Sprzeciw pracownika od kary nagany – jak powinien postąpić pracodawca

Nałożenie kary nagany niezgodnie z prawem

W opisanej sytuacji największy problem dotyczy nie samego faktu ukarania pracownika, lecz dochowania procedury. Kara porządkowa może być nałożona wyłącznie z zachowaniem wymogów z art. 108–110 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Zgodnie z art. 109 § 2 Kodeksu pracy kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i przed uprzednim wysłuchaniem pracownika. Oznacza to, że wysłuchanie pracownika nie jest formalnością, lecz warunkiem legalnego nałożenia kary. Wyjątek dotyczy tylko sytuacji, gdy pracownik realnie miał możliwość złożenia wyjaśnień, ale z niej nie skorzystał.

Potwierdza to orzecznictwo Sądu Najwyższego, m.in. wyrok z 16 czerwca 1999 r., sygn. I PKN 114/99, zgodnie z którym pracodawca może zastosować karę bez uprzedniego wysłuchania jedynie wtedy, gdy pracownik zrezygnował z możliwości ustnego złożenia wyjaśnień albo wybrał formę pisemną.

Dodatkowo art. 110 Kodeksu pracy wymaga, aby o zastosowanej karze zawiadomić pracownika na piśmie, wskazując:

• rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych,
• datę dopuszczenia się naruszenia,
• informację o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia.

Jeżeli w piśmie o ukaraniu zabrakło pouczenia o sprzeciwie, to również doszło do naruszenia art. 110 Kodeksu pracy.

Sam fakt, że strony rozwiązały umowę o pracę za porozumieniem stron, nie unieważnia automatycznie wcześniejszej kary ani nie powoduje, że pracownik traci prawo do jej kwestionowania. Jeżeli w chwili nałożenia kary stosunek pracy jeszcze trwał, pracodawca mógł ją zastosować, ale tylko zgodnie z procedurą.

Sprzeciw pracownika

Podstawę prawną stanowi art. 112 § 1 Kodeksu pracy. Przepis przewiduje, że jeżeli zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, pracownik może w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw. Jeżeli chcesz porównać ten termin z praktyką kadrową, zobacz także: termin sprzeciwu.

Po otrzymaniu sprzeciwu pracodawca nie powinien go pozostawiać bez odpowiedzi. Z art. 112 § 1 Kodeksu pracy wynika, że o uwzględnieniu albo odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, jeżeli taka organizacja działa i reprezentuje pracownika.

Najważniejsza konsekwencja jest praktyczna: nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z jego uwzględnieniem. Termin ten trzeba liczyć ostrożnie, bo jego przekroczenie działa na niekorzyść pracodawcy.

Jeżeli sprzeciw zostanie odrzucony, pracownik może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu wystąpić do sądu pracy o uchylenie kary na podstawie art. 112 § 2 Kodeksu pracy.

Jak pracodawca powinien odpowiedzieć na sprzeciw

W opisanym stanie faktycznym najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest pisemne uwzględnienie sprzeciwu i uchylenie kary nagany. Wynika to z tego, że naruszenie art. 109 § 2 Kodeksu pracy oraz art. 110 Kodeksu pracy ma charakter istotny.

Odpowiedź do pracownika powinna:

• wskazywać datę wpływu sprzeciwu,
• zawierać decyzję o jego uwzględnieniu,
• potwierdzać uchylenie kary nagany,
• zapowiadać usunięcie odpisu zawiadomienia o ukaraniu z akt osobowych, jeśli został tam umieszczony.

Warto też odnotować czynność w dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z § 3 pkt 2 lit. d rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej przechowuje się w części D akt osobowych pracownika. Po uchyleniu kary dokumentacja nie powinna dalej funkcjonować w sposób wywołujący skutki wobec pracownika.

Jeżeli interesuje Cię, jakie skutki może wywoływać kara dla wynagrodzenia zmiennego, zobacz również materiał o tym, jakie są konsekwencje nagany.

Czy firma może ponieść konsekwencje

Tak, ale zakres ryzyka zależy od dalszych działań pracodawcy.

Nie można natomiast automatycznie zakładać, że w każdej sprawie pracownik uzyska odszkodowanie. To zależy od tego, czy wykaże szkodę majątkową albo krzywdę oraz związek z działaniem pracodawcy. W sprawach o dobra osobiste podstawą jest art. 23 i art. 24 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, a w zakresie naruszenia ochrony danych osobowych także art. 82 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

Prawo do wizerunku i nagrania z monitoringu

W pierwotnej wersji artykułu problem został ujęty zbyt ogólnie. Dziś trzeba go ocenić szerzej: nie tylko przez pryzmat dóbr osobistych, ale także przepisów o monitoringu pracowniczym i ochronie danych osobowych.

Monitoring wizyjny w zakładzie pracy reguluje art. 22(2) Kodeksu pracy. Pracodawca może wprowadzić monitoring, jeżeli jest to niezbędne m.in. do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji albo zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu trzeba określić odpowiednio w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo obwieszczeniu – zgodnie z art. 22(2) § 6 Kodeksu pracy.

Nagrania z monitoringu zawierają dane osobowe, a często także wizerunek. Ich udostępnienie powinno mieć podstawę z art. 6 ust. 1 RODO oraz mieścić się w celu, dla którego monitoring został wprowadzony. Przekazanie kopii nagrania innemu pracownikowi „do wykorzystania” co do zasady jest działaniem ryzykownym, jeżeli nie ma wyraźnej podstawy prawnej albo nie wynika z obowiązku prawnego ciążącego na pracodawcy.

Bezpieczniejsza praktyka polega zwykle na:

• zabezpieczeniu nagrania przez pracodawcę,
• wydaniu go uprawnionemu organowi, np. Policji, prokuraturze lub sądowi, jeśli organ o to wystąpi,
• ewentualnym umożliwieniu realizacji praw osoby, której dane dotyczą, w granicach wynikających z RODO i przepisów krajowych.

Nie da się jednak całkowicie wykluczyć sytuacji, w których udostępnienie określonych informacji pokrzywdzonemu będzie uzasadnione. To zależy od celu, zakresu danych, podstawy prawnej, treści regulacji wewnętrznych i konkretnego stanu faktycznego. Dlatego przy materiałach z monitoringu warto każdorazowo ocenić zgodność z art. 5 ust. 1 lit. a, b i c RODO oraz z art. 22(2) Kodeksu pracy.

Jeżeli kara została wręczona z naruszeniem terminów, pomocny może być też materiał o tym, jakie obowiązują terminy nakładania kary.

Co zrobić praktycznie krok po kroku

1. Ustal dokładną datę wniesienia sprzeciwu przez pracownika.
2. Sprawdź, czy pracownik został wysłuchany przed nałożeniem kary i czy istnieje na to dowód.
3. Zweryfikuj treść pisma o ukaraniu pod kątem wymogów z art. 110 Kodeksu pracy.
4. Jeżeli działa związek zawodowy reprezentujący pracownika, rozpatrz jego stanowisko przed podjęciem decyzji – zgodnie z art. 112 § 1 Kodeksu pracy.
5. Najpóźniej w 14. dniu od wniesienia sprzeciwu doręcz pracownikowi decyzję.
6. Jeżeli kara była wadliwa, uchyl ją na piśmie i uporządkuj dokumentację pracowniczą.
7. Zabezpiecz sprawę nagrań z monitoringu: ustal, komu je przekazano, czy istnieją kopie oraz czy konieczne jest podjęcie działań naprawczych organizacyjnych i RODO.

FAQ

Czy pracodawca musi odpisać na sprzeciw od nagany?

Tak. W praktyce powinien pisemnie poinformować pracownika, czy sprzeciw uwzględnia, czy go odrzuca. Wynika to z art. 112 § 1 Kodeksu pracy. Brak odrzucenia sprzeciwu w 14 dni oznacza jego uwzględnienie.

Czy brak wysłuchania pracownika zawsze szkodzi pracodawcy?

Co do zasady tak. Art. 109 § 2 Kodeksu pracy wymaga uprzedniego wysłuchania pracownika. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy pracownik miał realną możliwość złożenia wyjaśnień, ale z niej nie skorzystał.

Czy po rozwiązaniu umowy pracownik może nadal kwestionować naganę?

Tak, jeżeli kara została nałożona w czasie trwania stosunku pracy i pracownik zachował termin na wniesienie sprzeciwu albo na skierowanie sprawy do sądu pracy. Samo rozwiązanie umowy nie zamyka automatycznie drogi do zakwestionowania kary.

Czy można przekazać poszkodowanemu pracownikowi nagranie z monitoringu?

Nie należy robić tego automatycznie. Trzeba ocenić podstawę prawną udostępnienia, cel przetwarzania oraz zakres danych zgodnie z art. 22(2) Kodeksu pracy i RODO. Zwykle bezpieczniejsze jest zabezpieczenie nagrania i przekazanie go uprawnionemu organowi.

Czy nagana może mieć znaczenie przy rozwiązaniu umowy?

Może mieć znaczenie faktyczne przy ocenie przebiegu zatrudnienia, ale sama wadliwa kara nie powinna być podstawą dalszych negatywnych konsekwencji wobec pracownika. Każdy przypadek trzeba ocenić oddzielnie, zwłaszcza gdy doszło już do rozwiązania umowy.

Źródła

• art. 108–112 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
• art. 22(2) ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
• art. 23 i art. 24 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
• art. 5 ust. 1, art. 6 ust. 1 oraz art. 82 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO)
• § 3 pkt 2 lit. d rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
• wyrok Sądu Najwyższego z 16 czerwca 1999 r., I PKN 114/99