Refundacja kosztów okularów korygujących wzrok

Obowiązek zapewnienia pracownikowi okularów

Zgodnie z § 8 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe: „pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego”.

Zgodnie z powyższym pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Częstotliwość i wymiar refundacji

Brak jest uregulowań co do częstotliwości refundacji, jak i również brak jest regulacji co do wysokości refundacji. Najczęściej kwestie te reguluje regulamin pracy obowiązujący w zakładzie, który wskazuje sposoby refundacji. Powyższe oznacza, że pracodawca może stosować dowolność w tym zakres regulacji. Chociaż właściwym byłoby stosowanie takiej praktyki, że przy każdym badaniu okresowym pracodawca winien dokonywać zwrotu, jak również kiedy zaistnieje taka przesłanka, czyli nastąpi u pracownika znaczne osłabienie wzroku, poparte zaświadczeniem lekarskim.

Dofinansowanie do okularów pracowniczych jest obowiązkiem w przypadku osób, które spędzają przed monitorem ekranowym co najmniej cztery godziny dziennie. Informacja o tym powinna znaleźć się na skierowaniu wystawionym przez pracodawcę, aby lekarz medycyny pracy mógł właściwie ocenić ryzyko pogorszenia wzroku w przypadku pracy na danym stanowisku. Jeżeli na zaświadczeniu lekarskim dotyczącym badań wstępnych, okresowych czy kontrolnych – po chorobie trwającej 30 dni – lekarz napisze, że pracownik musi pracować w okularach korekcyjnych, jest to podstawa do refundacji kosztów zakupu okularów czy szkieł kontaktowych przez pracownika. Następnie powinien on dostarczyć pracodawcy fakturę za zakup okularów wystawioną na swoje imię i nazwisko i na tej podstawie pracodawca powinien zwrócić mu ustaloną kwotę zwrotu.

Zwolnienie refundacji z podatku

W związku z tym, że obowiązek zapewnienia okularów korygujących wzrok pracownikom pracującym przy monitorze ekranowym minimum 4 godziny dziennie wynika z przepisów BHP, kwota zwrotu jest wolna od podatku dochodowego. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku od osób fizycznych, który mówi, że „wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw”.

Potwierdzenie tego faktu znajduje się także w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 11 maja 2011 roku (IBPBII/1/415-141/11/BJ): „kwota zwrotu kosztów zakupu okularów korekcyjnych na podstawie faktury wystawionej na pracownika jako jedna z form zaopatrzenia w okulary podlega zwolnieniu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z tym wnioskodawca, jako płatnik, nie ma obowiązku obliczania, potrącania i zapłaty zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, zgodnie z art. 31 tej ustawy”.

Należy zatem zaznaczyć, że tylko zakup okularów pracownika, który w zaświadczeniu od lekarza medycyny pracy będzie posiadał informację, że musi w nich pracować przy obsłudze monitora ekranowego, będzie podlegać zwolnieniu od podatku. Jeżeli pracownik we własnym zakresie uda się do specjalisty i otrzyma od niego receptę na okulary, a następnie przedłoży pracodawcy fakturę za ich zakup, to zwrot za okulary w tym wypadku nie będzie wolny od podatku. To samo będzie miało miejsce w przypadku, gdy okulary ulegną zniszczeniu lub zgubieniu, a pracownik wystąpi z wnioskiem do pracodawcy o ich refundację.

Tylko zakup okularów przez pracownika, który posiada stosowne zaświadczenie od lekarza medycyny pracy, jest wolny od podatku dochodowego. Podobnie wygląda sytuacja w kwestii składek ZUS od zwróconej kwoty za okulary lub soczewki kontaktowe. Jeżeli wartość refundacji będzie wynikiem decyzji lekarza medycyny pracy, to zostanie ona zwolniona z oskładkowania.

Reasumując, pracodawca powinien refundować okulary lub soczewki korygujące wzrok pracownika tak często, jak zleci to lekarz medycyny pracy. Niedopuszczalne jest, co często się zdarza, regulowanie w wewnątrzzakładowych przepisach sztywnych okresów, np. co dwa lata lub co trzy lata, gdyż w odniesieniu do konkretnego pracownika przepisy te mogą nie znaleźć zastosowania. O wymianie okularów zawsze decyduje lekarz okulista podczas badań lekarskich z zakresu medycyny pracy. Jeżeli stwierdzi on w orzeczeniu lekarskim, że pracownikowi w związku z pracą pogorszył się wzrok, pracodawca musi zwrócić pracownikowi pieniądze za wymianę szkieł. Oczywiście w tej sytuacji wymiana opraw nie musi mieć miejsca i o tym fakcie należy poinformować pracownika, najlepiej w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350

2. Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, Dz.U. 2023 poz. 2367