Świadectwo pracy po kilku umowach terminowych i umowie na czas nieokreślony

Obecnie podstawą prawną jest art. 97 § 1-1(3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Przepisy te różnią się od dawnych zasad obowiązujących wiele lat temu, dlatego starsze informacje o obowiązkowym „świadectwie zbiorczym po 24 miesiącach” są dziś nieaktualne.

Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy?

Zgodnie z art. 97 § 1 Kodeksu pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.

Jeżeli więc po umowie terminowej została zawarta kolejna umowa o pracę z tym samym pracodawcą w ciągu 7 dni, pracodawca nie musi automatycznie wydawać świadectwa pracy po tej wcześniejszej umowie. Nie oznacza to jednak, że pracownik jest pozbawiony prawa do dokumentu.

Przy praktycznej ocenie sprawy warto też pamiętać o odrębnych materiałach dotyczących terminów wydania świadectwa.

Czy można dostać jedno świadectwo za kilka zakończonych umów?

Tak. Zgodnie z art. 97 § 1(1) Kodeksu pracy, jeżeli z przyczyn wskazanych w art. 97 § 1 nie wydano świadectwa pracy, pracownik może w każdym czasie żądać wydania świadectwa dotyczącego:

• poprzedniego okresu lub poprzednich okresów zatrudnienia albo
• łącznego okresu zatrudnienia przypadającego przed zgłoszeniem żądania.

To oznacza, że pracownik może wystąpić o jedno świadectwo obejmujące kilka zakończonych umów, za które dokument wcześniej nie został wydany. W praktyce jest to odpowiednik dawnego „świadectwa zbiorczego”, ale dziś podstawą nie jest już reguła 24 miesięcy, tylko aktualne brzmienie art. 97 § 1 i § 1(1) Kodeksu pracy.

W opisanej sytuacji pracodawca może więc wydać jedno świadectwo obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie wcześniejszych umów terminowych, jeżeli po ich zakończeniu nie wydano oddzielnych świadectw, a pracownik teraz tego żąda.

Jakie daty powinny znaleźć się na świadectwie?

Świadectwo pracy powinno rzetelnie wskazywać okres albo okresy zatrudnienia, których dotyczy. Wynika to z art. 97 § 2 Kodeksu pracy oraz z treści pomocniczego wzoru określonego w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy.

Jeżeli dokument obejmuje kilka zakończonych umów, powinien uwzględniać rzeczywiste daty rozpoczęcia i zakończenia tych okresów pracy. Nie wpisuje się fikcyjnych dat ani nie „cofa” daty wystawienia dokumentu. Data wystawienia świadectwa jest bieżąca, natomiast w treści dokumentu wskazuje się okresy zatrudnienia, których świadectwo dotyczy.

Jeżeli między umowami wystąpiła przerwa, to co do zasady powinna ona wynikać z dokumentu. Nie wolno tworzyć pozoru nieprzerwanego zatrudnienia, jeżeli faktycznie nastąpiło zakończenie jednej umowy i dopiero później zawarto następną.

Wniosek pracownika o wydanie świadectwa za wcześniejsze okresy

Zgodnie z art. 97 § 1(1) i § 1(2) Kodeksu pracy pracownik może złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej. Po otrzymaniu wniosku pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni.

Wniosek powinien wskazywać, czy pracownik żąda świadectwa za konkretną zakończoną umowę, kilka wcześniejszych umów czy za łączny okres zatrudnienia przed dniem złożenia żądania. Warto opisać to precyzyjnie, aby uniknąć błędów przy wystawianiu dokumentu.

Zobacz również:

Co zrobić, gdy pracodawca nie wyda świadectwa albo popełni błąd?

Jeżeli pracodawca nie wydaje świadectwa w terminie, pracownik może dochodzić swoich praw na kilka sposobów.

Po pierwsze, w razie błędów w treści dokumentu stosuje się procedurę z art. 97 § 2(1) Kodeksu pracy. Pracownik ma 14 dni od otrzymania świadectwa pracy na wystąpienie do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie. Jeżeli pracodawca odmówi, pracownik może w ciągu kolejnych 14 dni od zawiadomienia o odmowie wystąpić z żądaniem sprostowania do sądu pracy.

Po drugie, gdy świadectwo nie zostało wydane w ogóle, pracownik może wystąpić do sądu z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa, a jeżeli jest to niemożliwe – z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy. Podstawę stanowi art. 97 § 2(1)-2(3) Kodeksu pracy, zależnie od konkretnej sytuacji procesowej.

Po trzecie, niewydanie świadectwa pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy kto, wbrew obowiązkowi, nie wydaje pracownikowi świadectwa pracy, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Czy można domagać się odszkodowania?

Tak, ale tylko wtedy, gdy pracownik poniósł szkodę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Zasady te wynikają z art. 99 § 1 i § 2 Kodeksu pracy. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż za okres 6 tygodni.

W praktyce trzeba wykazać związek między błędnym albo niewydanym świadectwem a szkodą, np. niemożnością podjęcia nowego zatrudnienia. Sam formalny błąd w dokumencie nie zawsze automatycznie oznacza prawo do odszkodowania.

Jak ocenić opisaną sytuację?

Jeżeli wcześniejsze umowy na czas określony zakończyły się, a następnie po 2 dniach zawarto umowę na czas nieokreślony, to obecnie najważniejsze są dwa pytania:

• czy po zakończeniu wcześniejszych umów pracodawca miał obowiązek wydać świadectwo z urzędu według aktualnych zasad z art. 97 § 1 Kodeksu pracy, oraz
• czy pracownik chce dziś otrzymać świadectwo obejmujące tamte zakończone okresy zatrudnienia na podstawie art. 97 § 1(1) Kodeksu pracy.

Przy dwudniowej przerwie między umowami zwykle nie można mówić o zawarciu kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni tylko wtedy, gdy rzeczywiście doszło do nawiązania kolejnej umowy w tym terminie. Jeżeli nowa umowa została zawarta po 2 dniach, pracodawca co do zasady nie musiał wydawać świadectwa automatycznie po poprzedniej umowie, ale pracownik może obecnie zażądać świadectwa za wcześniejsze zakończone okresy.

Najbezpieczniej złożyć do pracodawcy krótki wniosek pisemny o wydanie świadectwa pracy obejmującego wszystkie zakończone okresy zatrudnienia na podstawie wcześniejszych umów terminowych. Pracodawca powinien wydać dokument w terminie 7 dni od otrzymania wniosku.

FAQ

Czy pracodawca może dziś wystawić świadectwo za umowy sprzed kilku lat?

Tak. Jeżeli za zakończone okresy zatrudnienia nie wydano wcześniej świadectwa pracy, pracownik może żądać jego wydania także później. Podstawą jest art. 97 § 1(1) Kodeksu pracy.

Czy data wystawienia świadectwa może być wsteczna?

Nie. Dokument wystawia się z aktualną datą sporządzenia, ale wskazuje się w nim rzeczywiste, wcześniejsze okresy zatrudnienia.

Ile czasu ma pracodawca na wydanie świadectwa po wniosku pracownika?

7 dni od dnia otrzymania wniosku w postaci papierowej lub elektronicznej, zgodnie z art. 97 § 1(2) Kodeksu pracy.

Co zrobić, gdy świadectwo zawiera błędne dane?

Trzeba wystąpić do pracodawcy o sprostowanie w terminie 14 dni od otrzymania świadectwa. Po odmowie można skierować sprawę do sądu pracy w terminie kolejnych 14 dni.

Czy brak świadectwa pracy może mieć konsekwencje dla pracodawcy?

Tak. Niewydanie świadectwa pracy jest wykroczeniem z art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy i może skutkować grzywną od 1000 zł do 30 000 zł.

Źródła

• art. 97, art. 99, art. 282 § 1 pkt 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
• rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy
• ustawa z dnia 16 maja 2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw