Zaświadczenie A1 przy pracy za granicą i prowadzeniu gospodarstwa rolnego

Do czego służy zaświadczenie A1

Zaświadczenie A1 potwierdza, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba w sytuacji transgranicznej. Wynika to z art. 11 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz z przepisów wykonawczych rozporządzenia (WE) nr 987/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 września 2009 r..

To ważne: A1 nie ustala rezydencji podatkowej i nie przesądza o podatku dochodowym. Dokument dotyczy wyłącznie ubezpieczeń społecznych. Twierdzenie, że bez A1 ZUS „ustali rezydencję podatkową”, jest nieprawidłowe.

Znaczenie właściwego ustawodawstwa staje się szczególnie praktyczne przy wypadku pracownika za granicą i znaczeniu zaświadczenia A1. Wtedy dokumentacja ubezpieczeniowa może mieć bezpośrednie znaczenie dla ustalenia właściwego systemu świadczeń.

W praktyce A1 ma znaczenie wtedy, gdy przedsiębiorca z Polski czasowo wykonuje usługi np. w Niemczech i chce nadal opłacać składki w Polsce, zamiast podlegać systemowi niemieckiemu.

Kiedy przedsiębiorca może otrzymać A1 przy czasowym wykonywaniu usług za granicą

Dla osoby, która normalnie prowadzi działalność na własny rachunek w Polsce i czasowo wyjeżdża wykonywać podobną działalność do innego państwa członkowskiego, podstawą jest art. 12 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 883/2004. Z przepisu wynika, że taka osoba może nadal podlegać polskiemu ustawodawstwu, jeżeli:

• normalnie wykonuje znaczącą działalność na własny rachunek w Polsce,
• wyjeżdża do innego państwa, aby wykonywać tam podobną działalność,
• przewidywany czas tej działalności nie przekracza 24 miesięcy.

Dodatkowe kryteria doprecyzowuje art. 14 ust. 3 i ust. 4 rozporządzenia (WE) nr 987/2009. Z tych przepisów wynika, że przedsiębiorca musi już przed wyjazdem zwykle prowadzić istotną działalność w państwie wysyłającym, czyli w Polsce. ZUS bada więc nie tylko sam wpis do CEIDG, ale rzeczywiste funkcjonowanie firmy.

Przy ocenie bierze się pod uwagę m.in. miejsce siedziby, biura, zaplecza, liczbę i wartość zleceń w Polsce, obrót, okres prowadzenia działalności, liczbę zawartych umów, miejsce administracyjnego prowadzenia spraw oraz ciągłość aktywności przed wyjazdem.

Czy praca w dzierżawionym gospodarstwie rolnym ma znaczenie dla A1

Może mieć znaczenie, ale tylko jako element rzeczywistej aktywności w Polsce i tylko wtedy, gdy da się ją udokumentować. Sam fakt, że ktoś pomaga rodzicom i korzysta z plonów, nie oznacza automatycznie, że ZUS uzna to za „normalne wykonywanie działalności na własny rachunek” w rozumieniu art. 12 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 883/2004.

Jeżeli Pana głównym tytułem do ubezpieczeń jest pozarolnicza działalność gospodarcza i podlega Pan z tego tytułu ZUS, to dla A1 najważniejsze będzie wykazanie realnej działalności tej właśnie firmy w Polsce. Uprawa ziemi może stanowić dodatkową okoliczność faktyczną, ale nie zastąpi dowodów, że przedsiębiorstwo budowlano-montażowe rzeczywiście funkcjonuje w Polsce.

Jeżeli natomiast działalność za granicą trwa około 5 miesięcy, a przez pozostałe 7 miesięcy faktycznie wykonuje Pan przede wszystkim prace rolne, ZUS może pytać, czy nadal chodzi o czasowe wykonywanie podobnej działalności za granicą przy zachowaniu zwykłej aktywności przedsiębiorcy w Polsce, czy też o sytuację o innym charakterze.

Czy brak dochodu pieniężnego z uprawy ziemi przekreśla znaczenie tej aktywności

Nie zawsze, ale może osłabić argumentację. ZUS bada faktyczne wykonywanie działalności, a nie tylko formalne posiadanie gruntu czy dzierżawy. Jeżeli z uprawy nie ma sprzedaży, faktur, ewidencji kosztów, dopłat, umów dostaw, zakupu materiału siewnego, nawozów czy usług rolniczych, to wykazanie gospodarczej skali tej aktywności będzie trudniejsze.

W praktyce samo przeznaczanie plonów na potrzeby rodziny nie jest tak silnym dowodem jak działalność przynosząca udokumentowany obrót. Dlatego ZUS może uznać, że aktywność rolnicza ma charakter pomocniczy lub prywatny, a nie zawodowy.

Jeżeli temat dotyczy zbiegu różnych aktywności i składek, pomocne mogą być także materiały o relacji między renta KRUS a firma - rolnictwo+DG.

Jakie dokumenty warto przygotować do wniosku o A1

Wniosek składa się elektronicznie przez PUE/eZUS. ZUS może żądać dokumentów potwierdzających stan faktyczny. W sprawie podobnej do opisanej warto przygotować zwłaszcza:

• wydruk z CEIDG i dokumenty potwierdzające okres prowadzenia działalności,
• umowy z polskimi i zagranicznymi kontrahentami,
• faktury sprzedażowe i kosztowe z okresu przed wyjazdem oraz w trakcie roku,
• dowody prowadzenia zaplecza w Polsce: biuro, magazyn, sprzęt, samochód, telefon, księgowość, konto firmowe,
• dokumenty potwierdzające wykonywanie podobnej działalności za granicą jak w Polsce,
• umowę dzierżawy gruntu, dokumenty dotyczące upraw, ewentualne dopłaty, rachunki za środki produkcji rolnej, dowody sprzedaży plonów, jeśli występują,
• ewidencję pokazującą, jak wygląda podział czasu pracy i źródła przychodów.

Im bardziej aktywność w Polsce jest udokumentowana i ekonomicznie widoczna, tym większa szansa na pozytywną ocenę.

Czy ZUS „akceptuje” uprawę ziemi przy ocenie A1

ZUS nie zatwierdza samej uprawy jako takiej, lecz ocenia, czy przedstawione okoliczności pozwalają uznać, że nadal właściwe jest polskie ustawodawstwo. Podstawą tej oceny są przepisy unijne, a nie ogólne uznanie, że ktoś pracuje również w rolnictwie.

Jeżeli aktywność rolnicza nie jest Pana formalnym tytułem do ubezpieczeń i nie tworzy wyraźnego, udokumentowanego segmentu działalności zawodowej, ZUS może przywiązać do niej ograniczoną wagę. Wtedy decydujące będzie to, czy firma budowlana normalnie działa w Polsce przed wyjazdem i czy wyjazd do Niemiec jest tylko czasowym wykonywaniem podobnych usług.

Co oznacza „podobna działalność” za granicą

W art. 12 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 mowa jest o wykonywaniu za granicą „podobnej działalności”. Oznacza to, że rodzaj aktywności wykonywanej w innym państwie powinien odpowiadać charakterowi działalności wykonywanej zwykle w Polsce. Jeżeli w Polsce prowadzi Pan usługi budowlano-montażowe, a w Niemczech wykonuje Pan również usługi budowlano-montażowe, ten warunek co do zasady może być spełniony.

Problem pojawia się wtedy, gdy w Polsce rzeczywista aktywność przedsiębiorcy nie jest usługowa, lecz w praktyce ogranicza się głównie do prac rolnych albo działalność gospodarcza w Polsce jest tylko formalnie utrzymywana.

Jeśli pracuje się w kilku państwach, mogą obowiązywać inne zasady

Jeżeli dana osoba zwykle wykonuje działalność w dwóch lub większej liczbie państw członkowskich, zastosowanie może mieć nie art. 12, lecz art. 13 rozporządzenia (WE) nr 883/2004. Wtedy bada się m.in. miejsce zamieszkania i to, czy w państwie zamieszkania wykonywana jest znaczna część działalności.

To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie. Inaczej ocenia się czasowe wykonanie usługi w innym państwie, a inaczej stały model pracy transgranicznej. Dlatego przy kolejnych wnioskach A1 ZUS może porównywać nowy stan faktyczny z poprzednimi okresami i sprawdzać, czy nadal chodzi o oddelegowanie działalności, czy już o normalne wykonywanie aktywności w więcej niż jednym państwie.

Czy trzeba „rozliczyć poprzednią A1”

Co do zasady nie ma odrębnej procedury „rozliczenia A1” w znaczeniu zamknięcia dokumentu po powrocie. Trzeba jednak zachować zgodność stanu faktycznego z tym, co zostało wykazane we wniosku. Jeżeli sytuacja w trakcie obowiązywania A1 się zmieniła, należy poinformować ZUS, bo instytucja może ponownie ocenić właściwe ustawodawstwo.

Na podstawie art. 19 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 987/2009 instytucja właściwa poświadcza ustawodawstwo mające zastosowanie. Jeżeli poświadczenie oparto na niepełnych lub nieaktualnych danych, może dojść do wzruszenia ustaleń i sporu z instytucją zagraniczną.

Dlatego przy kolejnym wniosku nie tyle „rozlicza się” poprzednie A1, ile rzetelnie przedstawia, jak w rzeczywistości wyglądała działalność w poprzednim okresie i jak ma wyglądać w nowym.

Możliwe konsekwencje błędnego wniosku lub braku A1

Największe ryzyko nie polega na „karze za brak rozliczenia A1”, lecz na zakwestionowaniu polskiego ustawodawstwa i obowiązku opłacania składek w innym państwie. Może to prowadzić do:

• sporu o to, w którym państwie należało płacić składki,
• konieczności przedstawiania dodatkowych dokumentów zagranicznym kontrahentom lub służbom kontrolnym,
• problemów przy kontrolach zagranicznych, zwłaszcza w branży budowlanej,
• konieczności korekt dokumentów ubezpieczeniowych, jeśli stan faktyczny był inny niż zadeklarowany.

Ocena konsekwencji zależy od konkretnego państwa wykonywania usług i przebiegu kontroli.

Krótka tabela: co przemawia za A1, a co osłabia wniosek

Praktyczny wniosek w opisanej sytuacji

W opisanym stanie faktycznym szanse na A1 zależą przede wszystkim od tego, czy potrafi Pan wykazać, że firma budowlano-montażowa normalnie i rzeczywiście działa w Polsce, a wyjazdy do Niemiec są jedynie czasowym wykonywaniem podobnych usług. Sama uprawa dzierżawionej ziemi dla potrzeb rodziny raczej nie będzie kluczowym argumentem, jeśli nie ma za nią mocnych dowodów ekonomicznych i organizacyjnych.

Jeżeli w Polsce ma Pan realne zaplecze firmy, zlecenia, rozliczenia i ciągłość działalności, warto to szczegółowo udokumentować. Jeżeli natomiast polska aktywność przedsiębiorcy jest znikoma, a zasadnicza praca odbywa się za granicą, ZUS może odmówić potwierdzenia polskiego ustawodawstwa.

Gdy warunki nie są spełnione albo później zostają zakwestionowane, warto sprawdzić także procedurę dotyczącą odmowy wydania lub cofnięcia zaświadczenia A1 przez ZUS.

W podobnych sprawach pojawiają się też pytania o działalność w UK a etat w PL, bo tam również kluczowe jest ustalenie właściwego systemu ubezpieczeń.

FAQ

Czy A1 dotyczy podatku dochodowego?

Nie. A1 dotyczy wyłącznie ustalenia właściwego ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń społecznych na podstawie rozporządzenia (WE) nr 883/2004 i rozporządzenia (WE) nr 987/2009.

Czy sama dzierżawa ziemi od rodziców wystarczy do uzyskania A1?

Nie. Dzierżawa gruntu sama w sobie nie przesądza o prawie do A1. ZUS bada realne wykonywanie działalności zawodowej w Polsce i jej udokumentowanie.

Czy brak sprzedaży plonów wyklucza uwzględnienie pracy w gospodarstwie?

Nie wyklucza automatycznie, ale osłabia wartość dowodową tej aktywności. Im mniej dokumentów potwierdzających gospodarczy charakter prac rolnych, tym mniejsze znaczenie może przypisać im ZUS.

Na jak długo można otrzymać A1 dla przedsiębiorcy wykonującego czasowo usługi za granicą?

Zasadniczo do 24 miesięcy, co wynika z art. 12 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 883/2004, o ile są spełnione pozostałe warunki.

Czy każdy kolejny wniosek A1 jest oceniany od nowa?

Tak. ZUS może badać aktualny stan faktyczny przy każdym kolejnym wniosku, zwłaszcza jeśli zmienił się model pracy, miejsce świadczenia usług albo skala działalności w Polsce.

Źródła:

Rozporządzenie (WE) nr 883/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego

Rozporządzenie (WE) nr 987/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004

Informacje ZUS dotyczące zaświadczeń A1 i wniosków składanych przez PUE/eZUS

Ustawa z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy