Wynajem świetlicy wiejskiej i pobieranie opłat

Pan Wiktor zapytał o sytuację, w której świetlica wiejska jest wynajmowana na uroczystości, a opłaty pobiera sołtys będący jednocześnie przewodniczącym rady gminy. Regulamin gminny przewiduje jedynie rozliczenie mediów, natomiast w praktyce pojawia się stała opłata za wynajem, dodatkowa kwota za pokrowce na fotele oraz 20% doliczane do kosztów energii. Problem dotyczy także imprezy charytatywnej na rzecz szkoły.

Stan prawny na 30 maja 2026 r. prowadzi do wniosku, że w takiej sprawie kluczowe są nie ustne ustalenia sołtysa, lecz dokumenty gminy: uchwała rady, regulamin korzystania ze świetlic, ewentualne zarządzenie wójta lub burmistrza, umowa najmu albo użyczenia, cennik oraz sposób księgowania wpływów.

Kto może ustalać opłaty za wynajem świetlicy wiejskiej?

Świetlica wiejska należąca do gminy jest składnikiem mienia komunalnego i zwykle obiektem użyteczności publicznej. Zasady i tryb korzystania z takich obiektów rada gminy może określać na podstawie art. 40 ust. 2 pkt 4 ustawy o samorządzie gminnym. Natomiast kwestia cen i opłat za korzystanie z obiektów użyteczności publicznej wynika z art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy o gospodarce komunalnej.

W praktyce oznacza to, że rada gminy powinna zdecydować, czy korzystanie ze świetlic jest odpłatne, nieodpłatne, częściowo odpłatne albo zwolnione z opłat w określonych przypadkach, np. dla zebrań wiejskich, organizacji społecznych, wydarzeń szkolnych albo imprez charytatywnych. Rada może także powierzyć wójtowi, burmistrzowi albo prezydentowi miasta ustalanie wysokości cen i opłat. Takie powierzenie musi jednak wynikać z uchwały.

Sołtys, rada sołecka albo osoba faktycznie wydająca klucze do świetlicy nie mają samodzielnej kompetencji do tworzenia dodatkowego cennika. Mogą wykonywać zadania pomocnicze, prowadzić rezerwacje, pilnować protokołów zdawczo-odbiorczych czy wskazywać sposób zapłaty, ale powinni działać w granicach regulaminu i upoważnień przyjętych przez gminę.

Czy sołtys może doliczać marżę do mediów?

Jeżeli regulamin przewiduje wyłącznie zwrot kosztów mediów, to rozliczenie powinno odpowiadać zasadom wskazanym w regulaminie lub cenniku, np. według wskazań liczników, stawek stosowanych przez dostawców, ryczałtu albo innej metody ustalonej przez właściwy organ gminy. Doliczenie 20% marży do energii, wody, ogrzewania czy innych mediów wymaga jasnej podstawy prawnej albo umownej.

Wątpliwe jest także pobieranie dodatkowych kwot za elementy wyposażenia, np. pokrowce na fotele, jeżeli nie wynika to z zatwierdzonego cennika, regulaminu, umowy lub protokołu szkody. Taka opłata nie powinna być ustalana uznaniowo ani dopiero przy odbiorze sali.

Ważne jest również to, kto pobiera pieniądze i jak je dokumentuje. Jeżeli świetlica jest własnością gminy, co do zasady stroną umowy i podmiotem uprawnionym do uzyskania zapłaty powinna być gmina albo wskazana przez nią jednostka organizacyjna. Pokwitowanie wystawione przez sołectwo albo osobę fizyczną nie rozwiązuje problemu, jeżeli nie wiadomo, na jakiej podstawie pobrano pieniądze i czy trafiły one do właściwej ewidencji.

Świetlica wiejska jako obiekt użyteczności publicznej

W orzecznictwie sądów administracyjnych przyjmuje się, że świetlice wiejskie służą zaspokajaniu zbiorowych potrzeb wspólnoty: integracji mieszkańców, kulturze, edukacji, rekreacji i działalności społecznej. Dlatego zasady korzystania z takich obiektów powinny być jasne, równe i znane mieszkańcom.

W wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 18 września 2014 r., sygn. II SA/Gd 395/14, wskazano, że rada gminy może określić w zasadach korzystania z obiektu, czy korzystanie jest odpłatne czy nieodpłatne. Jednocześnie wysokość cen i opłat albo sposób ich ustalania wynika z kompetencji określonej w ustawie o gospodarce komunalnej. Jeżeli rada gminy chce, aby stawki ustalał wójt lub burmistrz, powinna mu takie uprawnienie wyraźnie powierzyć.

Nie oznacza to, że każda świetlica musi być dostępna bezpłatnie. Gmina może pobierać opłaty za prywatne imprezy, wesela, komunie, urodziny czy spotkania komercyjne. Opłaty te muszą jednak wynikać z prawidłowo przyjętych zasad i być stosowane jednakowo wobec osób znajdujących się w podobnej sytuacji.

Co zrobić, gdy opłaty za świetlicę budzą wątpliwości?

Pierwszym krokiem powinno być ustalenie, jakie dokumenty obowiązują w gminie. Warto złożyć do urzędu wniosek o udostępnienie informacji publicznej i poprosić o:

• aktualny regulamin korzystania ze świetlic wiejskich,
• uchwałę rady gminy dotyczącą zasad korzystania i odpłatności,
• zarządzenie wójta lub burmistrza w sprawie cennika, jeżeli takie istnieje,
• podstawę doliczania marży do mediów albo innych dodatkowych opłat,
• wzór umowy najmu lub użyczenia świetlicy,
• informację, na jaki rachunek wpływają opłaty i jak są ujmowane w budżecie gminy,
• zasady zwalniania z opłat imprez charytatywnych, szkolnych, kulturalnych albo społecznych.

Wniosek o informację publiczną co do zasady powinien zostać rozpatrzony bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni. Jeżeli odpowiedź jest niepełna albo urząd nie odpowiada, pomocny może być osobny materiał o tym, czy gmina ma obowiązek odpowiadać na wnioski obywateli.

Jeżeli dokumenty potwierdzą, że opłaty zostały pobrane bez podstawy albo ponad ustalone stawki, można złożyć skargę do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta, ponieważ to organ wykonawczy gospodaruje mieniem gminy i odpowiada za prawidłowe wykonywanie uchwał rady. Gdy zarzuty dotyczą także działań lub zaniechań wójta albo burmistrza, właściwa może być skarga do rady gminy w trybie działu VIII Kodeksu postępowania administracyjnego.

Skarga na sołtysa i przewodniczącego rady gminy

Jeżeli osoba pobierająca opłaty jest jednocześnie sołtysem i przewodniczącym rady gminy, trzeba odróżnić jej role. Jako sołtys może wykonywać zadania w jednostce pomocniczej gminy, ale nie powinien przekraczać kompetencji wynikających ze statutu sołectwa, uchwał rady i poleceń organu wykonawczego. Jako przewodniczący rady nie powinien wykorzystywać tej funkcji do wpływania na rozpatrywanie sprawy, która dotyczy jego własnych działań.

Komisja skarg, wniosków i petycji działa przy radzie gminy, ale zgodnie z ustawą o samorządzie gminnym nie wchodzą do niej radni pełniący funkcję przewodniczącego albo wiceprzewodniczącego rady. Jeżeli sprawa dotyczy bezpośrednio przewodniczącego, należy w piśmie wyraźnie wskazać na potrzebę bezstronnego rozpoznania skargi i wyłączenia go od czynności, które mogłyby rodzić konflikt interesów.

Pieniądze z wynajmu świetlicy a budżet gminy

Jeżeli świetlica jest mieniem gminnym, wpływy z jej wynajmu nie powinny funkcjonować jako nieformalna kasa sołectwa. Sołectwo jest jednostką pomocniczą gminy, a nie odrębną osobą prawną. O przeznaczeniu środków publicznych decyduje budżet gminy, uchwały organów gminy oraz zasady funduszu sołeckiego, jeżeli został wyodrębniony.

Nie jest więc wystarczające stwierdzenie, że pieniądze zostaną przeznaczone na miejscowość. Taki cel może być społecznie uzasadniony, ale środki muszą zostać pobrane, udokumentowane, zaksięgowane i wydane zgodnie z przepisami o finansach publicznych. Wątpliwości co do gospodarki finansowej gminy można zgłosić do Regionalnej Izby Obrachunkowej, która sprawuje nadzór i kontrolę w sprawach finansowych jednostek samorządu terytorialnego.

Czy impreza charytatywna w świetlicy powinna być zwolniona z opłat?

Nie ma ogólnej zasady, że każda impreza charytatywna w świetlicy wiejskiej musi być bezpłatna. Zwolnienie powinno wynikać z regulaminu, uchwały, zarządzenia albo decyzji właściwego organu działającego na podstawie takich przepisów. Jeżeli jednak gmina przewidziała bezpłatne udostępnianie świetlicy na cele społeczne, kulturalne, szkolne lub charytatywne, sołtys nie powinien samodzielnie żądać opłaty tylko dlatego, że taką praktykę przyjęto w danej miejscowości.

Warto też sprawdzić, czy w gminie istnieje rozróżnienie między najmem prywatnym a nieodpłatnym udostępnieniem na cele publiczne lub społeczne. Inne zasady mogą dotyczyć wesela, a inne zebrania mieszkańców, zajęć dla dzieci, kiermaszu szkolnego albo spotkania organizowanego przez stowarzyszenie.

Jak napisać skuteczne pismo do urzędu?

W piśmie nie warto zaczynać od zarzutów karnych, jeżeli nie ma jeszcze dokumentów. Lepsze jest żądanie wyjaśnień i podstaw prawnych. W treści można wskazać datę wynajmu, wysokość pobranych kwot, osobę pobierającą pieniądze, sposób zapłaty, otrzymane pokwitowania oraz pytania o podstawę prawną opłaty.

Jeżeli po uzyskaniu dokumentów okaże się, że opłata nie miała podstawy, można rozważyć wezwanie do zwrotu nienależnie pobranej kwoty. Adresatem takiego wezwania powinien być podmiot, który faktycznie uzyskał świadczenie albo który był stroną umowy. Ustalenie tej osoby bywa najważniejszym elementem sprawy, zwłaszcza gdy część wpłat trafiała na rachunek gminy, a część była pobierana gotówką.

FAQ

Podsumowanie

Wynajem świetlicy wiejskiej powinien odbywać się według jasnych i publicznie dostępnych zasad. Sołtys nie powinien samodzielnie tworzyć cennika, doliczać marży do mediów ani pobierać opłat, których nie przewidują akty gminne albo umowa. Jeżeli świetlica jest gminna, pieniądze z jej udostępniania muszą być rozliczane w sposób transparentny i zgodny z zasadami finansów publicznych.

W sprawie podobnej do opisanej przez pana Wiktora najpierw należy uzyskać aktualny regulamin, cennik i podstawę pobierania opłat. Dopiero po analizie dokumentów można ocenić, czy wystarczy skarga do burmistrza, czy konieczna będzie skarga do rady gminy, zawiadomienie RIO albo dochodzenie zwrotu nienależnie pobranych kwot.

Źródła

1. Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 662 – Dziennik Ustaw
2. Ustawa z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej, tekst jednolity Dz.U. 2021 poz. 679 – Dziennik Ustaw
3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1483 – Dziennik Ustaw
4. Ustawa z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 7 – Dziennik Ustaw
5. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, tekst jednolity Dz.U. 2022 poz. 902 – Dziennik Ustaw
6. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1691 – Dziennik Ustaw
7. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 18 września 2014 r., sygn. II SA/Gd 395/14 – Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych