Podział etatu pracownika samorządowego między jednostkę a urząd gminy

Przeniesienie pracownika samorządowego a podział etatu

W opisanej sytuacji trzeba odróżnić dwie kwestie: przeniesienie pracownika samorządowego do innej jednostki oraz zatrudnienie tej samej osoby równocześnie u dwóch pracodawców. Przeniesienie w trybie ustawy o pracownikach samorządowych nie jest zwykłym „dopisaniem” części obowiązków do drugiego pracodawcy. Jest szczególną konstrukcją prawa pracy, która zmienia podmiot zatrudniający i miejsce wykonywania pracy.

Zgodnie z art. 22 ustawy o pracownikach samorządowych pracownika samorządowego zatrudnionego na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, można na jego wniosek albo za jego zgodą przenieść do pracy w innej jednostce samorządowej, w tej samej lub innej miejscowości, jeżeli nie narusza to ważnego interesu jednostki dotychczas zatrudniającej oraz przemawiają za tym ważne potrzeby jednostki przejmującej. Przeniesienie następuje w drodze porozumienia pracodawców.

Istotne jest to, że ustawa przewiduje przekazanie akt osobowych i dokumentacji pracowniczej do jednostki, w której pracownik ma być zatrudniony. To przemawia za ostrożnym podejściem do pomysłu, aby w ramach jednego przeniesienia „przenieść” tylko 1/4 etatu, a 3/4 tego samego stosunku pracy pozostawić w dotychczasowej jednostce.

Czy można podzielić jeden etat między jednostkę organizacyjną i urząd gminy?

Podział jednego stosunku pracy między dwóch pracodawców jest rozwiązaniem bardzo ryzykownym. Polski system prawa pracy opiera się na tym, że w danym stosunku pracy występuje konkretny pracodawca i konkretny pracownik. Jeżeli pracownik ma wykonywać obowiązki na rzecz dwóch różnych jednostek, zasadniczo powinno to wynikać albo z prawidłowo dokonanego przeniesienia całego stosunku pracy, albo z dwóch odrębnych stosunków pracy.

W praktyce najbezpieczniejsze są trzy modele:

Jeżeli zamierzeniem jest stałe wykonywanie 1/4 etatu w urzędzie gminy i 3/4 etatu w jednostce organizacyjnej, należy raczej mówić o dwóch odrębnych zatrudnieniach niż o prostym „podziale” jednego etatu. W takim wariancie każda jednostka jest osobnym pracodawcą, osobno prowadzi dokumentację, rozlicza czas pracy, urlop, wynagrodzenie oraz obowiązki pracownicze.

Stanowisko zdobyte w konkursie a obowiązek naboru

To, że pracownik objął obecne stanowisko po konkursie, nie oznacza automatycznie, że może bez konkursu objąć każde nowe stanowisko w urzędzie gminy. Zasadą jest otwarty i konkurencyjny nabór na wolne stanowiska urzędnicze. Zgodnie z art. 12 ustawy o pracownikach samorządowych za wolne stanowisko urzędnicze nie uważa się jednak stanowiska, na które zgodnie z przepisami ustawy albo w drodze porozumienia przeniesiono pracownika samorządowego spełniającego wymagane kwalifikacje.

Oznacza to, że przy pełnym przeniesieniu w trybie art. 22 ustawy konkurs co do zasady nie jest potrzebny, bo stanowisko obsadzane jest przez pracownika przenoszonego. Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownik ma uzyskać dodatkowe zatrudnienie w urzędzie na 1/4 etatu. Jeżeli jest to wolne stanowisko urzędnicze, urząd powinien ocenić, czy zachodzi podstawa do obsadzenia go bez naboru. Jeżeli takiej podstawy nie ma, zasadą będzie przeprowadzenie naboru.

Przy obsadzaniu stanowiska trzeba też sprawdzić formalne kwalifikacje wymagane na danym stanowisku. Dotyczy to zarówno wykształcenia, stażu pracy, jak i szczególnych wymogów określonych dla konkretnych stanowisk w przepisach albo regulaminie organizacyjnym.

Jak formalnie zmienić zatrudnienie z pełnego etatu na 3/4 etatu?

Jeżeli dotychczasowa jednostka ma zatrudniać pracownika już tylko na 3/4 etatu, sama informacja organizacyjna nie wystarczy. Trzeba zmienić warunki pracy i płacy. Najprostsze jest porozumienie zmieniające, czyli zgodna decyzja pracownika i pracodawcy co do nowego wymiaru czasu pracy, wynagrodzenia, zakresu obowiązków i daty wejścia zmian w życie.

Jeżeli pracownik nie zgadza się na obniżenie etatu, pracodawca może rozważyć wypowiedzenie zmieniające na podstawie art. 42 Kodeksu pracy. W piśmie trzeba zaproponować nowe warunki na piśmie. Jeżeli pracownik odmówi ich przyjęcia, umowa rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia. Przy umowie na czas nieokreślony wypowiedzenie musi mieć rzeczywistą i konkretną przyczynę, a w praktyce najczęściej będzie nią reorganizacja zadań lub zmniejszenie zakresu obowiązków w danej jednostce.

Ważne jest również, aby zmiana wymiaru etatu nie była pozorna. Jeżeli w jednostce pozostaje 3/4 etatu, zakres obowiązków powinien odpowiadać temu wymiarowi. Jeżeli pracownik formalnie pracuje na 3/4 etatu, a faktycznie wykonuje zadania jak przy pełnym etacie, może powstać spór o wynagrodzenie, czas pracy i godziny nadliczbowe.

Skutki dwóch odrębnych stosunków pracy

Jeżeli pracownik pozostaje na 3/4 etatu w jednostce organizacyjnej i zawiera drugą umowę na 1/4 etatu w urzędzie gminy, powstają dwa niezależne stosunki pracy. Każdy pracodawca odrębnie prowadzi dokumentację, ustala zakres obowiązków, rozlicza czas pracy i wypłaca wynagrodzenie. Trzeba też pilnować, aby harmonogramy pracy nie kolidowały ze sobą.

Odrębnego sprawdzenia wymagają dodatki i świadczenia. Dodatek za wieloletnią pracę pracownika samorządowego przysługuje według zasad z art. 38 ustawy o pracownikach samorządowych i przepisów wykonawczych. Przy równoległych zatrudnieniach nie można automatycznie podwójnie liczyć tych samych okresów. Co do zasady uwzględnia się poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy wliczane na podstawie odrębnych przepisów, a nie każdy trwający równolegle stosunek pracy.

Pracownik powinien też sprawdzić regulaminy wewnętrzne, ewentualne obowiązki informacyjne, zasady unikania konfliktu interesów oraz zakres odpowiedzialności za dokumenty i decyzje przygotowywane w obu jednostkach. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy zadania z jednostki organizacyjnej zostają przeniesione do urzędu gminy, ale faktycznie wykonuje je ta sama osoba.

Co powinien zrobić pracownik przed wyrażeniem zgody?

Przed podjęciem decyzji warto poprosić o pisemne przedstawienie proponowanego modelu zatrudnienia. Z dokumentów powinno wynikać, czy pracodawcy planują pełne przeniesienie, porozumienie zmieniające i nową umowę, czy inną reorganizację. Pracownik powinien znać nowy wymiar etatu, wysokość wynagrodzenia, miejsce pracy, zakres obowiązków, przełożonych oraz datę wejścia zmian w życie.

Jeżeli pracownik ma wyrazić zgodę na przeniesienie w trybie art. 22 ustawy o pracownikach samorządowych, zgoda powinna być świadoma i odnosić się do konkretnej jednostki, stanowiska i warunków zatrudnienia. Jeżeli natomiast proponuje się obniżenie etatu, warto ustalić, czy nastąpi ono za porozumieniem stron, czy w drodze wypowiedzenia zmieniającego.

FAQ

Czy urząd gminy może jednostronnie przenieść pracownika samorządowego na 1/4 etatu?

Nie w trybie art. 22 ustawy o pracownikach samorządowych. Przeniesienie do innej jednostki wymaga wniosku pracownika albo jego zgody oraz porozumienia pracodawców. Dodatkowo muszą istnieć ważne potrzeby jednostki przejmującej i brak naruszenia ważnego interesu jednostki dotychczasowej.

Czy przeniesienie z art. 22 może dotyczyć tylko części etatu?

Przepisy nie regulują wprost częściowego przeniesienia jednego stosunku pracy. Ze względu na konstrukcję przeniesienia, przekazanie dokumentacji pracowniczej i zmianę pracodawcy bezpieczniejsze jest przyjęcie, że art. 22 służy przeniesieniu stosunku pracy jako całości. Częściowa praca dla dwóch jednostek powinna być zwykle ukształtowana przez dwa odrębne stosunki pracy.

Czy drugi etat w urzędzie wymaga konkursu?

Jeżeli chodzi o wolne stanowisko urzędnicze, zasadą jest otwarty i konkurencyjny nabór. Konkurs może nie być potrzebny wtedy, gdy stanowisko jest obsadzane przez przeniesienie pracownika samorządowego na podstawie przepisów ustawy albo w innym ustawowym trybie, który wyłącza obowiązek naboru. Każdorazowo trzeba ocenić konkretną podstawę zatrudnienia.

Co się stanie, jeśli pracownik nie zgodzi się na obniżenie etatu?

Pracodawca nie może jednostronnie zmienić wymiaru etatu bez zachowania właściwego trybu. Może zaproponować porozumienie zmieniające albo wręczyć wypowiedzenie zmieniające. Przy odmowie przyjęcia nowych warunków umowa rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia, o ile wypowiedzenie jest skuteczne i zgodne z prawem.

Czy dwa zatrudnienia wpływają na dodatek stażowy?

Tak, mogą wpływać. Dodatek za wieloletnią pracę ustala się według przepisów o pracownikach samorządowych i przepisów wykonawczych. Przy równoległych stosunkach pracy trzeba odrębnie ustalać prawo do dodatku u każdego pracodawcy i nie należy zakładać, że trwające jednocześnie zatrudnienie będzie automatycznie zaliczane podwójnie.

Podsumowanie

Najbardziej ostrożna i praktyczna odpowiedź jest taka: jednego etatu pracownika samorządowego nie powinno się mechanicznie dzielić między jednostkę organizacyjną i urząd gminy w ramach przeniesienia z art. 22 ustawy o pracownikach samorządowych. Jeżeli pracownik ma wykonywać pracę dla dwóch jednostek, należy prawidłowo ukształtować dwa stosunki pracy albo dokonać pełnego przeniesienia do jednej jednostki. Obniżenie etatu u dotychczasowego pracodawcy wymaga porozumienia albo wypowiedzenia zmieniającego, a dodatkowe zatrudnienie w urzędzie może wymagać naboru na wolne stanowisko urzędnicze.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1135 - ISAP
2. Tekst jednolity ustawy o pracownikach samorządowych, Dz.U. 2024 poz. 1135 - Dziennik Ustaw PDF
3. Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 277 - Dziennik Ustaw PDF
4. Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych - przepisy dotyczące dodatku za wieloletnią pracę.