Zmiana miejsca pracy a delegacja

Określenie w umowie miejsca wykonywania pracy

Zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 29 § 1 Kodeksu pracy umowa o pracę określa strony umowy, adres siedziby pracodawcy, a jeżeli pracodawcą jest osoba fizyczna nieposiadająca siedziby – adres zamieszkania, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy. Wśród tych warunków ustawodawca wymienia w szczególności rodzaj pracy, miejsce lub miejsca wykonywania pracy, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia pracy.

Miejsce wykonywania pracy może być określone jako konkretny punkt, miejscowość, kilka miejsc albo pewien obszar, jeżeli jest to uzasadnione charakterem pracy i opisane dostatecznie precyzyjnie. Inaczej ocenia się pracownika biurowego, który ma pracować w jednym oddziale, a inaczej przedstawiciela handlowego, serwisanta czy kierowcę, których praca z założenia polega na przemieszczaniu się.

Sąd Najwyższy w wyroku z 1 kwietnia 1985 r. (I PR 19/85) podkreślił, że trzeba odróżnić miejsce pracy pracownika od siedziby zakładu pracy. Miejsce świadczenia pracy jest istotnym składnikiem umowy, uzgodnionym przez strony, i co do zasady nie może być jednostronnie zmieniane przez pracodawcę ani pracownika.

Jeżeli strony chcą przewidzieć dwa miejsca pracy, powinny zrobić to jasno w umowie albo w aneksie. Ogólne sformułowania, takie jak „teren działania pracodawcy”, mogą być sporne, jeżeli w praktyce prowadzą do znacznego pogorszenia sytuacji pracownika.

Czy pracodawca może jednostronnie zmienić miejsce pracy?

Jeżeli w umowie jako miejsce pracy wpisano Wrocław, a pracownik ma odtąd stale wykonywać pracę w oddziale poza Wrocławiem, nie jest to zwykła czynność organizacyjna. Zmiana taka może wpływać na czas dojazdu, koszty, organizację życia prywatnego i możliwość wykonywania obowiązków. Dlatego w typowej sytuacji wymaga formalnej zmiany warunków zatrudnienia.

Zmiana miejsca pracy może nastąpić przede wszystkim na dwa sposoby:

1. przez porozumienie zmieniające, czyli zgodne ustalenie pracodawcy i pracownika,
2. przez wypowiedzenie zmieniające na podstawie art. 42 Kodeksu pracy.

Nie każda zmiana miejsca wykonywania obowiązków będzie jednak wymagała wypowiedzenia. Jeżeli pracownik ma w umowie określony szerszy obszar pracy albo kilka miejsc pracy, wykonywanie obowiązków w jednym z tych miejsc może mieścić się w dotychczasowej umowie. Znaczenie ma konkretne brzmienie umowy, dotychczasowa praktyka oraz charakter stanowiska.

Porozumienie zmieniające miejsce pracy

Porozumienie zmieniające jest najprostszym sposobem zmiany miejsca pracy, ale wymaga zgody obu stron. Pracodawca może zaproponować aneks do umowy, w którym zostanie wskazane nowe miejsce wykonywania pracy, kilka miejsc pracy albo określony obszar wykonywania obowiązków.

Pracownik nie musi podpisywać takiego porozumienia. Odmowa podpisania aneksu nie oznacza sama w sobie naruszenia obowiązków pracowniczych. Jeżeli pracodawca chce mimo to zmienić istotny warunek umowy, powinien zastosować wypowiedzenie zmieniające, o ile przepisy nie przewidują szczególnego wyjątku.

Warto zadbać, aby porozumienie wskazywało nie tylko nowe miejsce pracy, ale także datę wejścia zmiany w życie, ewentualne zasady zwrotu kosztów dojazdu, rekompensaty, pracy hybrydowej albo korzystania z samochodu służbowego. Brak takich postanowień często prowadzi później do sporów.

Wypowiedzenie zmieniające dotychczasowe warunki pracy

Jeżeli pracownik nie zgadza się na aneks, pracodawca może zastosować wypowiedzenie zmieniające. Zgodnie z art. 42 Kodeksu pracy przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę stosuje się odpowiednio do wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy i płacy.

Wypowiedzenie warunków pracy lub płacy uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki. W piśmie należy wskazać, jakie warunki mają obowiązywać po upływie okresu wypowiedzenia. Jeżeli umowa jest zawarta na czas określony albo na czas nieokreślony, pracodawca powinien wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie.

Pracownik może odmówić przyjęcia nowych warunków. Jeżeli złoży odmowę przed upływem połowy okresu wypowiedzenia, umowa rozwiąże się z upływem tego okresu. Jeżeli nie złoży oświadczenia w terminie, przyjmuje się, że wyraził zgodę na nowe warunki. Pismo pracodawcy powinno zawierać pouczenie o tym skutku; przy braku pouczenia pracownik może odmówić przyjęcia nowych warunków aż do końca okresu wypowiedzenia.

Od wypowiedzenia zmieniającego można odwołać się do sądu pracy w terminie 21 dni od dnia doręczenia pisma. W odwołaniu można kwestionować m.in. zasadność zmiany, naruszenie przepisów o wypowiadaniu umów albo pozorność przyczyny wskazanej przez pracodawcę.

Zmiana miejsca świadczenia pracy a delegacja

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Oznacza to, że jeżeli umowa wskazuje jako miejsce pracy Wrocław, a pracownik zostaje czasowo wysłany do oddziału poza Wrocławiem w celu wykonania konkretnego zadania, wyjazd może być podróżą służbową. Wtedy pracownik może domagać się należności delegacyjnych, w tym diety i zwrotu kosztów przejazdu, na zasadach obowiązujących u pracodawcy oraz wynikających z przepisów.

Trzeba jednak zachować ostrożność: nie każde wykonywanie pracy poza miejscem wpisanym w umowie automatycznie oznacza prawo do diety za każdy dzień. W orzecznictwie podkreśla się, że podróż służbowa ma charakter zadaniowy, tymczasowy i incydentalny. Jeżeli pracodawca faktycznie przeniósł pracownika na stałe do innego oddziału, zasadniczy problem polega na wadliwej zmianie warunków pracy, a nie tylko na rozliczeniu delegacji.

W praktyce spór często dotyczy tego, czy mamy jeszcze do czynienia z podróżą służbową, czy już z trwałą zmianą miejsca świadczenia pracy. Pomocne jest porównanie takich okoliczności jak długość przeniesienia, regularność dojazdów, treść poleceń, organizacja pracy, zakres obowiązków oraz to, czy pracownik otrzymał aneks lub wypowiedzenie zmieniające. Szerzej ten problem opisuje zagadnienie miejsce pracy a delegacja.

Dieta i zwrot kosztów przy pracy poza stałym miejscem pracy

Jeżeli wyjazd jest podróżą służbową, pracownikowi przysługują należności określone w Kodeksie pracy, aktach wewnętrznych pracodawcy albo w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych pracowników sfery budżetowej, stosowanym odpowiednio, gdy pracodawca prywatny nie uregulował tej kwestii inaczej.

Aktualnie dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę podróży. Przy podróży trwającej krócej niż dobę dieta zależy od czasu trwania wyjazdu: do 8 godzin nie przysługuje, powyżej 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, a powyżej 12 godzin pełna dieta. Przy podróży dłuższej niż doba pełna dieta przysługuje za każdą pełną dobę, a za niepełną rozpoczętą dobę stosuje się zasady proporcjonalne.

Oprócz diety pracownik może mieć prawo do zwrotu kosztów przejazdu, noclegu oraz innych niezbędnych i udokumentowanych wydatków, jeżeli były związane z podróżą służbową. Sam codzienny dojazd z domu do zwykłego miejsca pracy zasadniczo nie jest kosztem pokrywanym przez pracodawcę, chyba że wynika to z umowy, regulaminu, układu zbiorowego albo odrębnych ustaleń.

Jeżeli pracodawca stale kieruje pracownika do oddziału poza miejscowością wskazaną w umowie, a nie zmienił umowy ani nie rozlicza wyjazdów jako delegacji, pracownik powinien wystąpić o pisemne wyjaśnienie podstawy wykonywania pracy w tym oddziale oraz zasad rozliczania kosztów. W razie sporu można dochodzić roszczeń przed sądem pracy; roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się z upływem 3 lat od dnia wymagalności.

Co może zrobić pracownik przeniesiony do innego oddziału?

Pracownik powinien w pierwszej kolejności sprawdzić dokładne brzmienie umowy o pracę, regulamin wynagradzania, polecenia wyjazdu i korespondencję z pracodawcą. Istotne jest, czy w umowie wpisano tylko jedną miejscowość, kilka miejsc, obszar pracy czy ogólne określenie, które może obejmować oddział, do którego pracownik został skierowany.

Następnie warto złożyć do pracodawcy pisemne zapytanie, czy praca w innym oddziale jest czasową delegacją, czy proponowaną zmianą miejsca pracy. W piśmie można poprosić o wskazanie podstawy prawnej, okresu wykonywania pracy poza dotychczasowym miejscem oraz zasad zwrotu kosztów przejazdów i wypłaty diet.

Jeżeli pracodawca wręczy wypowiedzenie zmieniające, pracownik powinien pilnować terminów: termin na odmowę przyjęcia nowych warunków wynika z art. 42 Kodeksu pracy, a termin na odwołanie do sądu pracy wynosi 21 dni od doręczenia wypowiedzenia. W przypadku braku formalnych dokumentów warto gromadzić dowody faktycznego miejsca pracy, grafiki, polecenia wyjazdów, bilety, rozliczenia kosztów i korespondencję.

FAQ

Czy pracodawca może przenieść mnie do innego miasta bez aneksu?

Jeżeli w umowie wskazano konkretne miejsce pracy, a przeniesienie do innego miasta ma być stałe albo istotnie zmienia warunki zatrudnienia, pracodawca powinien zastosować porozumienie zmieniające albo wypowiedzenie zmieniające. Ustne polecenie może być niewystarczające.

Czy za każdy dzień pracy poza miastem z umowy należy się dieta?

Nie zawsze. Dieta przysługuje przy podróży służbowej, czyli wykonywaniu zadania poza stałym miejscem pracy lub poza miejscowością siedziby pracodawcy. Jeżeli wyjazd trwa do 8 godzin, dieta krajowa nie przysługuje; przy dłuższym wyjeździe stosuje się zasady proporcjonalne.

Czy mogę odmówić podpisania aneksu zmieniającego miejsce pracy?

Tak. Porozumienie zmieniające wymaga zgody pracownika. Odmowa podpisania aneksu nie zmienia automatycznie umowy, ale pracodawca może wtedy rozważyć wypowiedzenie zmieniające, jeżeli ma ku temu podstawy.

Co się stanie, jeżeli odmówię przyjęcia wypowiedzenia zmieniającego?

Jeżeli skutecznie odmówisz przyjęcia nowych warunków, umowa o pracę rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia. Jeżeli nie złożysz odmowy w ustawowym terminie, uważa się, że zaakceptowałeś nowe warunki.

Czy pracodawca musi zwracać koszty codziennego dojazdu do pracy?

Co do zasady pracodawca nie musi finansować zwykłych dojazdów z domu do miejsca pracy. Inaczej może być przy podróży służbowej, przy odrębnych ustaleniach w umowie lub regulaminie albo gdy pracodawca nieprawidłowo kieruje pracownika do pracy poza ustalonym miejscem.

Podsumowanie

Miejsce pracy jest jednym z istotnych warunków umowy o pracę. Jeżeli umowa wskazuje Wrocław, a pracodawca chce stale przenieść pracownika do oddziału poza tym miastem, powinien zasadniczo uzyskać zgodę pracownika w porozumieniu zmieniającym albo zastosować wypowiedzenie zmieniające. Jeżeli natomiast pracownik jest tylko czasowo wysyłany poza stałe miejsce pracy w celu wykonania konkretnego zadania, może to być podróż służbowa, za którą przysługują należności delegacyjne. Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić nie tylko samo miejsce pracy, lecz także pozostałe elementy umowy o pracę, regulamin wynagradzania i dokumenty przekazane przez pracodawcę.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy – tekst aktu w ISAP, w szczególności art. 29, art. 42, art. 77⁵, art. 264 i art. 291.
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 2190.
3. Wyrok Sądu Najwyższego z 1 kwietnia 1985 r., I PR 19/85.
4. Wyrok Sądu Najwyższego z 18 maja 1964 r., I PR 189/64.
5. Wyrok Sądu Najwyższego z 19 marca 2008 r., I PK 230/07.