Zaświadczenie A1 z ZUS – odmowa wydania i cofnięcie

Czym jest zaświadczenie A1 i czego nie potwierdza?

Zaświadczenie A1 służy do potwierdzenia, które państwo jest właściwe w zakresie ubezpieczeń społecznych osoby wykonującej pracę lub działalność w sytuacji transgranicznej. Jeżeli przedsiębiorca ma A1 wydane przez ZUS, to co do zasady w okresie i na warunkach wskazanych w dokumencie podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, a nie systemowi państwa, w którym czasowo wykonuje usługę.

A1 nie jest natomiast zezwoleniem na wykonywanie działalności za granicą, nie zastępuje obowiązków podatkowych, rejestracyjnych ani branżowych w innym państwie i nie przesądza o prawie pobytu. Jego znaczenie dotyczy przede wszystkim składek na ubezpieczenia społeczne. Brak A1 nie oznacza automatycznie, że przedsiębiorca nie może wykonać zlecenia, ale może oznaczać obowiązek zgłoszenia i opłacania składek w państwie wykonywania pracy.

W praktyce najwięcej sporów dotyczy przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność gospodarczą w Polsce, a jednocześnie wykonują zlecenia w innych państwach. W takich sprawach trzeba ustalić, czy mamy do czynienia z czasowym przeniesieniem działalności do jednego państwa, czy z normalnym wykonywaniem działalności w dwóch lub kilku państwach.

Kiedy ZUS może odmówić wydania albo wycofać A1?

ZUS może odmówić wydania zaświadczenia A1, jeżeli z wniosku i dokumentów nie wynika, że przedsiębiorca spełnia warunki stosowania polskiego ustawodawstwa. Może też wycofać wcześniej wydane A1, jeżeli po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego okaże się, że dokument został wydany na podstawie nieprawidłowych danych albo później doszło do zmiany okoliczności, na których oparto zaświadczenie.

Przykładowo problem może powstać wtedy, gdy przedsiębiorca otrzymał A1 dla działalności wykonywanej naprzemiennie w kilku państwach, ale faktycznie pracował tylko w jednym państwie, a działalność w Polsce była symboliczna albo udokumentowana jedną drobną fakturą. Sama wcześniejsza utrata kontraktu nie przesądza jeszcze o zasadności cofnięcia A1. ZUS powinien ocenić rzeczywisty przebieg działalności, dokumenty, przychody, czas pracy i przyczyny zmiany planów.

Ważne jest także to, że zgodnie z art. 5 rozporządzenia 987/2009 dokument wydany przez instytucję państwa członkowskiego jest akceptowany przez instytucje innych państw tak długo, jak długo nie zostanie wycofany albo uznany za nieważny przez państwo, które go wydało. Jeżeli więc A1 nadal obowiązuje, zagraniczna instytucja nie powinna samodzielnie pomijać jego skutków. Po wycofaniu dokumentu mogą jednak pojawić się zaległe obowiązki składkowe w państwie, w którym praca była faktycznie wykonywana.

Jeżeli sprawa dotyczy sporu z ZUS, kluczowe jest uzyskanie decyzji na piśmie wraz z uzasadnieniem. Sama ustna informacja pracownika ZUS nie kończy sprawy i nie zastępuje decyzji, od której można się odwołać.

Działalność w kilku państwach UE a zaświadczenie A1

Jeżeli przedsiębiorca normalnie wykonuje działalność na własny rachunek w dwóch lub kilku państwach członkowskich, zastosowanie może mieć art. 13 ust. 2 rozporządzenia 883/2004. W uproszczeniu: osoba prowadząca działalność w kilku państwach podlega ustawodawstwu państwa zamieszkania, jeżeli wykonuje tam znaczną część działalności. Jeżeli nie wykonuje znacznej części działalności w państwie zamieszkania, znaczenie ma centrum zainteresowania jej działalności.

Przy ocenie, czy znaczna część działalności jest wykonywana w Polsce, nie wolno opierać się wyłącznie na jednym wskaźniku. ZUS powinien analizować całokształt okoliczności, w szczególności obrót, czas pracy, liczbę świadczonych usług i dochód. Rozporządzenie 987/2009 wskazuje, że wynik poniżej 25% tych kryteriów jest sygnałem, iż znaczna część działalności nie jest wykonywana w danym państwie. Nie jest to jednak mechaniczny próg, który zawsze samodzielnie rozstrzyga sprawę.

W przypadku pierwszego wniosku o A1 dla osoby prowadzącej działalność w dwóch lub kilku państwach ZUS wymaga danych na przyszłe 12 miesięcy oraz dokumentów potwierdzających, że działalność będzie rzeczywiście prowadzona w co najmniej dwóch państwach. Jeżeli z planu wynikały cztery państwa, a w praktyce doszło tylko do pracy w jednym z nich, trzeba wyjaśnić, czy była to obiektywna zmiana po wydaniu A1, czy od początku deklarowany model działalności nie odpowiadał rzeczywistości.

Samodelegowanie przedsiębiorcy do jednego państwa

Inną sytuacją jest czasowe przeniesienie działalności do jednego państwa, często nazywane samodelegowaniem przedsiębiorcy. Zgodnie z art. 12 ust. 2 rozporządzenia 883/2004 osoba, która normalnie wykonuje działalność na własny rachunek w jednym państwie członkowskim i udaje się do innego państwa, aby wykonywać podobną działalność, może nadal podlegać ustawodawstwu pierwszego państwa, jeżeli przewidywany czas takiej działalności nie przekracza 24 miesięcy.

W tym trybie ZUS bada przede wszystkim, czy przedsiębiorca przed wyjazdem rzeczywiście prowadził działalność w Polsce, czy działalność za granicą jest podobna do działalności prowadzonej w Polsce, czy okres pracy za granicą mieści się w limicie 24 miesięcy oraz czy przedsiębiorca utrzymuje w Polsce warunki pozwalające wznowić działalność po powrocie. Znaczenie mogą mieć m.in. faktury, umowy, rachunek bankowy, rozliczenia podatkowe, zaplecze organizacyjne, numer VAT, strona internetowa, stałe miejsce prowadzenia działalności i kontakty z klientami.

Decyzja Komisji Administracyjnej nr A2 wskazuje, że prowadzenie działalności przez co najmniej 2 miesiące przed skorzystaniem z przepisów o delegowaniu można zasadniczo uznać za wystarczające. Krótszy okres nie musi automatycznie przekreślać sprawy, ale wymaga indywidualnej oceny. W praktyce przedsiębiorca, który założył firmę kilka tygodni przed wyjazdem i nie ma jeszcze realnej aktywności w Polsce, musi liczyć się z odmową wydania A1.

Jeżeli przedsiębiorca pierwotnie wnioskował o A1 dla działalności w kilku państwach, ale faktycznie wykonywał usługę tylko w jednym państwie, warto przeanalizować, czy stan faktyczny bardziej odpowiada czasowemu przeniesieniu działalności na podstawie art. 12 ust. 2. Nie oznacza to automatycznie, że ZUS musi utrzymać poprzednie A1, ale może być ważnym argumentem w postępowaniu lub odwołaniu.

Jakie dokumenty i argumenty przedstawić ZUS?

Przedsiębiorca powinien przedstawić ZUS dokumenty, które pokazują rzeczywisty model działalności. W szczególności mogą to być: umowy z kontrahentami, aneksy i wypowiedzenia kontraktów, faktury z Polski i z zagranicy, zestawienie przychodów według państw, ewidencja czasu pracy, korespondencja potwierdzająca planowane miejsca wykonywania usług, dowody zaplecza firmy w Polsce, dokumenty podatkowe oraz potwierdzenia opłacania składek.

Jeżeli problem wynika z wcześniejszego zakończenia kontraktu, trzeba wyraźnie wykazać, że w dniu składania wniosku plan pracy w kilku państwach był realny, a zmiana nastąpiła później z przyczyn niezależnych od przedsiębiorcy. Pomocne będą dokumenty potwierdzające rozwiązanie umowy, rezygnację kontrahenta, zmianę harmonogramu albo ograniczenie zakresu prac.

Jeżeli w sprawie występują umowy cywilnoprawne, trzeba sprawdzić, czy ich treść odpowiada rzeczywistemu wykonywaniu działalności. Sam zapis o pracy w kilku państwach może nie wystarczyć, jeżeli faktury, harmonogramy i korespondencja wskazują, że w praktyce działalność była prowadzona wyłącznie w jednym kraju.

Co zrobić po odmowie albo wycofaniu A1?

Jeżeli ZUS odmówi wydania A1 albo wycofa zaświadczenie, powinien wydać decyzję. Od decyzji można wnieść odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała decyzję. Co do zasady termin na odwołanie wynosi miesiąc od dnia doręczenia decyzji.

W odwołaniu warto wskazać, jakie ustalenia ZUS są błędne, jakie dowody zostały pominięte oraz dlaczego stan faktyczny spełnia przesłanki właściwego trybu: działalności w kilku państwach albo czasowego przeniesienia działalności. Jeżeli ZUS oparł się wyłącznie na wysokości obrotu, można podnieść, że ocena powinna obejmować również czas pracy, liczbę usług, dochód, organizację działalności i rzeczywisty charakter zleceń.

Trzeba też pamiętać o konsekwencjach praktycznych. Po odmowie albo wycofaniu A1 może powstać obowiązek wyjaśnienia sytuacji w państwie, w którym praca była wykonywana. W zależności od prawa tego państwa może to oznaczać zgłoszenie do tamtejszego systemu, zapłatę składek i ewentualne korekty. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy praca za granicą była faktycznie wykonywana przez dłuższy czas bez skutecznego potwierdzenia polskiego ustawodawstwa.

FAQ

Czy ZUS może cofnąć A1 z mocą wsteczną?

Tak, jest to możliwe, jeżeli ZUS ustali, że zaświadczenie zostało wydane na podstawie nieprawidłowych danych albo że zmieniły się okoliczności, które uzasadniały jego wydanie. W praktyce skutkiem może być konieczność wyjaśnienia i opłacenia składek w państwie faktycznego wykonywania pracy.

Czy samo zerwanie kontraktu oznacza utratę A1?

Nie zawsze. Zerwanie kontraktu jest ważną okolicznością, ale nie powinno być oceniane automatycznie. Znaczenie ma to, czy w chwili składania wniosku plan wykonywania działalności w kilku państwach był rzeczywisty oraz czy późniejsza zmiana była niezależna od przedsiębiorcy.

Czy bez A1 można legalnie wykonać zlecenie za granicą?

Brak A1 nie jest sam w sobie zakazem wykonania zlecenia przez przedsiębiorcę z UE. Może jednak oznaczać, że przedsiębiorca musi podlegać ubezpieczeniom społecznym w państwie wykonywania pracy i spełnić tamtejsze obowiązki zgłoszeniowe oraz składkowe.

Czy firma musi działać w Polsce co najmniej 2 miesiące przed wyjazdem?

Okres 2 miesięcy wynika z praktycznych wskazówek dotyczących oceny, czy przedsiębiorca normalnie prowadzi działalność przed czasowym wyjazdem. Krótszy okres wymaga indywidualnej oceny, ale w praktyce zwiększa ryzyko odmowy, zwłaszcza gdy przedsiębiorca nie ma faktur, klientów ani zaplecza w Polsce.

Czy próg 25% obrotu w Polsce zawsze rozstrzyga sprawę?

Nie. Próg 25% jest ważną wskazówką przy ocenie znacznej części działalności, ale nie powinien być jedynym kryterium. ZUS powinien badać także czas pracy, liczbę usług, dochód, miejsce prowadzenia działalności, charakter umów i centrum zainteresowania działalności.

Jak odwołać się od decyzji ZUS w sprawie A1?

Odwołanie składa się do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała decyzję. Co do zasady należy to zrobić w terminie miesiąca od doręczenia decyzji. W odwołaniu trzeba wskazać, z czym przedsiębiorca się nie zgadza, oraz dołączyć dowody potwierdzające rzeczywisty model działalności.

Czy można zmienić podstawę wniosku z pracy w kilku państwach na samodelegowanie?

Można próbować wykazać, że rzeczywisty stan faktyczny odpowiada innemu trybowi ustalenia ustawodawstwa, np. czasowemu przeniesieniu działalności do jednego państwa. Nie gwarantuje to utrzymania poprzedniego A1, ale może być istotnym argumentem w postępowaniu wyjaśniającym lub sądowym.

Źródła

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, w szczególności art. 11, art. 12, art. 13 i art. 16 – EUR-Lex.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia nr 883/2004, w szczególności art. 5, art. 14 i art. 19 – EUR-Lex.
• Decyzja nr A2 Komisji Administracyjnej ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego z 12 czerwca 2009 r. dotycząca wykładni art. 12 rozporządzenia 883/2004 – EUR-Lex.
• Informacje ZUS o wniosku US-1 dla osoby prowadzącej w Polsce działalność na własny rachunek i czasowo przenoszącej działalność do innego państwa – ZUS.
• Informacje ZUS o wniosku US-2 dla osoby wykonującej działalność na własny rachunek w dwóch lub kilku państwach – ZUS.
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w szczególności art. 83 – ISAP.
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 477⁹ – ISAP.