Zaświadczenie A1 dla kierowcy z działalnością gospodarczą

Do czego służy zaświadczenie A1 dla kierowcy?

Zaświadczenie A1 potwierdza, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega osoba wykonująca pracę lub działalność w innym państwie UE, EOG, Szwajcarii albo w państwie objętym odpowiednimi zasadami koordynacji. W praktyce dokument ten ma wykazać, że składki powinny być opłacane w jednym państwie, a nie równocześnie w kilku systemach.

W przypadku kierowcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą najważniejsze jest ustalenie, czy rzeczywiście wykonuje on działalność na własny rachunek w kilku państwach, czy też jego aktywność w praktyce koncentruje się poza Polską. Sam wpis do CEIDG i opłacanie składek w Polsce nie zawsze wystarczą, jeżeli dokumenty pokazują, że zasadnicza część usług jest wykonywana i organizowana za granicą.

Sprawy tego typu należą do obszaru ZUS, ale często łączą się także z zagadnieniami pracy i działalności poza Polską. Jeżeli ZUS odmawia potwierdzenia polskiego ustawodawstwa albo cofa wydany dokument, osobno omawiamy odmowę wydania i cofnięcie zaświadczenia A1.

Kiedy kierowca z działalnością może podlegać polskiemu ZUS?

Jeżeli osoba normalnie wykonuje działalność na własny rachunek w dwóch lub kilku państwach członkowskich, zastosowanie ma art. 13 ust. 2 rozporządzenia nr 883/2004. Co do zasady podlega ona ustawodawstwu państwa zamieszkania, jeżeli wykonuje tam znaczną część działalności. Jeżeli znaczna część działalności nie jest wykonywana w państwie zamieszkania, bierze się pod uwagę państwo, w którym znajduje się centrum zainteresowania dla tej działalności.

Dla kierowcy oznacza to, że ZUS może badać nie tylko adres firmy w Polsce, lecz także rzeczywisty model pracy: gdzie są pozyskiwane zlecenia, gdzie znajduje się zaplecze działalności, gdzie są wystawiane faktury, gdzie wykonywane są usługi, jak wygląda trasa, kto organizuje przewozy oraz czy kierowca faktycznie działa jako przedsiębiorca.

Jeżeli kierowca świadczy usługi wyłącznie lub prawie wyłącznie dla zagranicznej firmy spedycyjnej, na pojazdach tej firmy, według jej organizacji i bez istotnego elementu działalności w Polsce, ZUS może szczegółowo analizować, czy są podstawy do potwierdzenia polskiego ustawodawstwa na dłuższy okres.

Jak ZUS bada znaczną część działalności?

Przy działalności na własny rachunek wykonywanej w kilku państwach ZUS bierze pod uwagę kryteria ilościowe, w szczególności:

• obrót lub przychód,
• czas pracy,
• liczbę świadczonych usług,
• dochód, jeżeli ma znaczenie dla oceny sprawy.

W przepisach wykonawczych przyjmuje się, że jeżeli kryteria w danym państwie są spełnione w proporcji niższej niż 25%, wskazuje to, że znaczna część działalności nie jest wykonywana w tym państwie. Nie oznacza to jednak, że ZUS zawsze może oprzeć się wyłącznie na jednym wskaźniku. Ocena powinna uwzględniać całokształt działalności.

Żądanie faktur lub dokumentów potwierdzających przychody nie jest więc samo w sobie bezpodstawne. Problem pojawia się wtedy, gdy ZUS traktuje faktury z Polski jako jedyne kryterium, pomijając czas pracy, liczbę usług, organizację działalności, zaplecze w Polsce oraz przewidywany schemat wykonywania usług w kolejnych miesiącach.

Czy trzeba wskazać wszystkie państwa przejazdu i dokładny czas pobytu?

We wniosku o A1 trzeba podać dane pozwalające ZUS ocenić, w jakich państwach będzie wykonywana działalność i jaki będzie jej przewidywany rozkład. W transporcie międzynarodowym nie zawsze da się z góry wskazać dokładnie, ile godzin kierowca spędzi w każdym państwie, ponieważ trasy zależą od zleceń, dyspozycji, załadunków, rozładunków i sytuacji drogowej.

W takiej sytuacji warto opisać model działalności praktycznie: kraje najczęstszych tras, przewidywany udział pracy w Polsce i poza Polską, bazę działalności, miejsce prowadzenia dokumentacji, miejsce zawierania umów, miejsce rozliczeń oraz dokumenty pokazujące dotychczasowy schemat pracy. ZUS może oczekiwać prognozy, ale nie powinien wymagać niemożliwie precyzyjnych danych, których przedsiębiorca obiektywnie nie zna w chwili składania wniosku.

Okres A1: czy ZUS musi wydać zaświadczenie na rok?

Przepisy nie dają przedsiębiorcy automatycznego prawa do otrzymania A1 dokładnie na okres wskazany we wniosku. ZUS ustala właściwe ustawodawstwo na podstawie przedstawionych danych i dokumentów, w tym sytuacji, jaka prawdopodobnie będzie miała miejsce w kolejnych 12 miesiącach.

Jeżeli dokumenty są niepełne, działalność jest nowa, schemat pracy jest niestabilny albo ZUS ma wątpliwości co do spełnienia warunków, może wydać A1 na krótszy okres albo odmówić wydania zaświadczenia na dalszy okres. Powinien jednak wyjaśnić, z jakich powodów nie potwierdza polskiego ustawodawstwa na czas wskazany przez przedsiębiorcę.

Jeżeli ZUS odmawia wydania A1 albo odmawia potwierdzenia polskiego ustawodawstwa w żądanym zakresie, przedsiębiorca powinien dążyć do uzyskania formalnego rozstrzygnięcia. Od decyzji ZUS można wnieść odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała decyzję. Co do zasady termin wynosi miesiąc od doręczenia decyzji.

Interpretacja indywidualna ZUS – kiedy pomoże?

Obecnie podstawą wniosku o interpretację indywidualną nie jest już ustawa o swobodzie działalności gospodarczej, lecz art. 34 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, w związku z art. 83d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Przedsiębiorca może wystąpić o interpretację w swojej indywidualnej sprawie, jeżeli chodzi o zakres i sposób zastosowania przepisów dotyczących m.in. podlegania ubezpieczeniom społecznym oraz składek.

Interpretacja może być przydatna, gdy przedsiębiorca chce uzyskać stanowisko ZUS co do tego, jak w opisanym stanie faktycznym należy rozumieć obowiązek podlegania ubezpieczeniom lub obowiązek opłacania składek. Trzeba jednak pamiętać, że interpretacja nie służy do rozstrzygania sporów dowodowych ani do zastępowania postępowania w sprawie wydania A1, jeżeli ZUS już prowadzi postępowanie lub wydał decyzję w tej samej kwestii.

Interpretacja wiąże ZUS tylko w sprawie przedsiębiorcy, który ją uzyskał, i tylko przy takim stanie faktycznym albo zdarzeniu przyszłym, jakie zostały opisane we wniosku. Dlatego opis musi być dokładny, zgodny z rzeczywistością i kompletny.

Jak przygotować wniosek o interpretację do ZUS?

Wniosek można przygotować samodzielnie albo z wykorzystaniem formularza ZUS dotyczącego interpretacji indywidualnej. W praktyce warto użyć formularza WPI, ponieważ prowadzi przez wymagane elementy i ogranicza ryzyko braków formalnych.

We wniosku należy wskazać w szczególności:

• firmę przedsiębiorcy, NIP oraz adres do korespondencji,
• dokładny opis stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego,
• własne stanowisko w sprawie, czyli jak przedsiębiorca rozumie przepisy i dlaczego uważa, że powinien podlegać polskiemu ustawodawstwu,
• konkretne pytanie do ZUS, najlepiej sformułowane tak, aby dotyczyło podlegania ubezpieczeniom lub składek, a nie samej technicznej czynności wydania dokumentu.

Opłata od wniosku wynosi 40 zł od każdego odrębnego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Opłatę należy wnieść w terminie 7 dni od złożenia wniosku. Jeżeli wniosek ma kilka niezależnych pytań lub kilka odrębnych wariantów zdarzenia przyszłego, ZUS może uznać, że trzeba uiścić więcej niż jedną opłatę.

Co wpisać we własnym stanowisku?

Własne stanowisko powinno być konkretne i oparte na przepisach. W sprawie kierowcy z działalnością gospodarczą można wskazać, że przedsiębiorca prowadzi działalność w Polsce, tu ma miejsce zamieszkania, zaplecze organizacyjne, dokumentację, rozliczenia oraz centrum interesów działalności, a praca za granicą wynika z charakteru usług transportowych.

Jeżeli przemawia za tym stan faktyczny, należy wykazać, że znaczna część działalności jest wykonywana w Polsce albo że centrum zainteresowania działalności znajduje się w Polsce. Jeżeli natomiast udział przychodów z Polski jest niski, trzeba wyjaśnić pozostałe kryteria: czas pracy, liczbę usług, miejsce organizacji działalności, miejsce podejmowania decyzji gospodarczych, zawieranie umów, fakturowanie i dokumentację.

Nie warto opierać wniosku na twierdzeniu, że ZUS ma obowiązek wydać A1 na rok w każdym przypadku. Bezpieczniej jest wykazać, dlaczego przy opisanym modelu działalności polskie ustawodawstwo powinno zostać potwierdzone oraz dlaczego krótszy okres wymaga szczegółowego uzasadnienia.

Co zrobić po otrzymaniu A1 tylko na 3 miesiące?

Jeżeli przedsiębiorca otrzymał A1 tylko na 3 miesiące, mimo że wnioskował o dłuższy okres, powinien przede wszystkim ustalić, czy ZUS wydał formalne rozstrzygnięcie co do pozostałego okresu i jakie były powody ograniczenia. Warto złożyć pismo o wyjaśnienie podstaw skrócenia okresu oraz jednocześnie przygotować dokumenty do kolejnego wniosku.

Do kolejnego wniosku dobrze dołączyć zestawienie tras, umowy, faktury, rachunki, kalendarz pracy, opis zaplecza w Polsce oraz uzasadnienie, w jaki sposób spełnione są kryteria z rozporządzeń unijnych. Jeżeli ZUS wyda decyzję odmowną, właściwą drogą będzie odwołanie, a nie kolejny ogólny wniosek o interpretację.

FAQ

Czy samo prowadzenie firmy w Polsce wystarczy do uzyskania A1?

Nie zawsze. ZUS bada rzeczywisty sposób wykonywania działalności, w tym obrót, czas pracy, liczbę usług, dochód, miejsce organizacji działalności i centrum zainteresowania przedsiębiorcy.

Czy ZUS może żądać faktur potwierdzających dochód w Polsce?

Tak, ZUS może żądać dokumentów potrzebnych do oceny sprawy. Nie powinien jednak ograniczać analizy wyłącznie do faktur, jeżeli inne kryteria, takie jak czas pracy lub liczba usług, mają istotne znaczenie.

Czy próg 25% jest bezwzględnym warunkiem?

Próg 25% jest ważnym kryterium orientacyjnym. Wynik niższy niż 25% zwykle wskazuje, że znaczna część działalności nie jest wykonywana w danym państwie, ale ocena powinna obejmować całokształt okoliczności.

Czy interpretacja indywidualna będzie wiążąca dla oddziału ZUS?

Interpretacja indywidualna wiąże ZUS w sprawie przedsiębiorcy, który ją uzyskał, ale tylko w granicach dokładnie opisanego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Nie zastępuje postępowania dowodowego w sprawie A1.

Co zrobić, gdy ZUS wydał A1 tylko na 3 miesiące?

Warto ustalić przyczyny skrócenia okresu, uzupełnić dokumenty i złożyć kolejny wniosek z dokładnym opisem działalności. Jeżeli ZUS odmówi potwierdzenia polskiego ustawodawstwa, należy rozważyć odwołanie od decyzji.

Podsumowanie

Kierowca prowadzący działalność gospodarczą może uzyskać A1 w Polsce, ale musi wykazać rzeczywiste podstawy do stosowania polskiego ustawodawstwa. ZUS ma prawo badać dokumenty, prognozę pracy i kryteria ilościowe, jednak powinien oceniać sprawę całościowo.

Interpretacja indywidualna może pomóc w zakresie podlegania ubezpieczeniom i składek, ale nie jest uniwersalnym środkiem do wymuszenia wydania A1 na rok. Jeżeli ZUS odmawia wydania A1 albo ogranicza okres bez przekonującego uzasadnienia, kluczowe jest uzyskanie formalnego rozstrzygnięcia i rozważenie odwołania.

Źródła

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004, w szczególności art. 13: EUR-Lex.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009, w szczególności art. 14 i art. 19: EUR-Lex.
• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, art. 34 i art. 35: ISAP Sejm.
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 83d: ELI.
• Informacje ZUS o zaświadczeniach A1 i interpretacjach indywidualnych: zus.pl.