Udzielenie substytucji pełnomocnictwa

Pełnomocnik wspólnika na zgromadzeniu wspólników spółki z o.o.

Zgodnie z art. 243 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych wspólnik spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników oraz wykonywać prawo głosu przez pełnomocnika, chyba że ustawa albo umowa spółki zawiera ograniczenia w tym zakresie. Oznacza to, że przed oceną konkretnego pełnomocnictwa trzeba sprawdzić nie tylko jego treść, lecz także umowę spółki.

Art. 243 § 2 Kodeksu spółek handlowych wymaga, aby pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników było udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Dokument pełnomocnictwa dołącza się do księgi protokołów. Jeżeli pełnomocnictwo nie ma formy pisemnej, spółka nie powinna dopuścić pełnomocnika do udziału w zgromadzeniu ani do głosowania.

Ważne ograniczenie wynika z art. 243 § 3 Kodeksu spółek handlowych: członek zarządu oraz pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników. Zakaz dotyczy pełnomocnika reprezentującego wspólnika wobec tej spółki, niezależnie od tego, czy wspólnik wyraził na to zgodę.

Pełnomocnictwo może być udzielone na jedno konkretne zgromadzenie, do głosowania nad konkretną uchwałą albo szerzej, np. do reprezentowania wspólnika na zgromadzeniach danej spółki. Sąd Najwyższy w wyroku z 25 listopada 2004 r., sygn. akt III CK 607/03, wskazał, że art. 243 Kodeksu spółek handlowych nie wyklucza pełnomocnictwa obejmującego wszystkie zgromadzenia wspólników danej spółki. W wyjątkowych sytuacjach trzeba jednak ocenić, czy zakres i okoliczności udzielenia pełnomocnictwa nie naruszają art. 58 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, czyli zasad współżycia społecznego.

Co oznacza udzielenie substytucji pełnomocnictwa?

Klauzula typu „pełnomocnik może udzielać dalszych pełnomocnictw” albo „udzielam pełnomocnictwa z prawem substytucji” oznacza zgodę mocodawcy na ustanowienie przez pełnomocnika innej osoby jako dalszego pełnomocnika. Podstawą jest art. 106 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym pełnomocnik może ustanowić dla mocodawcy innych pełnomocników tylko wtedy, gdy wynika to z treści pełnomocnictwa, z ustawy albo ze stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

Dalszy pełnomocnik, czyli substytut, nie działa w imieniu pełnomocnika głównego, lecz bezpośrednio w imieniu mocodawcy. Jeżeli więc udzielono pełnomocnictwa do reprezentowania wspólnika na zgromadzeniu wspólników z prawem substytucji, pełnomocnik może wyznaczyć inną osobę, która pojawi się na zgromadzeniu i będzie wykonywać prawa wspólnika w granicach udzielonego umocowania.

Zakres substytucji nie może być szerszy niż zakres pełnomocnictwa głównego. Jeżeli pełnomocnik miał prawo reprezentować wspólnika wyłącznie na konkretnym zgromadzeniu, dalszy pełnomocnik również nie może skutecznie działać poza tym zakresem. Wynika to z ogólnych zasad przedstawicielstwa określonych w art. 95 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego oraz z art. 106 Kodeksu cywilnego.

Jak skutecznie odwołać pełnomocnictwo?

Art. 101 § 1 Kodeksu cywilnego stanowi, że pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane, chyba że mocodawca zrzekł się odwołania pełnomocnictwa z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa. Sam zapis o nieodwołalności nie zawsze wystarczy; musi istnieć rzeczywisty stosunek prawny, który takie zrzeczenie uzasadnia, np. określona umowa zabezpieczająca interes pełnomocnika albo osoby trzeciej.

Odwołanie pełnomocnictwa jest jednostronnym oświadczeniem woli. Zgodnie z art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego oświadczenie złożone innej osobie jest skuteczne z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. W praktyce najbezpieczniej doręczyć pełnomocnikowi pisemne odwołanie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, kurierem, osobiście za pokwitowaniem albo elektronicznie w sposób pozwalający wykazać doręczenie.

Chociaż art. 243 § 2 Kodeksu spółek handlowych wymaga pisemnej formy pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników, przepisy nie przewidują analogicznego rygoru nieważności dla odwołania pełnomocnictwa. Ze względów dowodowych odwołanie powinno jednak zostać sporządzone na piśmie, opatrzone datą i własnoręcznym podpisem, a następnie doręczone pełnomocnikowi.

Dlaczego trzeba zawiadomić spółkę?

Samo odwołanie pełnomocnictwa wobec pełnomocnika jest podstawowym krokiem, ale w sprawach spółki z o.o. należy również powiadomić zarząd spółki. Wynika to z praktycznego znaczenia art. 105 Kodeksu cywilnego. Przepis ten chroni osobę trzecią, jeżeli pełnomocnik po wygaśnięciu umocowania dokona czynności w granicach pierwotnego pełnomocnictwa, a druga strona nie wiedziała i nie mogła z łatwością dowiedzieć się o wygaśnięciu umocowania.

Jeżeli spółka otrzyma informację o odwołaniu pełnomocnictwa przed zgromadzeniem, trudniej będzie twierdzić, że nie mogła łatwo dowiedzieć się o wygaśnięciu umocowania. W piśmie do spółki warto wskazać datę udzielenia pełnomocnictwa, dane pełnomocnika, zakres pełnomocnictwa oraz informację, że odwołanie obejmuje także prawo udzielania substytucji i wszelkie dalsze pełnomocnictwa udzielone na jego podstawie.

Zwrot dokumentu pełnomocnictwa i dalsze pełnomocnictwa

Po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik ma obowiązek zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa. Wynika to z art. 102 Kodeksu cywilnego. Pełnomocnik może żądać poświadczonego odpisu dokumentu, ale wygaśnięcie umocowania powinno być na takim odpisie zaznaczone.

Jeżeli pełnomocnik skorzystał z prawa substytucji, należy zażądać informacji, komu udzielono dalszego pełnomocnictwa, oraz zawiadomić także tę osobę. W piśmie do spółki warto wyraźnie wskazać, że odwołanie obejmuje pełnomocnika głównego oraz osoby działające na podstawie dalszych pełnomocnictw udzielonych w ramach tego umocowania.

Proponowana treść odwołania pełnomocnictwa

Odwołanie można sformułować prosto. Przykładowa treść pisma może brzmieć:

Do spółki można skierować osobne pismo z informacją o odwołaniu pełnomocnictwa i wnioskiem o dołączenie tej informacji do dokumentacji spółki, w szczególności do księgi protokołów albo akt dotyczących najbliższego zgromadzenia.

Praktyczna tabela działań

Co, jeżeli pełnomocnik głosował po odwołaniu?

Jeżeli pełnomocnik albo substytut działał po wygaśnięciu umocowania, skutki trzeba oceniać na podstawie art. 105 Kodeksu cywilnego oraz przepisów Kodeksu spółek handlowych o zaskarżaniu uchwał. Jeżeli spółka wiedziała albo z łatwością mogła dowiedzieć się o odwołaniu pełnomocnictwa, argument o skuteczności późniejszego działania pełnomocnika jest znacznie słabszy.

Jeżeli wadliwe głosowanie miało wpływ na wynik uchwały, w zależności od treści uchwały i naruszenia można rozważyć powództwo o uchylenie uchwały na podstawie art. 249 § 1 Kodeksu spółek handlowych albo powództwo o stwierdzenie nieważności uchwały sprzecznej z ustawą na podstawie art. 252 § 1 Kodeksu spółek handlowych. Terminy są krótkie: dla powództwa z art. 249 Kodeksu spółek handlowych art. 251 tej ustawy przewiduje miesiąc od otrzymania wiadomości o uchwale, nie później niż 6 miesięcy od jej powzięcia. Dla powództwa z art. 252 Kodeksu spółek handlowych art. 252 § 3 tej ustawy przewiduje 6 miesięcy od otrzymania wiadomości o uchwale, nie później niż 3 lata od jej powzięcia.

FAQ

Źródła

• art. 2, art. 243 § 1, art. 243 § 2, art. 243 § 3, art. 249 § 1, art. 251, art. 252 § 1 i art. 252 § 3 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych,
• art. 58 § 2, art. 61 § 1, art. 95 § 1 i § 2, art. 101 § 1, art. 102, art. 105 i art. 106 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny,
• wyrok Sądu Najwyższego z 25 listopada 2004 r., sygn. akt III CK 607/03,
• wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 13 lutego 2014 r., sygn. akt V ACa 801/13,
• wyrok Sądu Najwyższego z 6 lipca 2012 r., sygn. akt V CSK 354/11.