większe znaczenie praktyczne ma dana czynność, tym bardziej warto opisać ją wprost.

Dostęp do rachunku bankowego i płatności z konta firmowego

To jeden z najczęstszych problemów praktycznych. Nawet jeśli pełnomocnictwo cywilne jest ważne, bank może wymagać własnej procedury, wzoru pełnomocnictwa albo osobnego ustanowienia pełnomocnika do rachunku. Wynika to z tego, że sposób dysponowania rachunkiem jest regulowany nie tylko przez przepisy Kodeksu cywilnego, ale także przez umowę rachunku oraz regulamin banku.

W praktyce warto więc rozdzielić dwie kwestie:

• umocowanie cywilne do reprezentowania przedsiębiorcy,
• uprawnienie bankowe do składania dyspozycji dotyczących rachunku.

Jeżeli pełnomocnik ma realizować przelewy, podpisywać dyspozycje lub mieć dostęp do bankowości elektronicznej, trzeba dodatkowo sprawdzić wymogi konkretnego banku.

Prokura w JDG – czym różni się od zwykłego pełnomocnictwa?

Prokura to szczególny typ pełnomocnictwa handlowego. Zgodnie z art. 109¹ § 1 Kodeksu cywilnego może jej udzielić przedsiębiorca podlegający obowiązkowi wpisu do CEIDG albo do rejestru przedsiębiorców KRS. A zatem przedsiębiorca prowadzący JDG może ustanowić prokurenta.

Zakres prokury jest bardzo szeroki. Na podstawie art. 109¹ § 1 Kodeksu cywilnego obejmuje ona umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Ograniczenia wynikają z art. 109³ Kodeksu cywilnego. Do zbycia przedsiębiorstwa, dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie przedsiębiorstwa do czasowego korzystania, oraz do zbywania i obciążania nieruchomości jest potrzebne pełnomocnictwo do poszczególnej czynności.

Prokura musi być udzielona na piśmie pod rygorem nieważności – art. 109² Kodeksu cywilnego.

Jeżeli chce Pani, aby umocowanie było szerokie i czytelne dla kontrahentów, prokura bywa rozwiązaniem praktycznym. Trzeba jednak pamiętać, że jest to umocowanie bardzo mocne i w praktyce daje prokurentowi większą samodzielność niż standardowe pełnomocnictwo.

Zobacz również:

czy prokurent samoistny może w imieniu spółki zawierać umowy

Czy prokurent może zawierać umowy o pracę i umowy z kontrahentami?

Co do zasady tak. Skoro prokura obejmuje czynności sądowe i pozasądowe związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, to zwykle mieści się w niej zawieranie typowych umów handlowych, umów o pracę, składanie oświadczeń wobec kontrahentów czy reprezentacja przed sądem. Oczywiście konkretna ocena zależy od rodzaju czynności i związku z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Jednocześnie nie wolno zapominać o ograniczeniach z art. 109³ Kodeksu cywilnego oraz o tym, że niektóre instytucje, np. bank, mogą wymagać dodatkowego umocowania technicznego lub organizacyjnego.

Pełnomocnik i prokurent w CEIDG

W praktyce informację o pełnomocniku albo prokurencie przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG można ujawnić w CEIDG. Ma to znaczenie organizacyjne i wizerunkowe, bo ułatwia kontrahentom weryfikację osoby działającej w imieniu przedsiębiorcy.

Trzeba jednak pamiętać, że wpis w CEIDG nie tworzy pełnomocnictwa ani prokury sam przez się. Najpierw musi dojść do skutecznego udzielenia umocowania zgodnie z Kodeksem cywilnym, a dopiero potem można je ujawnić w ewidencji.

W przypadku prokury ujawnienie w CEIDG ma szczególnie istotne znaczenie praktyczne, ponieważ kontrahenci często oczekują możliwości łatwego potwierdzenia jej istnienia.

Sprawy podatkowe i ZUS – czy wpis w CEIDG wystarcza?

Nie zawsze. W sprawach podatkowych obowiązują odrębne zasady reprezentacji wynikające z ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa. Przykładowo pełnomocnictwo ogólne do działania we wszystkich sprawach podatkowych składa się według zasad z art. 138d § 1 i następnych Ordynacji podatkowej, a pełnomocnictwo szczególne w konkretnej sprawie – według art. 138e § 1 tej ustawy.

To oznacza, że nawet prawidłowe pełnomocnictwo cywilne do prowadzenia firmy nie zawsze wystarczy do reprezentacji przed organem podatkowym. W zależności od sprawy może być potrzebne odrębne pełnomocnictwo podatkowe.

Podobnie w ZUS lub PUE ZUS mogą obowiązywać osobne procedury techniczne udzielania upoważnień.

Kiedy na pewno potrzebna jest forma notarialna?

Notariusz będzie potrzebny wtedy, gdy pełnomocnictwo ma dotyczyć czynności wymagającej aktu notarialnego lub innej formy szczególnej. Najczęstsze przykłady to:

• sprzedaż nieruchomości – art. 158 Kodeksu cywilnego,
• darowizna nieruchomości – art. 890 § 1 Kodeksu cywilnego w zw. z przepisami o formie przeniesienia własności nieruchomości,
• ustanowienie hipoteki – zgodnie z wymaganiami wynikającymi z przepisów o hipotece i formie oświadczeń właściciela,
• czynności dotyczące przedsiębiorstwa, gdy dla konkretnej czynności wymagana jest forma szczególna.

W takich sytuacjach nie wystarczy zwykłe pełnomocnictwo pisemne ani sam wpis w CEIDG.

Jak bezpiecznie sporządzić pełnomocnictwo do firmy?

Praktycznie warto zadbać o to, aby dokument zawierał:

• dane przedsiębiorcy i pełnomocnika,
• dokładne określenie, czy jest to pełnomocnictwo ogólne, rodzajowe czy szczególne,
• precyzyjny zakres uprawnień,
• ewentualne limity kwotowe,
• zasady reprezentacji przed bankiem, urzędami i sądami,
• informację, czy pełnomocnik może ustanawiać dalszych pełnomocników, jeśli ma to być dopuszczalne – art. 106 Kodeksu cywilnego,
• datę udzielenia i podpis mocodawcy.

Jeżeli w grę wchodzą czynności nietypowe, wysokokwotowe albo związane z majątkiem prywatnym przedsiębiorcy, lepiej nie ograniczać się do jednego ogólnego wzoru.

FAQ

Czy pełnomocnictwo do prowadzenia firmy musi być potwierdzone przez notariusza?

Nie, jeżeli obejmuje zwykłe czynności i żadna z nich nie wymaga formy szczególnej. Notariusz jest potrzebny wtedy, gdy sama czynność wymaga np. aktu notarialnego, zgodnie z art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego.

Czy w JDG można ustanowić prokurenta?

Tak. Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może udzielić prokury na podstawie art. 109¹ § 1 Kodeksu cywilnego.

Czy prokurent może sprzedać nieruchomość przedsiębiorcy?

Nie na podstawie samej prokury. Zgodnie z art. 109³ Kodeksu cywilnego do zbycia i obciążenia nieruchomości potrzebne jest pełnomocnictwo do poszczególnej czynności.

Czy wpis pełnomocnika do CEIDG wystarcza wobec urzędu skarbowego?

Nie zawsze. W sprawach podatkowych stosuje się odrębne pełnomocnictwa wynikające z art. 138d–138e Ordynacji podatkowej.

Czy pełnomocnik może robić przelewy z konta firmowego?

Może, jeżeli ma odpowiednie umocowanie, ale w praktyce bank zwykle wymaga też osobnego ustanowienia pełnomocnika do rachunku zgodnie z własnym regulaminem.

Podsumowanie

Jeżeli chodzi o bieżące prowadzenie spraw jednoosobowej działalności, najczęściej wystarczy pełnomocnictwo pisemne, bez wizyty u notariusza. Notarialna forma będzie potrzebna dopiero wtedy, gdy pełnomocnik ma dokonać czynności wymagającej formy szczególnej. Jeżeli zależy Pani na bardzo szerokim umocowaniu związanym z prowadzeniem przedsiębiorstwa, można rozważyć prokurę, pamiętając o jej ustawowych ograniczeniach.

Najbezpieczniej jest dopasować treść umocowania do realnych potrzeb firmy: osobno sprawdzić kwestie cywilne, podatkowe, bankowe i ewidencyjne.

Źródła

• ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 95–99, art. 106 oraz art. 109¹–109⁹.
• ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, w szczególności art. 138d–138e.
• ustawa z 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy.